Approbation à plusieurs personnes : création d'un comité d'approbation et d'un flux d'approbation

Dans le cas d'une approbation multi-personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation garantira qu'une demande d'approbation parvienne aux personnes requises. Dès que la ou les personnes responsables — telles que spécifiées dans le flux d'approbation — l'auront signée, la consigne de travail deviendra officielle.

Remarque: Pour utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez avoir accès au Continous Improvement (module complémentaire). Vous pouvez nous contacter à l'adresse sales@azumuta.com pour en savoir plus.

Création d'un tableau d'approbation

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau fournit une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut — ainsi que des demandes acceptées soumises via un flux d'approbation. Deux modèles sont disponibles pour un tableau d'approbation : single wave approval et dual wave approval. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.

La création d'un tableau d'approbation s'effectue de la manière suivante :

1. Allez dans “Continous Improvement” dans la barre latérale.
2. Cliquez sur “Settings”.
3. Cliquez sur le bouton plus jaune pour créer un tableau d'approbation.
4. Sélectionnez soit single wave approval soit dual wave approval comme modèle.
5. Saisissez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses demandes sont visibles par tout le monde
6. Déterminez quels groupe(s) auront accès à ce tableau d'approbation.
7. Cliquez sur “Add” pour créer le tableau.
8. Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du tableau d'approbation pour plus de détails.

Remarque: Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation s'appliquent également à tous les flux d'approbation qui en dépendent.

Single Wave Approval vs Dual Wave Approval

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau fournit une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut — ainsi que des demandes acceptées soumises via un flux d'approbation. Il existe deux modèles pour un tableau d'approbation :

Single wave approval : Il s'agit d'un processus d'approbation en une seule étape. Lorsque la ou les personnes requises approuvent la demande, la consigne de travail devient officielle.

Dual wave approval : Il s'agit d'un processus d'approbation en deux étapes. Lorsque la ou les personnes requises de la première étape donnent leur approbation, la demande est automatiquement transférée aux personnes requises de la deuxième étape. Lorsque ces dernières donnent leur approbation, la consigne de travail est officialisée.

L'image ci-dessous illustre bien la différence entre single wave approval et dual wave approval.

Création d'un flux d'approbation

Bien entendu, vous devrez configurer votre mécanisme d'approbation des consignes de travail. Cela se configure via un flux d'approbation.

Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (du même nom) est automatiquement créé sous ce tableau. Néanmoins, vous pouvez également créer et configurer manuellement un flux d'approbation. Voici comment :

1. Allez dans “Continous Improvement” dans la barre latérale.
2. Cliquez sur “Settings”.
3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation qui accueillera ce nouveau flux.
4. Cliquez sur “Add flow”.
5. Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ nom est obligatoire) Vous pouvez remplir les autres champs ultérieurement.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Add”.
7. Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du flux d'approbation pour plus de détails.

Approval Board vs Approval Flow : quelle est la différence ?

Un approval board est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations de consignes de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, avec leurs informations clés (par ex. statut d'approbation, consigne associée, nom du demandeur, etc.). Un approval flow, en revanche, décrit le mécanisme permettant de traiter et d'approuver ces demandes.

Un approval flow est hébergé sous un approval board. Un approval board peut contenir plusieurs approval flows.

L'idée clé est qu'un approval board se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un approval flow est le mécanisme pour approuver une demande.

1. Il s'agit du tableau d'approbation “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”.
2. Ce sont les approval flows qui dépendent du tableau d'approbation “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”. Chaque approval flow est identifié par un hashtag.
3. Il s'agit du tableau d'approbation “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”.
4. Ce sont les approval flows qui dépendent du tableau d'approbation “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”. Chaque approval flow est identifié par un hashtag.