Période de validité de la formation (expiration)

Qu'est-ce qu'une période de validité d'une formation ?

Certaines compétences ne doivent pas être considérées comme valides indéfiniment. Pour maintenir votre matrice de compétences conforme aux normes de certification et aux règles internes de conformité, vous pouvez associer une période de validité optionnelle à une formation. Lorsqu'une compétence d'un opérateur atteint la fin de cette période, Azumuta la signale automatiquement dans la matrice de compétences afin que les responsables et les opérateurs sachent qu'une remise à niveau est nécessaire.

Vous pouvez également configurer une fenêtre d'avertissement qui met en évidence la compétence avant son expiration, vous donnant le temps de planifier la prochaine session de formation.

Comment ajouter une période de validité à une formation

La période de validité se configure dans les paramètres Skill Matrix & Trainings de la formation, au même endroit où vous contrôlez le comportement d'avance rapide et les autres options de la matrice.

1. Ouvrez l'instruction de travail utilisée pour la formation.
2. Allez dans la section Skill Matrix & Trainings de ses paramètres.
3. Cochez la case "La formation expire après une certaine période".
4. Renseignez la Période de validité — une durée (par ex. 2 mois, 12 mois, 1 an) qui définit combien de temps une compétence reste valable après son attribution.
5. Renseignez Avertissement avant l'expiration — une durée qui détermine combien de temps à l'avance la matrice doit vous avertir que la compétence approche de son expiration.
6. Optionnellement, cochez "Demander de choisir une période de validité personnalisée lors de la définition manuelle du niveau d’un utilisateur" si vous souhaitez que les administrateurs puissent remplacer la durée par défaut par utilisateur lorsqu'ils valident ou notent une compétence.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Que se passe-t-il lorsqu'une compétence arrive à expiration

Lorsque cette compétence est attribuée à un opérateur, Azumuta calcule la fenêtre de validité à partir du moment où le niveau est défini et enregistre les dates de début et de fin dans l'entrée de la matrice. À partir de là :

• Tant que la compétence est valable et en dehors de la fenêtre d'avertissement, elle s'affiche normalement dans la matrice de compétences.
• Lorsqu'elle entre dans la fenêtre d'avertissement (par ex. les deux derniers mois avant l'expiration), Azumuta la marque d'un point orange et l'infobulle affiche "Expire bientôt" ainsi que les dates de validité.
• Une fois la période de validité terminée, la compétence est considérée comme expirée — marquée d'un point rouge — indiquant que l'opérateur doit être remis en formation et revalidé.

Visibilité dans la matrice de compétences

Survolez une cellule de compétence dans la matrice pour afficher les détails de validité : le niveau atteint, la période pendant laquelle il est valable ("Valide du … au …") et un indice de statut ("Expire bientôt" ou "Expirée"). Cela permet aux responsables d'identifier rapidement les opérateurs nécessitant une remise à niveau et de planifier la formation suivante en conséquence.

Remarques importantes

• La période de validité se configure par formation/instruction de travail, et non comme paramètre global au niveau du compte.
• Si vous activez le remplacement par utilisateur, la période de validité définie lors de la validation du niveau d'un opérateur ne s'applique qu'à l'entrée de cet utilisateur ; les autres opérateurs conservent la période de validité par défaut définie sur l'instruction de travail.
• Chaque nouvelle validation (remise à niveau) lance une nouvelle fenêtre de validité pour l'opérateur, vous n'avez donc pas besoin de supprimer manuellement l'entrée précédente.