Modifier ou supprimer un flux d'amélioration

Voir comment créer un flux d'amélioration pour le contexte. Cet article explique comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration.

Remarque : Actuellement, il existe 4 modèles pour les tableaux et flux d'amélioration : PDCA, Kanban, 8D et Review. Les 4 modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle PDCA.

Pour accéder à toute action sur un flux d'amélioration : allez dans Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Accéder à l'éditeur de flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Edit flow.

L'éditeur comporte cinq onglets : General, Flow Template, Advanced, Docx Reports, et Parameters. Chacun est décrit ci-dessous.

L'onglet General

L'onglet General s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet General.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'amélioration.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet un ticket est automatiquement abonné au problème lié à ce ticket. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e‑mail chaque fois que ce problème changera de colonne.
4. Saisissez le nombre maximal de jours accordés pour résoudre un problème répertorié dans ce flux d'amélioration (si nécessaire).
5. Saisissez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra sur un ticket (comme montré sur l'image ci‑dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour donner une instruction à un opérateur qui s'apprête à envoyer un ticket.
6. Insérez une checklist (si nécessaire).
7. Cliquez sur Save, ou Cancel pour annuler vos modifications.

L'onglet Flow Template

C'est de là que provient le mot « flow » dans « improvement flow ». Un flux d'amélioration se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action qui doit être effectuée pour résoudre un problème.

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, à savoir :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Voir comment modifier le nom de chaque colonne.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments par colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Add Item dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Save.

Voici les types d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche n'a pas besoin de signature ni de checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante ; la signature est généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Save.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci‑dessous.

Modifier une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta les informant lorsque le problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatisé chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la tâche.
9. Cliquez sur Save, ou Cancel pour annuler vos modifications.

Modifier une demande de signature (personne / groupe d'utilisateurs)

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta les informant lorsque le problème atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe ayant signé doit être abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatisé chaque fois que ce problème change de statut.
6. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
7. Cliquez sur Save, ou Cancel pour annuler vos modifications.

Modifier une checklist

1. Cliquez pour afficher la consigne de travail de la checklist.
2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour remplir la checklist.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta les informant lorsque le problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatisé chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la checklist.
9. Cliquez sur Save, ou Cancel pour annuler vos modifications.

L'onglet Advanced

Voir les colonnes d'un flux d'amélioration pour le contexte. Cette section explique comment utiliser ces colonnes ensemble.

L'onglet Advanced se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Advanced, une colonne représente une étape d'action qui doit être effectuée pour résoudre un problème (comme dans l'onglet Flow Template).

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, à savoir :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Pendant ce temps, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition dirige un élément vers une autre colonne, en fonction d'un scénario préconfiguré.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Advanced.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Ajouter un élément à une colonne (onglet Advanced)

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Add Item dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Save.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Advanced. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Advanced, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l'onglet Flow Template.

Voici les types d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche n'a pas besoin de signature ni de checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante ; la signature est généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Modifier un élément dans une colonne (onglet Advanced)

Modifier un élément dans une colonne de cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Flow Template. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément dans une colonne selon son type :

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément sera également mis à jour automatiquement dans l'onglet Advanced. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Advanced, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Flow Template.

Ajouter une transition

1. Cliquez sur Add transition dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez une option dans le menu déroulant When.
3. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Then move to.
4. Cliquez sur Save.

Les menus déroulants When et Then move to ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement sélectionné dans le menu When se produit, il déclenche l'événement choisi dans le menu Then move to.

Modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur Add transition.
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant When.
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant Then move to.
4. Dans Azumuta, tous les problèmes passeront automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a aucun élément en cours (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un problème de passer automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Cliquez sur Save, ou Cancel pour annuler vos modifications.

Configurer les rappels de délai

Utilisez un rappel de délai pour envoyer un e‑mail avant la date limite d'un problème.

1. Ouvrez l'éditeur de flux d'amélioration.
2. Ouvrez l'onglet General.
3. Définissez Default deadline in days from creation.
4. Définissez Default days before deadline to send reminder.
5. Enregistrez le flux d'amélioration.

L'e‑mail de rappel contient une section Open items to complete. Cette section liste chaque tâche, checklist et signature ouverte. Lorsqu'un assigné ou une étiquette d'élément est disponible, l'e‑mail inclut cette information.

Vous pouvez définir un intervalle de rappel différent pour un problème individuel. L'intervalle défini sur le problème remplace la valeur par défaut du flux pour ce problème.

L'onglet Docx Reports

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'amélioration. Voir les guides sur le reporting Docx avec les informations de ticket.

L'onglet Parameters

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'amélioration. Ces paramètres seront listés sur tous les tickets relevant de ce flux d'amélioration, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces tickets.

Cette fonctionnalité est utile si vous avez un flux d'amélioration par article dans votre espace de travail.

Ajouter un paramètre à un flux d'amélioration

1. Cliquez sur Add field.
2. Saisissez la Key et la Value du paramètre.
3. Cliquez sur Save.

Modifier un paramètre sur un flux d'amélioration

Modifiez la Key ou la Value du paramètre, puis cliquez sur Save.

Supprimer un paramètre sur un flux d'amélioration

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
3. Cliquez sur Save.

Supprimer un flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Delete flow, puis confirmez avec Delete.