Las 10 principales ventajas de usar software de matriz de competencias

Algunas personas dicen que los empleados son el activo más valioso de cualquier empresa. Esta afirmación es, en efecto, válida, ya que son los empleados quienes hacen funcionar su negocio en las operaciones del día a día. Sus habilidades y experiencia son los principales factores que determinan el éxito de su empresa.

Por ello, garantizar que sus empleados estén siempre bien formados redunda en su propio interés. Existen muchas formas de hacer un seguimiento de las competencias de sus empleados y de su historial de formación. Uno de los métodos más habituales es utilizar una matriz de habilidades, que puede presentarse en versiones convencionales o basadas en software.

En este artículo, le presentaremos las matrices de habilidades, la diferencia entre las herramientas de matriz de habilidades convencionales y las basadas en software, y las 10 principales ventajas de utilizar un software de matriz de habilidades.

¿Qué es una matriz de habilidades?

Una matriz de habilidades es la visualización de datos de las competencias de los empleados. Evalúa y asigna numéricamente las competencias de los empleados y su historial de formación, a menudo también mediante códigos de colores. Los responsables suelen utilizar una matriz de habilidades para evaluar el rendimiento de los empleados y saber qué formación es necesaria para cada empleado.

En el pasado, todas las matrices de habilidades se hacían en papel. En ocasiones, podían colocarse en un tablero de matriz de habilidades en una pared, donde cualquiera podía ver el nivel de habilidad seleccionado de cada persona en determinados conjuntos de habilidades. Hoy en día, la mayoría de las matrices de habilidades se crean y utilizan de forma digital. Algunos responsables prefieren elaborarlas manualmente con hojas de Microsoft Excel, mientras que otros prefieren utilizar un software de matriz de habilidades.

Descubra más sobre la brecha de habilidades, las matrices de habilidades y el software de matriz de habilidades en nuestra «Guía definitiva sobre matrices de habilidades y formación».

¿Por qué es importante una matriz de habilidades?

Independientemente del sector, una matriz de habilidades es la mejor aliada de cualquier responsable. Permite medir objetivamente el amplio conjunto de competencias de cada empleado. Normalmente, se centran en las habilidades técnicas relacionadas con el puesto. Además, también conserva un registro de las formaciones anteriores. Como dice el refrán: «Medir es conocer».

Con esta útil información, los responsables pueden planificar sesiones de formación para sus empleados. Si se detecta una brecha de habilidades en varios empleados, los responsables pueden organizar una formación para todo el equipo con el fin de abordarla. Si la brecha de habilidades se detecta en uno o pocos empleados, es preferible una formación personal más adaptada.

¿Cómo crear una matriz de habilidades?

Crear una matriz de habilidades, ya sea con herramientas convencionales o con software específico, no tiene ninguna complicación. Cualquier trabajador con soltura informática puede elaborar una matriz de habilidades sencilla. Basta con crear una matriz con Microsoft Excel o una herramienta similar, o descargar y adaptar una plantilla de internet (normalmente basada en Excel). Algunas plantillas pueden descargarse gratuitamente, mientras que otras son de pago.

Introduzca los nombres de sus empleados en un eje y las habilidades medidas en el otro. Después, introduzca en la tabla el valor de las habilidades medidas (en números, letras, códigos de color o una combinación). Y con ello, habrá elaborado correctamente una matriz de habilidades sencilla.

Si utiliza una matriz de habilidades basada en software, simplemente introduzca el contenido necesario sin dedicar tiempo ni esfuerzo a la parte del diseño.

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¿Qué es un software de matriz de habilidades?

Utilizar una matriz de habilidades es imprescindible para cualquier responsable. Además, puede mejorar aún más esta potente herramienta con un software de matriz de habilidades. Un software de matriz de habilidades es una herramienta digital accesible desde un PC/tablet/teléfono móvil, con la que puede crear y gestionar matrices de habilidades y compartirlas con otros miembros de su equipo.

Un software de matriz de habilidades ofrece mucho más que una matriz de habilidades convencional. No solo funciona como una herramienta de seguimiento de la formación de los empleados y de valoración de sus competencias, sino que también puede servir para otros fines prácticos.

En la siguiente sección analizaremos con más detalle las diferencias clave entre las matrices de habilidades convencionales y las basadas en software.

Uso de una matriz de habilidades convencional frente a un software de matriz de habilidades

Hoy en día, las matrices de habilidades pueden dividirse en categorías convencionales y basadas en software. La diferencia clave radica en cómo se crean y se utilizan.

Una matriz de habilidades convencional suele elaborarse con una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. Los responsables deben ajustar manualmente columnas y filas para formar una matriz de habilidades adecuada.

Como alternativa, también pueden descargarse plantillas de matrices de habilidades de fuentes online, aunque siguen requiriendo cierto trabajo de ajuste para adaptarse a las necesidades de una organización. Una vez creada, los responsables pueden introducir y eliminar datos manualmente en su matriz de habilidades convencional, igual que en cualquier otra hoja de cálculo.

Por su parte, utilizar un software de matriz de habilidades es otra historia. Tanto las matrices de habilidades convencionales como las basadas en software sirven principalmente como herramienta de seguimiento de las competencias y la formación de los empleados. Sin embargo, hay muchos aspectos en los que difieren.

En general, una matriz de habilidades basada en software es más práctica y cuenta con más funcionalidades que su equivalente convencional. Un software de matriz de habilidades suele incluir ya una plantilla prediseñada. Por tanto, solo tiene que introducir y gestionar los datos necesarios, ahorrando tiempo en el diseño y la codificación por colores de la matriz.

Funcionalidades clave del software de matriz de habilidades

Un software de matriz de habilidades ofrece numerosas funcionalidades. Existen innumerables proveedores de software de matriz de habilidades en el mercado, y estas son algunas de las funciones estándar de este tipo de software.

Accesibilidad y portabilidad

La característica más visible de una matriz de habilidades basada en software es su accesibilidad y portabilidad. Puede accederse fácilmente a ella desde cualquier dispositivo compatible con internet, como un PC, una tablet o un teléfono móvil. Así, puede llevarla consigo a cualquier lugar y en cualquier momento. Puede crear o editar sus matrices de habilidades incluso cuando esté fuera de la oficina, lo que le proporciona una flexibilidad excelente.

Evaluación de sus empleados

Además de hacer un seguimiento de las competencias y la formación de sus empleados, es esencial evaluar sus conocimientos y habilidades. Muchos software de matriz de habilidades incorporan una sección interna de pruebas para empleados. Puede evaluar a sus empleados mediante cuestionarios, con imágenes, vídeos y otros medios de apoyo.

Actualizaciones automatizadas en tiempo real

Debido a su naturaleza digital, las matrices de habilidades basadas en software proporcionan actualizaciones en tiempo real a sus usuarios. Estas actualizaciones en tiempo real pueden presentarse en forma de notificaciones de audio (como un sonido de «ping» o una vibración) o visuales (como luces codificadas por colores o un mensaje emergente) en el PC/tablet/teléfono móvil de destino.

Estas actualizaciones en tiempo real pueden utilizarse para varios fines, como recordar a los empleados una próxima formación e informarles de si han aprobado o suspendido determinadas pruebas de habilidades.

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Plantilla de matriz integrada

El software de matriz de habilidades suele incluir una plantilla integrada. Por ello, no es necesario diseñar la matriz desde cero. Simplemente introduzca textos y números en la matriz existente, y estará lista para usarse.

Colaboración y comunicación

Otra función destacable del software de matriz de habilidades es su capacidad de integración con otros dispositivos. Esto significa que se puede acceder a una matriz de habilidades basada en software desde varios PC, tablets y teléfonos móviles. Con el software adecuado, incluso puede integrarse con diversa maquinaria industrial, de forma similar a las instrucciones de trabajo digitales, que pueden integrarse con una amplia gama de dispositivos. Descubra aquí cómo las llaves dinamométricas digitales pueden integrarse con las instrucciones de trabajo digitales. Con esta función, todos los miembros de su equipo pueden consultar sus niveles de habilidad en cualquier momento y lugar desde sus teléfonos móviles personales.

Evaluación individual del empleado

Además de hacer un seguimiento colectivo de las competencias de todo su equipo, también puede evaluar a cada uno de sus empleados de forma individual gracias al software de matriz de habilidades. Cada empleado puede tener su propia página de perfil, con el nivel de competencias documentado y la formación recibida. Como resultado, puede ofrecer una formación adaptada individualmente a cada empleado.

Las 10 principales ventajas de utilizar un software de matriz de habilidades para su empresa

Las funcionalidades anteriores muestran claramente que el software de matriz de habilidades es un potente complemento para cualquier empresa. En comparación con las matrices de habilidades convencionales, las basadas en software son mucho más útiles. Estas son varias ventajas clave de utilizar un software de matriz de habilidades para su empresa:

Ventaja 1: Una experiencia optimizada en la evaluación y el seguimiento de las competencias de los empleados

La ventaja más tangible de utilizar un software de matriz de habilidades es su impacto en la optimización de procesos. En las matrices de habilidades convencionales, los responsables deben elaborar manualmente una hoja de cálculo para formar la matriz.

También hay plantillas de matrices descargables disponibles en internet. Sin embargo, siguen necesitando algunos ajustes que consumen tiempo para adaptarse a las necesidades de su empresa, ya que suelen ser muy genéricas.

Según una encuesta de Dartmouth Business School sobre el uso de hojas de cálculo, el 46% de los encuestados dedica al menos 3 horas por semana a trabajar con hojas de cálculo, y el 10,8% dedica 10 horas semanales o más.

Con un software de matriz de habilidades, solo tiene que introducir los datos en los campos existentes. No hace falta perder tiempo en tareas rutinarias como diseñar manualmente y aplicar códigos de colores a una hoja de cálculo para crear una matriz de habilidades. Deje que el software haga el trabajo y libere su valioso tiempo para actividades más productivas.

Ventaja 2: Mejor seguimiento del rendimiento y compensaciones más justas

Una matriz de habilidades basada en software le permite hacer un seguimiento fácil y objetivo del rendimiento y las competencias de sus empleados. Estos datos son útiles a la hora de determinar sus planes de compensación.

Los empleados con mejor rendimiento deben ser recompensados en consecuencia, ya que eso beneficiará a su empresa a largo plazo. Los empleados que se sienten valorados probablemente darán lo mejor de sí en su trabajo y tendrán menos probabilidades de abandonar su empresa, lo que reducirá su tasa de rotación.

Un estudio del Pew Research Center reveló que el 63% de los encuestados que dejaron su trabajo en 2021 citó «el salario era demasiado bajo» como un factor principal o secundario al marcharse. Cuando los empleados dimiten, deben invertirse fondos, tiempo y energía adicionales en reclutar e incorporar a nuevos empleados.

Como alternativa, los datos de su software de matriz de habilidades también pueden utilizarse como herramienta de apoyo al negociar la compensación con empleados de bajo rendimiento. En resumen, utilizar un software de matriz de habilidades ayuda a garantizar que cada empleado reciba una compensación acorde con su rendimiento y sus competencias.

En una matriz de habilidades convencional, en cambio, debe realizar todas estas tareas manualmente. A veces, incluso se necesitan varias hojas de cálculo para ello. Por el contrario, el software de matriz de habilidades ofrece una solución integral para esta tarea.

Ventaja 3: Mayor satisfacción laboral

Además de la compensación, las oportunidades de formación son otro aspecto importante que las personas buscan en sus empleadores. Naturalmente, los empleados esperan un desarrollo personal mediante la formación organizada por la empresa.

Una investigación de la Cleveland State University ha mostrado una correlación entre la formación proporcionada por la empresa y la satisfacción laboral. Además, la misma investigación también concluyó que organizar una formación suficiente ayuda a reducir la tasa de rotación de una empresa.

Y, por supuesto, un empleado bien formado siempre rendirá mejor que uno con formación insuficiente. Para saber qué empleados requieren qué tipo de formación, la forma más sencilla es hacerles seguimiento mediante un software de matriz de habilidades.

Ventaja 4: Programas de formación de empleados eficientes

Utilizar un software de matriz de habilidades le permite analizar con mayor facilidad los patrones de brechas de habilidades en su equipo. Si una habilidad falta en la totalidad o la mayoría de los miembros de su equipo, puede organizar un programa de formación masiva. De ese modo, solo necesita planificar y organizar un programa de formación una vez para todo el equipo, en lugar de hacerlo varias veces.

Del mismo modo, si solo se detecta una brecha de habilidades en un número reducido de empleados, puede crear una sesión de formación específicamente adaptada para ellos. Así, los empleados que no necesitan formarse pueden seguir realizando su trabajo en lugar de participar en una formación innecesaria.

Descubra la importancia de identificar las brechas de habilidades y de utilizar matrices de habilidades para formar a sus empleados en nuestra «Guía definitiva sobre matrices de habilidades y formación».

Ventaja 5: Planificación de la formación de empleados a largo plazo

Con un software de matriz de habilidades, puede planificar la formación de sus empleados para las próximas semanas, meses o incluso años. Además, sus empleados estarán plenamente informados de su calendario de formación futuro.

Algunos software de matriz de habilidades pueden vincularse con herramientas populares de planificación como Google Calendar o Outlook Calendar. Cuando la formación esté próxima, se enviará una notificación automática a los dispositivos de sus empleados. Esto les recordará la formación próxima, permitiéndoles prepararse para ella.

Una matriz de habilidades convencional no dispone de esta práctica funcionalidad. Con una matriz de habilidades convencional, los responsables aún tienen que enviar manualmente invitaciones y recordatorios de formación a los calendarios de sus empleados.

Ventaja 6: Aporta transparencia a su organización

Una matriz de habilidades basada en software ofrece una transparencia inigualable para su equipo. Con ella, puede configurar la matriz de competencias y formación de los empleados para que sea accesible a cualquier persona de su equipo. Como resultado, todos conocen los niveles de competencias y formación de todos desde una base de datos central.

Esto aporta una sensación de transparencia entre los miembros de su equipo, ya que los niveles de competencias y formación se miden objetivamente y se muestran abiertamente. Esta funcionalidad ayuda a eliminar el favoritismo personal y el nepotismo en cualquier organización. Gracias a esta apertura, también puede animar a sus empleados con menos competencias y menos formación a aprender más de sus compañeros más competentes y experimentados.

Con una matriz de habilidades convencional, todo es más lento y menos centralizado. A veces, cada departamento tiene su propia hoja de cálculo de matriz de habilidades para los miembros de su departamento. Todas las actividades de intercambio de datos deben realizarse manualmente. Esto hace que la coordinación interdepartamental sea más engorrosa.

Ventaja 7: Generación automática de informes personales de habilidades

Varios software de matriz de habilidades le permiten generar automáticamente un informe individual de competencias y formación de un empleado. Este informe contiene datos históricos, como registros de formación anteriores, niveles de competencia en campos seleccionados, formación futura planificada y otra información útil.

Algunos podrían decir que esta ventaja se inclina más hacia las matrices de competencias que hacia las matrices de habilidades. Ambas herramientas tienen nombres similares y ambos términos se utilizan indistintamente, aunque se refieren a dos herramientas distintas.

Para saber más sobre las matrices de competencias, consulte este artículo.

Por el contrario, no existe una funcionalidad equivalente en las matrices de habilidades convencionales. Solo puede transferir manualmente los datos de la matriz de la hoja de cálculo a un archivo aparte para el informe personal de habilidades. Se trata de una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente si es responsable de cientos o incluso miles de empleados.

Ventaja 8: Ayuda a planificar su cuadrante de trabajo

Por muy cualificados que estén, los empleados siguen siendo personas que necesitan descansar de vez en cuando. En algún momento, se tomarán vacaciones o una baja por enfermedad. Para mitigar esta reducción de personal, siempre puede apoyarse en matrices de habilidades basadas en software.

Con ellas, puede ver fácilmente la distribución de competencias de los miembros de su equipo. Puede planificar los periodos de ausencia de sus empleados para que, en cualquier momento, siempre haya un número mínimo determinado de empleados altamente cualificados y formados en el cuadrante de trabajo. De esta forma, sus operaciones seguirán funcionando sin problemas, incluso si algunos miembros de su equipo están ausentes.

Ventaja 9: Refuerza su estrategia de contratación

Además de ser útil para gestionar el talento interno, una matriz de habilidades basada en software también resulta útil al reclutar talento externo. Servirá como base para analizar qué habilidades deben mejorarse dentro de su reserva de talento actual. Con su apoyo, puede tomar decisiones de contratación basadas en datos, de modo que contratará nuevo personal que se ajuste perfectamente a las necesidades de talento de su organización.

Ventaja 10: 100% sin papel

Por último, pero no por ello menos importante, utilizar un software de matriz de habilidades significa trabajar 100% sin papel. Antes, las matrices de habilidades basadas en hojas de cálculo solían imprimirse y fijarse en un lugar bien visible. Sin embargo, con un software de matriz de habilidades, cualquier persona de su equipo puede acceder a ella a través de un PC/tablet/smartphone, sin necesidad de papel.

Trabajar sin papel significa que su organización reducirá los costes de papel e impresión. Al principio puede parecer insignificante. Sin embargo, una encuesta en EE. UU. ha mostrado que, de media, un empleado imprime 8,874 páginas al año, lo que cuesta a las empresas alrededor de 725 USD/año. Reducir el uso de papel también es un buen paso para limitar el impacto medioambiental de su empresa.

En resumen

Está claro que las matrices de habilidades basadas en software ofrecen mucho más que sus equivalentes convencionales. Su organización merece un software de matriz de habilidades de primer nivel, y el módulo Skill Matrix & Training de Azumuta es su solución ideal.

Ofrece una matriz de habilidades visualmente intuitiva, genera informes individuales de competencias y formación de los empleados, programa formaciones a corto y largo plazo, y muchas otras funcionalidades que agilizan el trabajo.

Además, es el único software del mercado que puede integrarse con otros módulos que mejoran la producción, como Digital Work Instructions. Con todas estas combinaciones, Azumuta es un software integral que convierte el seguimiento del progreso de las competencias y la formación de sus empleados en una tarea rápida y sencilla.

Vea cómo el módulo Digital Work Instructions de Azumuta ha ayudado a nuestro cliente a lograr una tasa de puntualidad en las entregas del 98% y acelerar sus órdenes de producción en 1-2 días en su caso de éxito. Además, consulte otros numerosos ejemplos de cómo Azumuta ha mejorado enormemente la eficiencia productiva de sus clientes aquí.

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