Comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration

Mis à jour

Voir comment créer un flux d'amélioration pour le contexte. Cet article explique comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration.

Remarque : Actuellement, il existe 4 modèles pour les tableaux et flux d'amélioration : PDCA, Kanban, 8D et Review. Les 4 modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle PDCA.

Pour accéder à toute action d'un flux d'amélioration : allez dans Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Comment accéder à l'éditeur de flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Modifier le flux.

L'éditeur comporte cinq onglets : Général, Flow Template, Avancé, Docx Reports et Paramètres. Chacun est détaillé ci‑dessous.

L'onglet Général de l'interface Modifier le flux avec les cinq onglets d'éditeur mis en évidence.

L'onglet Général

L'onglet Général s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

L'onglet Général de l'interface Modifier le flux avec ses paramètres numérotés.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
  2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'amélioration.
  3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet un ticket est automatiquement abonné au problème lié à ce ticket. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e‑mail chaque fois que ce problème change de colonne.
  4. Indiquez le nombre maximum de jours accordés pour résoudre un problème listé dans ce flux d'amélioration (si nécessaire).
  5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra sur un ticket (comme montré sur l'image ci‑dessous). Un modèle de problème sert généralement à donner une instruction précise à un opérateur qui s'apprête à envoyer un ticket. Un ticket montrant où le modèle de problème apparaît.
  6. Insérez une checklist (si nécessaire).
  7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Flow Template

C'est de là que provient le mot « flow » dans « improvement flow ». Un flux d'amélioration est composé de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action à réaliser pour résoudre un problème.

L'onglet Flow Template montrant les colonnes PDCA.

Les noms de colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration utilisé. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act
  • Declined
  • Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Voir comment modifier le nom de chaque colonne.

L'onglet Flow Template avec la colonne PLAN mise en évidence comme exemple de colonne.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

  1. Cliquez sur Add Item dans la colonne cible.
  2. Sélectionnez l'élément.
  3. Saisissez les détails.
  4. Cliquez sur Save.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

Le menu déroulant Ajouter un élément dans l'onglet Flow Template montrant les types d'éléments disponibles.

  1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément ne nécessite pas de signature ni de checklist, nous recommandons ce type d'élément).
  2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature atteste que l'opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, la signature est demandée à un superviseur ou un responsable).
  3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
  4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

  1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
  2. Effectuez vos modifications.
  3. Cliquez sur Save.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci‑dessous.

Modifier une tâche

Le menu déroulant pour modifier une tâche dans l'onglet Flow Template.

  1. Modifiez ici la description de la tâche.
  2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
  3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
  4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
  5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
  6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'un problème atteint cette colonne.
  7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
  8. Cliquez pour supprimer la tâche.
  9. Cliquez sur Save, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une demande de signature (vers une personne/vers un groupe d'utilisateurs)

Le menu déroulant pour modifier une demande de signature dans l'onglet Flow Template.

  1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
  2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
  3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
  4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'un problème atteint cette colonne.
  5. Sélectionnez si la personne/le groupe qui a signé sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
  6. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
  7. Cliquez sur Save, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une checklist

Le menu déroulant pour modifier un élément de checklist dans l'onglet Flow Template.

  1. Cliquez pour afficher la notice de travail de la checklist.
  2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
  3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour remplir la checklist.
  4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
  5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
  6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'un problème atteint cette colonne.
  7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
  8. Cliquez pour supprimer la checklist.
  9. Cliquez sur Save, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Avancé

Voir les colonnes d'un flux d'amélioration pour le contexte. Cette section montre comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une étape d'action à réaliser pour résoudre un problème (comme dans l'onglet Flow Template).

Les noms de colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration utilisé. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act
  • Declined
  • Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Par ailleurs, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition mène un élément vers une autre colonne, en fonction d'un scénario préconfiguré.

L'image ci‑dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

L'onglet Avancé montrant une colonne et ses transitions.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
  2. Ceci est une colonne.
  3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

  1. Cliquez sur Add Item dans la colonne cible.
  2. Sélectionnez l'élément.
  3. Saisissez les détails.
  4. Cliquez sur Save.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Avancé, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l'onglet Flow Template.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

Le menu déroulant Ajouter un élément dans l'onglet Avancé montrant les types d'éléments disponibles.

  1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément ne nécessite pas de signature ni de checklist, nous recommandons ce type d'élément).
  2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature atteste que l'opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, la signature est demandée à un superviseur ou un responsable).
  3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
  4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment modifier un élément dans une colonne

Modifier un élément sur une colonne dans cet onglet fonctionne de la même façon que dans l'onglet Flow Template. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément selon son type :

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Flow Template, l'élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Avancé, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Flow Template.

Comment ajouter une transition

  1. Cliquez sur Add transition dans la colonne cible.
  2. Sélectionnez une option dans la liste déroulante When.
  3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Then move to.
  4. Cliquez sur Save.

Les listes déroulantes “When” et “Then Move to” ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement de la liste déroulante “When” se produit, il déclenche l'événement de la liste déroulante “Then Move to”.

Comment modifier une transition

L'onglet Avancé montrant comment modifier une transition entre colonnes.

  1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur “Add transition”.
  2. Cliquez pour modifier le contenu de la liste déroulante “When”.
  3. Cliquez pour modifier le contenu de la liste déroulante “Then move to”.
  4. Dans Azumuta, tous les problèmes passeront automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a aucun élément en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un problème d'avancer automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
  5. Cliquez sur Save, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Docx Reports

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'amélioration. Voir les guides Docx reporting with ticket information.

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'amélioration. Ces paramètres seront listés sur tous les tickets relevant de ce flux d'amélioration, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces tickets.

Cette fonctionnalité est utile si vous avez un flux d'amélioration pour chaque article de votre espace de travail.

Ajouter un paramètre à un flux d'amélioration

  1. Cliquez sur Add field.
  2. Saisissez la Key et la Value du paramètre.
  3. Cliquez sur Save.

Modifier un paramètre sur un flux d'amélioration

Modifiez la Key ou la Value du paramètre, puis cliquez sur Save.

Supprimer un paramètre sur un flux d'amélioration

  1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur l'icône corbeille.
  3. Cliquez sur Save.

Comment supprimer un flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Delete flow, puis confirmez avec Delete.

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