Comment réaliser une analyse efficace des écarts de compétences à l’aide d’une matrice de compétences

Le déficit de compétences est un phénomène qui gagne du terrain dans le monde entier. Ses effets se sont fortement fait sentir dans le secteur manufacturier ces dernières années. De nombreux experts du secteur recommandent à chaque organisation de réaliser régulièrement une analyse des écarts de compétences afin de relever ce défi.

Mais qu’est-ce qu’un déficit de compétences ? Comment réaliser une analyse des écarts de compétences de vos employés ? Et quels outils utiliser pour mener une analyse des écarts de compétences ? Pour les chefs de projet et les responsables des ressources humaines qui découvrent cette démarche, se lancer peut sembler intimidant.

Mais ne vous inquiétez pas, cet article vous guidera dans la mise en place d’une analyse des écarts de compétences efficace. Nous vous présenterons brièvement le phénomène du déficit de compétences, l’analyse des écarts de compétences, la matrice de compétences comme principal outil d’analyse, ainsi qu’un guide étape par étape pour réaliser une analyse des écarts de compétences réussie.

Qu’est-ce qu’un déficit de compétences ?

Un déficit de compétences désigne une situation dans laquelle il existe un décalage entre les compétences requises pour effectuer un travail donné et les compétences actuelles d’un employé. Cette situation peut se produire dans n’importe quel secteur. Le secteur manufacturier est particulièrement touché par cette problématique. Par exemple, selon une étude Deloitte, 2.1 millions d’emplois manufacturiers resteraient vacants aux États-Unis sur la période 2020-2030.

L’industrie manufacturière européenne connaît le même problème sous la forme d’une pénurie de travailleurs qualifiés, comme le suggère ce rapport de recherche Eurofund. Le déficit de compétences dans le secteur manufacturier constitue donc bel et bien une préoccupation majeure.

Divers facteurs contribuent à ce problème, notamment le départ à la retraite des travailleurs, l’inadéquation entre l’éducation et les besoins de l’industrie, ainsi que les avancées technologiques en constante évolution, pour n’en citer que quelques-uns.

Pour approfondir ce phénomène, consultez notre article sur le déficit de compétences dans le secteur manufacturier.

Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de compétences ?

En tant que chef de projet ou responsable des ressources humaines, il est essentiel de limiter les effets du déficit de compétences sur votre équipe. Pour cela, vous pouvez réaliser une analyse des écarts de compétences. Dans son principe, une analyse des écarts de compétences consiste à déterminer s’il existe un déficit de compétences au sein d’une organisation et à identifier chez quels employés ces écarts se situent.

Une analyse des écarts de compétences est généralement réalisée à l’aide d’une matrice de compétences. Dans les sections suivantes de cet article, nous expliquerons plus en détail la matrice de compétences ainsi qu’un guide étape par étape pour mettre en œuvre une analyse des écarts de compétences.

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences est une représentation visuelle du niveau de maîtrise de vos collaborateurs pour un ensemble de compétences sélectionnées. Elle affiche les niveaux de compétence de vos employés, mesurés en chiffres, et elle est souvent également codée par couleur. Grâce à elle, vous pouvez connaître immédiatement les niveaux de compétence sélectionnés de vos collaborateurs d’un simple coup d’œil.

Comment créer une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences peut être traditionnelle ou basée sur un logiciel. Traditionnelle signifie que vous devez créer et gérer la matrice manuellement, généralement à l’aide d’un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets. Vous pouvez également télécharger un modèle de matrice de compétences en ligne et le modifier selon vos besoins.

Une matrice de compétences peut aussi être fournie via un logiciel dédié. Une matrice de compétences logicielle est bien plus puissante qu’une version traditionnelle, car elle offre des fonctionnalités pratiques telles que des quiz et des tests réguliers, la planification de la formation des employés à long terme, des notifications intégrées, et bien plus encore.

De plus, l’utilisation d’un logiciel de matrice de compétences est également plus efficace en termes de temps, car il comprend déjà un modèle de matrice prêt à l’emploi, ce qui vous évite de concevoir la matrice à partir de zéro.

Pour mieux comprendre les matrices de compétences, consultez notre guide complet.

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Déterminer si votre organisation a besoin d’une analyse des écarts de compétences

Une analyse des écarts de compétences est une tâche essentielle mais chronophage. Par conséquent, de nombreux chefs de projet et responsables des ressources humaines sont tentés de l’ignorer, car son urgence n’est pas toujours visible.

Voici plusieurs situations dans lesquelles il est nécessaire de réaliser une analyse des écarts de compétences dans votre organisation :

Transition vers une nouvelle technologie ou un nouveau système

Le besoin le plus évident d’une analyse des écarts de compétences apparaît lorsque votre équipe passe à une nouvelle technologie ou à un nouveau système. Dans ce cas, vous devez déterminer si les compétences actuelles de vos collaborateurs sont suffisantes pour utiliser cette nouvelle technologie ou ce nouveau système.

Si l’analyse des écarts de compétences montre que les niveaux de compétence de vos collaborateurs sont satisfaisants, la transition se fera sans difficulté. En revanche, si leurs niveaux de compétence sont insuffisants pour cette transition, il est préférable de planifier des programmes de formation afin de combler l’écart. Dans tous les cas, il est toujours préférable de savoir à l’avance s’il existe un déficit de compétences dans votre équipe, car vous disposerez de suffisamment de temps pour y remédier.

Par exemple, toute entreprise doit organiser sa déclaration fiscale périodique. Traditionnellement, le service comptable d’une organisation doit créer et gérer de longs tableaux Excel très détaillés, en suivant les bénéfices et les dépenses de l’organisation jusqu’au dernier centime. Ensuite, il doit également remplir plusieurs pages de formulaires fiscaux fournis par l’administration.

Tout employé d’une équipe comptable comprend parfaitement à quel point ce processus est chronophage, minutieux et épuisant. Heureusement, ce processus peut être partiellement automatisé à l’aide d’un logiciel de fiscalité d’entreprise.

Grâce à celui-ci, votre équipe comptable peut simplement saisir les informations fiscales requises dans les champs prévus et téléverser les documents nécessaires. Cela permet de gagner un temps et des efforts considérables auparavant consacrés à la création et à la gestion manuelles de multiples tableaux Excel, aux calculs manuels et à la recherche de réglementations fiscales en constante évolution.

Cependant, l’utilisation de ce puissant logiciel de gain de temps n’est pas simple. Il faut du temps et de la pratique pour qu’une équipe comptable passe d’un système de déclaration fiscale traditionnel à un système basé sur un logiciel. Il est donc préférable d’évaluer son niveau de préparation à cette transition et d’identifier où se situe le déficit de compétences. Tout cela ne peut se faire qu’au moyen d’une analyse des écarts de compétences.

Acquisition de nouvelles machines sur le shop floor

De même, l’introduction de nouvelles machines dans votre usine exigera probablement une formation supplémentaire pour vos employés. Par exemple, vous introduisez des imprimantes 3D sur votre shop floor.

Une imprimante 3D est une machine très polyvalente, car elle peut matérialiser tout objet conçu à l’aide d’un logiciel de conception assistée par ordinateur (CAD). Elle est également rentable, car de nombreuses imprimantes 3D coûtent seulement quelques centaines d’euros.

Son coût d’exploitation est bien inférieur à celui d’un approvisionnement continu en pièces auprès de fournisseurs, avec leur stockage en entrepôt. C’est pourquoi de nombreuses usines dans le monde ont intégré les imprimantes 3D à leur processus de production.

Cependant, maîtriser un logiciel CAD demande des mois de formation préalable pour les personnes novices en conception de produits 3D. Ainsi, pour exploiter pleinement le potentiel des imprimantes 3D et de tout autre outil manufacturier révolutionnaire, il est essentiel de s’assurer que vos employés possèdent les compétences nécessaires.

Fabrication de nouveaux produits

Si votre organisation prévoit de lancer un nouveau produit sur le marché, il est également judicieux de vérifier si vos employés actuels disposent des compétences suffisantes pour le soutenir. Vérifiez s’ils possèdent les compétences nécessaires pour produire, maintenir et assurer le support client de ce nouveau produit.

Par exemple, imaginez que vous soyez le directeur d’usine d’une usine automobile spécialisée dans la production de milliers de berlines chaque mois. À un moment donné, la direction décide de produire également de nouveaux modèles de SUV dans votre usine.

En tant que directeur d’usine, vous êtes responsable de garantir que ces SUV sont bien fabriqués et correctement pris en charge une fois entre les mains de vos clients. Après tout, les SUV et les berlines présentent des châssis, des dimensions, des conceptions et bien d’autres différences.

Il vous appartient de vous assurer que vos employés sont à la hauteur de la tâche et de prévoir une formation complémentaire si nécessaire. Il n’existe pas de meilleur moyen de le savoir qu’au travers d’une analyse des écarts de compétences.

Projets d’expansion futurs

Un autre bon moment pour réaliser une analyse des écarts de compétences est la préparation de futurs projets d’expansion. Cela peut inclure l’ouverture d’un nouveau site de production, l’entrée sur un nouveau marché ou simplement l’augmentation de la capacité de production de votre site actuel.

Avant toute expansion, il est toujours important de vérifier si votre équipe existante dispose d’un éventail de compétences suffisant et de la bande passante nécessaire. Pour obtenir ces informations, vous devrez mettre en œuvre une analyse des écarts de compétences à l’aide d’une matrice de compétences.

Préoccupations des employés

Un autre signe évident qu’une analyse des écarts de compétences s’impose rapidement est le fait qu’un ou plusieurs employés aient exprimé leurs préoccupations. Par exemple, vos employés peuvent vous indiquer que leurs compétences sont insuffisantes pour leurs tâches quotidiennes.

Dans ce cas, réaliser une analyse des écarts de compétences est la réponse la plus logique. Après avoir identifié le déficit de compétences, un plan de développement des employés à court et à long terme peut être élaboré. C’est également une bonne stratégie de fidélisation des employés.

Selon une enquête IBM, 36% des répondants affirment que les « opportunités d’apprentissage continu » font partie de ce que les employés attendent de leur employeur (en dehors de leur salaire). Avec le déficit de compétences persistant dans l’industrie manufacturière, conserver vos employés en poste est dans votre intérêt. Un plan de développement des employés constitue donc un moyen efficace d’améliorer leurs performances et de maintenir leur fidélité.

Performance insatisfaisante

Si vous estimez que votre équipe est en sous-performance ou que ses résultats ont diminué depuis un certain temps, cela constitue également un signe discret qu’il faut lancer une analyse des écarts de compétences. Il se peut que les compétences d’un ou plusieurs membres de votre équipe deviennent obsolètes et ne suivent plus l’évolution constante des outils et techniques du secteur. Ou bien, votre équipe manque peut-être d’effectifs et a besoin de renfort rapidement.

Si les écarts de compétences qui nuisent aux performances de votre équipe ont été détectés, il est temps d’y remédier. Vous pouvez soit organiser des programmes de formation pour combler l’écart, soit recruter des talents externes. Dans tous les cas, vos décisions reposeront sur des faits après une analyse des écarts de compétences.

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Comment réaliser une analyse des écarts de compétences ?

Maintenant que les bases ont été couvertes, il est temps d’aller plus loin dans la mise en œuvre concrète d’une analyse des écarts de compétences.

En général, une analyse des écarts de compétences peut être menée à deux niveaux : individuel ou équipe. Une analyse des écarts de compétences au niveau individuel consiste à évaluer les compétences existantes d’un employé et à les comparer aux exigences de son poste actuel. Une analyse des écarts de compétences au niveau de l’équipe, quant à elle, consiste à examiner les compétences existantes de tous les employés d’une équipe et à les comparer aux standards du secteur pour chacun de leurs postes.

Le contenu d’une analyse des écarts de compétences au niveau individuel et au niveau de l’équipe est identique. La seule différence réside dans le périmètre d’analyse : le premier est individuel, le second couvre toute l’équipe. Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’analyse des écarts de compétences au niveau de l’équipe, car elle offre le champ d’analyse le plus large.

Une analyse des écarts de compétences se compose de plusieurs étapes suivant un ordre précis. Voici le guide étape par étape pour réaliser une analyse des écarts de compétences efficace dans toute organisation :

Étape 1 : Identifier les compétences pertinentes qui seront évaluées

La première étape consiste à déterminer quelles compétences seront évaluées dans votre analyse des écarts de compétences. En général, une analyse des écarts de compétences se concentre uniquement sur les compétences techniques liées au poste. En raison de leur nature technique, les compétences évaluées doivent être sélectionnées par le chef de projet de chaque équipe ou par un employé très expérimenté.

Par exemple, un employé travaillant dans l’équipe achats sera évalué sur des compétences telles que SAP Ariba (ou tout logiciel d’approvisionnement similaire), Microsoft Excel (à des fins de tenue des registres financiers), la rédaction de contrats et d’autres compétences pertinentes.

Autre exemple : un responsable Health, Safety, and Environment (HSE). Pour ce poste, les compétences évaluées incluent la connaissance des réglementations locales et sectorielles en matière de HSE, la maîtrise de certifications de sécurité au travail telles que ISO 45001, la capacité à utiliser des équipements de sécurité comme un extincteur, ainsi que de nombreuses autres compétences complémentaires.

En plus des compétences techniques, certains chefs de projet ajoutent parfois des soft skills telles que le travail d’équipe, l’esprit critique et la communication orale à leur matrice. Si c’est le cas, il est préférable d’utiliser une matrice de compétences comportementales plutôt qu’une matrice de compétences.

Bien qu’elles puissent sembler identiques, une matrice de compétences et une matrice de compétences comportementales sont en réalité deux outils distincts, avec des contenus et des objectifs différents au sein d’une organisation. Pour mieux comprendre la différence entre les deux, consultez ici notre article approfondi.

Étape 2 : Mesurer objectivement le niveau de compétence de vos employés

Après avoir sélectionné les ensembles de compétences évalués, il est temps d’évaluer vos employés de manière objective. La mesure du niveau de compétence de vos employés peut se faire par différentes méthodes. Parmi les méthodes d’évaluation les plus courantes figurent :

• Quiz et tests techniques
• Entretiens techniques
• Évaluation des KPI de vos employés
• Feedback des pairs

Idéalement, les compétences sélectionnées sont évaluées et mesurées par le chef de projet ou par le membre le plus expérimenté de l’équipe, car ce sont généralement eux qui possèdent les connaissances techniques les plus larges et les plus approfondies dans leur domaine.

Le niveau de compétence doit être quantifié en valeurs numériques, généralement sur une échelle de 1 à 5 ou de 1 à 10. Plus la valeur est élevée, plus le niveau de compétence est élevé. Il est également recommandé d’utiliser un code couleur, car cela rendra votre matrice de compétences plus intuitive visuellement.

Étape 3 : Analyser les résultats de votre matrice de compétences

Une fois les compétences de vos collaborateurs mesurées, il est temps de les intégrer dans une matrice de compétences et de les analyser. À partir des données affichées dans votre matrice, il est temps de vous poser les questions suivantes :

• Les niveaux de compétence de vos collaborateurs sont-ils suffisants pour accomplir leurs tâches quotidiennes ?
• Vos collaborateurs peuvent-ils utiliser les derniers outils et techniques du secteur dans leur travail ?
• Un membre de l’équipe est-il en retard sur ses pairs en matière de productivité ?
• Comment les niveaux de compétence de vos employés se comparent-ils à ceux de vos concurrents ?
• Les effectifs de votre équipe sont-ils suffisants, et la charge de travail de vos collaborateurs reste-t-elle gérable ?
• Certains membres seniors de l’équipe partiront-ils bientôt à la retraite ou quitteront-ils votre organisation ?
• Votre organisation prévoit-elle d’étendre prochainement sa capacité de production, sa présence sur le marché ou sa gamme de produits ? Si oui, quel impact cette expansion aurait-elle sur votre équipe ?

Les réponses à ces questions détermineront s’il existe un déficit de compétences dans votre équipe, aujourd’hui comme dans un avenir proche.

Étape 4 : Élaborer des plans de développement des employés à court et à long terme

S’il existe effectivement un déficit de compétences dans votre équipe, il est préférable d’y remédier le plus rapidement possible. Une matrice de compétences vous indiquera quelles compétences manquent et chez quels employés se situent précisément ces écarts. Cette précision vous permet de prendre des décisions éclairées lors de la conception de vos plans de développement des employés.

Pour combler le déficit de compétences existant, il est essentiel d’organiser immédiatement un programme de formation. Si un déficit de compétences est détecté chez la majorité des membres de votre équipe, il est alors logique d’organiser un programme de formation à l’échelle de l’équipe. Former tous les membres de l’équipe en une seule fois constitue un moyen efficace de traiter ce problème.

En revanche, si un écart est détecté chez un petit nombre d’employés, il est préférable de mettre en place des programmes de formation personnalisés. Ainsi, seuls les employés concernés seront formés, ce qui permettra de préserver le temps de vos employés déjà suffisamment qualifiés et le budget de formation de votre organisation.

Même si aucun déficit de compétences n’existe dans votre équipe, il reste recommandé de prévoir un plan de développement à long terme pour chaque employé. Les programmes de développement des employés peuvent par exemple prendre la forme de :

• Activités/séminaires réguliers de formation aux compétences techniques et aux soft skills
• Activités annuelles de team building
• Financement de la participation de vos employés à des conférences et événements du secteur
• Mise à disposition d’un budget défini et de jours de congé rémunérés que vos employés peuvent utiliser pour participer à des programmes de formation de leur choix
• Programme de mentorat animé par des employés seniors à destination des employés juniors/nouveaux
• Existence d’un service interne de développement des talents

Étape 5 : Possibilités de recrutement

Si le déficit de compétences est trop important pour être comblé par un programme de développement des employés, alors le recrutement de nouveaux talents est la meilleure solution. Choisir les candidats idéaux possédant les compétences et l’expérience qui manquent à votre équipe n’a jamais été aussi simple, grâce à la visualisation des données de votre matrice de compétences.

Étape 6 : Votre déficit de compétences a été comblé, et maintenant ?

Si le déficit de compétences de votre équipe a été comblé (que ce soit par la montée en compétences des employés, le recrutement de nouveaux talents, ou les deux), il est préférable de continuer à réaliser régulièrement une analyse des écarts de compétences. Même s’il n’existe aucun signe indiquant la présence d’un déficit de compétences dans votre équipe, une analyse régulière reste bénéfique pour toute organisation.

De nombreux experts en ressources humaines recommandent de réaliser une analyse des écarts de compétences une fois par an. Bien entendu, la fréquence idéale varie selon les secteurs. Certains secteurs connaissent des perturbations et des innovations plus rapidement que d’autres. Les avancées technologiques dans l’industrie électronique se produisent sans aucun doute à un rythme plus soutenu que dans l’industrie textile, par exemple.

Utiliser votre matrice de compétences au-delà de l’analyse des écarts de compétences

Une matrice de compétences peut être utilisée au-delà de la seule analyse des écarts de compétences. Elle peut également servir d’outil complémentaire de suivi de la performance, ce qui est utile pour la planification de la succession et de la rémunération des employés. En conséquence, tout chef de projet ou responsable des ressources humaines sera mieux informé lorsqu’il s’agira de décider de l’évolution de carrière à long terme et du package de rémunération de ses employés.

Utiliser un logiciel de matrice de compétences pour vos besoins d’analyse des écarts de compétences

Une matrice de compétences est votre principal outil lorsque vous réalisez une analyse des écarts de compétences dans votre équipe. Bien qu’il soit possible de créer et de gérer une matrice de compétences à l’aide de Microsoft Excel ou Google Sheets, opter pour un logiciel de matrice de compétences est un meilleur choix.

Une matrice de compétences logicielle offre de nombreuses fonctionnalités et avantages qu’une matrice basée sur un tableur ne pourra jamais égaler. Parmi les fonctionnalités utiles figurent un modèle de matrice intégré, un système de planification de la formation des employés à long terme et la possibilité de générer un rapport personnalisé sur les compétences des employés.

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Par conséquent, le suivi des performances et des niveaux de compétence de vos collaborateurs a été numérisé et automatisé. Fini le temps où il fallait saisir manuellement les niveaux de compétence des employés dans une matrice de compétences sur tableur, après avoir passé des heures à la créer et à la gérer.

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