Approbation par plusieurs personnes : création d'un comité d'approbation et d'un flux d'approbation

Dans le cas d'une approbation multi-personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation garantira qu'une demande d'approbation parvienne aux personnes requises. Dès que la ou les personnes responsables — telles que spécifiées dans le flux d'approbation — l'auront signée, l'instruction de travail deviendra officielle.

Remarque : Pour utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez disposer de l'add-on Amélioration continue . Vous pouvez nous contacter via l'adresse maurice.belpaire@azumuta.com pour en savoir plus.

Création d'un tableau d'approbation

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation ouvertes -avec leur statut correspondant- ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été faites via un flux d'approbation. Il existe deux modèles possibles pour un tableau d'approbation : approbation à une étape et approbation en deux étapes. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.

La création d'un tableau d'approbation peut se faire de la façon suivante :

1. Allez dans “Amélioration continue” dans la barre latérale.
2. Cliquez sur “Paramètres”.
3. Cliquez sur le bouton jaune « + » pour créer un tableau d'approbation.
4. Sélectionnez soit approbation à une étape soit approbation en deux étapes comme modèle.
5. Saisissez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses problèmes sont visibles par tous
6. Déterminez quel(s) groupe(s) se verront accorder l'accès à ce tableau d'approbation.
7. Cliquez sur “Ajouter” pour créer le tableau.
8. Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Cliquez ici pour consulter les guides de configuration des tableaux d'approbation.

Remarque : Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation s'appliquent également à tous les flux d'approbation qu'il héberge.

Approbation à une étape vs Approbation en deux étapes

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation ouvertes -avec leur statut correspondant- ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été faites via un flux d'approbation. Il existe deux modèles possibles pour un tableau d'approbation :

Approbation à une étape : Il s'agit d'un processus d'approbation en une seule phase. Lorsque la ou les personnes requises approuvent cette demande d'approbation, l'instruction de travail deviendra officielle.

Approbation en deux étapes : Il s'agit d'un processus d'approbation en deux phases. Lorsque la ou les personnes requises de la première étape donnent leur approbation, la demande est automatiquement transférée aux personnes requises de la deuxième étape. Lorsque les personnes de la deuxième étape donnent leur approbation, l'instruction de travail est officialisée.

L'image ci-dessous illustre bien la différence entre une approbation à une étape et une approbation en deux étapes.

Création d'un flux d'approbation

Bien sûr, vous devrez configurer votre mécanisme d'approbation des instructions de travail. Cela doit être configuré sur un flux d'approbation.

Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (portant le même nom) sera automatiquement créé sous ce tableau d'approbation. Néanmoins, vous pouvez également créer et configurer manuellement un flux d'approbation. Voici comment procéder :

1. Allez dans “Amélioration continue” dans la barre latérale.
2. Cliquez sur “Paramètres”.
3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation qui accueillera ce nouveau flux d'approbation.
4. Cliquez sur “Ajouter un flux”.
5. Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ nom est obligatoire). Vous pouvez remplir les autres champs plus tard.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Ajouter”.
7. Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Cliquez ici pour consulter les guides de configuration des flux d'approbation.

Tableau d'approbation vs Flux d'approbation : quelle est la différence ?

Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, y compris leurs informations clés (par ex. : statut d'approbation, instruction de travail associée, nom du demandeur, etc.). Un flux d'approbation, en revanche, décrit le mécanisme de traitement et d'approbation des demandes.

Un flux d'approbation est hébergé sous un tableau d'approbation. Un tableau d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.

L'idée clé est qu'un tableau d'approbation se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un flux d'approbation est le mécanisme permettant d'approuver une demande d'approbation.

Voici comment voir un aperçu de tous les tableaux d'approbation et flux d'approbation dans votre espace de travail :

1. Il s'agit du tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ».
2. Ce sont les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.
3. Il s'agit du tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ».
4. Ce sont les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.