Top 10 voordelen van het gebruik van skills matrix software

Sommige mensen zeggen dat werknemers het meest waardevolle kapitaal van elk bedrijf zijn. Die stelling is inderdaad terecht, aangezien werknemers uw bedrijf in de dagelijkse werking draaiende houden. Hun vaardigheden en ervaring zijn de belangrijkste factoren die het succes van uw bedrijf bepalen.

Daarom is het in uw eigen belang om ervoor te zorgen dat uw werknemers altijd goed zijn opgeleid. Er zijn veel manieren om de vaardigheden en opleidingsgeschiedenis van uw werknemers bij te houden. Een van de meest gebruikte methoden is het gebruik van een skill matrix – die zowel in een conventionele als een softwaregebaseerde versie kan bestaan.

In dit artikel laten we u kennismaken met skill matrices, het verschil tussen conventionele en softwaregebaseerde tools voor skill matrices, en de 10 belangrijkste voordelen van het gebruik van skill matrix software.

Wat is een skill matrix?

Een skill matrix is een datavisualisatie van de vaardigheden van werknemers. Ze evalueert en brengt de vaardigheden en opleidingsgeschiedenis van werknemers numeriek in kaart, vaak ook met kleurcodering. Managers gebruiken een skill matrix doorgaans om de prestaties van werknemers te beoordelen en om te weten welke opleiding nodig is voor welke werknemer.

Vroeger waren alle skill matrices op papier gebaseerd. Soms werden ze op een skill-matrixbord aan een muur bevestigd, zodat iedereen het geselecteerde vaardigheidsniveau van iedereen op geselecteerde vaardighedensets kon zien. Vandaag worden de meeste skill matrices digitaal gemaakt en gebruikt. Sommige managers maken ze liever handmatig met Microsoft Excel-sheets, terwijl anderen liever skill matrix software gebruiken.

Ontdek meer over de skill gap, skill matrices en skill matrix software in onze “Ultieme gids voor skill matrix en training”.

Waarom is een skill matrix belangrijk?

Ongeacht de sector is een skill matrix de beste vriend van elke manager. Ze stelt managers in staat om de uiteenlopende vaardigheden van elke werknemer objectief te meten. Daarbij ligt de focus meestal op technische, functiegerelateerde vaardigheden van een werknemer. Bovendien houdt ze ook een register bij van eerdere trainingen. Zoals het gezegde luidt: “Meten is weten.”

Met deze nuttige informatie kunnen managers trainingssessies voor hun werknemers plannen. Als bij meerdere werknemers een skill gap is vastgesteld, kunnen managers teamgerichte training organiseren om die aan te pakken. Meer gerichte persoonlijke training heeft de voorkeur wanneer een skill gap bij één of enkele werknemers is vastgesteld.

Hoe maakt u een skill matrix?

Een skill matrix maken, met conventionele tools of met gespecialiseerde software, is niet moeilijk. Elke werknemer met basiskennis van computers kan een eenvoudige skill matrix opstellen. Maak simpelweg een matrix in Microsoft Excel of een vergelijkbare tool, of download en pas een sjabloon van het internet aan (meestal gebaseerd op Excel). Sommige sjablonen zijn gratis te downloaden, andere zijn betalend.

Voer de namen van uw werknemers op de ene as in en de gemeten vaardigheden op de andere. Vul daarna de waarde van de gemeten vaardigheden (in cijfers, letters, kleurcodering of een combinatie daarvan) in de tabel in. En daarmee hebt u met succes een eenvoudige skill matrix opgesteld.

Als u een softwaregebaseerde skill matrix gebruikt, hoeft u enkel de nodige inhoud in te voeren, zonder tijd en moeite te besteden aan het ontwerp.

Meer weten over Azumuta’s Skill Matrix & Training

Meer weten

Wat is skill matrix software?

Het gebruik van een skill matrix is onmisbaar voor elke manager. Bovendien kunt u deze krachtige tool nog verder versterken met skill matrix software. Skill matrix software is een digitale tool die toegankelijk is vanaf een pc/tablet/mobiele telefoon, waarmee u skill matrices kunt opstellen en beheren en ze kunt delen met andere teamleden.

Skill matrix software biedt veel meer dan een conventionele skill matrix. Ze functioneert niet alleen als tool om werknemerstrainingen op te volgen en hun vaardigheden te beoordelen, maar kan ook voor andere praktische doeleinden dienen.

In de volgende sectie bekijken we de belangrijkste verschillen tussen conventionele en softwaregebaseerde skill matrices verder.

Een conventionele skill matrix gebruiken versus skill matrix software

Vandaag kunnen skill matrices worden onderverdeeld in conventionele en softwaregebaseerde categorieën. Het belangrijkste verschil zit in de manier waarop ze worden gemaakt en gebruikt.

Een conventionele skill matrix wordt doorgaans gemaakt met een spreadsheettool zoals Microsoft Excel of Google Sheets. Managers moeten kolommen en rijen handmatig aanpassen om een correcte skill matrix te vormen.

Als alternatief kunnen sjablonen voor skill matrices ook online worden gedownload, al vereisen die nog steeds aanpassingen om aan de behoeften van een organisatie te voldoen. Na het maken ervan kunnen managers in hun conventionele skill matrix handmatig gegevens invoeren en verwijderen, net zoals in elke andere spreadsheet.

Bij skill matrix software ligt dat anders. Zowel conventionele als softwaregebaseerde skill matrices dienen hoofdzakelijk als tool om vaardigheden en training van werknemers op te volgen. Toch verschillen ze op veel vlakken.

Over het algemeen is een softwaregebaseerde skill matrix praktischer en heeft ze meer functionaliteiten dan haar conventionele tegenhanger. Skill matrix software wordt doorgaans al geleverd met een vooraf gemaakt sjabloon. Daardoor hoeft u alleen nog de nodige gegevens in te voeren en te beheren, wat u tijd bespaart omdat u de matrix niet zelf hoeft te ontwerpen en van kleurcodering te voorzien.

Belangrijkste functies van skill matrix software

Skill matrix software biedt tal van functionaliteiten. Er zijn talloze aanbieders van skill matrix software op de markt, en hieronder vindt u enkele standaardfuncties van skill matrix software.

Toegankelijkheid en draagbaarheid

De meest zichtbare eigenschap van een softwaregebaseerde skill matrix is de toegankelijkheid en draagbaarheid. Ze is eenvoudig toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding, zoals een pc, tablet of mobiele telefoon. Daardoor kunt u ze altijd en overal meenemen. U kunt uw skill matrices zelfs maken of bewerken wanneer u niet op kantoor bent, wat een grote flexibiliteit biedt.

Uw werknemers testen

Naast het bijhouden van de vaardigheden en trainingen van uw werknemers is het essentieel om hun kennis en vaardigheden te testen. Veel skill matrix software heeft een ingebouwde sectie voor werknemertests. U kunt uw werknemers testen met quizzen – inclusief afbeeldingen, video’s en andere ondersteunende media.

Geautomatiseerde realtime-updates

Door haar digitale karakter biedt softwaregebaseerde skill matrix software realtime-updates aan gebruikers. Deze realtime-updates kunnen verschijnen in de vorm van audio (zoals een “ping”-geluid of een trilling) of visuele meldingen (zoals kleurgecodeerde lichten of een pop-upbericht) op de beoogde pc/tablet/mobiele telefoon.

Deze realtime-updates kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals werknemers herinneren aan aankomende trainingen en hen informeren of ze voor bepaalde vaardigheidstests geslaagd of niet geslaagd zijn.

Meer weten over Azumuta’s Data & Analytics

Verzamel en monitor uw productiegegevens

Meer weten

Ingebouwd matrixsjabloon

Skill matrix software wordt doorgaans geleverd met een ingebouwd sjabloon. Daardoor hoeft u de matrix niet van nul af aan te ontwerpen. Voer simpelweg tekst en cijfers in de bestaande matrix in, en ze is klaar voor gebruik.

Samenwerking en communicatie

Een andere opmerkelijke functie van skill matrix software is de mogelijkheid om te worden geïntegreerd met andere apparaten. Dit betekent dat een softwaregebaseerde skill matrix toegankelijk kan zijn vanaf meerdere pc’s, tablets en mobiele telefoons. Met de juiste software kan ze zelfs worden geïntegreerd met diverse industriële machines, vergelijkbaar met digitale werkinstructies, die kunnen worden geïntegreerd met een breed scala aan apparaten. Ontdek hier hoe digitale momentsleutels kunnen worden geïntegreerd met digitale werkinstructies. Dankzij deze functie kan iedereen in uw team zijn of haar vaardigheidsniveau altijd en overal controleren via de persoonlijke mobiele telefoon.

Individuele beoordeling van werknemers

Naast het collectief opvolgen van de vaardigheden van uw hele team, kunt u dankzij skill matrix software ook elke werknemer afzonderlijk beoordelen. Elke werknemer kan een eigen profielpagina hebben, compleet met het gedocumenteerde vaardigheidsniveau en de gevolgde trainingen. Daardoor kunt u voor elke werknemer individueel afgestemde training voorzien.

Top 10 voordelen van skill matrix software voor uw bedrijf

De bovenstaande functies tonen duidelijk aan dat skill matrix software een krachtige aanvulling is voor elk bedrijf. Vergeleken met conventionele skill matrices zijn softwaregebaseerde varianten veel nuttiger. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van het gebruik van skill matrix software voor uw bedrijf:

Voordeel 1: Een gestroomlijnde ervaring bij het beoordelen en opvolgen van werknemersvaardigheden

Het meest tastbare voordeel van skill matrix software is de stroomlijnende impact. Bij conventionele skill matrices moeten managers handmatig een spreadsheet opstellen om de matrix te vormen.

Downloadbare matrixsjablonen zijn ook op internet beschikbaar. Toch vereisen die nog steeds tijdrovende aanpassingen om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen, omdat ze doorgaans erg generiek zijn.

Volgens een onderzoek van Dartmouth Business School naar spreadsheetgebruik besteedt 46% van de respondenten minstens 3 uur per week aan spreadsheets, waarbij 10,8% 10 uur per week of meer besteedt.

Met skill matrix software hoeft u alleen gegevens in de bestaande velden in te voeren. U hoeft geen tijd te verspillen aan routinetaken zoals het handmatig ontwerpen en van kleurcodering voorzien van een spreadsheet om een skill matrix te maken. Laat de software het werk doen, zodat uw kostbare tijd vrijkomt voor productievere activiteiten.

Voordeel 2: Betere prestatie-opvolging en eerlijkere vergoedingen

Met een softwaregebaseerde skill matrix kunt u de prestaties en vaardigheden van uw werknemers eenvoudig en objectief opvolgen. Deze gegevens zijn handig bij het bepalen van hun verloningsplannen.

Werknemers die topprestaties leveren, moeten dienovereenkomstig worden beloond, omdat dit uw bedrijf op lange termijn ten goede komt. Werknemers die zich gewaardeerd voelen, zullen waarschijnlijk hun best doen in hun werk en zijn minder geneigd uw bedrijf te verlaten – wat uw verloop verlaagt.

Uit een studie van Pew Research Center blijkt dat 63% van de respondenten die in 2021 ontslag namen, “het loon was te laag” noemde als een belangrijke of minder belangrijke reden om hun job te verlaten. Wanneer werknemers vertrekken, moeten extra middelen, tijd en energie worden besteed aan het rekruteren en onboarden van nieuwe medewerkers.

Daarnaast kunnen de gegevens uit uw skill matrix software ook worden gebruikt als onderhandelingsmiddel bij gesprekken over verloning met minder goed presterende werknemers. Kortom, het gebruik van skill matrix software helpt ervoor te zorgen dat elke werknemer een vergoeding ontvangt die overeenkomt met zijn of haar prestaties en vaardigheden.

In een conventionele skill matrix moet u al deze taken handmatig uitvoeren. Soms zijn zelfs meerdere spreadsheets nodig om dit te doen. Skill matrix software biedt daarentegen een alles-in-éénoplossing voor deze taak.

Voordeel 3: Hogere jobtevredenheid

Naast verloning zijn opleidingsmogelijkheden een ander belangrijk aspect dat mensen van hun werkgevers verwachten. Werknemers verwachten uiteraard persoonlijke ontwikkeling via door het bedrijf georganiseerde training.

Uit onderzoek van Cleveland State University blijkt een verband tussen door bedrijven aangeboden training en jobtevredenheid. Bovendien toonde hetzelfde onderzoek aan dat het organiseren van voldoende training helpt om het verloop binnen een bedrijf te verlagen.

En uiteraard zal een goed opgeleide werknemer altijd beter functioneren dan iemand die onvoldoende is opgeleid. Om te weten welke werknemers welke vorm van training nodig hebben, is de eenvoudigste manier om dit op te volgen met skill matrix software.

Voordeel 4: Efficiënte trainingsprogramma’s voor werknemers

Door een sills matrix software te gebruiken, kunt u patronen in skill gaps binnen uw team eenvoudiger analyseren. Als een bepaalde vaardigheid ontbreekt bij het geheel of de meerderheid van uw teamleden, kunt u een collectief trainingsprogramma organiseren. Zo hoeft u slechts één keer een trainingsprogramma voor het hele team te plannen en te organiseren, in plaats van dit meerdere keren te doen.

Als een skill gap daarentegen slechts bij een klein aantal werknemers wordt vastgesteld, kunt u een trainingssessie op maat voor hen uitwerken. Zo kunnen werknemers die geen training nodig hebben gewoon verder werken in plaats van deel te nemen aan onnodige training.

Ontdek het belang van het identificeren van skill gaps en het gebruik van skill matrices om uw werknemers op te leiden in onze “Ultieme gids voor skill matrix en training”.

Voordeel 5: Training van werknemers op lange termijn plannen

Met skill matrix software kunt u de training van uw werknemers plannen voor de komende weken, maanden of zelfs jaren. Bovendien zullen uw werknemers volledig op de hoogte zijn van hun toekomstige trainingsschema.

Sommige skill matrix software kan worden gekoppeld aan populaire planningshulpmiddelen zoals Google Calendar of Outlook Calendar. Wanneer een training nabij is, wordt automatisch een melding verzonden naar de apparaten van uw werknemers. Dat herinnert hen aan de aankomende training, zodat ze zich erop kunnen voorbereiden.

Een conventionele skill matrix beschikt niet over deze praktische functie. Met een conventionele skill matrix moeten managers nog steeds handmatig trainingsuitnodigingen en herinneringen naar de agenda’s van hun werknemers sturen.

Voordeel 6: Brengt transparantie in uw organisatie

Een softwaregebaseerde skill matrix biedt ongeëvenaarde transparantie voor uw team. Daarmee kunt u de vaardigheden- en trainingsmatrix van werknemers toegankelijk maken voor iedereen in uw team. Daardoor weet iedereen vanuit één centrale database wat het vaardigheden- en trainingsniveau van iedereen is.

Dit creëert een gevoel van transparantie onder uw teamleden, omdat vaardigheden en trainingsniveaus objectief worden gemeten en openlijk worden weergegeven. Deze functie helpt persoonlijk favoritisme en nepotisme binnen een organisatie te verminderen. Dankzij deze openheid kunt u uw minder vaardige en minder goed opgeleide werknemers ook aanmoedigen om meer te leren van hun vaardigere en meer ervaren collega’s.

Met een conventionele skill matrix verloopt alles trager en minder centraal. Soms heeft elke afdeling haar eigen skill matrix-spreadsheet voor de afdelingsleden. Alle activiteiten rond het delen van gegevens moeten handmatig gebeuren. Dat maakt interdepartementale coördinatie omslachtiger.

Voordeel 7: Automatisch persoonlijke skillsrapporten genereren

Met verschillende soorten skill matrix software kunt u automatisch een rapport over de vaardigheden en training van een individuele werknemer genereren. Dit rapport bevat historische gegevens, zoals eerdere trainingsrecords, vaardigheidsniveaus in geselecteerde domeinen, geplande toekomstige training en andere nuttige informatie.

Sommigen zeggen misschien dat dit voordeel eerder naar competentiematrices dan naar skill matrices neigt. Beide tools hebben vergelijkbare namen en beide termen worden door elkaar gebruikt, ook al verwijzen ze naar twee verschillende tools.

Wilt u meer weten over competentiematrices, bekijk dan dit artikel.

Bij conventionele skill matrices bestaat er daarentegen geen gelijkwaardige functie. U kunt gegevens alleen handmatig overzetten van de spreadsheetmatrix naar een apart bestand voor het persoonlijke skillsrapport. Dat is een tijdsintensieve taak, zeker als u verantwoordelijk bent voor honderden of zelfs duizenden werknemers.

Voordeel 8: Helpt bij het plannen van uw werkrooster

Hoe gekwalificeerd ze ook zijn, werknemers blijven mensen die af en toe rust nodig hebben. Op een bepaald moment nemen ze verlof of een ziektedag. Om deze vermindering in bezetting op te vangen, kunt u altijd vertrouwen op softwaregebaseerde skill matrices.

Daarmee kunt u eenvoudig de verdeling van vaardigheden binnen uw team bekijken. U kunt de afwezigheidsplanning van uw werknemers zo organiseren dat er op elk moment altijd een minimaal aantal hoogopgeleide en vaardige werknemers in het werkrooster aanwezig is. Zo blijven uw activiteiten vlot verlopen, zelfs als sommige teamleden afwezig zijn.

Voordeel 9: Ondersteunt uw aanwervingsstrategie

Naast het beheer van intern talent is een softwaregebaseerde skill matrix ook nuttig bij het rekruteren van extern talent. Ze dient als basis om te analyseren welke vaardigheden binnen uw bestaande talentenpool moeten worden versterkt. Met die ondersteuning kunt u datagedreven aanwervingsbeslissingen nemen, zodat u nieuw personeel aanwerft dat perfect aansluit bij de talentbehoeften van uw organisatie.

Voordeel 10: 100% papierloos werken

Last but not least betekent het gebruik van skill matrix software dat u 100% papierloos werkt. Vroeger werden spreadsheetgebaseerde skill matrices vaak afgedrukt en op een goed zichtbare plaats opgehangen. Met skill matrix software heeft iedereen in uw team er echter toegang toe via een pc/tablet/smartphone – zonder papier.

Papierloos werken betekent dat uw organisatie bespaart op papier- en printkosten. Op het eerste gezicht lijkt dat misschien verwaarloosbaar. Toch heeft een onderzoek in de VS aangetoond dat een werknemer gemiddeld 8.874 pagina’s per jaar print, wat bedrijven ongeveer USD 725/jaar kost. Minder papier gebruiken is ook een goede stap om de ecologische impact van uw bedrijf te beperken.

Conclusie

Het is duidelijk dat softwaregebaseerde skill matrices veel meer bieden dan hun conventionele tegenhangers. Uw organisatie verdient eersteklas skill matrix software, en Azumuta’s Skill Matrix & Training module is daarvoor de ideale oplossing.

Ze biedt een visueel intuïtieve skill matrix, genereert individuele rapporten over vaardigheden en training van werknemers, plant training op korte en lange termijn en omvat nog veel andere functies die workflows stroomlijnen.

Bovendien is het de enige software op de markt die kan worden geïntegreerd met andere productiviteitsverhogende modules, zoals Digital Work Instructions. Met al deze combinaties is Azumuta een alles-in-éénsoftware die het opvolgen van de voortgang van vaardigheden en training van uw werknemers snel en moeiteloos maakt.

Zie hoe Azumuta’s Digital Work Instructions module onze klant heeft geholpen om een 98% leveringsstiptheid te behalen en productieorders 1-2 dagen sneller af te werken in hun success story. Bekijk ook tal van andere voorbeelden van hoe Azumuta de productie-efficiëntie van klanten aanzienlijk heeft verbeterd hier.

Meer weten over Azumuta’s Skill Matrix & Training

Meer weten