Approbation multi-personne : comment modifier ou supprimer un flux d'approbation

Voir create an approval flow pour le contexte. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 2 modèles pour les tableaux et flux d'approbation : approbation en une vague et approbation en deux vagues. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation en deux vagues. Voir les deux modèles de flux d'approbation pour plus de détails.

Accéder à l’éditeur de flux d'approbation

Voici comment accéder à l’éditeur de flux d'approbation :

1. Cliquez sur « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du flux d'approbation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur « Edit flow ».

Vous verrez alors 5 onglets de l’éditeur : les onglets General, Flow Template, Advanced, Docx Reports et Parameters. Cliquez simplement sur un onglet pour l’ouvrir. Nous détaillerons chaque onglet dans les sections du guide ci-dessous.

L’onglet General

L’onglet General est le premier onglet qui s’affiche chaque fois que vous ouvrez l’éditeur de flux d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

1. Cliquez pour ouvrir l’onglet General.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'approbation.
3. Sélectionnez si l’utilisateur qui soumet une demande d’approbation est automatiquement abonné à cette demande d’approbation. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e-mail à chaque fois que la demande d’approbation change de colonne.
4. Insérez le nombre maximum de jours accordés pour approuver une demande d’approbation listée dans ce flux (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d’approbation d’une instruction de travail (comme montré dans l’image ci-dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour transmettre un message aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des instructions de travail.
6. Insérez une checklist (si nécessaire). Une checklist dans une demande d’approbation fonctionne de la même manière qu’une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
7. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Flow Template

C’est de cet onglet que provient le mot « flow » dans « approval flow ». Un flux d'approbation se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une phase d’action qui doit être réalisée pour approuver une instruction de travail.

Les colonnes existantes varieront en fonction du modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Voir comment modifier le nom d’une colonne sur le tableau d'approbation.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes du guide.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d'approbation. Voici comment en ajouter un :

1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l’élément souhaité.
3. Saisissez les détails nécessaires.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Voici les options d’éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper directement la description de la tâche. Si l’élément n’implique pas de demande de signature ou de remplissage d’une checklist, nous recommandons ce type d’élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature signifie qu’un responsable approuve que l’opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Habituellement, une signature est demandée à un superviseur ou un manager).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist (une checklist dans une demande d’approbation fonctionne de la même manière qu’une checklist dans un ticket).

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément dans une colonne, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône à trois points à côté de l’élément que vous souhaitez modifier.
2. Effectuez les modifications souhaitées.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Les options de configuration diffèrent légèrement selon le type d’élément. Voici les options de configuration par type d’élément :

Modifier une tâche

1. Modifiez ici la description de la tâche.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela ne peut être fait que s’il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous voulez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatisé d’Azumuta les informant quand une demande d’approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné à la demande d’approbation liée. Si quelqu’un est abonné à une demande d’approbation, il recevra un e-mail automatisé chaque fois que cette demande change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la tâche sera automatiquement créée si la demande d’approbation concerne la mise à jour d’une ou plusieurs étapes d’instruction contenant l’un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la tâche.
10. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Cancel ». (Cette option apparaîtra une fois l’édition terminée).

Modifier une demande de signature pour une personne / un groupe d'utilisateurs

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous voulez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatisé d’Azumuta les informant lorsqu’une demande d’approbation atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe qui a donné la signature sera abonné à la demande d’approbation liée. Si quelqu’un est abonné à une demande d’approbation, il recevra un e-mail automatisé chaque fois que cette demande change de statut.
6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la demande de signature sera automatiquement créée si la demande d’approbation concerne la mise à jour d’une ou plusieurs étapes d’instruction contenant l’un des symboles sélectionnés.
7. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
8. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Cancel ».

Modifier une checklist

1. Cliquez pour afficher l’instruction de travail de la checklist. Une checklist dans une demande d’approbation fonctionne de la même manière qu’une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour remplir la checklist.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela ne peut être fait que s’il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous voulez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatisé d’Azumuta les informant quand une demande d’approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné à la demande d’approbation liée. Si quelqu’un est abonné à une demande d’approbation, il recevra un e-mail automatisé chaque fois que cette demande change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la checklist sera automatiquement ajoutée si la demande d’approbation concerne la mise à jour d’une ou plusieurs étapes d’instruction contenant l’un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la checklist.
10. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Cancel ». (Cette option apparaîtra une fois l’édition terminée).

L’onglet Advanced

Voir les colonnes d’un flux d'approbation pour le contexte. Cet article montre comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L’onglet Advanced se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l’onglet Advanced, une colonne représente une phase d’action qui doit être réalisée pour approuver une instruction de travail (comme dans l’onglet Flow Template).

Les noms des colonnes varieront selon le modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Quant à la transition, elle fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

L’image ci-dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

1. Cliquez pour ouvrir l’onglet Advanced.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d'approbation. Voici comment en ajouter un :

1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l’élément souhaité.
3. Saisissez les détails nécessaires.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l’onglet Flow Template, alors cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l’onglet Advanced. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l’onglet Advanced, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l’onglet Flow Template.

Voici les options d’éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper directement la description de la tâche. Si l’élément n’implique pas de demande de signature ou de checklist, nous recommandons ce type d’élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature signifie qu’un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Habituellement, une signature est demandée à un superviseur ou un manager).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist. Une checklist dans une demande d’approbation fonctionne de la même manière qu’une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.

Comment modifier un élément dans une colonne

Modifier un élément dans une colonne de cet onglet fonctionne de la même manière que dans l’onglet Flow Template. Consultez les liens ci-dessous pour voir comment modifier un élément dans une colonne selon son type :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature pour une personne / un groupe d'utilisateurs
• Comment modifier une checklist

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l’onglet Flow Template, alors cet élément sera automatiquement mis à jour dans l’onglet Advanced. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l’onglet Advanced, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l’onglet Flow Template.

Comment ajouter une transition

1. Cliquez sur « Add transition » dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l’une des options disponibles dans le menu déroulant « When ».
3. Sélectionnez l’une des options disponibles dans le menu déroulant « Then move to ».
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Les menus déroulants « When » et « Then Move to » ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l’événement du menu « When » se produit, il déclenche l’événement sélectionné dans le menu « Then Move to ».

Comment modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur « Add transition ».
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « When ».
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « Then move to ».
4. Dans Azumuta, toutes les demandes d’approbation passeront automatiquement à la colonne suivante s’il n’y a aucun élément en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu’aucun élément n’a été ajouté à cette colonne). Si vous voulez empêcher un flux d'approbation de passer automatiquement à la colonne suivante parce qu’aucun élément n’a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Cancel ».

L’onglet Docx Reports

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. Voir docx reporting with ticket information pour plus de détails (cela fonctionne de la même manière que le reporting Docx pour les tickets).

L’onglet Parameters

Vous pouvez ajouter des parameters à un flux d'approbation. Ces paramètres seront affichés sur toutes les demandes d’approbation qui relèvent de ce flux d'approbation, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces flux.

Comment ajouter un paramètre à un flux d'approbation

1. Cliquez sur « Add field ».
2. Saisissez la « Key » et la « Value » du paramètre.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save »

Comment modifier un paramètre sur un flux d'approbation

1. Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier la « Key » et/ou la « Value » du paramètre.
2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Comment supprimer un paramètre sur un flux d'approbation

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l’icône de la poubelle.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Save ».

Comment supprimer un flux d'approbation

1. Cliquez sur « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Cliquez sur l’icône à trois points à côté du flux d'approbation que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur « Delete flow ».
5. Cliquez sur « Delete ».