Hoe u een verbeteringsflow bewerkt of verwijdert

Zie hoe u een improvement flow maakt voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u een verbeterflow kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 3 sjablonen voor verbeterborden en verbeterflows: PDCA, Kanban en 8D. Alle 3 sjablonen delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken het PDCA-sjabloon.

Hoe u bij de Improvement Flow-editor komt

Zo krijgt u toegang tot de editor voor verbeterflows:

1. Klik op “Continue verbetering” in het zijpaneel.
2. Klik op “Instellingen”.
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast de verbeterflow die u wilt bewerken.
4. Klik op “Flow bewerken”.

Daar ziet u 5 editor-tabbladen: de tabbladen Algemeen, Flow-sjabloon, Geavanceerd, Docx-rapporten en Parameters. Klik simpelweg op een tabblad om het te openen. We behandelen elk tabblad verder in de onderstaande gidssecties.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de verbeterflow-editor opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de verbeterflow bewerken.
3. Kies of de gebruiker die een ticket indient automatisch wordt geabonneerd op het aan dat ticket gekoppelde issue. Als die persoon geabonneerd is, ontvangt u een e-mail wanneer dat issue van kolom verandert.
4. Vul het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een issue op deze verbeterflow op te lossen (indien nodig).
5. Vul de probleemtemplate in (indien nodig). Een probleemtemplate is tekst die op een ticket verschijnt (zoals in de afbeelding hieronder). Een probleemtemplate wordt meestal gebruikt om een instructie te geven aan een operator die een ticket gaat indienen.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig).
7. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u doorgaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Annuleren”.

Het tabblad Flow-sjabloon

Hier komt het woord “flow” in “verbeterflow” vandaan. Een verbeterflow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actie-fase die moet worden uitgevoerd om een issue op te lossen.

De kolomnamen variëren afhankelijk van het verbeterflow-sjabloon dat u gebruikt. Bijvoorbeeld, binnen het PDCA-sjabloon zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Zie hoe u elke kolomnaam bewerkt.

U kunt meerdere items toevoegen voor elke kolom. We leggen hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt uit in de volgende gidssecties.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items aan een verbeterflow-kolom toevoegen. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op “Item toevoegen” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de vereiste gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Opslaan”.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakomschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningenverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Om een item in een kolom te bewerken, doet u het volgende:

1. Klik op het drie-puntjes-icoon naast het item dat u wilt bewerken.
2. Breng de gewenste wijzigingen aan.
3. Als u klaar bent, klik op “Opslaan”.

De configuratieopties verschillen enigszins per itemtype. Hieronder de opties per type:

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de taakomschrijving.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een toegewezen persoon/gebruikersgroep is).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u doorgaan zonder wijzigingen op te slaan, klik dan op “Annuleren”.

Een handtekeningenverzoek aan een persoon / gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige die gemachtigd is dit verzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit verzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit verzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening geeft, wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen wanneer dat issue van status verandert.
6. Klik om het handtekeningenverzoek te verwijderen.
7. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u doorgaan zonder wijzigingen op te slaan, klik dan op “Annuleren”.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkopdracht van de checklist te bekijken.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een toegewezen persoon/gebruikersgroep is).
6. Selecteer of de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, wordt geabonneerd op het gekoppelde issue. Als iemand geabonneerd is op een issue, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen wanneer dat issue van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u doorgaan zonder wijzigingen op te slaan, klik dan op “Annuleren”.

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een verbeterflow voor achtergrond. Deze sectie laat zien hoe u kolommen gecoördineerd gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en transities. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actie-fase die moet worden uitgevoerd om een issue op te lossen (net als in het tabblad Flow-sjabloon).

De kolomnamen variëren afhankelijk van het verbeterflow-sjabloon dat u gebruikt. Bijvoorbeeld, binnen het PDCA-sjabloon zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Een transitie functioneert als een brug tussen kolommen. Een transitie leidt een item naar een andere kolom op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het verschil tussen een kolom en een transitie.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met transities voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items aan een verbeterflow-kolom toevoegen. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op “Item toevoegen” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de vereiste gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Opslaan”.

Opmerking: Als u een item hebt toegevoegd op het tabblad Flow-sjabloon, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item toevoegt op het tabblad Geavanceerd, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow-sjabloon.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakomschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningenverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item in een kolom bewerken op dit tabblad werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-sjabloon. Bekijk de links hieronder om te zien hoe u een item in een kolom bewerkt op basis van het itemtype:

• Hoe een taak te bewerken
• Hoe een handtekeningenverzoek aan een persoon / gebruikersgroep te bewerken
• Hoe een checklist te bewerken

Opmerking: Als u een item hebt bewerkt op het tabblad Flow-sjabloon, wordt dat item automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item bewerkt op het tabblad Geavanceerd, wordt datzelfde item automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-sjabloon.

Hoe u een transitie toevoegt

1. Klik op “Transitie toevoegen” in de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Wanneer" dropdown-menu.
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Verplaats naar" dropdown-menu.
4. Als u klaar bent, klik op “Opslaan”.

De "Wanneer" en "Verplaats naar" dropdown-menu's hebben een oorzaak-en-gevolgrelatie.

Wanneer het event in het "Wanneer" dropdown-menu plaatsvindt, veroorzaakt dat het event in het "Verplaats naar" dropdown-menu.

Hoe u een transitie bewerkt

1. Om een extra transitie aan deze kolom toe te voegen, klik op “Transitie toevoegen”.
2. Klik om de inhoud van het "Wanneer" dropdown-menu te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het "Verplaats naar" dropdown-menu te wijzigen.
4. In Azumuta worden alle issues automatisch naar de volgende kolom verplaatst als er geen openstaande items meer zijn (of omdat alle items in deze kolom zijn voltooid of omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Wilt u voorkomen dat een issue automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u doorgaan zonder wijzigingen op te slaan, klik dan op “Annuleren”.

Het tabblad Docx-rapporten

U kunt Docx-rapporten toevoegen aan een verbeterflow. Zie de gidsen over Docx-rapportage met ticketinformatie.

Het tabblad Parameters

U kunt parameters toevoegen aan een verbeterflow. Deze parameters worden vermeld op alle tickets die onder deze verbeterflow vallen, evenals op alle checklists die aan die tickets zijn gekoppeld.

Deze functie is handig als u voor elk artikel in uw workspace een verbeterflow hebt.

Hoe u een parameter aan een verbeterflow toevoegt

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op "Veld toevoegen".
3. Typ de "Sleutel" en "Waarde" van de parameter.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een parameter op een verbeterflow bewerkt

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Breng de gewenste wijzigingen aan. U kunt dat doen in de "Sleutel" en/of "Waarde" van de parameter.
3. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een parameter op een verbeterflow verwijdert

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
3. Klik op het prullenbak-icoon.
4. Als u klaar bent, klik op "Opslaan".

Hoe u een verbeterflow verwijdert

1. Klik op “Continue verbetering” in het zijpaneel.
2. Klik op “Instellingen”.
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast de verbeterflow die u wilt verwijderen.
4. Klik op “Flow verwijderen”.
5. Klik op “Verwijderen”.