Matriz de habilidades vs matriz de competencias: ¿son lo mismo?

La matriz de habilidades y la matriz de competencias son términos familiares para los directivos y los responsables de recursos humanos. Ambas herramientas se utilizan habitualmente para evaluar y gestionar a los empleados en una organización, independientemente del sector.

Los términos matriz de habilidades y matriz de competencias se usan a veces de forma indistinta. Suenan igual, y muchos profesionales incluso creen que son lo mismo.

Sin embargo, una matriz de habilidades y una matriz de competencias son, en realidad, dos herramientas distintas. A pesar de sus nombres parecidos y sus similitudes, ambas herramientas tienen finalidades diferentes. Incluso presentan características, usuarios objetivo, contenidos y otras diferencias diversas.

En este artículo, profundizaremos en las matrices de habilidades y de competencias. También destacaremos sus principales diferencias, similitudes y posibilidades de digitalización, y le ayudaremos a elegir qué herramientas se adaptan mejor a sus necesidades.

¿Qué es una matriz de habilidades?

Una matriz de habilidades es la manifestación visual del nivel de habilidades de sus empleados en áreas de habilidades seleccionadas. Aquí, las habilidades se refieren a la experiencia de un empleado en un campo específico. Por ejemplo, habilidades en soldadura, conducción de carretillas elevadoras o programación en JavaScript. Las habilidades son altamente técnicas y específicas del puesto.

Mientras tanto, una matriz es una tabla que contiene datos numéricos. Así pues, en resumen, una matriz de habilidades es una tabla que muestra numéricamente los niveles de habilidades de sus empleados.

El uso de una matriz de habilidades dentro de un equipo

Una matriz de habilidades supervisa y evalúa los niveles de habilidades de los empleados dentro de un equipo. Contiene únicamente habilidades específicas del puesto y no incluye habilidades interpersonales genéricas como comunicación, liderazgo y trabajo en equipo. Una matriz de habilidades resulta útil a la hora de decidir la asignación de tareas y planificar formación técnica futura.

Dado que se centra en habilidades específicas relacionadas con el puesto, la utilizan principalmente los jefes de proyecto para evaluar individualmente a los miembros de su departamento. Una matriz de habilidades suele utilizarse internamente dentro de un departamento y no fuera de él debido a su especificidad.

¿Cómo crear y utilizar una matriz de habilidades?

Crear y utilizar una matriz de habilidades es un proceso sencillo. Hay dos formas de crear y utilizar una matriz de habilidades: manualmente o mediante un software de matriz de habilidades. Si elige la primera opción, puede diseñar una matriz de habilidades con herramientas de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.

Como alternativa, puede descargar una plantilla de matriz de habilidades en línea. Algunas de estas plantillas son gratuitas, mientras que otras son de pago. Tras descargarlas, déles formato con Microsoft Excel o programas similares para adaptarlas a sus necesidades.

Después, su matriz de habilidades estará lista para usarse. Introduzca los nombres de los miembros de su equipo en un eje y las habilidades evaluadas en el otro. En el centro, añada el valor numérico de sus habilidades.

Usar un software de matriz de habilidades ofrece una mejor experiencia. No es necesario diseñar, descargar ni editar una plantilla. Solo tiene que introducir los nombres de sus empleados, las habilidades evaluadas y los valores de habilidad en el campo existente. Además, el software de matriz de habilidades incorpora muchas funciones adicionales, lo que lo convierte en una herramienta mucho más potente que las matrices convencionales.

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¿Qué es una matriz de competencias?

Una matriz de competencias es una representación basada en competencias de los niveles de sus empleados en determinadas competencias. Las competencias hacen referencia a un conjunto de habilidades (tanto técnicas como interpersonales) necesarias para realizar una tarea.

Un buen ejemplo de ello es la competencia para crear un sitio web. Para esta competencia se necesita una combinación de varias habilidades técnicas e interpersonales. Las habilidades técnicas necesarias incluyen uno o varios lenguajes de programación, herramientas de diseño gráfico y analítica SEO.

Mientras tanto, las habilidades interpersonales necesarias para esta competencia incluyen la gestión del tiempo (ya que hay plazos que cumplir), la capacidad de trabajar en equipo y la capacidad de resolución de problemas (siempre hay errores que resolver al crear un sitio web desde cero).

En la siguiente sección destacaremos las diferencias entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias.

Finalidad de una matriz de competencias en una organización

Una matriz de competencias refleja el nivel de dominio de los miembros de su equipo en competencias seleccionadas, incluidas las habilidades interpersonales. Como las competencias son más amplias que las habilidades, su alcance es más genérico que el de las matrices de habilidades.

Una matriz de competencias es utilizada con más frecuencia por los responsables de recursos humanos y miembros de la alta dirección que por los jefes de proyecto. Una matriz de competencias suele emplearse para evaluar los planes de compensación de los empleados y su potencial de promoción. Además, también se utiliza como fuente de datos para la estrategia de contratación de una organización.

¿Cómo elaborar y utilizar una matriz de competencias?

La elaboración y el uso de una matriz de competencias son, en esencia, iguales que los de una matriz de habilidades. Puede elaborarla con una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. De lo contrario, puede descargar una plantilla de matriz de competencias en línea y editarla según sus necesidades.

Y, por supuesto, puede utilizar un software de matriz de habilidades para crear y utilizar su matriz de competencias. Dado que tanto las matrices de habilidades como las de competencias tienen el mismo diseño (solo cambia el contenido), siempre puede usar un software de matriz de habilidades para sus matrices de competencias.

¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?

Ahora que tanto las matrices de habilidades como las de competencias se han explicado en detalle, es el momento de analizar sus diferencias. Estas son las principales diferencias entre ambas:

Habilidades frente a competencias

Como su nombre indica, una matriz de habilidades se centra en las habilidades, mientras que una matriz de competencias se centra en las competencias. Una matriz de habilidades solo evalúa habilidades técnicas relacionadas con el puesto. Algunos ejemplos de habilidades incluyen programar en Phyton, conocimientos técnicos sobre ISO 9001 Certification, habilidades en el uso de una herramienta dinamométrica y muchas otras.

Por otro lado, una matriz de competencias refleja las competencias de sus empleados, que son más amplias que las habilidades. Un buen ejemplo es la competencia en presupuestación. Bajo este paraguas competencial se incluyen habilidades técnicas como el conocimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) o un sistema similar en su jurisdicción, el dominio de Microsoft Excel y la capacidad de elaborar informes financieros, así como habilidades interpersonales como la gestión del tiempo (para cumplir plazos) y la atención a los pequeños detalles.

Una matriz de competencias abarca más aspectos que una matriz de habilidades, pero es menos específica y aporta un conocimiento menos profundo de las habilidades técnicas de sus empleados. Además, una matriz de habilidades suele tener únicamente indicadores medidos de forma totalmente cuantitativa. Por el contrario, una matriz de competencias tiene indicadores medidos tanto cuantitativa como cualitativamente, aunque sus mediciones son menos profundas y están menos definidas cuantitativamente.

En resumen, una matriz de habilidades es más específica, solo incluye habilidades técnicas y está muy orientada al sector. Mientras tanto, una matriz de competencias es más amplia, consta de habilidades técnicas e interpersonales y no está fijada en un único sector concreto. Su inconveniente es que ofrece un análisis menos profundo que una matriz de habilidades y es menos objetiva debido a sus mediciones basadas en criterios cualitativos.

Usos dentro de una organización

Debido a sus diferentes contenidos, una matriz de habilidades y una matriz de competencias desempeñan funciones organizativas diferentes. Como una matriz de habilidades solo evalúa las habilidades técnicas de un empleado, en general se utiliza en el contexto de un equipo pequeño dentro de una organización. Por ejemplo, dentro de un equipo de diseño de producto, un responsable incluiría habilidades como AutoCAD o Blender en la matriz de habilidades de los miembros de su equipo.

Una matriz de habilidades se utiliza habitualmente para distribuir tareas dentro de un equipo. De este modo, cada miembro del equipo recibe funciones acordes con su nivel de habilidades. Los empleados junior pueden recibir tareas más sencillas, mientras que a los miembros senior de su equipo se les asignan funciones más exigentes.

También resulta útil al planificar un cuadrante diario o semanal del equipo, de modo que siempre haya empleados altamente cualificados en cualquier momento en caso de que alguno de los miembros de su equipo esté de baja o de vacaciones.

Mientras tanto, una matriz de competencias es más amplia. A diferencia de las matrices utilizadas por los jefes de proyecto, suelen ser consultadas por responsables de recursos humanos o por miembros de la alta dirección para evaluar a los empleados de toda la empresa.

Los datos contenidos en una matriz de competencias se utilizan para evaluar los planes de sucesión, promoción y compensación de los empleados. Antes de ascender a un empleado o concederle un aumento, es fundamental evaluar sus habilidades técnicas e interpersonales, y no hay mejor manera de representarlas que mediante una matriz de competencias.

Además, antes de contratar a un nuevo empleado, los responsables de recursos humanos consultarían primero su matriz de competencias para comprender mejor las cualidades del candidato ideal que la empresa necesita.

¿Existen similitudes entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?

A pesar de sus diferencias, una matriz de habilidades y una matriz de competencias también comparten numerosas similitudes. Tienen tantas similitudes que muchos profesionales usan ambos términos indistintamente. Estas son algunas de las similitudes entre ambas:

Vista general de las habilidades y competencias de los empleados

Tanto las matrices de habilidades como las de competencias ofrecen una vista general inigualable de las habilidades y competencias de sus empleados. Con un solo vistazo a su matriz, queda informado de inmediato sobre los niveles de habilidades y competencias de sus empleados.

Con esta información, se asegura de que todas sus decisiones estén basadas en datos. Con las matrices de habilidades y competencias, siempre estará bien informado antes de tomar medidas como planificar un programa de formación para sus empleados, decidir quién formará parte del cuadrante del equipo de la próxima semana, considerar la solicitud de aumento salarial de uno de sus empleados y muchas otras aplicaciones reales.

Aplicables de forma universal en cualquier sector

Otra similitud entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias es su carácter universal. Ambas matrices son útiles en cualquier sector. Independientemente de su sector, evaluar periódicamente las habilidades y competencias de sus empleados es una tarea importante.

Y no hay mejor herramienta para hacerlo que una matriz de habilidades y competencias. Si se detecta una carencia de habilidades o competencias, es el momento de planificar un programa de formación o contratar a un nuevo empleado para su equipo.

De vez en cuando, sus empleados pueden solicitar un ascenso o un aumento salarial, independientemente de su puesto y función. Para medir si esos empleados merecen el ascenso o aumento solicitado, las matrices de habilidades y competencias son su mejor aliado.

Disponible en versiones convencionales y basadas en software

Los diseños de una matriz de habilidades y una matriz de competencias son prácticamente iguales. Por ello, ambas herramientas pueden presentarse en una versión convencional o basada en software.

Una matriz de habilidades o competencias convencional puede crearse desde cero con una herramienta de hoja de cálculo. Como alternativa, podría descargar en línea una plantilla de matriz de habilidades o competencias y realizar las modificaciones necesarias para adaptarla a las necesidades de su equipo.

Por supuesto, siempre puede utilizar un software de matriz de habilidades o competencias. Debido a su diseño similar, puede crear y utilizar tanto matrices de habilidades como de competencias dentro del mismo software.

Siempre se recomienda utilizar una matriz basada en software frente a una convencional, ya que ofrece una gran cantidad de funciones potentes que no existen en una matriz convencional.

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Elegir la herramienta adecuada para sus necesidades

Ahora que ya domina las diferencias y similitudes entre las matrices de habilidades y de competencias, es el momento de poner ambas en práctica. Pero quizá se pregunte: ¿cuál debería utilizar?

En resumen, depende del uso que vaya a dar a la matriz. En esta sección, le ayudaremos a determinar qué matriz se adapta mejor a sus necesidades.

¿Cuándo debería optar por una matriz de habilidades?

Una matriz de habilidades gira en torno a habilidades específicas relacionadas con el puesto. Por ello, si usted es jefe de proyecto de un equipo pequeño o de un departamento altamente técnico, lo más probable es que utilice una matriz de habilidades con mayor frecuencia.

Además, una matriz de habilidades es la herramienta adecuada para tareas como evaluar las habilidades técnicas de los miembros de su equipo, planificar la formación futura, organizar un cuadrante de trabajo y otras funciones similares.

¿Cuándo se prefiere una matriz de competencias?

Una matriz de competencias es más adecuada para usted si trabaja como responsable de recursos humanos o como directivo a cargo de varios departamentos. Especialmente para tareas como evaluar la compensación y la progresión profesional futura de sus empleados, representar su rendimiento general y servir como fuente de información para fines de contratación.

Combinar matrices de habilidades y de competencias

En cualquier caso, se recomienda disponer tanto de una matriz de habilidades como de una matriz de competencias. Para tomar las decisiones empresariales más racionales, necesita tener a su alcance todos los datos e información disponibles en todo momento.

En el caso de las matrices de habilidades, lo ideal es que sean elaboradas y gestionadas por el jefe de proyecto de cada departamento. Cada departamento debería tener su propia matriz de habilidades. Como una matriz de habilidades es altamente técnica, solo quienes trabajan en ese campo comprenden plenamente su contenido. Alguien que trabaja en finanzas nunca puede evaluar las habilidades de programación en SQL de un empleado de IT, y viceversa.

Por el contrario, una matriz de competencias es bastante general y amplia. Los datos obtenidos de la matriz de habilidades de cada departamento pueden incorporarse a una base de datos de matriz de competencias de toda la empresa.

Además, un responsable de recursos humanos puede evaluar las habilidades interpersonales de sus empleados e incluir esta información en la matriz de competencias de toda la empresa. Por tanto, en la mayoría de los casos, una única matriz de competencias a nivel de empresa gestionada por el departamento de recursos humanos debería ser suficiente.

Uso de matrices de habilidades y competencias basadas en software

A estas alturas, debería quedar claro que tanto las matrices de habilidades como las de competencias son fundamentales para cualquier organización. Además, puede potenciar aún más esta útil herramienta usando un software de matrices de habilidades y competencias. Algunas ventajas importantes de utilizar un software de matriz de habilidades son:

• Una experiencia sin esfuerzo al evaluar las habilidades y competencias de sus empleados
• Una forma más transparente de planificar la compensación y la progresión profesional de sus empleados
• Programas de formación para empleados más eficientes y específicos
• Disponer de un proceso de contratación digital basado en datos
• Avanzar hacia un entorno 100% sin papel

Y muchas otras ventajas. Para una explicación más detallada de los beneficios de utilizar una matriz de habilidades y competencias basada en software, consulte nuestro artículo aquí.

Conclusiones clave

Utilice un software de primer nivel para crear y gestionar sus matrices de habilidades y competencias. El módulo Skills Matrix & Training de Azumuta ofrece todas las funcionalidades que su organización necesita para crear y gestionar matrices de habilidades y competencias potentes.

No solo puede gestionar fácilmente matrices de habilidades y competencias visualmente intuitivas, sino que también ofrece funciones como la programación de planes de formación a largo plazo, la generación de informes de rendimiento de empleados personalizados y muchas otras funcionalidades ventajosas.

Además, puede integrarlo con el módulo Digital Work Instructions de Azumuta. Con él, puede proporcionar instrucciones y evaluar el cumplimiento de sus empleados en tiempo real desde la comodidad de su PC, tablet o smartphone, todo en una sola aplicación.

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