Der ultimative Leitfaden für Skills Matrix & Training

In der Geschäftswelt hört man häufig den Satz: "Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens." Dieser Satz ist keine Übertreibung, denn die Mitarbeiter sind der Eckpfeiler eines jeden Unternehmens.

Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens leiten. Das Qualifikationsniveau Ihrer Mitarbeiter in ihren jeweiligen Bereichen steht daher in engem Zusammenhang mit der Leistung Ihres Unternehmens. Doch ist es möglich, das Qualifikationsniveau Ihrer Mitarbeiter objektiv zu messen und abzubilden?

Die Antwort lautet: Ja, das ist tatsächlich möglich. Für die Bewertung und Zuordnung der Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter können verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Eine Qualifikationsmatrix ist das geeignetste Instrument dafür. Außerdem ist eine Kompetenzmatrix das wichtigste Instrument für eine Kompetenzlückenanalyse.

Doch was ist eine Kompetenzmatrix? Wie kann man sie erstellen und verwenden? Was ist eine Kompetenzlückenanalyse und wie wird sie durchgeführt? Und warum ist eine Kompetenzlückenanalyse für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

In diesem ultimativen Leitfaden werden wir untersuchen, was eine Qualifikationsmatrix ist und wie man eine effektive Qualifikationsmatrix erstellt und verwaltet. Darüber hinaus erörtern wir das Phänomen der Qualifikationslücke, was eine Qualifikationslückenanalyse ist, wie man sie durchführt und welche Vorteile der Einsatz von Qualifikationsmatrix-Software bietet.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Kompetenzmatrix ist eine Darstellung der Kompetenzniveaus Ihrer Mitarbeiter. Sie stellt die Qualifikationsniveaus Ihrer Teammitglieder in ausgewählten Bereichen visuell dar, gemessen in Zahlen (im Allgemeinen auf einer Skala von 1-4, 1-5, 1-10 oder 1-100). Häufig wird auch eine Farbcodierung verwendet, um die Darstellung intuitiver zu gestalten.

Aufgrund ihrer Einfachheit und visuell intuitiven Natur ist eine Kompetenzmatrix ein äußerst zuverlässiges Instrument. Sie ermöglicht es den Teamleitern, sofort zu erkennen, über welche Fähigkeiten ihre Teammitglieder verfügen, welche Fähigkeiten noch verbessert werden müssen und welche Mitarbeiter zusätzliche Schulungen benötigen. All diese Informationen lassen sich in Sekundenschnelle auf einen Blick erfassen.

Wie erstellt und verwendet man eine Kompetenzmatrix?

Kompetenzmatrizen lassen sich in zwei Kategorien einteilen: konventionelle und softwarebasierte. Die Unterschiede liegen in der Art und Weise, wie eine Kompetenzmatrix erstellt und betrieben wird. Hier sind die wichtigsten Merkmale der beiden:

Matrix der konventionellen Fertigkeiten

Eine herkömmliche Kompetenzmatrix wird mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellt und verwaltet. Damit kann ein Benutzer manuell eine Tabelle für die Qualifikationsmatrix erstellen. Fügen Sie in einer Spalte die Namen Ihrer Teammitglieder ein. In einer Zeile führen Sie die Kompetenzfelder auf, die Sie abbilden möchten.

In den Zellen zwischen der bereits erwähnten Spalte und der Zeile können Sie die Kompetenzstufen der einzelnen Teammitglieder eingeben. Die Eingabe erfolgt in der Regel auf einer numerischen Skala, z. B. 1-4, 1-5, 1-10 und 1-100.

Es empfiehlt sich auch, die Matrix farblich zu kodieren, d. h. jeder Zahl eine bestimmte Farbe zuzuordnen. Durch die Farbcodierung wird Ihre Kompetenzmatrix intuitiver und Sie können den Inhalt viel schneller erfassen.

Sie können Ihre Matrix nicht nur von Grund auf neu entwerfen, sondern auch eine Vorlage für eine Kompetenzmatrix verwenden. Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen für Kompetenzmatrizen, die Sie herunterladen können. Einige Vorlagen sind kostenlos, während andere kostenpflichtig sind.

Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihren Vorstellungen entspricht, laden Sie sie herunter und bearbeiten Sie sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm Ihrer Wahl. Achten Sie darauf, dass Sie die heruntergeladene Vorlage für die Qualifikationsmatrix so bearbeiten, dass sie den Bedürfnissen Ihres Teams entspricht, da herunterladbare Vorlagen oft sehr allgemein gehalten sind.

Verwendung der Skills Matrix Software

Neben der manuellen Erstellung und Verwaltung Ihrer Kompetenzmatrix mit Microsoft Excel oder Google Sheets können Sie auch eine Kompetenzmatrix-Software verwenden. Auf dem Markt gibt es unzählige Plattformen für Kompetenzmatrix-Software.

Manche Software ist nur für die Erstellung und Ausführung von Qualifikationsmatrizen bestimmt. Bei anderen ist die Kompetenzmatrix-Plattform Teil einer umfassenderen Fertigungsmanagementsoftware.

Die Verwendung einer Kompetenzmatrix-Software bietet aufgrund ihrer zahlreichen Funktionen zahlreiche Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Kompetenzmatrix. So bietet eine Kompetenzmatrix-Software beispielsweise eine vorgefertigte Vorlage, die Sie von der zeitaufwändigen Aufgabe befreit, die Matrix von Grund auf neu zu entwerfen.

Darüber hinaus können Sie mit der Kompetenzmatrix-Software auch einen automatisch erstellten Mitarbeiterbericht für jeden Mitarbeiter erstellen. Dies ermöglicht eine eingehende Bewertung der Mitarbeiterfähigkeiten, um Qualifikationslücken zu erkennen, die Aufgabenverteilung im Team zu organisieren, den wöchentlichen Dienstplan zu planen und zukünftige Schulungsaktivitäten zu verwalten.

Und natürlich ermöglicht die Skills-Matrix-Software den nahtlosen Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. Mit einer guten Skills-Matrix-Software können mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Unternehmensdatenbank zugreifen, was eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. So können Sie sich von den herkömmlichen Verfahren zur Beantragung von Genehmigungen verabschieden.

Dies sind nur einige Beispiele für die Vorteile einer softwarebasierten Kompetenzmatrix gegenüber ihren herkömmlichen Pendants.

Eine ausführliche Liste der Vorteile einer Kompetenzmatrix-Software finden Sie in unserem Artikel.

Qualifikationsmatrix vs. Kompetenzmatrix

Die Begriffe "Qualifikationsmatrix" und "Kompetenzmatrix" werden häufig synonym verwendet. Viele Fachleute glauben sogar, dass sie sich auf dieselbe Sache beziehen. Beide Instrumente sind auch gleich aufgebaut und können sowohl als Tabellenkalkulation als auch als Softwareversion vorliegen.

Trotz der identischen Namen handelt es sich um zwei verschiedene Werkzeuge mit unterschiedlichen Inhalten und Zwecken.

Einen ausführlichen Überblick über die Unterschiede zwischen einer Kompetenzmatrix und einer Qualifikationsmatrix finden Sie in unserem vergleichenden Artikel hier.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Unterschiede zwischen den beiden Matrizen:

Fertigkeiten vs. Kompetenzen

Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden Begriffen liegt im Inhalt. Wie der Name schon sagt, zeigt eine Qualifikationsmatrix die Qualifikationsniveaus der Mitglieder eines Teams, während eine Kompetenzmatrix dasselbe mit den Kompetenzen tut. Doch was ist der Unterschied zwischen Fähigkeiten und Kompetenzen?

Fertigkeiten

Fertigkeiten beziehen sich im Allgemeinen auf die Fähigkeit, eine Aufgabe innerhalb eines Arbeitsplatzes auszuführen. Eine Kompetenzmatrix enthält daher nur technische, arbeitsplatzbezogene Fähigkeiten. Soft Skills, wie Zeitmanagement, Führungsqualitäten und andere nicht-technische Fähigkeiten, sind darin nicht enthalten.

Eine Qualifikationsmatrix für das Buchhaltungsteam einer Organisation würde beispielsweise Kenntnisse in Microsoft Excel, Buchhaltungssoftware wie Intuit QuickBooks und Kenntnisse der International Financial Reporting Standards (oder anderer in der jeweiligen Rechtsordnung gültiger Standards) umfassen.

Ein weiteres Beispiel ist eine Qualifikationsmatrix für einen Lagerarbeiter. Für diese Position würde ein Projektmanager Fähigkeiten wie Gabelstaplerfahren, Lagerbestandsverwaltungssoftware wie Oracle Netsuite WMS und die Sicherheitsstandards für Lagerhäuser der Occupational Safety and Health Administration (oder gleichwertige Standards in anderen Rechtsordnungen) einbeziehen.

Zuständigkeiten

Auf der anderen Seite beziehen sich Kompetenzen auf die Fähigkeiten, die für die Ausübung einer Rolle oder einer Position erforderlich sind. Dazu gehören sowohl technische als auch soziale Fähigkeiten. Daher bietet eine Kompetenzmatrix ein breiteres Bild als eine Kompetenzmatrix, ist aber weniger spezifisch, wenn es darum geht, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu erfassen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Kompetenzmatrix für einen Qualitätskontrollbeauftragten in einer Fabrik für vorverpackte Lebensmittel. Für diese Position würde eine Kompetenzmatrix technische Fähigkeiten wie die Fähigkeit, Laborgeräte zu bedienen, und Kenntnisse über relevante Lebensmittelsicherheitsstandards wie ISO 22000 sowie Vorschriften der Food and Drug Administration (oder ähnliche Maßnahmen in anderen Ländern) umfassen.

Zu den relevanten Soft Skills gehören auch die Aufmerksamkeit für kleine Details und die Kommunikationsfähigkeiten, die erforderlich sind, um den Montagearbeitern hohe Produktionsstandards zu vermitteln.

Die Verwendung von Kompetenzmatrix und Kompetenzmatrix innerhalb einer Organisation

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Inhalte dienen eine Qualifikationsmatrix und eine Kompetenzmatrix auch unterschiedlichen organisatorischen Funktionen. Hier sind die Unterschiede:

Matrix der Fähigkeiten

Aufgrund ihrer besonderen Beschaffenheit wird eine Kompetenzmatrix zur Bewertung der Kompetenzen innerhalb eines Teams oder einer Abteilung verwendet. Sie bewertet die ausgewählten Fähigkeiten der Mitarbeiter innerhalb eines Teams. Eine Kompetenzmatrix wird im Allgemeinen nicht auf unternehmensweiter Ebene eingesetzt.

Da es sich bei einer Kompetenzmatrix in der Regel um eine technische Matrix handelt, wird sie in der Regel vom Projektleiter eines Teams oder dem erfahrensten und qualifiziertesten Mitglied des jeweiligen Teams erstellt und verwaltet. Eine Kompetenzmatrix wird häufig verwendet, zum Beispiel:

• ein System zur Aufgabenverteilung (so dass jedem Mitarbeiter Aufgaben zugewiesen werden, die seinem Qualifikationsniveau entsprechen)
• Work rooster management (falls einige Mitarbeiter im Urlaub sind, können die Projektmanager den Arbeitsplan so gestalten, dass immer ein erfahrenes Teammitglied in einer Schicht zur Verfügung steht)
• Planung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter
• Das wichtigste Instrument bei der Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse

Kompetenz-Matrix

Umgekehrt bietet eine Kompetenzmatrix ein breiteres Bild als eine Qualifikationsmatrix, ist aber weniger spezifisch und technisch in ihrem Inhalt. Personalverantwortliche oder Mitarbeiter nutzen häufig eine Kompetenzmatrix der oberen Führungsebene. Da eine Kompetenzmatrix sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen abdeckt, kann sie auch für andere Zwecke verwendet werden:

• Langfristige Planung der Nachfolge und Beförderung von Mitarbeitern
• Die Datenbank der Organisation zur Ermittlung der Vergütung der Mitarbeiter
• Eine Datenbank für zukünftige Einstellungspläne

Ein kurzer Überblick über die Unterschiede zwischen der Skills Matrix und der Competency Matrix

Was ist ein Qualifikationsdefizit?

Eine der Hauptfunktionen einer Qualifikationsmatrix besteht darin, festzustellen, ob es in Ihrem Team eine Qualifikationslücke gibt. Doch was genau ist eine Qualifikationslücke? Und ist sie so alarmierend, wie viele behaupten?

Der Begriff Qualifikationsdefizit bezieht sich auf die Diskrepanz zwischen den für eine Stelle erforderlichen Fähigkeiten und den Fähigkeiten, über die ein Arbeitnehmer derzeit verfügt. Infolgedessen ist die Leistung des Arbeitnehmers aufgrund unzureichender Qualifikationen unzureichend. In extremeren Fällen kann ein Arbeitgeber aufgrund der Qualifikationskrise auf dem Arbeitsmarkt keinen geeigneten Arbeitnehmer für eine Stelle finden.

Das Phänomen der Qualifikationslücke besteht praktisch in allen Sektoren. Das verarbeitende Gewerbe ist jedoch besonders stark betroffen. Einem Bericht von Deloitte zufolge werden in den USA im Zeitraum 2020-2023 voraussichtlich 2,1 Millionen Stellen im verarbeitenden Gewerbe unbesetzt bleiben. Aus dem Bericht geht hervor, dass Arbeitgeber im verarbeitenden Gewerbe aufgrund des Fachkräftemangels Schwierigkeiten haben, ihre offenen Stellen zu besetzen, was sich in den kommenden Jahren noch verschärfen wird.

Auch die EU leidet unter demselben Problem. Ein Eurofund-Forschungsbericht hat gezeigt, dass in allen EU-Regionen ein Mangel an Arbeitskräften im verarbeitenden Gewerbe festgestellt wurde. Das Problem des Fachkräftemangels stellt also eine erhebliche Bedrohung für das verarbeitende Gewerbe dar.

Verschiedene Faktoren haben das Problem des Fachkräftemangels im verarbeitenden Gewerbe verursacht und verschlimmert. Einige der wichtigsten Ursachen sind:

• Ausscheiden von qualifizierten und erfahrenen Arbeitnehmern
• Nicht genügend Absolventen in den Bereichen Wissenschaft, Technologie, Ingenieurwesen und Mathematik (STEM)
• Sich ständig weiterentwickelnde Produktionstechnologien und -techniken
• Kostspielige Programme zur Mitarbeiterentwicklung
• Mangelndes Bewusstsein und fehlendes Gefühl für die Dringlichkeit des Problems der Qualifikationslücke

In unserem Artikel erfahren Sie mehr über das Problem des Fachkräftemangels in der verarbeitenden Industrie und was Sie dagegen tun können.

Was ist eine Analyse des Qualifikationsdefizits?

Nachdem das Phänomen der Qualifikationslücke nun geklärt ist, stellt sich die Frage: Gibt es in meinem Team eine Qualifikationslücke? Und wenn ja, was kann ich dagegen tun?

Der beste Weg, um festzustellen, ob in Ihrem Team eine Qualifikationslücke besteht, ist die Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse. Bei einer Kompetenzlückenanalyse werden die für die Ausführung von Aufgaben erforderlichen Kompetenzen ermittelt und mit den aktuellen Kompetenzen Ihrer Teammitglieder verglichen.

Wenn eine Diskrepanz zwischen den beiden festgestellt wird, bedeutet dies, dass in Ihrem Team tatsächlich eine Qualifikationslücke besteht. Um eine Kompetenzlückenanalyse durchzuführen, müssen Sie eine Kompetenzmatrix verwenden.

Wann sollte eine Analyse der Qualifikationslücke durchgeführt werden?

Eine häufig gestellte Frage unter Projektmanagern lautet: Wie oft sollte eine Kompetenzlückenanalyse durchgeführt werden? Eine Kompetenzlückenanalyse ist in der Tat eine zeitaufwändige Aufgabe, auf die sich nur wenige freuen.

Im Allgemeinen empfehlen Personalexperten, einmal im Jahr eine Analyse der Qualifikationslücken durchzuführen. Wenn jedoch eine der folgenden Bedingungen auf Ihren Fall zutrifft, ist es am besten, eine solche Analyse so bald wie möglich durchzuführen:

• Sie planen die Anschaffung einer neuen Produktionstechnologie, einer Maschine, eines Systems oder einer Technik
• Einführung neuer Produkte auf dem Markt angestrebt
• Expansionspläne (Eröffnung einer neuen Produktionsstätte, Erhöhung der Produktionsleistung, Eintritt in einen neuen Markt oder eine andere Form der Expansion)
• Die Leistung Ihres Teams hat sich merklich verschlechtert.
• Eines oder mehrere Ihrer Teammitglieder haben ihre Besorgnis über unzureichende Fähigkeiten oder eine zu hohe Arbeitsbelastung zum Ausdruck gebracht

Wie führt man eine Analyse des Qualifikationsdefizits durch?

Die Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse erfordert Zeit und Mühe. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, während des gesamten Prozesses über eine funktionale und leicht zu bearbeitende Qualifikationsmatrix zu verfügen. Um ihre Genauigkeit zu gewährleisten, wird eine Kompetenzlückenanalyse idealerweise vom Projektleiter des jeweiligen Teams oder vom erfahrensten und kompetentesten Teammitglied durchgeführt.

In unserem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Durchführung einer erfolgreichen Analyse der Qualifikationslücke:

Schritt 1: Identifizierung der zu prüfenden Fähigkeiten der Mitarbeiter

Der erste Schritt besteht darin, die Fähigkeiten zu bestimmen, die in die Kompetenzmatrix aufgenommen werden sollen. Und natürlich müssen die bewerteten Fähigkeiten in direktem Zusammenhang mit den täglichen Aufgaben Ihrer Teammitglieder stehen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Projektleiter eines Produktdesignteams. Natürlich würden Sie Kenntnisse wie AutoCAD, Grafikdesignsoftware wie Adobe Illustrator und andere relevante Fähigkeiten für einen Produktdesigner einbringen wollen.

Schritt 2: Bewertung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Wenn die relevanten Fähigkeiten ausgewählt wurden, ist es an der Zeit, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu bewerten. Es gibt zahlreiche Methoden, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter objektiv zu bewerten, z. B:

• Schriftliche Tests und andere Formen von technischen Prüfungen
• Technische Interviews
• Einstufung Ihrer Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Key Performance Indicators (KPIs)
• Bitten Sie die anderen Teammitglieder um Kommentare und Anmerkungen

Übersetzen Sie Ihre Ergebnisse in leicht verständliche Zahlen, z. B. 1-4, 1-5, 1-10, oder 1-100. Es ist auch eine gute Idee, diese Zahlen farblich zu kodieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine visuell intuitive Zuordnung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter.

Schritt 3: Analysieren der Daten Ihrer Kompetenzmatrix

Nachdem die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter bewertet und kartiert wurden, ist es an der Zeit, die Ergebnisse Ihrer Kompetenzmatrix zu analysieren. Einige notwendige Bewertungen, die bei der Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse berücksichtigt werden müssen, sind:

• Sind die derzeitigen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ausreichend, um ihre täglichen Aufgaben zu erfüllen und die neuesten Technologien und Techniken der Branche zu nutzen?
• Wie sind die KPIs Ihres Teams im Vergleich zu denen Ihrer Konkurrenten?
• Ist Ihr Team ausreichend besetzt, und ist die Arbeitsbelastung Ihrer Teammitglieder überschaubar?
• Gibt es einen Mitarbeiter, der bei seinen KPIs Nachholbedarf hat?
• Gibt es einen Mitarbeiter, der in den Ruhestand gehen oder Ihr Team verlassen wird?
• Plant Ihr Unternehmen, seine Produktion, seine Produktpalette oder seine Marktpräsenz demnächst zu erweitern? Wenn ja, wie würde sich dies auf die Arbeitsbelastung und die Verantwortlichkeiten Ihres Teams auswirken?

Anhand der Ergebnisse dieser Bewertungen lässt sich feststellen, ob es in Ihrem Team eine Qualifikationslücke gibt (oder geben wird).

Schritt 4: Planung kurz- und langfristiger Mitarbeiterschulungsprogramme

Wenn eine Qualifikationslücke festgestellt wurde, ist es in Ihrem besten Interesse, diese sofort zu beseitigen. Die ultimative Lösung, um eine Qualifikationslücke zu schließen, ist die Durchführung von Schulungen in dem Bereich, in dem die Lücke festgestellt wurde.

Eine Qualifikationslücke kann bei einem oder einigen wenigen Mitarbeitern auftreten und ein teamweites Ereignis sein. Tritt sie bei einem oder wenigen Mitarbeitern auf, sind spezielle, maßgeschneiderte Schulungsprogramme vorzuziehen. Auf diese Weise gehen Ihre Schulungsprogramme direkt auf die Qualifikationslücke ein, und Ihre ausreichend qualifizierten Mitarbeiter müssen nicht an unnötigen Schulungen teilnehmen.

Wurde hingegen bei vielen Mitarbeitern eine Qualifikationslücke festgestellt, ist es sinnvoll, ein teamweites Schulungsprogramm zu organisieren. Auf diese Weise können zahlreiche Mitarbeiter auf einmal geschult werden, was Ihnen Zeit und Mühe erspart.

Schritt 5: Falls erforderlich, stellen Sie neue Mitarbeiter ein

Manchmal ist mehr als nur eine Umschulung Ihrer Mitarbeiter erforderlich, um eine Qualifikationslücke zu schließen. In diesem Fall ist die Anwerbung externer Talente die verbleibende Lösung.

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Kompetenzmatrix, um die fehlenden Kompetenzen in Ihrem Team zu besetzen. Unterstützt durch die visuell intuitive Zuordnung der Mitarbeiterfähigkeiten werden Ihre Einstellungsentscheidungen immer datengestützt sein.

Schritt 6: Was ist nach der Analyse des Qualifikationsdefizits zu tun?

Wenn die Analyse des Qualifikationsdefizits abgeschlossen ist und die Qualifikationslücke geschlossen wurde (entweder durch Umschulung oder Neueinstellung), können Sie verschiedene weitere Maßnahmen ergreifen. Sie können zum Beispiel langfristige Entwicklungspläne für Ihre Mitarbeiter erstellen.

Langfristige Entwicklungspläne für Mitarbeiter beinhalten wahrscheinlich:

• Organisation regelmäßiger Fortbildungsmaßnahmen und Seminare
• Finanzierung der Teilnahme Ihrer Teammitglieder an Branchenkonferenzen und -veranstaltungen
• Bereitstellung eines bestimmten Betrags an Mitteln und Urlaubstagen für Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an externen Kursen und Schulungen
• Ein unternehmensweites Mentorenprogramm, bei dem ein älterer Mitarbeiter mit einem jüngeren Mitarbeiter zusammengebracht wird und diesen anleitet
• Teambuilding-Aktivitäten
• Einrichtung eines Teams, das routinemäßige interne Schulungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeiter organisiert

Es wird die Produktivität Ihres Teams verbessern und die Loyalität der Mitarbeiter sicherstellen. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels ist es in Ihrem besten Interesse, Ihre hochqualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter zu halten. Laut einer IBM-Umfrage geben 36 % der Befragten an, dass "kontinuierliche Lernmöglichkeiten" das sind, was Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern erwarten (abgesehen von ihrem Gehalt).

Vorteile der Verwendung einer Skills Matrix Software

Wie bereits erwähnt, ist eine optimale Kompetenzmatrix einer der Schlüssel zu einer erfolgreichen Analyse der Qualifikationslücke. Eine softwarebasierte Kompetenzmatrix ist weitaus leistungsfähiger als ihre herkömmlichen Pendants und bietet viele praktische Funktionen.

Daher ist es am besten, eine Kompetenzmatrixsoftware anstelle einer herkömmlichen, auf Tabellenkalkulationen basierenden Matrix zu verwenden. Hier sind einige entscheidende Vorteile der Verwendung einer Kompetenzmatrix-Software:

Keine Notwendigkeit, die Matrix von Grund auf neu zu beginnen

Die Verwendung einer Kompetenzmatrix-Software ist mühelos und zeitsparend im Vergleich zu ihrem herkömmlichen Gegenstück. Zunächst einmal verfügt eine Kompetenzmatrix-Software bereits über eine integrierte Vorlage, so dass Sie die Matrix nicht von Grund auf neu entwerfen und gestalten müssen.

Auch die Bearbeitung Ihrer Kompetenzmatrix ist ein Kinderspiel. Geben Sie einfach die entsprechenden Daten in die Felder der Software ein, und schon haben Sie eine voll funktionsfähige Kompetenzmatrix.

Echtzeit-Erinnerungen und -Benachrichtigungen

Viele Skill-Matrix-Software verfügt über eine Benachrichtigungsfunktion. Viele Skills-Matrix-Software verfügt über einen eingebauten Kalender oder kann mit gängigen Kalendern wie Google Calendar oder Outlook Calendar von Microsoft integriert werden.

Mit dieser Funktion können Sie kurz- und langfristige Schulungsprogramme planen. Kurz bevor die Schulung fällig ist, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Geräte Ihrer Teammitglieder gesendet. Diese Benachrichtigungen stellen sicher, dass die Entwicklungsprogramme aller Mitarbeiter auf Kurs bleiben.

Einige Qualifikationsmatrixsoftware kann automatisch einen Fortschrittsbericht für jeden Mitarbeiter erstellen. So können Sie die Entwicklung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter im Laufe der Zeit leicht verfolgen, ohne stundenlang alte Datenbanken zu durchforsten und selbst individuelle Berichte zur Mitarbeiterentwicklung zu verfassen.

Ein personalisierter Bericht ermöglicht es Ihnen, für jeden Mitarbeiter individuelle Schulungspläne zu erstellen. Auf diese Weise sind Ihre Personalentwicklungsstrategien immer auf den Punkt und entsprechen den individuellen Bedürfnissen jedes einzelnen Mitarbeiters.

Leichtere Zusammenarbeit

Im Gegensatz zu herkömmlichen, auf Tabellenkalkulationen basierenden Kompetenzmatrizen bietet die Kompetenzmatrix-Software beispiellose Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Bisher mussten die Mitarbeiter von Team A den Dokumenteneigentümer manuell anfragen, wenn sie auf eine Kompetenzmatrix von Team B zugreifen wollten.

Dann müsste der Dokumenteneigentümer aus Team B dem Team A manuell Zugriff gewähren. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Mitglieder der Teams C, D, E usw. ebenfalls Zugriff beantragen möchten.

Software für Qualifikationsmatrizen ermöglicht in der Regel den gleichzeitigen Zugriff und die Nutzung von Qualifikationsmatrizen durch mehrere Benutzer desselben Unternehmens. So kann jeder autorisierte Mitarbeiter von jeder Abteilung aus auf die benötigten Daten zugreifen, ohne dass die oben erwähnten Probleme auftreten. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

100 % papierlos

Schließlich bedeutet die Umstellung auf eine Qualifikationsmatrix-Software, dass man zu 100 % auf Papier verzichten kann. Vorbei sind die Zeiten, in denen jemand eine Kompetenzmatrix ausdruckte und an die Wand neben dem Büro des Managers pinnte. Ihre Mitarbeiter können von ihrem PC, Tablet oder Smartphone aus jederzeit und überall auf die Kompetenzmatrix zugreifen.

Neben den offensichtlichen Umweltaspekten ist der 100%ige Verzicht auf Papier auch eine finanziell kluge Entscheidung. Druck- und Papierausgaben scheinen trivial zu sein, aber auf Unternehmensebene können sich die Kosten schnell summieren. Eine Umfrage in den USA hat ergeben, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt 8.874 Seiten Papier pro Jahr druckt, was die Unternehmen 725 USD pro Mitarbeiter und Jahr kostet.

Azumuta, eine One-Stop Skills Matrix & Training Software

Das Modul Skill Matrix & Training von Azumuta ist die umfassendste Option auf dem Markt. Es bietet nicht nur alle oben genannten Vorteile, sondern ist auch das einzige, das mit einem digitalen Arbeitsanweisungssystem integriert werden kann.

Mit dieser Integration können Sie nahtlos visuell intuitive Arbeitsanweisungen erstellen und diese an die Geräte Ihrer Mitarbeiter senden. Darüber hinaus können Sie Echtzeitdaten in der Werkstatt sammeln, die direkt auf Ihren PC, Ihr Tablet und Ihr Smartphone übertragen werden - Sie müssen nicht mehr hin und her gehen und Daten manuell in Ihre Tabellenkalkulation eingeben.

Dank dieser Funktion können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter in der Werkstatt kontinuierlich verfolgen und eine zusätzliche Qualitätskontrolle durchführen - und dabei gleichzeitig wertvolle Arbeitszeit einsparen.

Sehen Sie sich an, wie Azumutas One-Stop-App einem Kunden geholfen hat, Kundenreklamationen um 60 % zu reduzieren, den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsanweisungen um 50 % zu verringern, die Bearbeitung von Kundenreklamationen um 40 % zu beschleunigen und den Zeitaufwand für die Schulung von Mitarbeitern um 40 % zu reduzieren.

Sehen Sie sich weitere Fallstudien an, in denen Azumuta die Produktionseffizienz in zahlreichen Unternehmen immens verbessert hat.