Période de validité de la formation (expiration)

Qu’est-ce qu’une période de validité de formation ?

Certaines compétences ne doivent pas être considérées valides indéfiniment. Pour garder votre matrice des compétences alignée avec les normes de certification et les règles de conformité internes, vous pouvez rattacher une période de validité optionnelle à une formation. Une fois que la compétence d’un opérateur arrive en fin de période, Azumuta la signale automatiquement dans la matrice des compétences afin que responsables et opérateurs sachent qu’une re-formation est nécessaire.

Vous pouvez également configurer une fenêtre d’avertissement qui met en évidence la compétence avant son expiration, vous donnant le temps de planifier la prochaine session de formation.

Comment ajouter une période de validité à une formation

La période de validité se configure dans les paramètres Skill Matrix & Trainings de la formation, au même endroit où vous contrôlez le comportement d'avance rapide et d’autres options de la matrice.

1. Ouvrez le mode opératoire utilisé pour la formation.
2. Allez dans la section Skill Matrix & Trainings de ses paramètres.
3. Cochez la case “Training expires after a certain period of time”.
4. Renseignez la Période de validité — une durée (par ex. 2 mois, 12 mois, 1 an) qui définit combien de temps une compétence reste valide après son octroi.
5. Renseignez l’Alerte avant expiration — une durée qui contrôle combien de temps à l’avance la matrice doit vous avertir que la compétence approche de sa date d’expiration.
6. Facultatif : cochez “Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user” si vous souhaitez que les administrateurs soient invités à remplacer la durée par défaut pour chaque utilisateur lorsqu’ils valident ou notent une compétence.
7. Cliquez sur Save.

Que se passe-t-il lorsqu’une compétence expire

Lorsque la compétence est attribuée à un opérateur, Azumuta calcule la fenêtre de validité depuis le moment où le niveau est défini et enregistre à la fois la date de début et la date de fin dans l’entrée de la matrice. À partir de là :

• Tant que la compétence est valide et en dehors de la fenêtre d’avertissement, elle s’affiche normalement dans la matrice des compétences.
• Lorsqu’elle entre dans la fenêtre d’avertissement (par ex. les deux derniers mois avant l’expiration), Azumuta la marque d’un point orange et l’infobulle affiche « Expire bientôt » ainsi que les dates de validité.
• Une fois la période de validité terminée, la compétence est considérée comme expirée — marquée d’un point rouge — indiquant que l’opérateur doit être re-formé et re-validé.

Visibilité dans la matrice des compétences

En survolant une cellule de compétence dans la matrice, les détails de validité apparaissent : le niveau atteint, la période pendant laquelle il est valable (« Valide du … au … »), et un indice de statut (« Expire bientôt » ou « Expiré »). Cela permet aux responsables d’identifier facilement les opérateurs nécessitant un rappel de formation et de planifier la prochaine session en conséquence.

Remarques importantes

• La période de validité se configure par formation/mode opératoire, et non comme un paramètre global au niveau du compte.
• Si vous activez le remplacement par utilisateur, la période de validité définie lors de la validation du niveau d’un opérateur ne s’applique qu’à l’entrée de cet utilisateur ; les autres opérateurs continuent d’utiliser la période par défaut définie sur le mode opératoire.
• Chaque nouvelle validation (re-formation) démarre une nouvelle fenêtre de validité pour l’opérateur, vous n’avez donc pas besoin d’effacer manuellement l’entrée précédente.