Approbation multi-personne : comment modifier ou supprimer un tableau d'approbation

Voir comment créer un tableau d'approbation pour le contexte. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Lors de la création d'un tableau d'approbation, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle d'approbation à une vague ou un modèle d'approbation à deux vagues. Voir modèles d'approbation à une vague et à deux vagues pour en savoir plus sur les deux modèles. Les exemples de cet article utilisent le modèle à deux vagues.

Comment accéder à l'éditeur de tableau d'approbation

Voici comment accéder à l'éditeur de tableau d'approbation :

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur « Modifier le tableau ».

Vous verrez alors 4 onglets d'éditeur : Général, Permissions, Colonnes & Vues et Déclencheurs. Cliquez simplement sur un onglet pour l'ouvrir. Nous couvrirons chaque onglet dans les sections du guide ci‑dessous :

L'onglet Général

L'onglet Général est le premier onglet qui apparaît à l'ouverture de l'éditeur de tableau d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier le nom du tableau d'approbation ici.
3. Si vous souhaitez que les demandes d'approbation relevant de ce tableau aient un préfixe prédéfini, saisissez ce préfixe ici. Notez que le préfixe est limité à 5 caractères. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe "RQST" (abréviation de "request"). Ainsi, les demandes d'approbation de ce tableau seront nommées "RQST-1", "RQST-2", et ainsi de suite.
4. Sélectionnez si les flux d'approbation relevant de ce tableau doivent être visibles dans l'aperçu des instructions de travail.
5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Save". Si vous souhaitez quitter sans enregistrer les modifications effectuées, cliquez sur "Cancel".

L'onglet Permissions

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Permissions.
2. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs qui peuvent voir ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, il sera visible par tout le monde.
3. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs qui peuvent créer et modifier les demandes d'approbation sur ce tableau. Si aucun groupe n'est sélectionné, tout le monde pourra le faire.
4. Sélectionnez les utilisateur(s) qui peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en dépendent.
5. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs qui peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en dépendent.
6. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Save". Si vous souhaitez quitter sans enregistrer les modifications effectuées, cliquez sur "Cancel".

L'onglet Colonnes & Vues

Cet onglet vous permet de modifier les colonnes d'un tableau d'approbation et d'ajuster leur visibilité. Il se compose de deux réglages principaux : Paramètres des colonnes et Paramètres des vues, que nous allons détailler ci‑dessous.

Dans un tableau d'approbation, une colonne représente le statut d'une demande d'approbation, par exemple la colonne « Première vague » montrée dans la capture ci‑dessous. Sur ce tableau, il y a 4 colonnes au total (Première vague, Deuxième vague, Approuvé et Refusé).

Paramètres des colonnes

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes & Vues.
2. Cliquez pour changer la couleur de cette colonne.
3. Cliquez pour modifier le nom de cette colonne.
4. Si vous cochez cette option, toutes les demandes d'approbation de cette colonne seront également affichées dans l'onglet « Toutes les demandes d'approbation ».
5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Save". Si vous souhaitez quitter sans enregistrer les modifications effectuées, cliquez sur "Cancel".

Les autres colonnes disposent des mêmes options d'édition que les points 2 à 4.

Remarque : Par défaut, il n'y a que 2 colonnes. Toutefois, vous pouvez demander des colonnes supplémentaires en nous contactant à l'adresse support@azumuta.com.

Paramètres des vues

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes & Vues.
2. Cliquez pour changer le nom de la Vue 1.
3. Sélectionnez quelles colonnes doivent s'afficher dans la Vue 1.
4. Cliquez pour changer le nom de la Vue 2.
5. Sélectionnez quelles colonnes doivent s'afficher dans la Vue 2.
6. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Save". Si vous souhaitez quitter sans enregistrer les modifications effectuées, cliquez sur "Cancel".

Après avoir configuré les Paramètres des vues, vous pouvez choisir la vue à afficher sur votre tableau d'approbation en suivant les étapes ci‑dessous :

L'onglet Déclencheurs

Un déclencheur est un outil utilisé pour automatiser un processus en fonction d'un événement survenant dans un espace de travail Azumuta. Avec les déclencheurs, vous pouvez automatiser diverses tâches fastidieuses, ce qui fait gagner du temps à vous et à vos collaborateurs.

Voir les guides sur les déclencheurs pour en savoir plus.

Comment supprimer un tableau d'approbation

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur « Supprimer le tableau ».
5. Cliquez sur « Supprimer ».

Remarque : Avant de supprimer un tableau d'approbation, assurez‑vous qu'aucun flux d'approbation ne dépend de ce tableau. S'il en existe, vous devez d'abord supprimer ces flux d'approbation avant de supprimer le tableau.