Hoe u een effectieve skills gap analysis uitvoert met behulp van een skills matrix

De skills gap is een fenomeen dat wereldwijd steeds meer aandacht krijgt. De gevolgen ervan zijn de afgelopen jaren duidelijk voelbaar geweest binnen de maakindustrie. Veel industrie-experts raden elke organisatie aan om af en toe een skills gap-analyse uit te voeren om deze uitdaging aan te pakken.

Maar wat is een skills gap precies? Hoe kunt u een skills gap-analyse van uw medewerkers uitvoeren? En welke tools moeten worden gebruikt bij het uitvoeren van een skills gap-analyse? Voor projectmanagers en HR-medewerkers die nieuw zijn met skills gap-analyse, kan het opstarten ervan ontmoedigend lijken.

Maar maakt u zich geen zorgen, dit artikel helpt u bij het implementeren van een effectieve skills gap-analyse. We introduceren kort het fenomeen skills gap, de skills gap-analyse, de skill matrix als primaire analysetool en een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een succesvolle skills gap-analyse.

Wat is een Skills Gap?

Een skills gap is een situatie waarin er een mismatch bestaat tussen de vaardigheden die nodig zijn om een bepaalde functie uit te voeren en de huidige vaardigheden van een medewerker. Deze situatie kan in elke sector voorkomen. De maakindustrie wordt bijzonder hard getroffen door het probleem van de skills gap. Volgens een onderzoek van Deloitte zouden er bijvoorbeeld in de VS tussen 2020 en 2030 2,1 miljoen productiebanen onvervuld blijven.

De Europese maakindustrie ervaart hetzelfde probleem in de vorm van tekorten aan gekwalificeerde productiemedewerkers, zoals dit onderzoeksrapport van Eurofund aangeeft. Het probleem van de skills gap in de maakindustrie is dus zeker een ernstige zorg.

Verschillende factoren dragen bij aan dit probleem, waaronder pensionerende werknemers, een mismatch tussen onderwijs en de behoeften van de industrie, en voortdurend evoluerende technologische vooruitgang, om er enkele te noemen.

Voor een diepgaandere blik op dit fenomeen, lees ons artikel over de skills gap in de maakindustrie.

Wat is een Skills Gap-analyse?

Als projectmanager of HR-medewerker is het essentieel om de impact van de skills gap op uw team te beperken. Dat kan door een skills gap-analyse uit te voeren. In essentie is een skills gap-analyse het proces waarbij wordt onderzocht of er binnen een organisatie een skills gap bestaat en bij welke medewerkers deze hiaten zich precies bevinden.

Een skills gap-analyse wordt doorgaans uitgevoerd met behulp van een skill matrix. In de volgende secties van dit artikel leggen we de skill matrix verder uit en geven we een stapsgewijze handleiding om een skills gap-analyse te implementeren.

Wat is een Skill Matrix?

Een skill matrix is een visuele weergave van het vaardigheidsniveau van uw teamleden in geselecteerde competentiegebieden. Het toont de vaardigheidsniveaus van uw medewerkers in cijfers en is vaak ook voorzien van kleurcodering. Daardoor krijgt u in één oogopslag direct inzicht in de geselecteerde vaardigheidsniveaus van uw teamleden.

Hoe maakt u een Skill Matrix?

Een skill matrix kan conventioneel of softwarematig zijn. Conventioneel betekent dat u de matrix handmatig moet opstellen en beheren, doorgaans met een spreadsheettool zoals Microsoft Excel of Google Sheets. U kunt ook online een skill matrix-template downloaden en die aanpassen aan uw behoeften.

Een skill matrix kan ook worden aangeboden via gespecialiseerde software. Een softwarematige skill matrix is veel krachtiger dan een conventionele variant, omdat deze handige functies biedt zoals regelmatige quizzes en tests, langetermijnplanning van medewerkerstrainingen, geïntegreerde meldingen en nog veel meer.

Bovendien is het gebruik van skill matrix-software ook tijdsefficiënter, omdat deze al een vooraf gemaakte matrix-template bevat – waardoor u geen matrix meer vanaf nul hoeft te ontwerpen.

Voor meer inzicht in skill matrices, bekijk onze ultieme gids.

Meer informatie over Azumuta’s Skill Matrix & Training

Meer informatie

Overweegt u of uw organisatie een Skills Gap-analyse nodig heeft?

Een skills gap-analyse is een essentiële maar tijdrovende taak. Daarom komen veel projectmanagers en HR-medewerkers in de verleiding om deze over te slaan, omdat de urgentie ervan niet altijd direct zichtbaar is.

Hier zijn enkele situaties waarin het nodig is om binnen uw organisatie een skills gap-analyse uit te voeren:

Overstappen op een nieuwe technologie of systeem

De meest voor de hand liggende reden om een skills gap-analyse uit te voeren, is wanneer uw team overstapt op een nieuwe technologie of een nieuw systeem. In dat geval moet u nagaan of de huidige vaardigheden van uw teamleden voldoende zijn om met de nieuwe technologie of het nieuwe systeem te werken.

Als uit de skills gap-analyse blijkt dat de vaardigheidsniveaus van uw teamleden toereikend zijn, verloopt de overgang soepel. Als de vaardigheidsniveaus van uw teamleden echter onvoldoende zijn voor de overgang, kunt u het best trainingsprogramma’s plannen om de skills gap te dichten. Hoe dan ook is het altijd beter om vooraf te weten of er binnen uw team een skills gap bestaat, zodat u voldoende tijd hebt om deze aan te pakken.

Elke onderneming moet bijvoorbeeld periodiek een belastingaangifte organiseren. Traditioneel moet de boekhoudafdeling van een organisatie lange en zeer gedetailleerde Excel-spreadsheets opstellen en beheren, waarin de winst en uitgaven van de organisatie tot op de laatste cent worden bijgehouden. Daarna moeten ze ook meerdere pagina’s belastingformulieren van de overheid invullen.

Iedere medewerker in het boekhoudteam van elke organisatie begrijpt volledig hoe tijdrovend, nauwgezet en vermoeiend dit proces is. Gelukkig kan dit proces gedeeltelijk worden geautomatiseerd met software voor vennootschapsbelasting.

Daarmee kan uw boekhoudteam eenvoudig de vereiste belastinginformatie invoeren in de voorziene velden en de nodige documenten uploaden. Dit bespaart enorm veel tijd en moeite die eerder werd besteed aan het handmatig opstellen en beheren van meerdere Excel-spreadsheets, handmatige berekeningen en het onderzoeken van voortdurend veranderende belastingregels.

Het gebruik van deze krachtige, tijdbesparende software is echter niet eenvoudig. Het kost tijd en oefening voordat uw boekhoudteam de overstap maakt van een traditioneel systeem voor belastingrapportage naar een softwaregebaseerd systeem. Daarom is het het beste om hun gereedheid voor de overstap naar software voor vennootschapsbelasting te beoordelen en vast te stellen waar de skills gap zich bevindt. Dat kan alleen door een skills gap-analyse uit te voeren.

Nieuwe machines op de werkvloer aanschaffen

Ook wanneer u nieuwe machines in uw fabriek inzet, hebben uw medewerkers waarschijnlijk extra training nodig. Stel bijvoorbeeld dat u 3D-printers op uw werkvloer introduceert.

Een 3D-printer is een zeer veelzijdige machine, omdat deze elk object kan materialiseren dat is ontworpen in Computer-Aided Design (CAD)-software. Het is ook kostenefficiënt, aangezien veel 3D-printers al slechts enkele honderden euro’s kosten.

De operationele kosten liggen veel lager dan het voortdurend aankopen van onderdelen bij leveranciers en deze opslaan in een magazijn. Daarom hebben veel productiebedrijven wereldwijd 3D-printers ingevoerd als integraal onderdeel van hun productieproces.

Het beheersen van CAD-software vereist echter maanden van voorafgaande training voor wie nieuw is in 3D-productontwerp. Om het enorme potentieel van 3D-printers en andere revolutionaire productietools te benutten, is het daarom cruciaal om ervoor te zorgen dat uw medewerkers over de vereiste vaardigheden beschikken.

Nieuwe producten produceren

Als uw organisatie van plan is een nieuw product op de markt te brengen, is het ook verstandig om te controleren of uw huidige medewerkers over voldoende vaardigheden beschikken om dit te ondersteunen. Controleer of uw medewerkers de vaardigheden hebben die nodig zijn om dit nieuw gelanceerde product te produceren, te onderhouden en klantenondersteuning ervoor te bieden.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u Plant Manager bent van een autofabriek die gespecialiseerd is in de productie van duizenden sedanauto’s per maand. Op een bepaald moment besluit het hogere management van het bedrijf om in uw fabriek ook nieuwe SUV-modellen te produceren.

Als Plant Manager bent u verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat deze SUV’s goed worden geproduceerd en goed worden ondersteund wanneer ze eenmaal in handen van uw klanten zijn. SUV’s en sedans hebben immers verschillende chassis, afmetingen, ontwerpen en nog veel meer verschillen.

Het is uw taak om ervoor te zorgen dat uw medewerkers deze uitdaging aankunnen en om indien nodig extra training te voorzien. Er is geen betere manier om dat te weten te komen dan via een skills gap-analyse.

Toekomstige uitbreidingsplannen

Een ander goed moment om een skills gap-analyse uit te voeren, is bij het plannen van toekomstige bedrijfsuitbreidingen. Dit kan gaan om het openen van een nieuwe productiefaciliteit, het betreden van een nieuwe markt of gewoon het verhogen van de productiecapaciteit van uw huidige fabriek.

Voorafgaand aan een uitbreiding is het altijd belangrijk om te controleren of uw bestaande team over voldoende vaardigheden en capaciteit beschikt. Om de nodige inzichten te verkrijgen, moet u een skills gap-analyse uitvoeren met behulp van een skill matrix.

Zorgen van medewerkers

Een ander duidelijk signaal dat een onmiddellijke skills gap-analyse nodig is, is wanneer één of meerdere medewerkers hun bezorgdheid uiten. Zo kunnen uw medewerkers u laten weten dat hun vaardigheden ontoereikend zijn voor hun dagelijkse taken.

In dat geval is het uitvoeren van een skills gap-analyse de meest logische reactie. Na het identificeren van de skills gap kan een ontwikkelingsplan voor medewerkers op korte en lange termijn worden opgesteld. Dit is ook een goede strategie voor personeelsbehoud.

Volgens een IBM-enquête zegt 36% van de respondenten dat “kansen om continu te leren” is wat medewerkers van hun werkgevers verwachten (naast hun salaris). Met de aanhoudende skills gap in de maakindustrie is het in uw belang om uw huidige medewerkers te behouden. Een ontwikkelingsplan voor medewerkers is daarom een effectieve manier om hun prestaties te verbeteren en hun loyaliteit te behouden.

Onbevredigende prestaties

Als u denkt dat uw team onderpresteert of dat de prestaties al enige tijd zijn teruggelopen, is dat ook een subtiel signaal om een skills gap-analyse te starten. Misschien raken de vaardigheden van één of meerdere teamleden verouderd en kunnen zij de voortdurend evoluerende tools en technieken in de sector niet meer volgen. Of mogelijk is uw team onderbezet en is er zo snel mogelijk extra personeel nodig.

Als de skills gaps die de prestaties van uw team negatief beïnvloeden zijn vastgesteld, is het tijd om deze aan te pakken. U kunt trainingsprogramma’s organiseren om de kloof te dichten of extern talent aanwerven. Hoe dan ook zullen uw beslissingen na een skills gap-analyse altijd op feiten gebaseerd zijn.

Meer informatie over Azumuta’s Audits & Digital Checklists

Hier is de eerste stap naar een papierloze fabriek

Meer informatie

Hoe voert u een Skills Gap-analyse uit?

Nu de basis is behandeld, is het tijd om dieper in te gaan op de implementatie van een skills gap-analyse.

In het algemeen kan een skills gap-analyse op twee niveaus worden uitgevoerd: individueel of op teamniveau. Een skills gap-analyse op individueel niveau betekent het beoordelen van de bestaande vaardigheden van een medewerker en deze vergelijken met de vereisten van zijn of haar huidige functie. Een skills gap-analyse op teamniveau verwijst daarentegen naar het beoordelen van de bestaande vaardigheden van alle medewerkers binnen een team en deze vergelijken met de industrienormen voor elk van hun functies.

De inhoud van een skills gap-analyse op individueel niveau en op teamniveau is hetzelfde. Het enige verschil is de reikwijdte van de analyse: de eerste is individueel en de tweede omvat het volledige team. In dit artikel richten we ons op een skills gap-analyse op teamniveau, omdat die de breedste scope biedt in de analyse.

Een skills gap-analyse bestaat uit verschillende stappen die een bepaalde volgorde volgen. Hier is de stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een effectieve skills gap-analyse in elke organisatie:

Stap 1: Relevante vaardigheden identificeren die worden beoordeeld

De eerste stap is bepalen welke vaardigheden in uw skills gap-analyse worden beoordeeld. Over het algemeen richt een skills gap-analyse zich alleen op technische, functiegerelateerde vaardigheden. Vanwege hun technische aard moeten de beoordeelde vaardigheden worden geselecteerd door de projectmanager van elk team of door een zeer ervaren medewerker.

Een medewerker in het inkoopteam wordt bijvoorbeeld beoordeeld op vaardigheden zoals SAP Ariba (of vergelijkbare inkoopsoftware), Microsoft Excel (voor financiële registratie), contractopstelling en andere relevante vaardigheden.

Een ander voorbeeld is een Health, Safety, and Environment (HSE)-officer. Voor deze functie omvatten de beoordeelde vaardigheden kennis van lokale en industriële HSE-regelgeving, beheersing van veiligheidsgerelateerde certificeringen zoals ISO 45001, het vermogen om veiligheidstools zoals een brandblusser te gebruiken en vele andere ondersteunende vaardigheden.

Naast technische vaardigheden voegen projectmanagers soms ook soft skills zoals teamwork, kritisch denken en mondelinge communicatie toe aan hun matrix. Als dat het geval is, heeft het gebruik van een competentiematrix de voorkeur boven een skill matrix.

Hoewel ze identiek lijken te klinken, zijn een skill matrix en een competentiematrix in werkelijkheid twee afzonderlijke tools met verschillende inhoud en doelen binnen een organisatie. Om het verschil tussen beide beter te begrijpen, bekijk hier ons diepgaande artikel.

Stap 2: De vaardigheidsniveaus van uw medewerkers objectief meten

Na het selecteren van de beoordeelde vaardigheden is het tijd om uw medewerkers objectief te evalueren. Het meten van de vaardigheidsniveaus van uw medewerkers kan via verschillende methoden. Enkele van de meest voorkomende beoordelingsmethoden zijn:

• Quizzes en technische tests
• Technische interviews
• Het evalueren van de KPI’s van uw medewerkers
• Feedback van collega’s

Idealiter worden de geselecteerde vaardigheden beoordeeld en gemeten door de projectmanager of door het meest ervaren teamlid, omdat zij doorgaans over de breedste en diepste technische kennis in hun vakgebied beschikken.

Vaardigheidsniveaus moeten worden omgezet in numerieke waarden, meestal op een schaal van 1-5 of 1-10. Hoe hoger het getal, hoe hoger het vaardigheidsniveau. Kleurcodering van de vaardigheidsniveaus wordt ook aanbevolen, omdat dit uw skill matrix visueel intuïtiever maakt.

Stap 3: De bevindingen uit uw Skill Matrix analyseren

Zodra de vaardigheden van uw teamleden zijn gemeten, is het tijd om ze in een skill matrix te plaatsen en te analyseren. Op basis van de gegevens die in uw skill matrix worden weergegeven, is het tijd om uzelf de volgende vragen te stellen:

• Zijn de vaardigheidsniveaus van uw teamleden voldoende om hun dagelijkse taken uit te voeren?
• Kunnen uw teamleden de nieuwste tools en technieken in de sector gebruiken voor hun werk?
• Is er een teamlid dat achterblijft op collega’s op het vlak van productiviteit?
• Hoe verhouden de vaardigheidsniveaus van uw medewerkers zich tot die van uw concurrenten?
• Is er voldoende bezetting binnen uw team en blijft de werklast van uw teamleden beheersbaar?
• Zijn er senior teamleden die binnenkort met pensioen gaan of uw organisatie verlaten?
• Is uw organisatie van plan om haar productiecapaciteit, marktbereik of productassortiment binnenkort uit te breiden? Zo ja, welke impact zou die uitbreiding hebben op uw team?

De antwoorden op deze vragen bepalen of er een skills gap in uw team bestaat, zowel op dit moment als in de nabije toekomst.

Stap 4: Korte- en langetermijnontwikkelingsplannen voor medewerkers opstellen

Als er inderdaad een skills gap in uw team bestaat, is het het beste om die zo snel mogelijk aan te pakken. Een skill matrix laat u zien welke vaardigheden ontbreken en bij welke medewerkers deze hiaten zich precies bevinden. Dankzij deze nauwkeurigheid kunt u goed onderbouwde beslissingen nemen bij het opstellen van uw ontwikkelingsplannen voor medewerkers.

Om de bestaande skills gap te dichten, is het van groot belang om onmiddellijk een trainingsprogramma te organiseren. Als er bij de meerderheid van uw teamleden een vaardigheidskloof wordt vastgesteld, is het logisch om een trainingsprogramma voor het hele team te organiseren. Al uw teamleden tegelijk trainen is een efficiënte manier om het probleem van de skills gap aan te pakken.

Aan de andere kant, als de kloof slechts bij een klein aantal medewerkers wordt vastgesteld, dan zijn persoonlijk afgestemde trainingsprogramma’s de beste oplossing. Zo worden alleen de betrokken medewerkers getraind, wat tijd bespaart voor uw voldoende geschoolde medewerkers en uw trainingsbudget ontziet.

Zelfs als er geen skills gap in uw team bestaat, is het nog steeds aan te raden om voor elke medewerker een langetermijnontwikkelingsplan te hebben. Voorbeelden van ontwikkelingsprogramma’s voor medewerkers zijn:

• Routinematige trainingen/seminars rond technische competenties en soft skills
• Jaarlijkse teambuildingactiviteiten
• Het financieren van de deelname van uw medewerkers aan conferenties en evenementen in de sector
• Het voorzien van een vast budget en betaalde verlofdagen die uw medewerkers kunnen gebruiken om deel te nemen aan trainingsprogramma’s naar keuze
• Een mentorprogramma geleid door senior medewerkers voor junior/nieuwe medewerkers
• Een interne afdeling voor talentontwikkeling

Stap 5: Mogelijkheden voor rekrutering

Als een skills gap te groot is om via een ontwikkelingsprogramma voor medewerkers aan te pakken, dan is het aanwerven van nieuw talent de beste oplossing. Dankzij de datavisualisatie in uw skill matrix is het eenvoudiger dan ooit om de ideale kandidaten te selecteren met de vaardigheden en ervaring die uw team mist.

Stap 6: Uw Skills Gap is gedicht, wat nu?

Als de skills gap van uw team is gedicht (hetzij door bijscholing van medewerkers, het aanwerven van nieuw talent, of beide), dan is het nog steeds verstandig om routinematig een skills gap-analyse uit te voeren. Zelfs als er geen indicatie is dat er binnen uw team een skills gap bestaat, blijft een routinematige skills gap-analyse nuttig voor elke organisatie.

Veel HR-experts raden aan om eenmaal per jaar een skills gap-analyse uit te voeren. Natuurlijk verschilt de ideale frequentie per sector. Sommige sectoren ervaren sneller disrupties en innovaties dan andere. Technologische vooruitgang in de elektronicasector gebeurt ongetwijfeld sneller dan in de textielsector, bijvoorbeeld.

Uw Skill Matrix gebruiken buiten Skills Gap-analyse

Een skill matrix kan voor meer worden gebruikt dan alleen het uitvoeren van een skills gap-analyse. Het kan ook worden ingezet als ondersteunende tool voor prestatieopvolging – wat nuttig is voor opvolgingsplanning en personeelsvergoedingsplanning. Daardoor zijn projectmanagers en HR-medewerkers beter geïnformeerd wanneer zij beslissingen nemen over de langetermijnloopbaanontwikkeling en het verloningspakket van hun medewerkers.

Skill Matrix-software gebruiken voor uw Skills Gap-analyse

Een skill matrix is uw primaire tool wanneer u binnen uw team een skills gap-analyse uitvoert. Hoewel het mogelijk is om een skill matrix op te stellen en te beheren in Microsoft Excel of Google Sheets, is het kiezen voor skill matrix-software een betere optie.

Een softwarematige skill matrix biedt veel functies en voordelen die een spreadsheetgebaseerde skill matrix nooit kan evenaren. Handige functies zijn onder meer een ingebouwde matrix-template, een systeem voor langetermijnplanning van medewerkerstrainingen en de mogelijkheid om een gepersonaliseerd vaardighedenrapport per medewerker te genereren.

Azumuta’s Skills Matrix & Training module gaat nog een stap verder: het is de enige skill matrix-software op de markt die kan worden gekoppeld aan Digital Work Instructions.

Dankzij deze integratie kunt u visueel intuïtieve instructies naar uw medewerkers sturen, uw werkvloer in real time monitoren, het kwaliteitscontroleproces van uw producten op afstand digitaal bewaken en nog veel meer tijd- en kostenbesparende functies gebruiken – allemaal vanaf uw desktop/tablet/smartphone.

Daardoor is het opvolgen van de prestaties en vaardigheidsniveaus van uw teamleden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De tijd dat u handmatig de vaardigheidsniveaus van medewerkers moest invoeren in een skill matrix-spreadsheet – waaraan u uren hebt besteed om die op te stellen en te beheren – is voorbij.

Ontdek hoe Azumuta’s Digital Work Instructions module heeft geleid tot een daling van 60% in klantklachten, een toename van 40% in de snelheid van klachtoplossing, en de tijd die nodig is om werkinstructies te maken en te beheren heeft gehalveerd in het succesverhaal van onze klant. Bekijk zeker ook andere succesverhalen hier.

Als projectmanager maakt Azumuta’s Skills Matrix & Training module uw skills gap-analyse moeiteloos en tijdsefficiënt.

Meer informatie over Azumuta’s Skill Matrix & Training

Meer informatie