Informe de fabricación 8D: Su guía para la resolución eficaz de problemas

Por eso los fabricantes suelen utilizar los informes 8D para identificar y resolver problemas antes de que afecten a su producción y a su negocio, con el fin de garantizar la calidad de los bienes producidos. La metodología fue desarrollada por Toyota Motors Manufacturing (TMM) en Japón en la década de 1960 para ayudar a la empresa a lograr un mejor rendimiento.

Para las empresas que quieren competir con otros fabricantes de todo el mundo, es esencial identificar y rastrear las causas profundas de las no conformidades o los problemas en un entorno de producción. Esto les ayuda a lograr un alto nivel de eficiencia y calidad de los productos, lo que se traduce en menores costes y mayores beneficios.

En este artículo tratamos los pormenores de los informes 8D, cómo utilizarlos y las ventajas que pueden ofrecer a su plantilla.

Descargue también nuestra plantilla 8D para simplificar el proceso de resolución de problemas.

Estructura del método 8D

El método de resolución de problemas 8D es un enfoque sistemático de la resolución de problemas que hace hincapié en la participación del equipo. Este método abarca generalmente:

• Identificación del problema - En primer lugar, hay que determinar qué es lo que falla en el proceso o la operación.
• Determinar las causas - Tras identificar un problema, tendrá que determinar su(s) causa(s) raíz. Puede que esto no sea fácil, pero es imprescindible si quiere arreglar sus procesos y evitar que vuelvan a surgir problemas en el futuro.
• Una vez identificadas las causas de los problemas y analizadas todas las soluciones posibles, es hora de desarrollar acciones correctivas. Cree un plan sobre cómo funcionaría cada posible solución (por ejemplo, "si utilizamos esta pieza en su lugar" o "si incorporamos a estas personas", etc.). También necesitarás métricas y puntos de control a lo largo de este proceso para asegurarte de que todo funciona según lo previsto.

Las 8 disciplinas

Las ocho disciplinas (8D ) siguen una secuencia lógica de ocho pasos. Es uno de los métodos más utilizados en la fabricación porque se trata de un enfoque estructurado, pero también puede aplicarse a otras industrias.

D1: Crear un equipo
Cuando se utiliza la 8D, es importante tener un equipo interfuncional con personas de diferentes disciplinas para ayudarle a abarcar más territorio. Debería haber dos subgrupos para los miembros del equipo:

1. Miembros principales: personas más orientadas a los datos y típicos expertos en productos, procesos y datos.
2. Expertos en la materia (SME): miembros que pueden contribuir a la lluvia de ideas, la investigación y la observación del proceso. Recurra sin dudarlo a nuevos expertos para que le ayuden en cualquier fase del proceso.

Estos miembros del equipo tienen que estar dotados de los conocimientos necesarios para identificar el problema y aplicar soluciones.

D2: Describir el problema

La descripción del problema es una narración que describe el problema en detalle y debe ser entendida por todos los miembros del equipo. Explica cómo se ha producido el problema, qué impacto ha tenido en la empresa y por qué hay que solucionarlo. La descripción del problema debe incluir:

• Las causas subyacentes de su problema (la causa raíz). ¿Por qué ha ocurrido?
• ¿Cuál es el impacto de este problema? ¿Cuánto dinero pierde por este motivo? ¿Qué otros problemas causa en su empresa?
• ¿Cómo ayudará la solución de estas causas subyacentes a resolver o prevenir futuros problemas relacionados con éste?

He aquí algunas técnicas y herramientas para identificar y formular los problemas:

• Formulación de 5 porqués
• Diagrama de afinidad
• Diagrama de espina de pescado
• Método Is / Is Not

D3: Desarrollar un plan de contención

Una vez que haya identificado, aislado y controlado los problemas de su proceso de fabricación, es hora de crear un plan de contención. Necesita descripciones claras para que todo el mundo entienda lo que debe hacer para resolver el problema.

Tenga en cuenta que una Acción de Contención Provisional (ICA) es un plan temporal y sólo debe sustituirse por la Acción Correctiva Permanente (PCA) una vez completado el 8D.

D4: Análisis de Causas Raíz (ACR) y Punto de Escape

Es posible que se encuentre vagando por varias madrigueras de conejo antes de llegar a este punto. Sea paciente y metódico en cada paso del proceso de investigación. Este proceso debe guiarse siempre por hechos y no por suposiciones o conjeturas sobre lo que podría estar yendo mal a puerta cerrada en las fábricas de su empresa en el extranjero.

Revise los resultados y hable con su equipo sobre las posibles causas del problema. Como parte del análisis de la causa raíz, se asigna cada causa probable al enunciado del problema y a los resultados de las pruebas asociadas. Tenga cuidado de descartar todas las causas probables; una lluvia de ideas confusa y un análisis descuidado pueden llevarle a pasar por alto detalles importantes.

Algunos métodos durante este paso incluyen:

• Análisis comparativo
• Desarrollo de teorías sobre las causas profundas
• Verificación de las teorías sobre las causas profundas
• Revisar los diagramas de flujo de los procesos
• Determinar los puntos de fuga, el punto más cercano del proceso en el que podría encontrarse la causa raíz.

Además de determinar las causas subyacentes, intenta recordar cuándo y por qué descubriste el problema por primera vez en el proceso. Esto se denomina punto de fuga, y puede haber más de uno.

D5: Formular Acciones Correctivas Permanentes (PCA)

Las acciones correctivas deben basarse en el análisis de la causa raíz. El primer paso para formular acciones correctivas es determinar la causa raíz del modo de fallo. Para ello, tendrá que analizar todos los datos e identificar los posibles factores que han contribuido al problema. Una vez que haya determinado qué causó el fallo, podrá idear formas de evitar que se produzcan fallos similares en el futuro.

Por ejemplo, si una cadena de montaje se detiene debido a un problema eléctrico con una máquina, no tendría sentido arreglar sólo una máquina; más bien, debería examinar todas las máquinas de esa cadena y asegurarse de que tienen las conexiones eléctricas adecuadas para que puedan funcionar correctamente.

Así, cuando algo vaya mal, dispondrá de un plan para solucionarlo antes de que cause problemas aún mayores en el futuro. La creación de un plan de acción correctiva eficaz consta de varios pasos:

• Planifique el tiempo que tardará en aplicar cualquier cambio que pueda ayudar a solucionar el problema que haya surgido;
• Cree un plan de acción que detalle exactamente lo que hay que cambiar;
• Comprobar a intervalos regulares los progresos realizados hacia la finalización de este proyecto para que nadie quede olvidado a lo largo de su recorrido hasta su finalización (esto incluye el seguimiento por ambas partes implicadas).
• Si es necesario, tome las medidas oportunas, como añadir más recursos o reasignar los existentes, cuando se produzcan retrasos por factores imprevistos como las condiciones meteorológicas, etc.".

D7: Seguimiento de las medidas correctoras

El seguimiento es una parte fundamental del método 8D. El seguimiento es una forma de comprobar si una acción correctiva está funcionando, o si es necesario cambiarla o completarla. También es una forma de comprobar si se ha abordado la causa raíz y si la empresa ha aprendido algo nuevo del incidente que pueda ayudar a prevenir futuros errores.

Su equipo necesita conservar y documentar los conocimientos compartidos que se adquirieron al identificar, resolver y prevenir este problema. Es importante revisar los documentos o procedimientos existentes y actualizarlos en consecuencia para mejorar los resultados futuros.

Las actividades que debes tener en cuenta durante este paso son:

• Revisar productos y procedimientos comparables para evitar otros problemas.
• Creación o actualización de instrucciones y procedimientos de trabajo.
• Captación de nuevas normas y procedimientos del sector.
• Confirmación del análisis más reciente del modo y efecto del fallo (AMFE).
• Confirmación de la revisión de los planes de control.

D8: Reconocer los esfuerzos individuales y de equipo

Dar feedback para garantizar un buen resultado es crucial para que cualquier equipo prospere. Reconozca el esfuerzo y el trabajo que cada persona ha puesto en lo que ha aportado al proceso en este momento.

Las tareas de esta fase consisten en:

• Archiva el 8D para su uso posterior.
• Lleva un registro de lo que aprendes para mejorar tus técnicas de resolución de problemas.
• Comparación del antes y el después
• Celebración y reconocimiento del grupo

¿Cómo redactar un informe 8D para su empresa cuando tiene un defecto de producto o un problema que resolver?

Un informe 8D es una herramienta para gestionar un problema. Consta de ocho columnas y cuatro filas:

• La primera fila, llamada fila de título, enumera el nombre de cada columna.
• La segunda fila contiene los títulos de cada columna:
  1. Definir el problema
  2. Determinar las causas
  3. Desarrollar soluciones
  4. Verificar soluciones
  5. Controlar los riesgos
  6. Documente sus mejoras y lecciones aprendidas (opcional)
  7. Cierre (opcional).
• La tercera fila contiene descripciones de lo que hay que hacer en cada paso
  • 1a a 7a incluyen medidas relacionadas con los puntos 1 a 7 anteriores;
  • 6b incluye una sección opcional que puede utilizarse si es necesario documentar las lecciones aprendidas de este proceso en algún momento posterior (por ejemplo, después de aplicar la solución 3b).

Tecnología para ayudar a los fabricantes a elaborar informes 8D

Existen varias soluciones de software para ayudar a las empresas a implantar programas 8D y gestionar sus esfuerzos de gestión de la calidad de los proveedores (SQM).

¿Por qué debe digitalizar sus procesos 8D?

La automatización del proceso de elaboración de informes 8D garantizará que todos los problemas se registren y notifiquen de forma coherente, sin que nadie quede al margen.

Facilita la colaboración entre equipos y departamentos. Todas las partes interesadas tendrán acceso a información sobre el estado de cada problema a medida que avanza en su ciclo de vida, por lo que podrán responder rápidamente si surge un problema o hacer sugerencias sobre la mejor manera de resolverlo. Esto ahorra tiempo y permite que todos los implicados en un problema concreto se sientan más conectados entre sí de lo que podrían hacerlo sin este tipo de tecnología a su disposición.

Soluciones 8D

Los informes 8D son una potente herramienta para supervisar el progreso e identificar problemas en la fabricación. Esto puede ayudarle a mejorar sus procesos, reducir costes y aumentar los beneficios. Con la ayuda de la tecnología, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus informes 8D. He aquí algunas soluciones para ayudar a los fabricantes en este proceso:

1. Sistemas ERPUn programa como SAP u Oracle ERP le permite integrar los informes 8D en su sistema. De este modo, toda la información estará en un único lugar y se actualizará automáticamente.
2. Solución SaaSUna herramienta de software sin código como Azumuta le permite integrar los informes 8D en su sistema. De esta forma, toda la información está en un único lugar y se actualiza automáticamente. Capture datos fácilmente con su teléfono o tableta, mientras está desconectado del campo en cualquier momento. Con los datos en tiempo real, las empresas pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, mejorar las habilidades de resolución de problemas de las personas del equipo (incluidos los gerentes) y desarrollar nuevas soluciones para los problemas existentes sobre la base de la experiencia pasada con problemas similares en otras ubicaciones o empresas.
3. Microsoft Office
   Si no quieres invertir en un nuevo software en este momento, pero aún así quieres una forma sencilla de gestionar los problemas y el progreso de tu proyecto, considera la posibilidad de utilizar una base de datos en línea como Excel para gestionar riesgos, defectos, métodos de control de calidad, etc. Esto le permitirá acceder a la información desde cualquier lugar con un ordenador portátil o un dispositivo móvil. Sin embargo, este modo es bastante tedioso y puede perderse información importante.

Digitalice sus procesos 8D

Como puede ver, utilizar un programa informático para los informes 8D tiene muchas ventajas. Aunque al principio pueda parecer mucho trabajo, una vez que le coja el truco, le resultará fácil mantener y gestionar sus registros 8D. Lo más importante es empezar ya. Asegúrese de que su empresa empieza a utilizar un software de elaboración de informes 8D hoy mismo para que su equipo pueda empezar a documentar los problemas lo antes posible.