Het PDCA-verbeterbord op de productievloer

Binnen elke organisatie geldt: kwaliteitsmanagement op de werkvloer kan worden verbeterd. Bedrijven zijn nooit 100% tevreden met hun verbeterbeleid. Maar als je wilt bouwen aan de weg naar ijzersterke verbeteracties, lees dan verder.

Terug naar de basis: Wat is de PDCA-cyclus?

Het PDCA-principe heeft zijn nut en belang ruimschoots bewezen. Toch blijkt dat de finesses van PDCA weinig bekend zijn en dat de aanpak in veel bedrijven nog onwennig is.

Om de laatste twijfels weg te nemen, zullen we eerst de betekenis van het woord nader bekijken:

PDCA is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing in organisaties. De cirkel beschrijft vier activiteiten die van toepassing zijn op alle verbeteringen in organisaties. Het acroniem staat voor de belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check, Act.

Het is een essentieel onderdeel van de lean manufacturing filosofie en een voorwaarde voor continue verbetering van mensen en processen in uw organisatie.

De vier stappen

Plan

Hoe begin je met het maken van een goed plan? Bepaal het resultaat dat je wilt bereiken en gebruik daarvoor de juiste argumenten. Vooral in tijden van crisis en onzekerheid is een goed plan cruciaal om je bedrijf gezond te houden.

• Wat is het kernprobleem dat moet worden aangepakt of wat wil je veranderen?
• Welke middelen zijn er nodig?
• Welke middelen heb je beschikbaar?
• Wat is de beste oplossing om het probleem op te lossen met de beschikbare middelen?
• Wat zijn je doelstellingen?
• Bepaal je aanpak en plan de verandering.

Doe

Na het plannen is het tijd om actie te ondernemen. Als je van tevoren wilt winnen: dat is de manier. In deze fase pas je alles toe wat je in de vorige fase hebt overwogen.

• Zet je problemen om in acties.
• Probeer de oplossingen uit.
• Test de verandering.
• Ontdek wat wel of niet werkt.

Tip: Probeer acties zo concreet mogelijk te beschrijven. Schrijf in elk geval op wat er moet gebeuren, wie de actie zal uitvoeren en wanneer deze persoon erop terugkomt.

Controleer

Misschien wel de belangrijkste fase van het PDCA-proces. Stop dus niet bij de vorige stap. Dat werkt niet. Voer controles uit voor je klanten, collega's en organisatie. Zorg dat ze iets leren van de vorige stappen. Bedenk spannende, informatieve en creatieve verbeterideeën en vergelijk de resultaten met de gestelde doelen.

Als je je plan wilt verduidelijken, terugkerende fouten wilt vermijden en je organisatie voortdurend wilt verbeteren, is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de controlefase. (We kunnen het niet genoeg benadrukken.)

• Controleer de oplossingen.
• Vergelijk het resultaat.
• Controleer of alles werkt.
• Beoordelen, analyseren en identificeren.
• Controleer of alles is gebeurd zoals verwacht.

Act

Last but not least ga je de laatste fase van de cyclus in. Ervaar je discrepanties? Pak ze sturend aan met de juiste maatregelen. Bouw aan de toegevoegde waarde voor je medewerkers, zodat ze daadwerkelijk met plezier meewerken aan het verbeterproces.

• Pas aan waar nodig en waarborg het verbeterde resultaat.
• Handel op basis van wat je in de vorige fase hebt geleerd.
• Wat moet er worden aangepast, hoe kan het de volgende keer beter?

Het PDCA-verbeterbord

In Azumuta gebruiken we digitale verbeterborden. Enerzijds krijg je een overzicht van de verbeteracties en hun status. Anderzijds kunnen productiemedewerkers verbeterideeën of problemen op een toegankelijke manier melden.

Je krijgt een overzicht van alle problemen via het PDCA-principe of een zelfgekozen workflow. Want dat is het leuke van onze verbeterborden: je kunt er van alles mee doen. Het enige waar je rekening mee moet houden zijn je medewerkers. Wat echt telt is dat het voor hen een efficiënt hulpmiddel is.

Verbeterideeën gaan veel te vaak verloren

De ultieme waarheid. Gelukkig kunnen onze verbeterborden helpen, want helaas gaan ideeën vaak verloren als ze niet meteen worden opgeschreven.

Een losse kabel, krassen, terugkerend gevaar ... Het is vaak moeilijk om elk detail in een paar woorden te vatten. Het is nog moeilijker om dit te doen in één overzichtelijk hulpmiddel. Toch is dat precies de bedoeling. Daarom hebben we het aanmaken en beheren van verbeterborden met Azumuta heel flexibel gemaakt.

Neem bijvoorbeeld een audit als uitgangspunt. Gebruik je smartphone of tablet om het probleem vast te leggen. En koppel het aan de juiste kwestie met de juiste kenmerken. Zo gaan verbeterideeën nooit verloren.

Feedback op de productievloer

Maar wat is minstens even essentieel voor je kwaliteitsmanagement? Feedback. Opvolging. En een onmiskenbare impact op de tevredenheid van uw werknemers.

Hoe maak je van kwaliteitsmanagement een echt gesprek met je medewerkers? Hoe versterk je verbeteracties die er echt toe doen - en die niet in de vergeetbox verdwijnen?

Feedback bepaalt de stem waarmee je het gesprek voert. Kies de juiste tool zodat ze contact maken. Waarde kunnen toevoegen. Zaken aan de orde kunnen stellen. Voor optimaal beleid. En zo een verbetertool brengt die je wilt brengen. Met effect.

We hebben het al ontelbare keren genoemd, maar nogmaals, zorg voor een goede feedbacktool voor je productiepersoneel. Er is niets frustrerender dan een idee lanceren en er vervolgens niets meer over horen. Door de nodige motivatie te communiceren, zal elke medewerker gemotiveerd blijven om in de toekomst nieuwe initiatieven te registreren.

Meer weten?

Door de juiste tool in te zetten bereik je al heel veel. We willen allemaal slimmer werken en "iets doen" aan verbetermanagement. Bij Azumuta ondersteunen we het PDCA-verbeterbord met vele andere zaken die nodig zijn om uw operators optimaal te ondersteunen. En het mooie is, u heeft alles bij de hand, in één centrale tool. Als u vragen heeft, bel of mail ons.