Certaines personnes affirment que les employés sont l’actif le plus précieux de toute entreprise. Cette affirmation est en effet fondée, car ce sont les employés qui font tourner votre entreprise au quotidien. Leurs compétences et leur expérience sont les principaux facteurs qui déterminent le succès de votre entreprise.
Il est donc dans votre intérêt de veiller à ce que vos employés soient toujours bien formés. Il existe de nombreuses façons de suivre les compétences et l’historique de formation de vos employés. L’une des méthodes les plus courantes consiste à utiliser une matrice de compétences, qui peut exister sous une forme traditionnelle ou logicielle.
Dans cet article, nous vous présenterons les matrices de compétences, la différence entre les outils de matrice de compétences traditionnels et logiciels, ainsi que les 10 principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences.
Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est une visualisation des données relatives aux compétences des employés. Elle évalue et cartographie numériquement les compétences et l’historique de formation des employés, souvent avec un code couleur. Les managers utilisent couramment une matrice de compétences pour évaluer les performances des employés et déterminer quelle formation est nécessaire pour quel employé.
Par le passé, toutes les matrices de compétences étaient sur papier. Il arrivait qu’elles soient fixées à un tableau de matrice de compétences sur un mur, où chacun pouvait voir le niveau de compétence sélectionné de tous sur des ensembles de compétences choisis. Aujourd’hui, la plupart des matrices de compétences sont créées et utilisées au format numérique. Certains managers préfèrent les créer manuellement avec des feuilles Microsoft Excel, tandis que d’autres préfèrent utiliser un logiciel de matrice de compétences.
Découvrez-en plus sur le déficit de compétences, les matrices de compétences et les logiciels de matrice de compétences dans notre « Guide ultime des matrices de compétences et de la formation ».
Pourquoi une matrice de compétences est-elle importante ?
Quel que soit le secteur, une matrice de compétences est la meilleure alliée de tout manager. Elle permet aux managers de mesurer objectivement l’éventail des compétences de chaque employé. Ils se concentrent généralement sur les compétences techniques liées au poste. De plus, elle conserve également une trace des formations passées. Comme le dit le proverbe : « Mesurer, c’est savoir. »
Grâce à ces informations précieuses, les managers peuvent planifier des sessions de formation pour leurs employés. Si un déficit de compétences est constaté chez plusieurs employés, les managers peuvent organiser une formation à l’échelle de l’équipe pour y remédier. Une formation personnalisée est préférable si un déficit de compétences a été détecté chez un ou quelques employés.
Comment créer une matrice de compétences ?
Créer une matrice de compétences, que ce soit avec des outils traditionnels ou un logiciel dédié, n’a rien de compliqué. Tout collaborateur à l’aise avec l’informatique peut élaborer une matrice de compétences simple. Il suffit de créer une matrice avec Microsoft Excel ou un outil similaire, ou de télécharger et d’adapter un modèle depuis Internet (généralement basé sur Excel). Certains modèles peuvent être téléchargés gratuitement, tandis que d’autres sont payants.
Saisissez les noms de vos employés sur un axe et les compétences mesurées sur l’autre. Ensuite, indiquez dans le tableau la valeur des compétences mesurées (en chiffres, en lettres, avec un code couleur ou une combinaison). Et voilà, vous avez créé avec succès une matrice de compétences simple.
Si vous utilisez une matrice de compétences logicielle, il vous suffit de saisir le contenu nécessaire sans consacrer de temps ni d’efforts à la partie conception.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de matrice de compétences ?
Utiliser une matrice de compétences est indispensable pour tout manager. De plus, vous pouvez encore renforcer cet outil puissant grâce à un logiciel de matrice de compétences. Un logiciel de matrice de compétences est un outil numérique accessible depuis un PC/une tablette/un téléphone mobile, qui vous permet de créer et gérer des matrices de compétences et de les partager avec les autres membres de votre équipe.
Un logiciel de matrice de compétences offre bien plus qu’une matrice de compétences traditionnelle. Non seulement il fonctionne comme un outil de suivi de la formation des employés et d’évaluation de leurs compétences, mais il peut également servir à d’autres usages pratiques.
Nous examinerons plus en détail les principales différences entre les matrices de compétences traditionnelles et logicielles dans la section suivante.
Utiliser une matrice de compétences traditionnelle vs un logiciel de matrice de compétences
Aujourd’hui, les matrices de compétences peuvent être réparties en deux catégories : traditionnelles et logicielles. La principale différence réside dans la manière dont elles sont créées et utilisées.
Une matrice de compétences traditionnelle est généralement créée à l’aide d’un tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets. Les managers doivent ajuster manuellement les colonnes et les lignes pour former une matrice de compétences correcte.
Il est également possible de télécharger des modèles de matrice de compétences depuis des sources en ligne, bien qu’ils nécessitent encore quelques ajustements pour répondre aux besoins d’une organisation. Une fois créée, les managers peuvent saisir et supprimer manuellement des données dans leur matrice de compétences traditionnelle, comme dans n’importe quel autre tableur.
En revanche, l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences est tout autre. Les matrices de compétences traditionnelles comme logicielles servent principalement d’outil de suivi des compétences et de la formation des employés. Cependant, elles diffèrent sur de nombreux aspects.
De manière générale, une matrice de compétences logicielle est plus pratique et plus fonctionnelle que son équivalent traditionnel. Un logiciel de matrice de compétences est généralement déjà fourni avec un modèle préconçu. Vous n’avez donc qu’à saisir et gérer les données nécessaires, ce qui vous fait gagner du temps sur la conception et le code couleur de la matrice.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de matrice de compétences
Un logiciel de matrice de compétences offre de nombreuses fonctionnalités. Il existe d’innombrables fournisseurs de logiciels de matrice de compétences sur le marché, et voici quelques fonctionnalités standard de ce type de logiciel.
Accessibilité et portabilité
La fonctionnalité la plus visible d’une matrice de compétences logicielle est son accessibilité et sa portabilité. Elle est facilement accessible depuis tout appareil compatible avec Internet, comme un PC, une tablette ou un téléphone mobile. Vous pouvez donc l’emporter facilement partout et à tout moment. Vous pouvez créer ou modifier vos matrices de compétences même lorsque vous êtes loin du bureau, ce qui offre une excellente flexibilité.
Tester vos employés
Au-delà du suivi des compétences et de la formation de vos employés, il est essentiel de tester leurs connaissances et leurs compétences. De nombreux logiciels de matrice de compétences disposent d’une section intégrée dédiée aux tests des employés. Vous pouvez évaluer vos employés au moyen de quiz, avec images, vidéos et autres supports.
Mises à jour automatisées en temps réel
En raison de leur nature numérique, les matrices de compétences logicielles fournissent des mises à jour en temps réel à leurs utilisateurs. Ces mises à jour en temps réel peuvent prendre la forme de notifications audio (comme un « ping » ou une vibration) ou visuelles (comme des voyants codés par couleur ou un message contextuel) sur le PC/la tablette/le téléphone mobile ciblé.
Ces mises à jour en temps réel peuvent être utilisées à diverses fins, par exemple pour rappeler aux employés une formation à venir et les informer s’ils ont réussi ou échoué à certains tests de compétences.
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Modèle de matrice intégré
Les logiciels de matrice de compétences sont généralement fournis avec un modèle intégré. Il n’est donc pas nécessaire de concevoir la matrice à partir de zéro. Il suffit de saisir les textes et les chiffres dans la matrice existante, et elle est prête à l’emploi.
Collaboration et communication
Une autre fonctionnalité notable des logiciels de matrice de compétences est leur capacité à être intégrés à d’autres appareils. Cela signifie qu’une matrice de compétences logicielle peut être accessible depuis plusieurs PC, tablettes et téléphones mobiles. Avec le bon logiciel, elle peut même être intégrée à diverses machines industrielles, à l’image des instructions de travail numériques, qui peuvent être intégrées à un large éventail d’appareils. Découvrez ici comment des clés dynamométriques numériques peuvent être intégrées à des instructions de travail numériques. Grâce à cette fonctionnalité, tous les membres de votre équipe peuvent consulter leur niveau de compétence à tout moment et en tout lieu depuis leur téléphone mobile personnel.
Évaluation individuelle des employés
En plus du suivi collectif des compétences de toute votre équipe, vous pouvez aussi évaluer chacun de vos employés individuellement grâce à un logiciel de matrice de compétences. Chaque employé peut disposer de sa page de profil, avec le niveau de compétences documenté et les formations suivies. Vous pouvez ainsi proposer une formation adaptée individuellement à chaque employé.
Top 10 des avantages de l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences pour votre entreprise
Les fonctionnalités ci-dessus montrent clairement qu’un logiciel de matrice de compétences constitue un ajout puissant pour toute entreprise. Comparées aux matrices de compétences traditionnelles, les versions logicielles sont bien plus utiles. Voici plusieurs avantages clés de l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences pour votre entreprise :
Avantage 1 : une évaluation et un suivi des compétences des employés plus fluides
L’avantage le plus concret de l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences est son effet de rationalisation. Avec les matrices de compétences traditionnelles, les managers doivent créer manuellement un tableur pour constituer la matrice.
Des modèles de matrice téléchargeables sont également disponibles sur Internet. Toutefois, ils nécessitent encore des ajustements chronophages pour correspondre aux besoins de votre entreprise, car ils sont généralement très génériques.
Selon une enquête de la Dartmouth Business School sur l’utilisation des tableurs, 46 % des répondants passent au moins 3 heures par semaine à travailler sur des tableurs, et 10,8 % y consacrent 10 heures par semaine ou plus.
Avec un logiciel de matrice de compétences, vous n’avez qu’à saisir les données dans les champs existants. Inutile de perdre du temps sur des tâches répétitives comme la conception manuelle d’un tableur et son code couleur pour créer une matrice de compétences. Laissez le logiciel faire le travail, afin de libérer votre temps précieux pour des activités plus productives.
Avantage 2 : un meilleur suivi des performances et des rémunérations plus équitables
Une matrice de compétences logicielle vous permet de suivre facilement et objectivement les performances et les compétences de vos employés. Ces données sont utiles pour définir leurs plans de rémunération.
Les employés les plus performants doivent être récompensés en conséquence, car cela profitera à votre entreprise à long terme. Les employés qui se sentent appréciés sont susceptibles de donner le meilleur d’eux-mêmes dans leur travail et sont moins enclins à quitter votre entreprise, ce qui réduit votre taux de rotation.
Une étude du Pew Research Center a révélé que 63 % des répondants ayant quitté leur emploi en 2021 citaient le fait que « la rémunération était trop faible » comme facteur majeur ou mineur de leur départ. Le départ d’employés implique que des fonds, du temps et de l’énergie supplémentaires doivent être consacrés au recrutement et à l’intégration de nouveaux collaborateurs.
À l’inverse, les données issues de votre logiciel de matrice de compétences peuvent également servir d’outil de négociation lors des discussions de rémunération avec les employés moins performants. En bref, l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences permet de s’assurer que chaque employé reçoit une rémunération correspondant à ses performances et à ses compétences.
Alors qu’avec une matrice de compétences traditionnelle, vous devez effectuer toutes ces tâches manuellement. Il faut parfois même plusieurs tableurs pour y parvenir. À l’inverse, un logiciel de matrice de compétences propose une solution tout-en-un pour cette tâche.
Avantage 3 : une satisfaction au travail plus élevée
Au-delà de la rémunération, les possibilités de formation constituent un autre aspect important que les personnes recherchent chez leur employeur. Naturellement, les employés attendent un développement personnel grâce à des formations organisées par l’entreprise.
Une recherche de la Cleveland State University a montré une corrélation entre la formation fournie par l’entreprise et la satisfaction au travail. De plus, cette même recherche a également montré que l’organisation d’un volume de formation suffisant contribue à réduire le taux de rotation d’une entreprise.
Et bien sûr, un employé bien formé sera toujours plus efficace qu’un employé insuffisamment formé. Pour savoir quels employés ont besoin de quel type de formation, la manière la plus simple consiste à les suivre à l’aide d’un logiciel de matrice de compétences.
Avantage 4 : des programmes de formation des employés plus efficaces
L’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences vous permet d’analyser plus facilement les schémas de déficit de compétences au sein de votre équipe. Si une compétence fait défaut à l’ensemble ou à la majorité des membres de votre équipe, vous pouvez organiser un programme de formation collectif. De cette façon, vous n’avez besoin de planifier et d’organiser un programme de formation qu’une seule fois pour toute l’équipe, au lieu de le faire plusieurs fois.
De même, si un déficit de compétences n’est détecté que chez un petit nombre d’employés, vous pouvez alors créer une session de formation spécifiquement adaptée à eux. Ainsi, les employés qui n’ont pas besoin d’être formés peuvent continuer à travailler au lieu de participer à une formation inutile.
Découvrez l’importance d’identifier les déficits de compétences et d’utiliser des matrices de compétences pour former vos employés dans notre « Guide ultime des matrices de compétences et de la formation ».
Avantage 5 : la planification de la formation des employés à long terme
Avec un logiciel de matrice de compétences, vous pouvez planifier la formation de vos employés pour les semaines, les mois, voire les années à venir. De plus, vos employés seront pleinement informés de leur calendrier de formation futur.
Certains logiciels de matrice de compétences peuvent être reliés à des outils de planification populaires comme Google Calendar ou Outlook Calendar. Lorsqu’une formation approche, une notification automatique est envoyée aux appareils de vos employés. Cela leur rappelle la formation à venir et leur permet de s’y préparer.
Une matrice de compétences traditionnelle ne dispose pas de cette fonctionnalité pratique. Avec une matrice de compétences traditionnelle, les managers doivent toujours envoyer manuellement les invitations et rappels de formation aux calendriers de leurs employés.
Avantage 6 : apporte de la transparence à votre organisation
Une matrice de compétences logicielle offre une transparence inégalée à votre équipe. Avec elle, vous pouvez rendre la matrice des compétences et de la formation des employés accessible à toute personne de votre équipe. Ainsi, tout le monde connaît les niveaux de compétences et de formation de chacun à partir d’une base de données centrale.
Cela instaure un sentiment de transparence entre les membres de votre équipe, car les niveaux de compétences et de formation sont mesurés objectivement et affichés ouvertement. Cette fonctionnalité contribue à éliminer le favoritisme personnel et le népotisme dans toute organisation. Grâce à cette transparence, vous pouvez aussi encourager vos employés moins qualifiés et moins formés à apprendre davantage de leurs collègues plus compétents et expérimentés.
Avec une matrice de compétences traditionnelle, tout est plus lent et moins centralisé. Il arrive que chaque service ait son propre tableur de matrice de compétences pour les membres de son service. Toutes les activités de partage de données doivent être effectuées manuellement. Cela rend la coordination interservices plus lourde.
Avantage 7 : générer automatiquement des rapports de compétences individuels
Plusieurs logiciels de matrice de compétences vous permettent de générer automatiquement le rapport de compétences et de formation d’un employé. Ce rapport contient des données historiques, telles que les enregistrements de formations passées, les niveaux de compétences dans certains domaines, les formations futures planifiées et d’autres informations utiles.
Certains diront peut-être que cet avantage se rapproche davantage des matrices de compétences comportementales que des matrices de compétences. Les deux outils portent des noms similaires et les deux termes sont utilisés de manière interchangeable, même s’ils désignent deux outils distincts.
Pour en savoir plus sur les matrices de compétences comportementales, consultez cet article.
À l’inverse, il n’existe pas de fonctionnalité équivalente dans les matrices de compétences traditionnelles. Vous ne pouvez que transférer manuellement les données du tableur de matrice vers un fichier distinct pour établir le rapport de compétences individuel. Il s’agit d’une tâche chronophage, en particulier si vous êtes responsable de centaines, voire de milliers d’employés.
Avantage 8 : aide à planifier votre planning d’équipe
Aussi qualifiés soient-ils, les employés restent des êtres humains qui ont parfois besoin de repos. À un moment donné, ils prendront des congés ou un arrêt maladie. Pour atténuer cette baisse d’effectif, vous pouvez toujours compter sur les matrices de compétences logicielles.
Grâce à elles, vous pouvez facilement visualiser la répartition des compétences parmi les membres de votre équipe. Vous pouvez planifier les périodes d’absence de vos employés de sorte qu’à tout moment, un nombre minimum défini d’employés hautement qualifiés et formés soit toujours présent dans le planning. De cette manière, vos opérations continueront à fonctionner sans heurts, même si certains membres de votre équipe sont absents.
Avantage 9 : soutient votre stratégie de recrutement
En plus d’être utile pour gérer les talents internes, une matrice de compétences logicielle est également précieuse lors du recrutement de talents externes. Elle sert de base pour analyser quelles compétences doivent être renforcées au sein de votre vivier de talents existant. Avec son soutien, vous pouvez prendre des décisions de recrutement fondées sur les données, afin d’embaucher de nouveaux collaborateurs parfaitement adaptés aux besoins en talents de votre organisation.
Avantage 10 : être 100 % sans papier
Enfin, l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences signifie fonctionner à 100 % sans papier. Auparavant, les matrices de compétences basées sur des tableurs étaient souvent imprimées et affichées dans un endroit bien visible. Cependant, avec un logiciel de matrice de compétences, toute personne de votre équipe peut y accéder via un PC/une tablette/un smartphone, sans aucun papier.
Passer au sans papier signifie que votre organisation réduira ses coûts liés au papier et à l’impression. À première vue, cela peut sembler négligeable. Pourtant, une enquête menée aux États-Unis a montré qu’en moyenne, un employé imprime 8,874 pages par an, ce qui coûte aux entreprises environ 725 USD/an. Réduire l’utilisation du papier est également une bonne mesure pour limiter l’impact environnemental de votre entreprise.
En conclusion
Il est clair que les matrices de compétences logicielles offrent bien plus que leurs équivalents traditionnels. Votre organisation mérite un logiciel de matrice de compétences de premier ordre, et le module Skill Matrix & Training d’Azumuta est la solution idéale.
Il propose une matrice de compétences visuellement intuitive, génère des rapports individuels sur les compétences et la formation des employés, planifie des formations à court et à long terme, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités qui rationalisent le travail.
Mieux encore, c’est le seul logiciel du marché qui peut être intégré à d’autres modules améliorant la production, comme Digital Work Instructions. Avec toutes ces combinaisons, Azumuta est un logiciel tout-en-un qui fait du suivi des compétences et de la progression de formation de vos employés une tâche rapide et sans effort.
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