Descubra más sobre las instrucciones de trabajo digitales de Azumuta
Este es el primer paso para tener una fábrica sin papel
No se debe subestimar la importancia de unas buenas instrucciones de trabajo, especialmente si trabaja en el sector de la fabricación o si ofrece servicios que requieren que sus empleados realicen determinadas tareas complicadas. Si quiere garantizar que entienden qué deben hacer y cuál es la mejor manera de hacerlo, necesitará instrucciones de trabajo digitales creadas con la herramienta adecuada o con la ayuda de una plantilla para redactar instrucciones de trabajo.
Así es como puede redactar instrucciones de trabajo eficaces utilizando esta plantilla gratuita de instrucciones de trabajo.
Quick FAQs to get you up to speed
Las instrucciones de trabajo son guías paso a paso que ayudan a los trabajadores a completar tareas con precisión y eficiencia.
Provocan confusión, errores, pérdida de tiempo y una calidad de trabajo inconsistente.
- Estructura clara, paso a paso – Instrucciones breves y directas.
- Ayudas visuales – Utilice imágenes, diagramas o vídeos para mayor claridad.
- Formato coherente – Las plantillas estandarizadas mejoran la legibilidad.
- Actualizaciones en tiempo real – Las versiones digitales evitan instrucciones desactualizadas.
Sí. Unas instrucciones de trabajo bien redactadas ayudan a mantener los estándares de calidad (ISO 9001, OSHA, etc.) al garantizar procesos repetibles y documentados.
Los trabajadores omiten pasos, cometen errores costosos y tienen dificultades con procesos inconsistentes, lo que provoca una menor productividad y problemas de calidad.
- Utilice un formato estructurado con encabezados claros y pasos numerados.
- Añada elementos visuales como imágenes, diagramas o vídeos.
- Mantenga un lenguaje sencillo; evite la jerga.
- Pruebe las instrucciones con los trabajadores para garantizar la claridad.
- Utilice una plantilla digital para facilitar las actualizaciones y la accesibilidad.
¿Qué son las instrucciones de trabajo?
¿Qué es una instrucción de trabajo? ¿Para qué sirve? ¿Y en qué se diferencia de las instrucciones normales, las políticas, los procedimientos y los SOP?
Digitalizar las instrucciones de trabajo ofrece varias ventajas. Para muchas organizaciones, las instrucciones de trabajo suelen ser una idea de última hora, pero las instrucciones de trabajo digitales pueden ayudarle a alcanzar el objetivo de su organización de ser más productiva y eficiente. Con un enfoque eficaz, puede crear instrucciones que sean rentables, escalables y fáciles de usar.
Proporcionar instrucciones de trabajo digitales claras dará como resultado:
- mayor eficiencia;
- mayor seguridad;
- mayor precisión en la producción de un producto.
No pierda tiempo redactando una larga lista de instrucciones que no hacen más que confundir a los miembros de su equipo: utilice una herramienta sencilla para ofrecer orientaciones claras que puedan ahorrar tiempo y dinero.
Ejemplo de instrucciones de trabajo digitales eficaces
Existen muchos retos a la hora de redactar instrucciones de trabajo eficaces. Por ejemplo, si no adopta un enfoque metódico para crearlas, podría acabar invirtiendo mucho tiempo para que luego sus instrucciones fallen o los empleados las ignoren. Además, si sus instrucciones son demasiado genéricas, es posible que los empleados no puedan seguirlas correctamente en todo momento. La mejor manera de resolver estos problemas es adoptar un enfoque paso a paso que le ayude a crear instrucciones de trabajo bien redactadas de forma más rápida y sencilla que nunca.
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¿Cómo redactar instrucciones de trabajo?
Redacte instrucciones claras y sencillas para ayudar a sus empleados a trabajar de forma segura y productiva. Tanto si está redactando indicaciones para una línea de montaje como si simplemente está guiando a un empleado en un procedimiento puntual, sus instrucciones deben ser claras y fáciles de seguir. Recuerde que los errores en el trabajo son costosos para todos los implicados. Cuando redacta instrucciones de trabajo eficaces, tanto los nuevos empleados como los trabajadores con experiencia tienen más posibilidades de realizar sus tareas correctamente y de forma segura.
Si es un profesional con experiencia, sabe cómo redactarlas de forma eficaz y eficiente. Pero no se preocupe si es principiante en la redacción de instrucciones de trabajo. En muy poco tiempo, estará creando instrucciones de trabajo eficaces como si fuera algo natural. Aquí tiene algunos consejos para empezar.
El primer consejo para crear instrucciones de trabajo es elegir qué tipo de documentación funciona mejor para su trabajo concreto. Utilice instrucciones de trabajo digitales para ayudar a compañeros, operarios u otras personas que no estén familiarizadas con una determinada tarea o con el uso correcto del equipo. Una vez que haya elegido entre documentación en papel y digital, es el momento de pasar al segundo paso.
Redacte los pasos de su instrucción de trabajo. Cree instrucciones individuales para cada paso de su proceso, incluyendo capturas de pantalla y vídeos. Aquí tiene algunos consejos generales para redactar instrucciones de trabajo:
- Asegúrese de explicar cada tarea en detalle. Las instrucciones paso a paso son esenciales para evitar confusiones que puedan dar lugar a errores.
- Además, asegúrese de que su lenguaje sea claro y fácil de entender para todos los miembros de su equipo: cada frase debe redactarse pensando en los lectores, no solo en usted mismo o en empleados que ya saben lo que hay que hacer.
- No utilice acrónimos ni lenguaje específico del sector.
- Proporcione detalles completos sobre cómo se hacen las cosas; utilice elementos visuales y símbolos.
Y una vez que haya terminado de crear sus instrucciones de trabajo… ¡Haga seguimiento! Utilice una herramienta como Azumuta para organizar su biblioteca de instrucciones de trabajo de modo que los usuarios puedan encontrarlas fácilmente más adelante. Esto ayudará a eliminar cualquier incertidumbre cuando estén listos para ejecutar tareas en el futuro.
Por último, pero no menos importante, asegúrese de que sus instrucciones de trabajo sean completas. Aunque uno o dos empleados se marchen antes de que finalice la formación, las nuevas incorporaciones deberían poder adaptarse rápidamente.
No deje de consultar nuestra entrada del blog para obtener consejos, trucos y recomendaciones adicionales para crear instrucciones de trabajo digitales eficaces.
Dado que cada empresa trabaja de forma diferente, simplemente utilice una herramienta automatizada o edite la plantilla (véase más abajo) para adaptarla a su empresa. Si decide crear algo completamente nuevo, asegúrese de que siempre haya coherencia entre sus palabras e imágenes; una vez más: proporcione suficiente detalle para que entiendan claramente qué hay que hacer, pero no los sobrecargue con información innecesaria.
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Pasar de instrucciones de trabajo en papel a instrucciones de trabajo digitales
Todavía hay empresas que prefieren crear instrucciones de trabajo en papel, pero las instrucciones de trabajo digitales son más eficientes. Permiten a los usuarios buscar lo que necesitan cuando lo necesitan; además, los archivos digitales se pueden organizar y editar fácilmente, lo que garantiza que todo esté actualizado. Otra ventaja de las instrucciones de trabajo digitales es que puede asignar niveles de permisos, permitiendo que solo el personal pertinente edite o incluso vea determinados documentos. Veamos cómo puede aprovechar la tecnología a su favor para crear documentación eficaz en el lugar de trabajo.
Estructura
En Azumuta, la base de cada instrucción se puede encontrar en la sección “Explore”. Puede ser útil imaginar “Explore” como el “manual en papel” completo de un producto o de una zona de fábrica: diferentes puestos de trabajo/maquinaria. Consiste en todos los temas, instrucciones y pasos que indican cómo puede realizarse eficazmente una serie de tareas diferentes en una planta o con una máquina concreta.
Una categoría de artículo o una zona de fábrica
En muchos casos, una instrucción de trabajo se relaciona directamente con un artículo. Si una instrucción de trabajo incluye directrices sobre la fabricación de un artículo específico o de una categoría de artículos, se puede crear directamente bajo la “categoría de artículo” en Azumuta. En algunos casos, las instrucciones de trabajo no se relacionan directamente con la fabricación de un artículo, sino con un área de la fábrica o una máquina. Esto sucede a menudo cuando las instrucciones de trabajo contienen directrices sobre un procedimiento que debe seguirse durante una auditoría, tareas de mantenimiento, mensajes de error y uso de una máquina.
Instrucciones de trabajo
Una vez definida la estructura del artículo y de la fábrica, puede crear instrucciones de trabajo y vincularlas a categorías de artículos y zonas específicas en Azumuta. La principal ventaja de las instrucciones de trabajo digitales es que pueden actualizarse y distribuirse fácilmente a los empleados. Las instrucciones de trabajo digitales permiten actualizaciones muy sencillas, ya sea una simple errata o la actualización de una sección completa. Estos archivos digitales también pueden distribuirse fácilmente a todos los empleados a la vez, lo que permite realizar actualizaciones en toda la empresa sin muchas complicaciones.
Añadir pasos de instrucción a una instrucción de trabajo
Una vez creada una instrucción de trabajo, se pueden crear los distintos pasos dentro de esa instrucción de trabajo.
Redacte instrucciones claras. Debe ser una sola frase y debe contener cada paso necesario en orden, de principio a fin. Consejo: Si una instrucción de trabajo consta de un gran número de pasos a seguir, puede categorizarla por bloques de instrucciones.
Editor de pasos de instrucción
En la sección “Editor”, puede añadir elementos visuales e información adicional relacionada con un paso concreto. El editor de instrucciones de trabajo consta de las siguientes pestañas:
- General: En la pestaña General, se incluye el texto relacionado con el paso de la instrucción de trabajo.
- Time study: En la pestaña Time study se puede introducir una estimación teórica de la duración de un paso de la instrucción de trabajo.
- Equipment and Symbols: Aquí puede seleccionar el equipo y/o las herramientas necesarias para una instrucción de trabajo concreta.
- Parts: Seleccione las piezas necesarias para la Bill of Material (BOM) de una instrucción de trabajo concreta; ¿la herramienta de piezas aún no está en la biblioteca de piezas? Añada nuevas piezas.
- Visuals: En Azumuta puede añadir una o varias fotos a una instrucción de trabajo específica. Las imágenes vinculadas a las instrucciones de trabajo pueden aclararse mediante elementos visuales incluidos en el editor de la hoja de descripción de operaciones.
- Checks: En Azumuta es posible añadir distintos tipos de comprobaciones a una instrucción de trabajo.
- Revision History: Una instrucción de trabajo puede modificarse de forma rápida y sencilla. Cuando se realizan cambios en una instrucción de trabajo, la versión actual de la instrucción de trabajo se guarda automáticamente como ‘Draft’. Esta versión de borrador puede convertirse en una nueva versión oficial como nueva revisión de versión oficial.
Compartir instrucciones de trabajo
Dentro de Azumuta se puede compartir un enlace a una instrucción de trabajo. De este modo, las personas sin una cuenta de Azumuta también pueden ver instrucciones de trabajo específicas.
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Uso de instrucciones de trabajo con Azumuta
Recuerde que una instrucción de trabajo es un documento digital, creado por trabajadores para otros trabajadores, que describe cómo debe realizarse una tarea o un proceso. Estas instrucciones incluyen detalles sobre todo, desde requisitos de material y precauciones de seguridad hasta directrices de almacenamiento y medidas de control de calidad.
Consulte siempre con su equipo al redactar instrucciones de trabajo; ellos entenderán mejor qué debe documentarse. Por último, recuerde que no hay dos procesos iguales. Asegúrese de que las instrucciones de trabajo cubran todos los aspectos de un proceso y utilice ejemplos cuando proceda. Esto no solo ayuda a ilustrar mejor los procedimientos correctos, sino que también hace que la formación sea más práctica y atractiva para empleados de todos los niveles.
¿Listo para pasar de instrucciones de trabajo en papel a instrucciones digitales? Utilizar un formato digital ofrece muchas ventajas. Desde facilitar la edición y la revisión, ahorrar dinero en papel y aumentar la seguridad de los empleados, no es de extrañar que todo el mundo se esté sumando a la transformación digital. Descubra cómo Azumuta proporciona mayor productividad y mejor eficiencia en la planta de producción.
Cree su primera instrucción de trabajo
Pruebe Azumuta hoy mismo y vea lo fácil que es crear y compartir instrucciones de trabajo para su proceso de fabricación.
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- ¿Qué son las instrucciones de trabajo?
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