Cómo realizar un análisis eficaz de brechas de competencias con una matriz de competencias

La brecha de competencias es un fenómeno que está ganando relevancia en todo el mundo. Sus efectos se han dejado sentir de forma considerable en el sector manufacturero durante los últimos años. Muchos expertos del sector recomiendan que toda organización realice periódicamente un análisis de brecha de competencias para afrontar este reto.

Pero, ¿qué es una brecha de competencias? ¿Cómo puede llevar a cabo un análisis de brecha de competencias de sus empleados? ¿Y qué herramientas deben utilizarse al realizar un análisis de brecha de competencias? Para los jefes de proyecto y los responsables de recursos humanos que se inician en este tipo de análisis, empezar puede parecer abrumador.

Pero no se preocupe, este artículo le guiará para implantar un análisis de brecha de competencias eficaz. Le presentaremos brevemente el fenómeno de la brecha de competencias, el análisis de brecha de competencias, la matriz de competencias como herramienta principal de análisis y una guía paso a paso para llevar a cabo con éxito un análisis de brecha de competencias.

¿Qué es una brecha de competencias?

Una brecha de competencias es una situación en la que existe un desajuste entre las competencias necesarias para desempeñar un trabajo concreto y las competencias actuales de un empleado. Esta situación puede darse en cualquier sector. El sector manufacturero se ve especialmente afectado por el problema de la brecha de competencias. Por ejemplo, se estima que 2,1 millones de puestos de trabajo en fabricación quedarán sin cubrir en EE. UU. entre 2020 y 2030, según un estudio de Deloitte.

La industria manufacturera europea está experimentando el mismo problema en forma de escasez de trabajadores cualificados, como sugiere este informe de investigación de Eurofund. Por tanto, el problema de la brecha de competencias en el sector manufacturero es, sin duda, una preocupación seria.

Diversos factores están contribuyendo a este problema, entre ellos la jubilación de trabajadores, el desajuste entre la educación y las necesidades de la industria, y los avances tecnológicos en constante evolución, por mencionar algunos.

Para profundizar en este fenómeno, consulte nuestro artículo sobre la brecha de competencias en el sector manufacturero.

¿Qué es un análisis de brecha de competencias?

Como jefe de proyecto o responsable de recursos humanos, minimizar los efectos de la brecha de competencias en su equipo es fundamental. Esto puede lograrse realizando un análisis de brecha de competencias. En esencia, un análisis de brecha de competencias es el proceso de investigar si existe una brecha de competencias dentro de una organización y determinar en qué empleados concretos se encuentran esas carencias.

Por lo general, un análisis de brecha de competencias se realiza mediante una matriz de competencias. En las siguientes secciones de este artículo, explicaremos con más detalle la matriz de competencias y una guía paso a paso para implantar un análisis de brecha de competencias.

¿Qué es una matriz de competencias?

Una matriz de competencias es una representación visual del nivel de dominio de los miembros de su equipo en conjuntos de competencias seleccionados. Muestra los niveles de competencia de sus empleados medidos numéricamente y, a menudo, también codificados por colores. Gracias a ello, podrá conocer de inmediato los niveles de competencia seleccionados de los miembros de su equipo con un solo vistazo.

¿Cómo crear una matriz de competencias?

Una matriz de competencias puede ser convencional o basada en software. Convencional significa que debe elaborar y gestionar la matriz manualmente, generalmente utilizando una herramienta de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. Como alternativa, puede descargar una plantilla de matriz de competencias en línea y editarla para adaptarla a sus necesidades.

Una matriz de competencias también puede venir con software específico. Una matriz de competencias basada en software es mucho más potente que una convencional, ya que ofrece funciones útiles como cuestionarios y pruebas periódicas, planificación a largo plazo de la formación de empleados, notificaciones integradas y muchas más.

Además, utilizar software de matriz de competencias también ahorra más tiempo, ya que incluye una plantilla de matriz prediseñada, lo que le libera de la tarea de diseñarla desde cero.

Para obtener una visión más profunda de las matrices de competencias, consulte nuestra guía definitiva.

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Cómo saber si su organización necesita un análisis de brecha de competencias

Un análisis de brecha de competencias es una tarea esencial, aunque consume tiempo. Como resultado, muchos jefes de proyecto y responsables de recursos humanos se sienten tentados a omitirlo, ya que su urgencia no siempre es tan visible.

A continuación, se presentan varios casos en los que es necesario realizar un análisis de brecha de competencias en su organización:

Transición a una nueva tecnología o sistema

La necesidad más evidente de realizar un análisis de brecha de competencias surge cuando su equipo está pasando a una nueva tecnología o sistema. En ese caso, debe averiguar si las competencias actuales de los miembros de su equipo son suficientes para operar la nueva tecnología o sistema.

Si el análisis de brecha de competencias muestra que los niveles de competencia de los miembros de su equipo son satisfactorios, la transición será fluida. En caso contrario, si esos niveles son insuficientes para la transición, lo mejor es planificar programas de formación para cerrar la brecha. En cualquier caso, siempre es mejor saber con antelación si existe una brecha de competencias en su equipo, ya que dispondrá de tiempo suficiente para abordarla.

Por ejemplo, cualquier empresa debe organizar una declaración fiscal periódica. Tradicionalmente, el departamento de contabilidad de una organización tiene que elaborar y gestionar largas hojas de cálculo de Excel muy detalladas, haciendo un seguimiento de los beneficios y gastos de la organización hasta el último céntimo. Después, también debe rellenar múltiples páginas de formularios de declaración fiscal de la administración.

Cualquier empleado del equipo de contabilidad de una organización entiende perfectamente lo lento, meticuloso y agotador que resulta este proceso. Afortunadamente, este proceso puede automatizarse en parte mediante software fiscal corporativo.

Con él, su equipo de contabilidad puede simplemente introducir la información fiscal requerida en los campos proporcionados y cargar los documentos necesarios. Esto ahorra una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo que antes se dedicaba a crear y gestionar manualmente múltiples hojas de cálculo de Excel, realizar cálculos manuales e investigar normativas fiscales en constante cambio.

Sin embargo, utilizar este potente software de ahorro de tiempo no es sencillo. Su equipo de contabilidad necesita tiempo y práctica para pasar de un sistema tradicional de declaración fiscal a uno basado en software. Por eso, lo mejor es evaluar su preparación para adoptar software fiscal corporativo y detectar dónde se encuentra la brecha de competencias. Todo ello solo puede hacerse realizando un análisis de brecha de competencias.

Adquisición de nueva maquinaria en la planta de producción

De forma similar, al incorporar nueva maquinaria en su planta de fabricación, es probable que sus empleados necesiten formación adicional. Por ejemplo, imagine que está introduciendo impresoras 3D en su planta.

Una impresora 3D es una máquina muy versátil, ya que puede materializar cualquier objeto que se haya diseñado con software de diseño asistido por ordenador (CAD). También es rentable, ya que muchas impresoras 3D cuestan apenas unos cientos de euros.

Su coste operativo es mucho menor que comprar continuamente piezas a proveedores y almacenarlas en un almacén. Por ello, muchas plantas de fabricación de todo el mundo han incorporado impresoras 3D como parte integral de su proceso de producción.

Sin embargo, dominar el software CAD requiere meses de formación previa para quienes se inician en el diseño de productos 3D. Por tanto, para aprovechar el enorme potencial de las impresoras 3D y de cualquier otra herramienta de fabricación revolucionaria, es fundamental asegurarse de que sus empleados disponen de las competencias necesarias.

Fabricación de nuevos productos

Si su organización tiene previsto lanzar un nuevo producto al mercado, también es recomendable comprobar si sus empleados actuales tienen las competencias suficientes para respaldarlo. Verifique si sus empleados cuentan con las capacidades necesarias para fabricar, mantener y ofrecer soporte al cliente para este producto recién lanzado.

Por ejemplo, imagínese como director de planta de una fábrica de automóviles especializada en producir miles de berlinas al mes. En algún momento, la alta dirección de la empresa decide fabricar también nuevos modelos SUV en su planta.

Como director de planta, usted es responsable de garantizar que esos SUV estén bien fabricados y bien respaldados cuando ya estén en manos de sus clientes. Al fin y al cabo, los SUV y las berlinas tienen chasis, dimensiones, diseños y muchas otras diferencias.

Su trabajo consiste en asegurarse de que sus empleados estén preparados para la tarea y en ofrecer formación adicional si es necesario. No hay mejor manera de saberlo que mediante un análisis de brecha de competencias.

Planes de expansión futuros

Otro buen momento para llevar a cabo un análisis de brecha de competencias es al planificar futuras expansiones corporativas. Esto incluye abrir una nueva instalación de producción, entrar en un nuevo mercado o simplemente aumentar la capacidad de producción de su planta actual.

Antes de expandirse, siempre es importante comprobar si su equipo actual dispone de un abanico de competencias y una capacidad suficientes. Para obtener la información necesaria, tendrá que implantar un análisis de brecha de competencias utilizando una matriz de competencias.

Preocupaciones de los empleados

Otra señal evidente de que es necesario realizar un análisis de brecha de competencias de forma inminente es que uno o varios empleados hayan expresado sus preocupaciones. Por ejemplo, sus empleados podrían informarle de que sus competencias no son adecuadas para sus tareas diarias.

En ese caso, realizar un análisis de brecha de competencias es la respuesta más lógica. Una vez identificada la brecha, puede elaborarse un plan de desarrollo de empleados a corto y largo plazo. Esta también es una buena estrategia de retención del talento.

Según una encuesta de IBM, el 36% de los encuestados afirma que las “oportunidades de aprendizaje continuo” son lo que los empleados esperan de sus empleadores (además de su salario). Con la actual brecha de competencias en fabricación, retener a sus empleados actuales redunda en su propio interés. Por ello, un plan de desarrollo de empleados es una forma eficaz de mejorar su rendimiento y mantener su fidelidad.

Rendimiento insatisfactorio

Si cree que su equipo está rindiendo por debajo de lo esperado o que su rendimiento ha disminuido durante un tiempo, también es una señal sutil para iniciar un análisis de brecha de competencias. Quizá uno o varios conjuntos de competencias de los miembros de su equipo se estén quedando obsoletos y no puedan seguir el ritmo de las herramientas y técnicas del sector en constante evolución. O quizá su equipo tenga falta de personal y necesite refuerzos cuanto antes.

Si se han detectado las brechas de competencias que afectan negativamente al rendimiento de su equipo, es el momento de abordarlas. Puede organizar programas de formación para cerrarlas o contratar talento externo. En cualquier caso, sus decisiones siempre estarán basadas en hechos tras un análisis de brecha de competencias.

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¿Cómo realizar un análisis de brecha de competencias?

Ahora que ya se han cubierto los conceptos básicos, es hora de profundizar en la parte de implementación de cómo realizar un análisis de brecha de competencias.

En general, un análisis de brecha de competencias puede realizarse en dos niveles: individual o de equipo. Un análisis de brecha de competencias a nivel individual significa evaluar las competencias existentes de un empleado y compararlas con los requisitos de su puesto actual. Mientras tanto, un análisis de brecha de competencias a nivel de equipo se refiere a revisar los conjuntos de competencias existentes de todos los empleados de un equipo y compararlos con los estándares del sector en cada uno de sus puestos.

El contenido de un análisis de brecha de competencias a nivel individual y a nivel de equipo es el mismo. La única diferencia es el alcance del análisis: el primero es individual y el segundo abarca a todo el equipo. En este artículo, nos centraremos en el análisis de brecha de competencias a nivel de equipo, ya que ofrece el alcance más amplio en su análisis.

Un análisis de brecha de competencias consta de varios pasos que siguen una secuencia concreta. Aquí tiene la guía paso a paso para realizar un análisis de brecha de competencias eficaz en cualquier organización:

Paso 1: Identificar las competencias relevantes que se evaluarán

El primer paso consiste en determinar qué competencias se evaluarán en su análisis de brecha de competencias. Por lo general, este tipo de análisis solo se centra en competencias técnicas relacionadas con el puesto. Debido a su carácter técnico, las competencias evaluadas deben ser seleccionadas por el jefe de proyecto de cada equipo o por un empleado con mucha experiencia.

Por ejemplo, un empleado que trabaje en el equipo de compras será evaluado en competencias como SAP Ariba (o cualquier software de compras similar), Microsoft Excel (con fines de registro financiero), redacción de contratos y otras competencias relevantes.

Otro ejemplo es un responsable de HSE. Para este puesto, las competencias evaluadas incluyen el conocimiento de la normativa local e industrial en materia de HSE, el dominio de certificaciones de seguridad laboral como ISO 45001, la capacidad de utilizar herramientas de seguridad como un extintor y muchas otras competencias de apoyo.

Además de las competencias técnicas, a veces los jefes de proyecto añaden competencias blandas como trabajo en equipo, pensamiento crítico y comunicación verbal a su matriz. Si ese es el caso, es preferible utilizar una matriz de competencias en lugar de una matriz de habilidades.

Aunque parezcan idénticas, una matriz de habilidades y una matriz de competencias son, en realidad, dos herramientas distintas con contenidos y finalidades diferentes dentro de una organización. Para comprender mejor la diferencia entre ambas, consulte aquí nuestro artículo en profundidad.

Paso 2: Medir objetivamente los niveles de competencia de sus empleados

Una vez seleccionados los conjuntos de competencias evaluados, es el momento de evaluar objetivamente a sus empleados. La medición de los niveles de competencia puede realizarse mediante varios métodos. Algunos de los métodos de evaluación más comunes son:

• Cuestionarios y pruebas técnicas
• Entrevistas técnicas
• Evaluación de los KPI de sus empleados
• Feedback de compañeros

Lo ideal es que las competencias seleccionadas sean evaluadas y medidas por el jefe de proyecto o por el miembro más experimentado del equipo, ya que normalmente cuentan con el conocimiento técnico más amplio y profundo en su campo.

El nivel de competencia debe cuantificarse en valores numéricos, normalmente en una escala de 1 a 5 o de 1 a 10. Cuanto mayor sea el valor, mayor será el nivel de competencia. También se recomienda codificar por colores los niveles de competencia, ya que hará que su matriz sea más intuitiva visualmente.

Paso 3: Analizar los resultados de su matriz de competencias

Una vez medidos los conjuntos de competencias de los miembros de su equipo, es hora de incluirlos en una matriz de competencias y analizarlos. A partir de los datos mostrados en su matriz, es momento de plantearse las siguientes preguntas:

• ¿Son suficientes los niveles de competencia de los miembros de su equipo para desempeñar sus tareas diarias?
• ¿Pueden los miembros de su equipo utilizar las herramientas y técnicas más recientes del sector para su trabajo?
• ¿Hay algún miembro del equipo que vaya por detrás de sus compañeros en productividad?
• ¿Cómo se comparan los niveles de competencia de sus empleados con los de sus competidores?
• ¿Existe suficiente personal dentro de su equipo y sigue siendo manejable la carga de trabajo de sus miembros?
• ¿Hay miembros sénior del equipo que vayan a jubilarse o abandonar su organización próximamente?
• ¿Tiene su organización previsto ampliar pronto su capacidad de producción, alcance de mercado o gama de productos? En caso afirmativo, ¿cómo afectaría esa expansión a su equipo?

Las respuestas a estas preguntas determinarán si existe una brecha de competencias en su equipo, tanto en la actualidad como en un futuro próximo.

Paso 4: Elaborar planes de desarrollo de empleados a corto y largo plazo

Si realmente existe una brecha de competencias en su equipo, lo mejor es abordarla cuanto antes. Una matriz de competencias le indicará qué competencias faltan y en qué empleados concretos se encuentran esas carencias. Esta precisión le permite tomar decisiones bien fundamentadas al diseñar sus planes de desarrollo de empleados.

Para cerrar la brecha de competencias existente, es fundamental organizar de inmediato un programa de formación. Si se detecta una brecha de competencias en la mayoría de los miembros de su equipo, lo lógico es organizar un programa de formación para todo el equipo. Formar a todos los miembros del equipo a la vez es una forma eficiente de abordar el problema.

Por otro lado, si se detecta una brecha en un número reducido de empleados, lo mejor es contar con programas de formación personalizados. Así, solo se formará a los empleados afectados, ahorrando tiempo a los empleados que ya tienen competencias suficientes y optimizando el presupuesto de formación de su organización.

Incluso si no existe una brecha de competencias en su equipo, sigue siendo recomendable contar con un plan de desarrollo a largo plazo para cada empleado. Algunos ejemplos de programas de desarrollo de empleados pueden adoptar la forma de:

• Actividades/seminarios periódicos de formación en competencias técnicas y habilidades blandas
• Actividades anuales de team building
• Financiación de la participación de sus empleados en conferencias y eventos del sector
• Asignación de un presupuesto determinado y días libres remunerados que sus empleados puedan utilizar para participar en programas de formación de su elección
• Un programa de mentoría dirigido por empleados sénior para empleados júnior/nuevos
• Contar con un departamento interno de desarrollo de talento

Paso 5: Posibilidades de contratación

Si la brecha de competencias es demasiado grande como para abordarla mediante cualquier programa de desarrollo de empleados, contratar nuevo talento es la mejor solución. Elegir a los candidatos ideales con las competencias y la experiencia que le faltan a su equipo nunca ha sido tan fácil, gracias a la visualización de datos de su matriz de competencias.

Paso 6: Su brecha de competencias se ha cerrado, ¿qué sigue?

Si la brecha de competencias de su equipo se ha cerrado (ya sea mediante recapacitación de empleados, contratación de nuevo talento o ambas), lo mejor es seguir realizando un análisis de brecha de competencias de forma periódica. Aunque no haya indicios de que exista una brecha dentro de su equipo, un análisis rutinario sigue siendo beneficioso para cualquier organización.

Muchos expertos en recursos humanos recomiendan realizar un análisis de brecha de competencias una vez al año. Por supuesto, la frecuencia ideal varía según el sector. Algunos sectores experimentan disrupciones e innovaciones más rápido que otros. Los avances tecnológicos en la industria electrónica se producen sin duda a un ritmo más rápido que en la industria textil, por ejemplo.

Utilizar su matriz de competencias más allá del análisis de brecha de competencias

Una matriz de competencias puede utilizarse más allá de la realización de un análisis de brecha de competencias. También puede servir como herramienta complementaria de seguimiento del rendimiento, lo cual resulta útil para la planificación de sucesiones y de compensación de empleados. Como resultado, cualquier jefe de proyecto o responsable de recursos humanos estará mejor informado a la hora de decidir la progresión profesional a largo plazo y el paquete retributivo de sus empleados.

Uso de software de matriz de competencias para sus necesidades de análisis de brecha de competencias

Una matriz de competencias es su herramienta principal al realizar un análisis de brecha de competencias en su equipo. Aunque es posible elaborar y gestionar una matriz de competencias con Microsoft Excel o Google Sheets, optar por software específico es una mejor elección.

Una matriz de competencias basada en software ofrece muchas funciones y ventajas que una matriz basada en hojas de cálculo nunca podrá igualar. Entre las funciones útiles se incluyen una plantilla de matriz integrada, un sistema de planificación a largo plazo de la formación de empleados y la capacidad de generar un informe personalizado de competencias del empleado.

El módulo Skills Matrix & Training de Azumuta va un paso más allá: es el único software de matriz de competencias del mercado que puede combinarse con Digital Work Instructions.

Esta integración le permite enviar instrucciones visualmente intuitivas a sus empleados, supervisar su planta en tiempo real, controlar digitalmente y de forma remota el proceso de control de calidad de sus productos, y acceder a muchas otras funciones de ahorro de tiempo y costes, todo ello desde la comodidad de su ordenador/tablet/smartphone.

Por lo tanto, el seguimiento del rendimiento y de los niveles de competencia de los miembros de su equipo se ha digitalizado y automatizado. Han quedado atrás los días de introducir manualmente los niveles de competencia de los empleados en una hoja de cálculo de matriz de competencias, en cuya elaboración y gestión ha dedicado horas.

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Como jefe de proyecto, el módulo Skills Matrix & Training de Azumuta hará que su análisis de brecha de competencias sea un proceso sencillo y eficiente en tiempo.

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