Approbation par plusieurs personnes : comment modifier ou supprimer un flux d'approbation

Voir créer un flux d'approbation pour le contexte. Cet article explique comment l'éditer ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 2 modèles pour les tableaux et flux d'approbation : approbation en une seule vague et approbation en deux vagues. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation en deux vagues. Voir les deux modèles de flux d'approbation pour plus de détails.

Pour accéder à une action sur un flux d'approbation : allez dans Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation

Dans le menu ⋮, cliquez sur Modifier le flux.

L'éditeur comporte cinq onglets : Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres. Chacun est expliqué ci‑dessous.

L'onglet Général

L'onglet Général s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'approbation.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet une demande d'approbation est automatiquement abonné à cette demande. Si cette personne est abonnée, elle recevra une notification par e-mail à chaque fois que la demande d'approbation change de colonne.
4. Indiquez le nombre maximal de jours accordés pour approuver une demande d'approbation listée dans ce flux (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d'approbation d'une instruction de travail (comme montré dans l'image ci‑dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour transmettre un message précis aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des instructions de travail.
6. Insérez une checklist (si nécessaire). Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Modèle de flux

C'est la partie qui correspond au « flow » dans le flux d'approbation. Un flux d'approbation se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action qui doit être réalisée pour approuver une instruction de travail.

Les colonnes existantes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Voir comment modifier le nom d'une colonne sur le tableau d'approbation.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Voici les options d'élément disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une checklist, nous vous recommandons ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature signale qu'un opérateur a réalisé tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, on demande une signature à un superviseur ou à un responsable).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist (une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket).

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci‑dessous.

Modifier une tâche

1. Modifiez ici la description de la tâche.
2. Cliquez pour vous attribuer la tâche.
3. Cliquez pour attribuer la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour attribuer la tâche à un groupe d'utilisateurs.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (possible uniquement s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui termine cette tâche sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que le statut de cette demande change.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la tâche sera automatiquement créée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la tâche.
10. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une demande de signature (à une personne / à un groupe d'utilisateurs)

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe ayant signé doit être abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que le statut de la demande change.
6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la demande de signature sera automatiquement créée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
7. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
8. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une checklist

1. Cliquez pour afficher l'instruction de travail de la checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
2. Cliquez pour vous attribuer la checklist.
3. Cliquez pour attribuer à une personne spécifique le remplissage de la checklist.
4. Cliquez pour attribuer un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (possible uniquement s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que le statut de la demande change.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la checklist sera automatiquement ajoutée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la checklist.
10. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Avancé

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une étape d'action qui doit être réalisée pour approuver une instruction de travail, tout comme dans l'onglet Modèle de flux.

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Par ailleurs, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition déplace un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Avancé, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l'onglet Modèle de flux.

Voici les options d'élément disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une checklist, nous vous recommandons ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature indique qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Habituellement, on demande une signature à un superviseur ou à un responsable).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.

Comment modifier un élément dans une colonne

La modification d'un élément sur une colonne dans cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément selon son type :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature (à une personne / à un groupe d'utilisateurs)
• Comment modifier une checklist

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément sera également mis à jour automatiquement dans l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Avancé, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Modèle de flux.

Comment ajouter une transition

1. Cliquez sur Ajouter une transition sur la colonne cible.
2. Sélectionnez une option dans le menu déroulant When.
3. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Then move to.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Les menus déroulants "When" et "Then move to" ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement du menu déroulant "When" se produit, il déclenche l'événement du menu déroulant "Then move to".

Comment modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur "Add transition".
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant "When".
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant "Then move to".
4. Dans Azumuta, toutes les demandes d'approbation passeront automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a aucun élément en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un flux d'approbation d'avancer automatiquement vers la colonne suivante lorsqu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. Voir le reporting Docx avec les informations du ticket pour plus de détails (cela fonctionne de la même manière que le reporting Docx pour les tickets).

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'approbation. Ces paramètres seront listés sur toutes les demandes d'approbation rattachées à ce flux, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces flux.

Ajouter un paramètre à un flux d'approbation

1. Cliquez sur Ajouter un champ.
2. Saisissez la Clé et la Valeur du paramètre.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un paramètre sur un flux d'approbation

Modifiez la Clé ou la Valeur du paramètre, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un paramètre sur un flux d'approbation

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône corbeille.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Comment supprimer un flux d'approbation

1. Depuis le menu ⋮
2. Cliquez sur Supprimer le flux
3. Confirmez avec Supprimer.