6 stappen om werkinstructies op de juiste manier te maken

Waarom zijn goede werkinstructies zo belangrijk?

Meer dan negen van de tien arbeidsongevallen zijn te wijten aan menselijke fouten. Deze leiden tot ernstige verwondingen en kosten de industrie veel geld. Toch zouden veel van deze ongelukken voorkomen kunnen worden met betere, duidelijke werkinstructies. Heeft u ook moeite met het opstellen van goede werkinstructies? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Door effectievere werkinstructies op te stellen, verbeter je je werkwijze, wat zich weer vertaalt in een hogere productiviteit.

8 tips voordat je begint:

• Precies weten hoe je de taak moet uitvoeren
• Wees duidelijk en houd het kort
• Visualiseer de werkinstructies
• Maak realistische instructies
• Plan in welke volgorde je de stappen schrijft
• Instructies schrijven die beginnen met een werkwoord
• Wees consequent
• Instructies zorgvuldig lezen en bewerken

Stap 1: Schrijf een duidelijke titel en inleiding

Leg kort de grote lijnen van de opdracht uit. Beantwoord in de inleiding heel kort de vragen wie, wat en waarom. Zorg ervoor dat de titel verwijst naar de taak. Een goed voorbeeld zou zijn: "hoe gebruik je het koffiezetapparaat?".

Stap 2: Beschrijf het doel

Wat is het doel van de werkinstructie? Waarom bereid je het voor? Door je af te vragen waarom, kun je een stap terug doen en nadenken over wat je precies probeert te bereiken. Het antwoord op de waarom vraag is niet simpelweg de output die je al hebt geïdentificeerd. Vragen naar het waarom gaat over het verdiepen van je begrip voordat je in detail treedt. Kruip in de huid van de operator die straks je werkinstructie moet lezen en begrijpen voordat hij ermee kan werken.

Stap 3: Beschrijf hoe de taak moet worden uitgevoerd

Maak eerst een lijst van alle materialen die nodig zijn voor de klus. Rangschik deze op een ordelijke en logische manier met behulp van opsommingstekens. Kies daarna de meest geschikte manier om de werkinstructie weer te geven. Denk eraan dat veel mensen visueel leren, dus video of afbeeldingen kunnen de beste aanpak zijn.

Stap 4: De instructie opmaken

Beschouw het werkinstructiedocument als een leermiddel. Verplaats jezelf in de operator en bedenk wat hem of haar kan helpen bij het verwerken van het document.

• Kies hoe je het document wilt opmaken en houd je daaraan.
• Splits alle stappen op in een numerieke volgorde. Als er meer dan 10 stappen zijn, verdeel de verschillende onderwerpen dan onder elkaar. Een stap beschrijft een actie die niet langer dan 15 seconden duurt.
• Gebruik afbeeldingen, video of tekeningen. Zorg ervoor dat de afbeelding bij de tekst past. Verwijs naar de afbeelding in de tekst. Plaats afbeeldingen aan de linkerkant van het papier en houd tekst aan de rechterkant.
• Benadruk belangrijke informatie door hoofdletters, vetgedrukte letters of cursief te gebruiken.
• Maak van elke lijst een opsommingsteken of een genummerde lijst.

Stap 5: Herschrijven en vereenvoudigen

Zoals gezegd is het belangrijk om kort, eenvoudig en duidelijk te schrijven.

• Gebruik korte en eenvoudige zinnen. Zinnen mogen niet langer zijn dan 15 woorden.
• Gebruik korte en eenvoudige woorden. Woorden met meerdere lettergrepen klinken slim, maar vertragen de lezer. Vermijd technisch jargon. Kortom: houd het simpel.
• Voeg een lijst met afkortingen toe waar de lezer naar kan verwijzen.
• Bepaal welk woord of welke term je gaat gebruiken om iets te beschrijven en houd je daaraan. Gebruik geen verschillende woorden voor hetzelfde.

Stap 6: Testen en beoordelen

Vraag een geschikte collega om de werkinstructie te testen. Geef geen verdere uitleg of hulp. Vraag hierna om feedback en maak aantekeningen. Vraag voldoende naar eventuele verbeteringen en aanpassingen die nog gedaan kunnen worden.

Heb je vragen over digitale werkinstructies of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.