Enregistrements dans la matrice des compétences et le module Formations

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Qu’est-ce qu’un enregistrement ?

Azumuta dispose d’une fonctionnalité remarquable : les enregistrements. Un enregistrement est un dépôt organisé de données liées à un événement de formation qui a été exécuté (partiellement ou complètement) par un opérateur.

Les types de données conservées dans un enregistrement incluent :

  • La version de l’instruction de travail utilisée lors de l’événement de formation.
  • Le nom des formateurs qui ont exécuté l’événement de formation.
  • La date et l’heure d’exécution de l’événement de formation, ainsi que la date et l’heure d’exécution de chaque étape de l’instruction.
  • Le temps passé par les stagiaires sur cet événement de formation, ainsi que le temps passé sur chaque étape individuelle de l’instruction.
  • Les réponses à tous les contrôles produit de cet événement de formation.

docs qu'est-ce qu'un enregistrement

Un enregistrement peut être utilisé pour diverses finalités, telles que :

  • Un système automatisé de suivi des formations : Un enregistrement de formation enregistre numériquement tous les détails importants liés à une activité de formation – vous n’avez donc plus besoin de le faire manuellement.
  • Suivre le développement des compétences de vos employés : Utilisez vos rapports de formation pour suivre l’évolution de l’expertise et des compétences de vos employés en analysant leurs rapports de formation dans le temps.
  • Répondre aux exigences réglementaires / de certification : Certaines réglementations ou certifications exigent que vous disposiez d’un enregistrement détaillé des activités de formation de vos employés. Notre plateforme enregistre donc chaque détail des activités de formation de votre site. Vous pouvez accéder à ces enregistrements à tout moment.
  • Et de nombreux autres cas d’usage.

Comment voir la liste des enregistrements ?

Les enregistrements sont stockés à 2 niveaux :

  • Au niveau du module
  • Au niveau de l’instruction de travail

Nous fournirons une explication plus détaillée des deux niveaux dans les sections ci‑dessous :

Comment voir la liste des enregistrements au niveau du module

  1. Cliquez sur « Matrice des compétences & Formations » dans la barre latérale de la page d’accueil.
  2. Cliquez sur « Procédures de formation ».
  3. Cliquez sur l’onglet « Enregistrements ».

Voici une explication de la liste des enregistrements dans ce module :

docs enregistrements dans le module matrice des compétences

  1. Cette colonne indique le type de chaque enregistrement et son statut.
  2. Cette colonne indique l’instruction de travail liée à chaque enregistrement, ainsi que sa version.
  3. Cette colonne indique la date et l’heure d’exécution de chaque enregistrement, ainsi que le nom du formateur qui l’a exécuté/le exécutera.
  4. Cette colonne affiche le rapport de chaque enregistrement. Un rapport contient diverses informations utiles, telles que les réponses à chaque contrôle produit, la date et l’heure d’exécution de chaque étape d’instruction, et la durée passée par les stagiaires sur chaque étape.
  5. Cette colonne propose une icône à trois points pour chaque enregistrement. En cliquant, vous pouvez remplir l’instruction de travail (en tant qu’administrateur), modifier l’enregistrement, supprimer l’enregistrement et ajouter/modifier le statut de l’enregistrement.
  6. Cliquez pour rechercher un enregistrement spécifique.
  7. Vous pouvez naviguer entre les pages de la liste des enregistrements ici.

Comment voir la liste des enregistrements au niveau de l’instruction de travail

Outre la liste des enregistrements au niveau du module, vous pouvez également consulter la liste des enregistrements au niveau de l’instruction de travail. Ainsi, vous ne verrez que les enregistrements liés à une instruction de travail spécifique.

Voici comment afficher la liste des enregistrements liés à une instruction de travail :

  1. Accédez à l’instruction de travail pour laquelle vous souhaitez voir la liste des enregistrements.
  2. Cliquez sur l’onglet « Enregistrements ».

La liste des enregistrements au niveau de l’instruction de travail aura la même interface que celle au niveau du module.

Comment rechercher un enregistrement spécifique

Au lieu de parcourir manuellement la liste des enregistrements au niveau du module / de l’instruction de travail, vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité Recherche avancée. Cette fonctionnalité vous conduit à l’enregistrement souhaité en configurant les options de recherche.

Comment accéder à la fonctionnalité Recherche avancée

Avant de vous montrer comment utiliser la recherche avancée, nous allons d’abord expliquer comment y accéder. Il existe 2 façons d’y accéder :

  • Depuis la liste des enregistrements au niveau du module / de l’instruction de travail
  • Depuis la barre de recherche

Accéder à la Recherche avancée depuis la liste des enregistrements au niveau du module / de l’instruction de travail

  1. Cliquez simplement sur « Recherche avancée », comme montré ci‑dessous :

docs accès à la recherche des enregistrements depuis la liste

Accéder à la Recherche avancée depuis la barre de recherche

  1. Cliquez sur la barre de recherche.
  2. Cliquez sur « Enregistrements ».

Comment utiliser la Recherche avancée

Maintenant que vous savez comment accéder à la recherche avancée, nous allons expliquer son fonctionnement.

Cette fonctionnalité propose de nombreuses options de recherche pour vous mener précisément à un enregistrement. Voici les options de recherche disponibles :

docs comment utiliser la recherche des enregistrements

  1. Sélectionnez si vous souhaitez inclure/exclure tous les modules archivés, dossiers, catégories d’articles et instructions de travail dans votre recherche.
  2. Saisissez le nom du module / dossier / catégorie d’article / instruction de travail qui héberge l’enregistrement que vous recherchez.
  3. Sélectionnez les module(s), dossier(s), catégorie(s) d’article et instruction(s) de travail que vous souhaitez inclure/exclure de votre recherche.
  4. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant son numéro de bon de commande produit. (Fonctionne uniquement pour les enregistrements du module Qualité).
  5. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant sa date d’exécution / plage de dates.
  6. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant une réponse d’un opérateur à l’un de ses contrôles produit.
  7. En cochant ceci, vous pouvez affiner votre recherche en filtrant les enregistrements selon leur statut.
  8. Une fois les options de recherche configurées (n° 1–7), cliquez sur « Rechercher ».
  9. Après avoir configuré les options de recherche (n° 1–7) et cliqué sur « Rechercher » (n° 8), les résultats de recherche s’afficheront ici.
  10. Vous pouvez naviguer entre les pages de résultats de recherche ici.

Remarque : Vous pouvez utiliser une ou plusieurs options de recherche.

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