Comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration

Auparavant, nous avons expliqué comment créer un flux d'amélioration. Nous allons maintenant expliquer comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 3 modèles pour les tableaux et flux d'amélioration : PDCA, Kanban et 8D. Les 3 modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Dans cette page guide, nous utiliserons le modèle PDCA pour nos exemples.

Comment accéder à l’éditeur de flux d’amélioration

Voici comment accéder à l’éditeur de flux d’amélioration :

1. Cliquez sur “Amélioration continue” dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur “Paramètres”.
3. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du flux d’amélioration que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur “Modifier le flux”.

Vous verrez alors 5 onglets d’édition : les onglets Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres. Cliquez simplement sur un onglet pour l’ouvrir. Nous détaillerons chaque onglet dans les sections suivantes.

L’onglet Général

L’onglet Général est le premier onglet qui s’affiche lorsque vous ouvrez l’éditeur de flux d’amélioration. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

1. Cliquez pour ouvrir l’onglet Général.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d’amélioration.
3. Sélectionnez si l’utilisateur qui soumet un ticket est automatiquement abonné au ticket lié. Si cette personne est abonnée, elle recevra un email chaque fois que le ticket change de colonne.
4. Insérez le nombre maximal de jours alloué pour résoudre un ticket relevant de ce flux (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra sur un ticket (comme montré dans l’image ci‑dessous). Il est généralement utilisé pour donner une consigne à l’opérateur qui va envoyer un ticket.
6. Insérez une checklist (si nécessaire).
7. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur “Enregistrer”. Si vous souhaitez continuer sans enregistrer vos modifications, cliquez sur “Annuler”.

L’onglet Modèle de flux

C’est de là que provient le mot « flux » dans « flux d’amélioration ». Un flux d’amélioration est composé de plusieurs colonnes. Une colonne représente une phase d’action à exécuter pour résoudre un ticket.

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux utilisé. Par exemple, pour le modèle PDCA, il y a 6 colonnes :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les tickets résolus)

Cliquez ici pour voir comment modifier le nom de chaque colonne.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d’amélioration. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l’élément souhaité.
3. Saisissez les détails nécessaires.
4. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Voici les options d’éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l’élément ne nécessite ni signature ni checklist, nous vous recommandons ce type d’élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature atteste qu’un opérateur a réalisé tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, la signature est demandée à un superviseur ou à un responsable).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d’utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément dans une colonne, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône à trois points à côté de l’élément que vous souhaitez modifier.
2. Effectuez les modifications souhaitées.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Les options de configuration varient légèrement selon le type d’élément. Voici les options de configuration selon chaque type :

Modifier une tâche

1. Modifiez ici la description de la tâche.
2. Cliquez pour vous affecter la tâche.
3. Cliquez pour affecter la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour affecter la tâche à un groupe d’utilisateurs.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe affecté (ne peut être fait que si une affectation existe déjà).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe affecté reçoive un email automatique d’Azumuta les informant lorsque le ticket atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné au ticket lié. Si une personne est abonnée à un ticket, elle recevra un email automatique chaque fois que le ticket change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la tâche.
9. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Si vous souhaitez continuer sans enregistrer, cliquez sur « Cancel ».

Modifier une demande de signature pour une personne/ pour un groupe d’utilisateurs

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande.
3. Sélectionnez le groupe d’utilisateurs autorisé à signer cette demande.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe affecté reçoive un email automatique d’Azumuta les informant lorsque le ticket atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe qui a signé sera abonné au ticket lié. Si une personne est abonnée à un ticket, elle recevra un email automatique chaque fois que le ticket change de statut.
6. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
7. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Si vous souhaitez continuer sans enregistrer, cliquez sur « Cancel ».

Modifier une checklist

1. Cliquez pour voir l'instruction de travail associée à la checklist.
2. Cliquez pour vous affecter la checklist.
3. Cliquez pour affecter une personne spécifique à la complétion de la checklist.
4. Cliquez pour affecter un groupe d’utilisateurs à la complétion de la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe affecté (ne peut être fait que si une affectation existe déjà).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe affecté reçoive un email automatique d’Azumuta les informant lorsque le ticket atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné au ticket lié. Si une personne est abonnée à un ticket, elle recevra un email automatique chaque fois que le ticket change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la checklist.
9. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Si vous souhaitez continuer sans enregistrer, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Avancé

Nous avons déjà expliqué les colonnes d’un flux d’amélioration. Nous allons maintenant montrer comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L’onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l’onglet Avancé, une colonne représente une phase d’action à exécuter pour résoudre un ticket (comme dans l'onglet Modèle de flux).

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux utilisé. Par exemple, pour le modèle PDCA, il y a 6 colonnes :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les tickets résolus)

Tandis qu’une transition sert de lien entre les colonnes. Une transition déplace un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

L’image ci‑dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

1. Cliquez pour ouvrir l’onglet Avancé.
2. Ceci est une colonne.
3. Voici la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d’amélioration. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l’élément souhaité.
3. Saisissez les détails nécessaires.
4. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l’onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra aussi dans la même colonne de l’onglet Avancé. Et inversement : si vous ajoutez un élément dans l’onglet Avancé, il apparaîtra également dans l’onglet Modèle de flux.

Voici les options d’éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description. Si l’élément ne nécessite ni signature ni checklist, nous recommandons ce type d’élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature atteste qu’un opérateur a réalisé tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, la signature est demandée à un superviseur ou à un responsable).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d’utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment modifier un élément dans une colonne

Modifier un élément dans cette onglet fonctionne de la même manière que dans l’onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément selon son type :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature pour une personne/ pour un groupe d’utilisateurs
• Comment modifier une checklist

Remarque : Si vous modifiez un élément dans l’onglet Modèle de flux, cet élément sera automatiquement mis à jour dans l’onglet Avancé. Et inversement, si vous modifiez un élément dans l’onglet Avancé, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l’onglet Modèle de flux.

Comment ajouter une transition

1. Cliquez sur « Add transition » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez une des options disponibles dans le menu déroulant « When ».
3. Sélectionnez une des options disponibles dans le menu déroulant « Then move to ».
4. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Les menus déroulants « When » et « Then move to » ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l’événement du menu « When » se produit, il déclenche l’événement du menu « Then move to ».

Comment modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur « Add transition ».
2. Cliquez pour changer le contenu du menu déroulant « When ».
3. Cliquez pour changer le contenu du menu déroulant « Then move to ».
4. Dans Azumuta, tous les tickets passent automatiquement à la colonne suivante s’il n’y a aucun élément en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu’aucun élément n’a été ajouté dans cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un ticket de passer automatiquement à la colonne suivante parce qu’aucun élément n’a été ajouté dans cette colonne, cochez cette option.
5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Si vous souhaitez continuer sans enregistrer, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d’amélioration. En savoir plus ici.

L’onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d’amélioration. Ces paramètres seront listés sur tous les tickets relevant de ce flux, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces tickets.

Cette fonctionnalité est utile si vous disposez d’un flux d’amélioration pour chaque article de votre espace de travail.

Comment ajouter un paramètre à un flux d’amélioration

1. Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
2. Cliquez sur « Add field ».
3. Saisissez la « Key » et la « Value » du paramètre.
4. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Comment modifier un paramètre sur un flux d’amélioration

1. Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
2. Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier la « Key » et/ou la « Value » du paramètre.
3. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Comment supprimer un paramètre sur un flux d’amélioration

1. Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
2. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur l’icône de la corbeille.
4. Quand vous avez fini, cliquez sur « Save ».

Comment supprimer un flux d’amélioration

1. Cliquez sur “Amélioration continue” dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur “Paramètres”.
3. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du flux d’amélioration que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur “Supprimer le flux”.
5. Cliquez sur “Supprimer”.