Approbation à plusieurs personnes : création d'un comité d'approbation et d'un flux d'approbation
Dans le cas d'une approbation multi-personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation garantit qu'une demande d'approbation parvienne aux personne(s) requise(s). Dès que la ou les personnes responsables — telles que spécifiées dans le flux d'approbation — l'ont signée, l'instruction de travail devient officielle.
Remarque : Pour utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez avoir accès à l'add-on Continous Improvement . Pour en savoir plus, contactez-nous à l'adresse sales@azumuta.com.
Création d'un tableau d'approbation
Avant de définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau fournit un aperçu des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut — ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées soumises via un flux d'approbation. Il existe deux modèles pour un tableau d'approbation : single wave approval et dual wave approval. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.
La création d'un tableau d'approbation s'effectue de la manière suivante :
- Accédez à “Continous Improvement” dans la barre latérale.
- Cliquez sur “Settings”.
- Cliquez sur le bouton jaune « + » pour créer un tableau d'approbation.
- Sélectionnez soit single wave approval, soit dual wave approval pour le modèle.
- Saisissez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses éléments sont visibles par tous.
- Déterminez quels groupe(s) auront accès à ce tableau d'approbation.
- Cliquez sur “Add” pour créer le tableau.
- Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du tableau d'approbation pour plus de détails.
Remarque : Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation s'appliquent également à tous les flux d'approbation qui en dépendent.
Single Wave Approval vs Dual Wave Approval
Avant de définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation ouvertes — avec le statut correspondant — ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées soumises via un flux d'approbation. Il existe deux modèles pour un tableau d'approbation :
Single wave approval : Il s'agit d'un processus d'approbation en une seule étape. Lorsque la ou les personnes requises approuvent cette demande d'approbation, l'instruction de travail devient officielle.
Dual wave approval : Il s'agit d'un processus d'approbation en deux étapes. Lorsque la ou les personnes requises à la première étape donnent leur approbation, la demande est automatiquement transférée aux personnes requises à la deuxième étape. Lorsque les personnes de la deuxième étape donnent leur approbation, l'instruction de travail est officialisée.
L'image ci-dessous illustre bien la différence entre une single wave approval et une dual wave approval.
Création d'un flux d'approbation
Vous devrez bien sûr configurer votre mécanisme d'approbation des instructions de travail. Cela se configure au niveau d'un flux d'approbation.
Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (du même nom) est créé automatiquement sous ce tableau. Néanmoins, vous pouvez aussi créer et configurer manuellement un flux d'approbation. Voici comment :
- Accédez à “Continous Improvement” dans la barre latérale.
- Cliquez sur “Settings”.
- Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du tableau d'approbation qui hébergera ce nouveau flux.
- Cliquez sur “Add flow”.
- Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ nom est obligatoire). Vous pourrez remplir les autres champs plus tard.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Add”.
- Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du flux d'approbation pour plus de détails.
Tableau d'approbation vs flux d'approbation : quelle est la différence ?
Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, ainsi que leurs informations clés (par ex. statut d'approbation, instruction de travail associée, nom du demandeur, etc.). Un flux d'approbation, en revanche, définit le mécanisme permettant de traiter et d'approuver ces demandes.
Un flux d'approbation est hébergé sous un tableau d'approbation. Un tableau d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.
L'idée clé est qu'un tableau d'approbation se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un flux d'approbation est le mécanisme qui permet d'approuver une demande.
Voici comment afficher un aperçu de tous les tableaux d'approbation et flux d'approbation dans votre espace de travail :
- Il s'agit du tableau d'approbation "AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions".
- Ce sont les flux d'approbation qui dépendent du tableau d'approbation "AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions". Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.
- Ceci est le tableau d'approbation "AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions".
- Ce sont les flux d'approbation qui dépendent du tableau d'approbation "AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions". Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.