6 pasos para crear instrucciones de trabajo correctamente

¿Por qué son tan importantes unas buenas instrucciones de trabajo?

Más de nueve de cada diez accidentes laborales se deben a errores humanos. Provocan lesiones graves y cuestan mucho dinero al sector. Sin embargo, muchos de estos accidentes podrían evitarse con unas instrucciones de trabajo mejores y más claras. ¿Tiene usted también problemas para redactar unas buenas instrucciones de trabajo? Entonces ha venido al lugar adecuado. Al redactar instrucciones de trabajo más eficaces, mejora sus métodos de trabajo, lo que a su vez se traduce en una mayor productividad.

8 consejos antes de empezar:

• Saber exactamente cómo realizar la tarea
• Sea claro y breve
• Visualizar las instrucciones de trabajo
• Crear instrucciones realistas
• Planifique en qué orden escribirá los pasos
• Escribir instrucciones que empiecen por un verbo
• Sea coherente
• Lea y edite atentamente las instrucciones

Paso 1: Escribir un título y una introducción claros

Explique brevemente las líneas generales de la tarea. En la introducción, responda muy brevemente a las preguntas quién, qué y por qué. Asegúrate de que el título hace referencia a la tarea. Un buen ejemplo sería: "¿Cómo se utiliza la cafetera?".

Paso 2: Describir el objetivo

¿Cuál es el objetivo de la instrucción de trabajo? ¿Por qué la está preparando? Al preguntarse por qué, puede dar un paso atrás y pensar qué es exactamente lo que está intentando conseguir. La respuesta al por qué no es simplemente el resultado que ya ha identificado. Preguntarse por qué es profundizar en la comprensión antes de entrar en los detalles. Póngase en la piel del operario que pronto tendrá que leer y comprender sus instrucciones de trabajo antes de poder trabajar con ellas.

Paso 3: Describir cómo se va a realizar la tarea

En primer lugar, haz una lista de todos los materiales necesarios para el trabajo. Organícelos de forma ordenada y lógica mediante viñetas. A continuación, elija la forma más adecuada de mostrar las instrucciones de trabajo. Recuerda que muchas personas aprenden visualmente, por lo que el vídeo o las imágenes pueden ser la mejor opción.

Paso 4: Formatear la instrucción

Considere el documento de instrucciones de trabajo como una herramienta de aprendizaje. Ponte en el lugar del operario y piensa qué podría ayudarle a procesar el documento.

• Elige el formato del documento y cíñete a él.
• Desglose los pasos en una secuencia numérica. Si hay más de 10 pasos, subdivide los distintos temas. Un paso describe una acción que no dura más de 15 segundos.
• Utiliza imágenes, vídeos o dibujos. Asegúrese de que la imagen coincide con el texto. Haz referencia a la imagen en el texto. Coloca las imágenes a la izquierda del papel y el texto a la derecha.
• Destaque la información importante utilizando mayúsculas, negrita o cursiva.
• Convierta cada lista en una lista numerada o con viñetas.

Paso 5: Reescribir y simplificar

Como ya se ha dicho, es importante escribir de forma breve, sencilla y clara.

• Utilice frases cortas y sencillas. Las frases no deben superar las 15 palabras.
• Utilice palabras cortas y sencillas. Las palabras de varias sílabas suenan ingeniosas, pero ralentizan al lector. Evite la jerga técnica. En resumen: sea sencillo.
• Incluya una lista de abreviaturas que el lector pueda consultar.
• Decide qué palabra o término vas a utilizar para describir algo y cíñete a él. No utilices distintas palabras para lo mismo.

Paso 6: Prueba y revisión

Pida a un compañero adecuado que ponga a prueba la instrucción de trabajo. No proporcione más explicaciones ni ayuda. A continuación, pida que le den su opinión y tome notas. Pregunte lo suficiente por las mejoras y ajustes que aún puedan hacerse.

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