Hoe u een verbeterstroom bewerkt of verwijdert

Eerder hebben we uitgelegd hoe u een verbeterflow maakt. Nu leggen we uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Op dit moment zijn er 3 sjablonen voor verbeterborden en verbeterflows: PDCA, Kanban en 8D. Alle 3 sjablonen gebruiken dezelfde bewerkingsinstellingen. In deze handleiding gebruiken we het PDCA-sjabloon in onze voorbeelden.

Hoe u bij de editor van de verbeterflow komt

Zo krijgt u toegang tot de editor van de verbeterflow:

1. Klik op "Continu verbeteren" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast de verbeterflow die u wilt bewerken.
4. Klik op "Flow bewerken".

Daar ziet u 5 editor-tabbladen: de tabbladen Algemeen, Flow-sjabloon, Geavanceerd, Docx-rapporten en Parameters. Klik op een tabblad om het te openen. We behandelen elk tabblad verder in de onderstaande secties.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de editor van de verbeterflow opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de verbeterflow bewerken.
3. Kies of de gebruiker die een ticket indient automatisch wordt geabonneerd op het issue dat aan dat ticket is gekoppeld. Als die persoon geabonneerd is, ontvangt hij/zij een e-mailmelding wanneer het issue van kolom verandert.
4. Voer het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een issue op deze verbeterflow op te lossen (indien nodig).
5. Voer het probleem-sjabloon in (indien nodig). Een probleem-sjabloon is tekst die op een ticket verschijnt (zoals in de afbeelding hieronder). Een probleem-sjabloon wordt doorgaans gebruikt om een instructie te geven aan een operator die een ticket gaat indienen.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig).
7. Als u klaar bent met bewerken, klik op "Opslaan". Wilt u doorgaan zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klik dan op "Annuleren".

Het tabblad Flow-sjabloon

Hier komt het woord "flow" in "verbeteringsflow" vandaan. Een verbeteringsflow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom geeft een actiefase weer die moet worden uitgevoerd om een issue op te lossen.

De kolomnamen verschillen per verbeteringsflow-sjabloon. Bijvoorbeeld, binnen het PDCA-sjabloon zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Klik hier om te zien hoe u de naam van elke kolom kunt bewerken.

U kunt meerdere items toevoegen aan elke kolom. We leggen hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties uit.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items toevoegen aan een verbeteringsflow-kolom. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Dit zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit type te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon. (Een handtekening geeft goedkeuring dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een gebruiksersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Om een item in een kolom te bewerken doet u het volgende:

1. Klik op het drie-puntjes-icoon naast het item dat u wilt bewerken.
2. Breng de gewenste aanpassingen aan.
3. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

De configuratie-opties verschillen enigszins per itemtype. Dit zijn de configuratieopties per itemtype:

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de taakbeschrijving.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruiksersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruiksersgroep is toegewezen).
6. Kies of de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Kies of de persoon/gebruiksersgroep die deze taak voltooit wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand op een issue geabonneerd is, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Als u klaar bent met bewerken, klik op "Opslaan". Wilt u doorgaan zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klik dan op "Annuleren".

Een handtekeningverzoek aan een persoon/toegekend aan een gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Kies of de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
5. Kies of de persoon/gebruiksersgroep die een handtekening geeft, wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand op een issue geabonneerd is, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer dat issue van status verandert.
6. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
7. Als u klaar bent met bewerken, klik op "Opslaan". Wilt u doorgaan zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klik dan op "Annuleren".

Een checklist bewerken

1. Klik om het werkvoorschrift van de checklist te bekijken.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruiksersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruiksersgroep is toegewezen).
6. Kies of de toegewezen persoon/gebruiksersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Kies of de persoon/gebruiksersgroep die de checklist invult, wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand op een issue geabonneerd is, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Als u klaar bent met bewerken, klik op "Opslaan". Wilt u doorgaan zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klik dan op "Annuleren".

Het tabblad Geavanceerd

Eerder hebben we kolommen op een verbeterflow uitgelegd. Nu laten we zien hoe u deze kolommen gecoördineerd gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en transities. In het tabblad Geavanceerd geeft een kolom een actiefase weer die moet worden uitgevoerd om een issue op te lossen (net als in het tabblad Flow-sjabloon).

De kolomnamen verschillen per verbeteringsflow-sjabloon. Bijvoorbeeld, binnen het PDCA-sjabloon zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Een transitie fungeert als brug tussen kolommen. Een transitie leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het verschil tussen een kolom en een transitie.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met transities voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items toevoegen aan een verbeteringsflow-kolom. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Opmerking: Als u een item hebt toegevoegd op het tabblad Flow-sjabloon, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item toevoegt op het tabblad Geavanceerd, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow-sjabloon.

Dit zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit type te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon (een handtekening geeft goedkeuring dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een gebruiksersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item op een kolom bewerken in dit tabblad werkt hetzelfde als in het tabblad Flow-sjabloon. Raadpleeg de onderstaande links om te zien hoe u een item kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe een taak te bewerken
• Hoe een handtekeningverzoek aan een persoon/aan een gebruikersgroep te bewerken
• Hoe een checklist te bewerken

Opmerking: Als u een item hebt bewerkt op het tabblad Flow-sjabloon, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item bewerkt op het tabblad Geavanceerd, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-sjabloon.

Hoe u een transitie toevoegt

1. Klik op "Transitie toevoegen" bij de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Wanneer" dropdownmenu.
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Verplaats vervolgens naar" dropdownmenu.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

De "Wanneer" en "Verplaats vervolgens naar" dropdownmenu's hebben een oorzaak-en-gevolgrelatie.

Wanneer het evenement in het "Wanneer" dropdownmenu plaatsvindt, veroorzaakt dat het evenement in het "Verplaats vervolgens naar" dropdownmenu.

Hoe u een transitie bewerkt

1. Om een extra transitie aan deze kolom toe te voegen, klik op "Transitie toevoegen".
2. Klik om de inhoud van het "Wanneer" dropdownmenu te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het "Verplaats vervolgens naar" dropdownmenu te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle issues automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid of omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Wilt u voorkomen dat een issue automatisch doorgaat naar de volgende kolom omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, dan vinkt u deze optie aan.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op "Opslaan". Wilt u doorgaan zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klik dan op "Annuleren".

Het tabblad Docx-rapporten

U kunt Docx-rapporten toevoegen aan een verbeterflow. Meer informatie vindt u hier.

Het tabblad Parameters

U kunt parameters toevoegen aan een verbeterflow. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder deze verbeterflow vallen, en ook op alle checklists die aan die tickets zijn gekoppeld.

Deze functie is handig als u een verbeterflow per artikel in uw werkruimte heeft.

Hoe u een parameter aan een verbeterflow toevoegt

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op "Veld toevoegen".
3. Typ de "Sleutel" en "Waarde" van de parameter.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een parameter in een verbeterflow bewerkt

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Breng de gewenste wijzigingen aan. U kunt dit doen in de "Sleutel" en/of "Waarde" van de parameter.
3. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een parameter in een verbeterflow verwijdert

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
3. Klik op het prullenbak-icoon.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een verbeterflow verwijdert

1. Klik op "Continu verbeteren" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast de verbeterflow die u wilt verwijderen.
4. Klik op "Flow verwijderen".
5. Klik op "Verwijderen".