Enregistrements dans la matrice de compétences et le module de formation

Qu'est-ce qu'un enregistrement ?

Azumuta propose une fonctionnalité exceptionnelle : les enregistrements. Un enregistrement est un dépôt organisé de données liées à un événement de formation qui a été exécuté (partiellement ou complètement) par un opérateur.

Les types de données stockées dans un enregistrement incluent :

• La version de l'instruction de travail utilisée lors de l'événement de formation.
• Le nom des formateurs qui ont exécuté l'événement de formation.
• La date et l'heure d'exécution de l'événement de formation, ainsi que la date et l'heure d'exécution de chaque étape de l'instruction.
• Le temps passé par les stagiaires sur cet événement de formation, ainsi que le temps passé sur chaque étape individuelle de l'instruction.
• La réponse à tous les contrôles produit lors de cet événement de formation.

Un enregistrement peut être utilisé à différentes fins, par exemple :

• Un système automatique de suivi des formations : Un enregistrement de formation consigne numériquement tous les détails importants liés à une activité de formation – vous n'avez donc plus besoin de le faire manuellement.
• Pour suivre le développement des compétences de vos collaborateurs : Utilisez vos rapports de formation pour suivre l'évolution de l'expertise et des compétences de vos employés en analysant leurs rapports de formation dans le temps.
• Pour satisfaire des exigences réglementaires / de certification : Certaines réglementations ou certifications exigent un enregistrement détaillé des activités de formation des employés. Notre plateforme enregistre donc chaque détail des activités de formation de votre site. Vous pouvez accéder à ces enregistrements à tout moment.
• Et de nombreux autres cas d'utilisation.

Comment voir la liste des enregistrements ?

Il existe 2 niveaux où les enregistrements sont stockés :

• Au niveau du module
• Au niveau de l'instruction de travail

Nous fournirons une explication plus détaillée des deux niveaux dans les sections du guide ci‑dessous :

Comment voir la liste des enregistrements au niveau du module

1. Cliquez sur “Skill Matrix & Trainings” dans la barre latérale de la page d'accueil.
2. Cliquez sur “Training Procedures”.
3. Cliquez sur l’onglet “Recordings”.

Voici une explication de la liste des enregistrements dans ce module :

1. Cette colonne affiche le type de chaque enregistrement et son statut.
2. Cette colonne affiche l'instruction de travail pour chaque enregistrement, ainsi que sa version.
3. Cette colonne affiche la date et l'heure d'exécution de chaque enregistrement, ainsi que le nom du formateur qui l'a exécuté/le exécutera.
4. Cette colonne affiche le rapport pour chaque enregistrement. Un rapport contient diverses informations précieuses, comme la réponse à chaque contrôle produit, la date et l'heure d'exécution de chaque étape de l'instruction, et la durée passée par les stagiaires sur chaque étape.
5. Cette colonne fournit une icône à trois points pour chaque enregistrement. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez remplir l'instruction de travail (en tant qu'admin), modifier l'enregistrement, supprimer l'enregistrement et ajouter/modifier le statut de l'enregistrement.
6. Cliquez pour rechercher un enregistrement spécifique.
7. Vous pouvez naviguer entre les pages de la liste des enregistrements ici.

Comment voir la liste des enregistrements au niveau de l'instruction de travail

En plus de la liste des enregistrements au niveau du module, vous pouvez également consulter la liste des enregistrements au niveau de l'instruction de travail. Dans ce cas, vous ne verrez que les enregistrements liés à une instruction de travail spécifique.

Voici comment afficher la liste des enregistrements liés à une instruction de travail :

1. Allez à l'instruction de travail pour laquelle vous souhaitez voir la liste des enregistrements.
2. Cliquez sur l’onglet “Recordings”.

La liste des enregistrements au niveau de l'instruction de travail aura la même interface que celle du niveau module.

Comment rechercher un enregistrement spécifique

En plus de naviguer vers la liste des enregistrements au niveau du module / de l'instruction de travail et de rechercher un enregistrement manuellement, vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité Recherche avancée. Cette fonctionnalité vous conduira à l'enregistrement souhaité en configurant les options de recherche.

Comment accéder à la fonctionnalité Recherche avancée

Mais avant de vous montrer comment utiliser la recherche avancée, nous allons d'abord vous expliquer comment y accéder. Il y a 2 façons d'accéder à la recherche avancée :

• En y accédant depuis la liste des enregistrements au niveau du module / de l'instruction de travail
• En y accédant depuis la barre de recherche

Accéder à la Recherche avancée depuis la liste des enregistrements au niveau du module / de l'instruction de travail

1. Cliquez simplement sur “Advanced search”, comme illustré ci‑dessous :

Accéder à la Recherche avancée depuis la barre de recherche

1. Cliquez sur la barre de recherche.
2. Cliquez sur “Recordings”.

Comment utiliser la fonctionnalité Recherche avancée

Maintenant que vous savez comment accéder à la recherche avancée, nous allons expliquer son fonctionnement.

Cette fonctionnalité propose de nombreuses options de recherche permettant de cibler précisément un enregistrement. Voici les options de recherche que vous pouvez utiliser :

1. Sélectionnez si vous souhaitez inclure/exclure tous les modules archivés, dossiers, catégories d'articles et instructions de travail dans votre recherche.
2. Saisissez le nom du module / dossier / catégorie d'article / instruction de travail qui héberge l'enregistrement que vous recherchez.
3. Sélectionnez le(s) module(s), dossier(s), catégorie(s) d'article et instruction(s) de travail que vous souhaitez inclure/exclure de votre recherche.
4. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant son numéro de commande produit. (Fonctionne uniquement pour les enregistrements relevant du module Quality Management).
5. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant sa date d'exécution / plage de dates.
6. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant une réponse d'un opérateur à l'un de ses contrôles produit.
7. En cochant ceci, vous pouvez affiner votre recherche en filtrant les enregistrements selon leur statut.
8. Une fois les options de recherche (n°1‑7) configurées, cliquez sur “Search”.
9. Après avoir configuré les options de recherche (n°1‑7) et cliqué sur “Search” (n°8), vos résultats de recherche s'afficheront ici.
10. Vous pouvez naviguer entre les pages des résultats de recherche ici.

Remarque : Vous pouvez utiliser une ou plusieurs options de recherche.