Approbation multi-utilisateurs : comment modifier ou supprimer un tableau d'approbation

Auparavant, nous avons expliqué comment créer un tableau d'approbation. Nous allons maintenant expliquer comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Lors de la création d'un tableau d'approbation, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle d'approbation à vague unique ou un modèle d'approbation à double vague. Cliquez ici pour en savoir plus sur les deux modèles. Dans cette page de guide, nous utiliserons le modèle d'approbation à double vague dans nos exemples.

Comment accéder à l'éditeur du tableau d'approbation

Voici comment accéder à l'éditeur du tableau d'approbation :

  1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur « Modifier le tableau ».

Vous verrez alors 4 onglets d'édition : Général, Autorisations, Colonnes & Vues, et Déclencheurs. Cliquez simplement sur un onglet pour l'ouvrir. Nous détaillerons chaque onglet dans les sections du guide ci-dessous :

Capture d’écran de l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les onglets de navigation : Général, Autorisations, Colonnes & Vues et Déclencheurs. L’interface affiche des champs pour personnaliser le tableau, notamment Template (réglé sur « Dual wave approval »), Name, Issue ID prefix, et une case à cocher pour « Show flows on work instruction overview ». Une flèche met l’accent sur les onglets de navigation, avec « Général » sélectionné. Un bouton vert « Save » est visible pour enregistrer les modifications

L’onglet Général

L’onglet Général est le premier onglet qui apparaît lorsque vous ouvrez l’éditeur du tableau d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

Capture d’écran de l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les champs et étapes clés. Caractéristiques : 1) Sélection de l’onglet « Général », 2) Nomination du tableau « Work Instructions Approval Board », 3) Ajout d’un « Issue ID prefix », 4) Case à cocher pour « Show flows on work instruction overview », et 5) Enregistrement des modifications avec le bouton vert « Save ». Conçu pour configurer les tableaux d'approbation dans la gestion des instructions de travail.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
  2. Vous pouvez modifier ici le nom du tableau d'approbation.
  3. Si vous souhaitez que les demandes d'approbation relevant de ce tableau aient un préfixe prédéfini, tapez ce préfixe ici. Veuillez noter qu'il y a une limite de 5 caractères pour le préfixe. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe « RQST » (abréviation de « request »). Les demandes d'approbation de ce tableau seront alors nommées « RQST-1 », « RQST-2 », etc.
  4. Sélectionnez si les flux d'approbation relevant de ce tableau doivent être visibles dans l'aperçu des instructions de travail.
  5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur « Save ». Si vous préférez quitter sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Autorisations

Capture d’écran de l’onglet « Autorisations » dans l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » du logiciel Azumuta. Points mis en évidence : 1) Sélection de l’onglet « Autorisations », 2) Champ pour attribuer les groupes d’utilisateurs pouvant voir le tableau, 3) Champ pour attribuer les groupes d’utilisateurs pouvant modifier les demandes, 4) Liste déroulante pour sélectionner des utilisateurs pouvant gérer le tableau, 5) Liste déroulante pour attribuer des groupes d’utilisateurs pouvant gérer le tableau et ses flux, et 6) Bouton vert « Save » pour confirmer les modifications. Conçu pour gérer l’accès et les autorisations au sein du tableau d'approbation.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Autorisations.
  2. Sélectionnez quels(s) groupe(s) d'utilisateurs peuvent voir ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, il sera visible par tous.
  3. Sélectionnez quels(s) groupe(s) d'utilisateurs peuvent créer et modifier des demandes d'approbation sur ce tableau. Si aucun groupe n'est sélectionné, tout le monde pourra le faire.
  4. Sélectionnez quels utilisateur(s) peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en dépendent.
  5. Sélectionnez quels(s) groupe(s) d'utilisateurs peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en dépendent.
  6. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur « Save ». Si vous préférez quitter sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Colonnes & Vues

Cet onglet vous permet de modifier les colonnes d'un tableau d'approbation et d'ajuster leur visibilité. Il comprend deux réglages principaux : les paramètres des colonnes et les paramètres des vues, que nous détaillerons dans les deux sections ci-dessous.

Dans un tableau d'approbation, une colonne représente le statut d'une demande d'approbation, comme la colonne « First Wave » illustrée dans la capture d'écran ci-dessous. Sur ce tableau, il y a 4 colonnes au total (First Wave, Second Wave, Approved et Declined).

Capture d’écran du « Work Instructions Approval Board » dans le module « Continuous Improvement » du logiciel Azumuta, mettant en évidence la colonne « First Wave ». La colonne contient des tâches avec des détails tels que numéros de tâche, auteurs, descriptions et étiquettes (par ex. '#Work Instructions Approval Board'). Une flèche pointe vers la colonne avec le label « This is a column », soulignant son rôle dans l’organisation des tâches par étapes de workflow. Le tableau inclut des colonnes supplémentaires comme « Second Wave », « Approved » et « Declined », ainsi que des options de filtrage et de tri des tâches.

Paramètres des colonnes

Capture d’écran de l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, axée sur l’onglet « Colonnes & Vues ». Points mis en évidence : 1) L’onglet « Colonnes & Vues » sélectionné, 2) Colonnes configurables telles que « Column 1 » (First Wave), « Column 2 » (Second Wave), « Column 3 » (Approved) et « Column 4 » (Declined), 3) Noms de colonnes modifiables, 4) Cases à cocher pour rendre les colonnes visibles sur « All issues », et 5) Bouton vert « Save » pour confirmer les modifications. L’interface montre aussi des vues personnalisables pour organiser les tâches, comme « Waves » et « Approved & Declined ».

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes & Vues.
  2. Cliquez pour changer la couleur de cette colonne.
  3. Cliquez pour modifier le nom de cette colonne.
  4. Si vous cochez cette option, toutes les demandes d'approbation de cette colonne seront également affichées dans l'onglet « Toutes les demandes d'approbation ».
  5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur « Save ». Si vous préférez quitter sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Cancel ».

Les autres colonnes disposent des mêmes options d'édition que les points 2 à 4.

Remarque : Par défaut, il n'y a que 2 colonnes. Toutefois, vous pouvez demander des colonnes supplémentaires en nous contactant à l'adresse support@azumuta.com.

Paramètres des vues

Capture d’écran de l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, axée sur l’onglet « Colonnes & Vues ». Points mis en évidence : 1) L’onglet « Colonnes & Vues » sélectionné, 2) Vues configurables telles que « View 1 » (Waves) et « View 2 » (Approved & Declined), 3) Cases à cocher pour inclure des colonnes comme « First Wave », « Second Wave », « Approved » et « Declined » dans chaque vue, 4) Noms de vues modifiables, et 5) Bouton vert « Save » pour confirmer les réglages. Conçu pour organiser et personnaliser l’affichage des workflows de tâches.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes & Vues.
  2. Cliquez pour modifier le nom de la Vue 1.
  3. Sélectionnez quelles colonnes doivent être affichées sur la Vue 1.
  4. Cliquez pour modifier le nom de la Vue 2.
  5. Sélectionnez quelles colonnes doivent être affichées sur la Vue 2.
  6. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur « Save ». Si vous préférez quitter sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Cancel ».

Après avoir configuré les Paramètres des vues, vous pouvez choisir la vue à afficher sur votre tableau d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

Capture d’écran du « Work Instructions Approval Board » dans le module « Continuous Improvement » du logiciel Azumuta, montrant comment changer de vue. Points mis en évidence : 1) Cliquez sur l’icône de menu à trois points en haut à droite, et 2) Sélectionnez la vue souhaitée (« Waves » ou « Approved & Declined ») dans le menu déroulant. Le tableau affiche des colonnes de workflow telles que « First Wave », « Second Wave », « Approved » et « Declined », avec des détails de tâches tels que auteurs, descriptions et étiquettes. Les instructions guident les utilisateurs pour personnaliser la vue et mieux gérer les tâches.

L’onglet Déclencheurs

Un déclencheur est un outil utilisé pour automatiser un certain processus en fonction d'un événement survenant dans un espace de travail Azumuta. Avec les déclencheurs, vous pouvez automatiser diverses tâches fastidieuses, ce qui vous fait gagner, à vous et à vos employés, un temps précieux.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les déclencheurs.

Capture d’écran de l’interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, affichant l’onglet « Déclencheurs ». La configuration inclut : un webhook configuré libellé « Call a webhook: https://approval-request-repository », déclenché « When an issue is reported ». L’URL de point de terminaison est spécifiée comme « https://approval-request-repository », avec des options pour les méthodes GET ou POST. Des champs supplémentaires et un bouton « Add trigger » sont disponibles pour une personnalisation plus poussée. Un bouton vert « Save » est visible pour confirmer les paramètres du déclencheur. Conçu pour automatiser les workflows via des webhooks

Comment supprimer un tableau d'approbation

  1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur « Supprimer le tableau ».
  5. Cliquez sur « Supprimer ».

Remarque : Avant de supprimer un tableau d'approbation, assurez-vous qu'il n'existe aucun flux d'approbation associé. S'il en existe, vous devez d'abord supprimer ces flux d'approbation avant de supprimer le tableau.

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