Bewerk of verwijder een verbeterstroom

Zie how to create an improvement flow voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u een improvement flow kunt bewerken of verwijderen.

Note: Momenteel zijn er 4 templates voor improvement boards en improvement flows: PDCA, Kanban, 8D en Review. Alle 4 templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de PDCA-template.

Om bij een actie voor een improvement flow te komen: ga naar Continuous Improvement → Settings in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮-pictogram naast de flow.

Get to the improvement flow editor

Klik in het ⋮-menu op Edit flow.

De editor heeft vijf tabbladen: General, Flow Template, Advanced, Docx Reports en Parameters. Elk tabblad wordt hieronder behandeld.

The General tab

Het tabblad General wordt als eerste geopend. Dit kunt u hier bewerken:

1. Klik om het General-tabblad te openen.
2. U kunt hier de naam van de improvement flow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een ticket indient automatisch geabonneerd wordt op het gekoppelde probleem. Als die persoon geabonneerd is, ontvangt hij of zij een e-mailmelding telkens wanneer dat probleem van kolom verandert.
4. Vul het maximale aantal dagen in dat toegestaan is om een probleem op te lossen dat op deze improvement flow staat (indien nodig).
5. Voeg een probleemsjabloon in (indien nodig). Een probleemsjabloon is een tekst die op een ticket verschijnt (zoals in de afbeelding hieronder). Een probleemsjabloon wordt doorgaans gebruikt om een bepaalde instructie te geven aan een operator die op het punt staat een ticket te versturen.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig).
7. Klik op Save, of op Cancel om uw wijzigingen te annuleren.

The Flow Template Tab

Hier komt het woord “flow” in “improvement flow” vandaan. Een improvement flow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom staat voor een actie‑stap die moet worden uitgevoerd om een probleem op te lossen.

De kolomnamen verschillen afhankelijk van de improvement flow‑template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, binnen de PDCA‑template zijn er 6 kolommen, namelijk:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor problemen die zijn opgelost)

Zie how to edit each column’s name.

U kunt meerdere items per kolom toevoegen. We leggen hieronder uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt.

Add an item to a column

Om een item aan een kolom toe te voegen:

1. Klik op Add Item in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Save.

Dit zijn de beschikbare itemopties per kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen. U kunt de omschrijving van de taak direct typen. Kies dit itemtype als de taak geen handtekening of checklist vereist.
2. Klik om een handtekeningsverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan; meestal wordt dit van een supervisor of manager gevraagd.
3. Klik om een handtekeningsverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Edit an item in a column

Om een item te bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie‑puntjes)‑pictogram naast het item.
2. Breng uw wijzigingen aan.
3. Klik op Save.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Editing a Task

1. Bewerk hier de omschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruiksersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruiksersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een geautomatiseerde e‑mail van Azumuta ontvangt wanneer een probleem deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruiksersgroep die deze taak voltooit geabonneerd moet worden op het gekoppelde probleem. Als iemand op een probleem geabonneerd is, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e‑mailmelding telkens wanneer dat probleem van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Klik op Save, of op Cancel om uw wijzigingen te annuleren.

Editing a Signature Request to a Person/to a User Group

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige die bevoegd is om dit handtekeningsverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die bevoegd is om dit handtekeningsverzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die bevoegd is om dit handtekeningsverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een geautomatiseerde e‑mail van Azumuta ontvangt wanneer een probleem deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruiksersgroep die een handtekening geeft geabonneerd moet worden op het gekoppelde probleem. Als iemand op een probleem geabonneerd is, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e‑mailmelding telkens wanneer dat probleem van status verandert.
6. Klik om het handtekeningsverzoek te verwijderen.
7. Klik op Save, of op Cancel om uw wijzigingen te annuleren.

Editing a Checklist

1. Klik om de werk‑instructie van de checklist te bekijken.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon te selecteren die de checklist invult.
4. Klik om een gebruikersgroep te selecteren die de checklist invult.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruiksersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruiksersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een geautomatiseerde e‑mail van Azumuta ontvangt wanneer een probleem deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruiksersgroep die de checklist invult geabonneerd moet worden op het gekoppelde probleem. Als iemand op een probleem geabonneerd is, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e‑mailmelding telkens wanneer dat probleem van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Klik op Save, of op Cancel om uw wijzigingen te annuleren.

The Advanced Tab

Zie columns on an improvement flow voor achtergrond. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u deze kolommen samen gebruikt.

Het tabblad Advanced bestaat uit 2 onderdelen: columns en transitions. In het tabblad Advanced staat een kolom net als in het Flow Template tabblad voor een actie‑stap die uitgevoerd moet worden om een probleem op te lossen.

De kolomnamen verschillen afhankelijk van de improvement flow‑template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, binnen de PDCA‑template zijn er 6 kolommen, namelijk:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor problemen die zijn opgelost)

Een transition fungeert intussen als brug tussen kolommen. Een transition brengt een item naar een andere kolom op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

1. Klik om het Advanced-tabblad te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met transitions voor deze kolom.

Add an item to a column (Advanced tab)

Om een item aan een kolom toe te voegen:

1. Klik op Add Item in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Save.

Note: Als u een item hebt toegevoegd op het Flow Template-tabblad, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het Advanced-tabblad. En omgekeerd: als u een item hebt toegevoegd op het Advanced-tabblad, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het Flow Template-tabblad.

Dit zijn de beschikbare itemopties per kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen. U kunt de omschrijving van de taak direct typen. Kies dit itemtype als de taak geen handtekening of checklist vereist.
2. Klik om een handtekeningsverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan; meestal wordt dit van een supervisor of manager gevraagd.
3. Klik om een handtekeningsverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Edit an item in a column (Advanced tab)

Het bewerken van een item op een kolom in dit tabblad werkt hetzelfde als in het Flow Template-tabblad. Bekijk de links hieronder om te zien hoe u een item op een kolom kunt bewerken, afhankelijk van het itemtype:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Note: Als u een item hebt bewerkt op het Flow Template-tabblad, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het Advanced-tabblad. En omgekeerd: als u een item hebt bewerkt op het Advanced-tabblad, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het Flow Template-tabblad.

Add a transition

1. Klik op Add transition in de doelkolom.
2. Selecteer een optie uit de When-dropdown.
3. Selecteer een optie uit de Then move to-dropdown.
4. Klik op Save.

De When- en Then Move to-dropdownmenu's hebben een oorzaak‑en‑gevolgrelatie.

Telkens wanneer de gebeurtenis in het When-menu plaatsvindt, veroorzaakt dat de gebeurtenis in het Then Move to-menu.

Edit a transition

1. Om een extra transition aan deze kolom toe te voegen, klik op Add transition.
2. Klik om de inhoud van de When dropdown te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van de Then move to dropdown te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle problemen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er in de eerste plaats geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een probleem automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Save, of op Cancel om uw wijzigingen te annuleren.

Configure deadline reminders

Gebruik een deadline‑herinnering om een e‑mail te sturen vóór de deadline van een probleem.

1. Open de improvement flow‑editor.
2. Open het General-tabblad.
3. Stel Default deadline in days from creation in.
4. Stel Default days before deadline to send reminder in.
5. Sla de improvement flow op.

De herinneringsmail bevat een Open items to complete‑sectie. Deze sectie toont elke openstaande taak, checklist en handtekening. Wanneer een toegewezene of itemlabel beschikbaar is, bevat de e‑mail die informatie.

U kunt een ander herinneringsinterval instellen voor een individueel probleem. Het interval van het probleem vervangt de standaardinstelling van de flow voor dat probleem.

The Docx Reports Tab

U kunt Docx‑rapporten aan een improvement flow toevoegen. Zie de Docx reporting with ticket information guides.

The Parameters Tab

U kunt parameters aan een improvement flow toevoegen. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder deze improvement flow vallen, evenals op alle checklists die aan die tickets zijn gekoppeld.

Deze functie is handig als u voor elk artikel in uw workspace een aparte improvement flow heeft.

Add a parameter to an improvement flow

1. Klik op Add field.
2. Voer de Key en Value van het parameter in.
3. Klik op Save.

Edit a parameter on an improvement flow

Bewerk de Key of Value van het parameter en klik vervolgens op Save.

Delete a parameter on an improvement flow

1. Klik op het parameter dat u wilt verwijderen.
2. Klik op het trash can icon.
3. Klik op Save.

Delete an improvement flow

Klik in het ⋮-menu op Delete flow en bevestig met Delete.