Hoe schrijf je effectieve werkinstructies? Gratis sjabloon

Het belang van goede werkinstructies is niet te onderschatten, zeker niet als je in de productie-industrie werkt of als je diensten aanbiedt waarbij je werknemers bepaalde ingewikkelde taken moeten uitvoeren. Als je wilt garanderen dat ze begrijpen wat ze moeten doen en hoe ze dat het beste kunnen doen, dan heb je digitale werkinstructies nodig die zijn gemaakt met de juiste tool of met behulp van een sjabloon voor het schrijven van werkinstructies.

Zo schrijf je effectieve werkinstructies met behulp van deze gratis werkinstructiesjabloon.

Wat zijn werkinstructies?

Wat is een werkinstructie? Waar dienen ze voor? En waarin verschillen ze van normale instructies, beleidsregels, procedures en SOP's?

Het digitaliseren van werkinstructies biedt verschillende voordelen. Werkinstructies zijn vaak een bijzaak voor veel organisaties, maar digitale werkinstructies kunnen u helpen het doel van uw organisatie te bereiken, namelijk productiever en efficiënter worden. Met een effectieve aanpak kunt u instructies maken die kosteneffectief, schaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn.

Het geven van duidelijke digitale werkinstructies zal resulteren in:

• verhoogde efficiëntie;
• verhoogde veiligheid;
• verbeterde nauwkeurigheid bij het produceren van een product.

Verspil geen tijd aan het schrijven van een lange lijst met instructies die niets anders doen dan je teamleden verwarren - gebruikeen eenvoudige tool om duidelijke richtlijnen te geven die tijd en geld kunnen besparen.

Voorbeeld van succesvolle digitale werkinstructies

Er zijn veel uitdagingen bij het schrijven van effectieve werkinstructies. Als je ze bijvoorbeeld niet methodisch opstelt, kan het zijn dat je veel tijd besteedt, maar dat je instructies mislukken of genegeerd worden door je werknemers. Als uw instructies bovendien te algemeen zijn, zullen uw werknemers ze misschien niet altijd correct opvolgen. De beste manier om deze problemen op te lossen is door een stapsgewijze aanpak te volgen waarmee u sneller en eenvoudiger dan ooit goed geschreven werkinstructies kunt maken.

Hoe schrijf je werkinstructies?

Schrijf duidelijke, eenvoudige instructies om je werknemers te helpen veilig en productief te werken. Of je nu instructies schrijft voor een lopende band of een werknemer gewoon door een eenmalige procedure leidt, je instructies moeten duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn. Vergeet niet dat fouten op het werk kostbaar zijn voor iedereen die erbij betrokken is. Als u effectieve werkinstructies schrijft, hebben zowel nieuwe werknemers als ervaren werknemers een betere kans om hun taken correct - en veilig - uit te voeren.

Als je een ervaren professional bent, weet je hoe je ze effectief en efficiënt schrijft. Maar vrees niet als je een beginner bent in het schrijven van werkinstructies. In een mum van tijd maken we effectieve werkinstructies alsof het je tweede natuur is! Hier zijn enkele tips om te beginnen.

De eerste tip bij het maken van werkinstructies is kiezen welk type documentatie het beste werkt voor uw specifieke taak. Gebruik digitale werkinstructies om collega's, operators of anderen te helpen die niet bekend zijn met een bepaalde taak of met het juiste gebruik van de apparatuur. Als je eenmaal hebt gekozen tussen papieren en digitale documentatie, is het tijd voor stap twee.

Schrijf de stappen van je werkinstructies op. Maak individuele instructies voor elke stap in je proces, inclusief schermafbeeldingen en video's. Hier zijn enkele algemene tips voor het schrijven van werkinstructies:

1. Zorg ervoor dat je elke taak in detail uitlegt. Stapsgewijze instructies zijn van vitaal belang om verwarring te voorkomen die tot fouten kan leiden.

2. Zorg er ook voor dat je taal duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor alle leden van je team - elke zin moet worden geschreven met lezers in gedachten, niet alleen jezelf of werknemers die al weten wat er moet gebeuren.

3. Gebruik geen acroniemen of industriespecifieke taal.

4. Geef uitgebreide details over hoe dingen worden gedaan, gebruik visuals en symbolen.

En als je eenmaal klaar bent met het maken van je werkinstructies... Houd het bij! Gebruik een tool zoals Azumuta om je bibliotheek met werkinstructies te organiseren zodat gebruikers ze later gemakkelijk kunnen terugvinden. Dit voorkomt giswerk wanneer ze later taken moeten uitvoeren.

Tot slot, maar daarom niet minder belangrijk, moet je ervoor zorgen dat je werkinstructies uitgebreid zijn. Zelfs als een of twee werknemers vertrekken voordat de training is afgerond, moeten nieuwe werknemers toch in staat zijn om snel te leren werken.

Bekijk zeker onze blogpost voor meer tips, trucs en hacks voor het maken van effectieve digitale werkinstructies.

Omdat elk bedrijf anders werkt, kun je gewoon een geautomatiseerde tool gebruiken of de sjabloon (zie hieronder) aanpassen zodat hij bij jouw bedrijf past. Als je besluit om in plaats daarvan iets geheel nieuws te maken, zorg er dan voor dat er altijd consistentie is tussen je woorden en afbeeldingen; nogmaals: geef genoeg details zodat ze duidelijk begrijpen wat er moet gebeuren, maar overlaad ze niet met onnodige informatie.

Van papieren naar digitale werkinstructies

Er zijn nog steeds bedrijven die werkinstructies op papier willen maken, maar digitale werkinstructies zijn efficiënter. Het stelt gebruikers in staat om te zoeken naar wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben; bovendien kunnen digitale bestanden gemakkelijk worden georganiseerd en bewerkt, zodat alles up-to-date is. Een ander voordeel van digitale werkinstructies is dat je machtigingsniveaus kunt toewijzen, zodat alleen relevant personeel bepaalde documenten kan bewerken of zelfs bekijken. Laten we eens kijken hoe u technologie in uw voordeel kunt gebruiken bij het maken van effectieve documentatie op de werkplek.

Structuur

In Azumuta is de basis van elke instructie te vinden in de sectie "Verkennen". Het kan nuttig zijn om de "Explore" voor te stellen als het volledige "papieren boekje" voor een product of fabriekszone - verschillende werkstations/machines. Het bestaat uit elk onderwerp, instructie en stap die aangeeft hoe een reeks verschillende taken effectief kan worden uitgevoerd in een fabriek of met een bepaalde machine.

Een artikelcategorie of een fabriekszone

In veel gevallen heeft een werkinstructie direct betrekking op een artikel. Als een werkinstructie richtlijnen bevat voor het vervaardigen van een specifiek artikel of artikelcategorie, kan een werkinstructie direct onder de "artikelcategorie" in Azumuta worden aangemaakt. In sommige gevallen hebben werkinstructies niet direct betrekking op de productie van een artikel, maar op een fabrieksgebied of machine. Dit is vaak het geval wanneer werkinstructies richtlijnen bevatten over een te volgen procedure tijdens een audit, onderhoud, foutmeldingen en het gebruik van een machine.

Werkinstructies

Zodra de artikel- en fabrieksstructuur is gedefinieerd, kun je werkinstructies maken en koppelen aan specifieke artikelcategorieën en zones in Azumuta. Het grootste voordeel van digitale werkinstructies is dat ze gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt en verspreid onder medewerkers. Digitale werkinstructies maken zeer eenvoudige updates mogelijk, of het nu gaat om een eenvoudige typefout of een update van een hele sectie. Deze digitale bestanden kunnen ook gemakkelijk in één keer naar alle werknemers worden gedistribueerd, waardoor updates in het hele bedrijf gemakkelijk en zonder veel gedoe kunnen worden uitgevoerd.

Instructiestappen toevoegen aan een werkinstructie

Zodra een werkinstructie is gemaakt, kunnen de verschillende stappen binnen deze werkinstructie worden gemaakt.

Schrijf duidelijke instructies. Het moet een enkele zin zijn en het moet elke noodzakelijke stap in volgorde van begin tot eind bevatten. Tip: Als een werkinstructie uit een groot aantal te volgen stappen bestaat, kun je deze indelen in instructieblokken.

Instructiestappen Editor

In het gedeelte "Editor" kun je afbeeldingen en extra informatie over een bepaalde stap toevoegen. De werkinstructie-editor bestaat uit de volgende tabbladen:

1. Algemeen: In het tabblad Algemeen wordt de tekst geplaatst die betrekking heeft op de werkinstructiestap.

2. Tijdstudie: Een theoretische schatting van de duur van een werkinstructiestap kan worden ingevoerd in het tabblad Tijdstudie.

3. Uitrusting en symbolen: Hier kun je de vereiste uitrusting en/of gereedschappen voor een bepaalde werkinstructie selecteren.

4. Onderdelen: Selecteer de benodigde onderdelen voor de Bill of Material (BOM) voor een bepaalde werkinstructie, staat het onderdeelgereedschap nog niet in de onderdelenbibliotheek? Nieuwe onderdelen toevoegen.

5. Beeldmateriaal: Binnen Azumuta kun je (meerdere) foto's toevoegen aan een specifieke werkinstructie. Afbeeldingen gekoppeld aan werkinstructies kunnen worden verduidelijkt met behulp van visuele elementen die zijn opgenomen in de werkbeschrijvingsblad-editor.

6. Controles: Binnen Azumuta is het mogelijk om verschillende soorten controles toe te voegen aan een werkinstructie.

7. Revisiegeschiedenis: Een werkinstructie kan snel en gemakkelijk worden gewijzigd. Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een werkinstructie, wordt de huidige versie van de werkinstructie automatisch opgeslagen als 'Concept'. Deze conceptversie kan worden omgezet naar een nieuwe officiële versie als een nieuwe revisie officiële versie.

Werkinstructies delen

Binnen Azumuta kan een link naar een werkinstructie worden gedeeld. Op deze manier kunnen ook mensen zonder Azumuta account specifieke werkinstructies bekijken.

Werkinstructies gebruiken met Azumuta

Onthoud dat een werkinstructie een digitaal document is, gemaakt door werknemers voor andere werknemers, dat beschrijft hoe een taak of proces moet worden uitgevoerd. Deze instructies bevatten details over alles van materiaalvereisten en veiligheidsmaatregelen tot richtlijnen voor opslag en kwaliteitscontrolemaatregelen.

Overleg altijd met je team bij het schrijven van werkinstructies; zij begrijpen het beste wat er gedocumenteerd moet worden. Onthoud ten slotte dat geen twee processen hetzelfde zijn. Zorg ervoor dat werkinstructies elk aspect van een proces behandelen en gebruik waar nodig voorbeelden. Dit helpt niet alleen om de juiste procedures beter te illustreren, maar het maakt de training ook praktischer en boeiender voor werknemers op alle niveaus.

Klaar om de overstap te maken van papieren naar digitale werkinstructies? Het gebruik van een digitaal formaat biedt veel voordelen. Van het gemakkelijker maken van bewerken en reviseren, het besparen van geld op papier en het verhogen van de veiligheid van werknemers, is het geen wonder dat iedereen op de digitale trein springt. Ontdek hoe Azumuta zorgt voor een hogere productiviteit en meer efficiëntie op de fabrieksvloer.