Hoe u een verbeterstroom kunt bewerken of verwijderen

Zie hoe u een improvement flow maakt voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u een improvement flow kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 4 templates voor improvement boards & improvement flows: PDCA, Kanban, 8D en Review. Alle 4 templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de PDCA-template.

Om bij een actie voor een improvement flow te komen: ga in het zijpaneel naar Continous Improvement → Settings, klik vervolgens op het ⋮ (driepuntjes-icoon) naast de flow.

Hoe u bij de improvement flow-editor komt

Open het ⋮-menu en klik op Flow bewerken.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow Template, Geavanceerd, Docx Reports en Parameters. Elk tabblad wordt hieronder behandeld.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen opent als eerste. Dit kunt u hier bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de improvement flow aanpassen.
3. Selecteer of de gebruiker die een ticket indient automatisch geabonneerd wordt op het issue dat aan dat ticket gekoppeld is. Als die persoon geabonneerd is, ontvangt hij of zij een e-mailmelding telkens wanneer dat issue van kolom verandert.
4. Vul het maximale aantal dagen in dat toegekend wordt om een issue op deze improvement flow op te lossen (indien nodig).
5. Voeg indien nodig de problem template toe. Een problem template is een tekst die op een ticket verschijnt (zoals weergegeven op de afbeelding hieronder). Een problem template wordt meestal gebruikt om een specifieke instructie te geven aan een operator die op het punt staat een ticket te versturen.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig).
7. Klik op Opslaan, of op Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow Template

Hier komt het woord “flow” in “improvement flow” vandaan. Een improvement flow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actie-stap die genomen moet worden om een issue op te lossen.

De kolomnamen variëren afhankelijk van de improvement flow-template die u gebruikt. Binnen de PDCA-template bijvoorbeeld zijn er 6 kolommen, namelijk:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Zie hoe u elke kolomnaam kunt bewerken.

U kunt meerdere items per kolom toevoegen. In de volgende secties leggen we uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Om een item toe te voegen aan een kolom:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties per kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de omschrijving van de taak direct typen. Als het item geen handtekening of het invullen van een checklist vereist, adviseren wij dit itemtype).
2. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon. (Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft afgerond en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Om een item te bewerken:

1. Klik op het ⋮ (driepuntjes-icoon) naast het item.
2. Breng uw wijzigingen aan.
3. Klik op Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de omschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep was toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, geabonneerd wordt op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Klik op Opslaan, of op Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningenverzoek aan een persoon/aan een gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige die bevoegd is om dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die bevoegd is om dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die bevoegd is om dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, geabonneerd wordt op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer dat issue van status verandert.
6. Klik om het handtekeningenverzoek te verwijderen.
7. Klik op Opslaan, of op Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkopdracht van de checklist te bekijken.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon te selecteren die de checklist invult.
4. Klik om een gebruikersgroep te selecteren die de checklist invult.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep was toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, geabonneerd wordt op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Klik op Opslaan, of op Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een improvement flow voor achtergrond. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u deze kolommen op een gecoördineerde manier gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actie-stap die genomen moet worden om een issue op te lossen (net zoals in het tabblad Flow Template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van de improvement flow-template die u gebruikt. Binnen de PDCA-template bijvoorbeeld zijn er 6 kolommen, namelijk:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Een overgang functioneert daarentegen als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het verschil tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Om een item toe te voegen aan een kolom:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als u een item heeft toegevoegd op het tabblad Flow Template, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item heeft toegevoegd op het tabblad Geavanceerd, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow Template.

Hier zijn de beschikbare itemopties per kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de omschrijving van de taak direct typen. Als het item geen handtekening of het invullen van een checklist vereist, adviseren wij dit itemtype).
2. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon (een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft afgerond en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Het bewerken van een item in een kolom op dit tabblad werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow Template. Bekijk de links hieronder om te zien hoe u een item kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningenverzoek aan een persoon/aan een gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item heeft bewerkt op het tabblad Flow Template, wordt dat item automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item heeft bewerkt op het tabblad Geavanceerd, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow Template.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer een optie uit het Wanneer-dropdownmenu.
3. Selecteer een optie uit het Verplaats naar-dropdownmenu.
4. Klik op Opslaan.

De “Wanneer” en “Verplaats naar” dropdownmenu's hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Telkens wanneer het evenement in het “Wanneer”-dropdownmenu plaatsvindt, veroorzaakt dat het evenement in het “Verplaats naar”-dropdownmenu.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klik op “Overgang toevoegen”.
2. Klik om de inhoud van het “Wanneer”-dropdownmenu te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het “Verplaats naar”-dropdownmenu te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle issues automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (bijvoorbeeld omdat alle items in deze kolom zijn voltooid of omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een issue automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Opslaan, of op Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Docx Reports

U kunt Docx-rapporten toevoegen aan een improvement flow. Zie de Docx-rapportage met ticketinformatie guides.

Het tabblad Parameters

U kunt parameters toevoegen aan een improvement flow. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder deze improvement flow vallen, en ook op alle checklists die aan die tickets gekoppeld zijn.

Deze functie is nuttig als u voor ieder artikel in uw workspace een improvement flow heeft.

Een parameter toevoegen aan een improvement flow

1. Klik op Veld toevoegen.
2. Voer de Key en Value van de parameter in.
3. Klik op Opslaan.

Een parameter op een improvement flow bewerken

Bewerk de Key of Value van de parameter en klik daarna op Opslaan.

Een parameter op een improvement flow verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Opslaan.

Hoe u een improvement flow verwijdert

Open het ⋮-menu, klik op Flow verwijderen, bevestig vervolgens met Verwijderen.