Enregistrements dans le module Audits et listes de contrôle numériques
Qu'est-ce qu'un enregistrement ?
Azumuta dispose d'une fonctionnalité exceptionnelle : les enregistrements. Un enregistrement est un référentiel organisé de données liées à un événement d'audit qui a été exécuté (partiellement ou complètement) par un opérateur.
Les types de données stockées dans un enregistrement incluent :
- La version de l'audit utilisée lors de l'événement d'audit.
- Le nom de l'opérateur qui a exécuté l'événement d'audit.
- La date et l'heure d'exécution de l'événement d'audit, ainsi que la date et l'heure d'exécution de chaque étape d'instruction.
- Le temps passé par l'opérateur sur cet événement d'audit, ainsi que le temps passé sur chaque étape d'instruction.
- La réponse à tous les contrôles produits lors de cet événement d'audit.
Un enregistrement d'audit peut être utilisé pour diverses finalités, par exemple :
- Suivi et surveillance de la conformité de votre usine : vous pouvez utiliser vos enregistrements d'audit pour suivre la conformité de votre usine aux réglementations et aux normes du secteur.
- Une plateforme de traçabilité d'audit numérisée : Azumuta enregistre et conserve chaque détail de vos audits — afin que vous puissiez les utiliser à tout moment dans le futur.
- Étalonnage des performances de votre usine : grâce à notre interface conviviale, vous pouvez facilement comparer les résultats de plusieurs audits. Ainsi, vous pouvez visualiser les performances d'audit de votre usine au fil du temps et élaborer des plans d'amélioration.
- Et bien d'autres cas d'utilisation.
Comment voir la liste des enregistrements ?
Il existe 2 niveaux où les enregistrements sont stockés :
- Au niveau du module
- Au niveau de l'audit
Nous fournirons une explication plus détaillée des deux niveaux dans les sections ci‑dessous :
Comment afficher la liste des enregistrements au niveau du module
- Cliquez sur “Audits & Digital Checklists” dans la barre latérale de la page d'accueil.
- Cliquez sur “Audit Procedures”.
- Cliquez sur l'onglet “Recordings”.
Voici une explication de la liste des enregistrements dans ce module :
- Cette colonne affiche le type de chaque enregistrement et son statut.
- Cette colonne affiche l'audit correspondant à chaque enregistrement ainsi que sa version.
- Cette colonne indique la date et l'heure d'exécution de chaque enregistrement, ainsi que le nom de l'opérateur qui l'a exécuté/qui l'exécutera.
- Cette colonne affiche le rapport de chaque enregistrement. Un rapport contient diverses informations utiles, telles que les réponses à chaque contrôle produit, la date et l'heure d'exécution de chaque étape d'instruction, et la durée passée par l'opérateur sur chaque étape.
- Cette colonne propose une icône ⋮ (trois points) pour chaque enregistrement. En cliquant, vous pouvez remplir l'audit (en tant qu'administrateur), modifier l'enregistrement, supprimer l'enregistrement et ajouter/modifier le statut de l'enregistrement.
- Cliquez pour rechercher un enregistrement spécifique.
- Vous pouvez naviguer entre les pages de la liste des enregistrements ici.
Comment afficher la liste des enregistrements au niveau de l'audit
En plus de la liste au niveau du module, vous pouvez également consulter la liste des enregistrements au niveau d'un audit. Ainsi, vous ne verrez que les enregistrements liés à cet audit.
Voici comment afficher la liste des enregistrements liés à un audit :
- Accédez à l'audit pour lequel vous souhaitez voir la liste des enregistrements.
- Cliquez sur l'onglet “Recordings”.
La liste des enregistrements au niveau de l'audit aura la même interface que celle du niveau du module.
Comment rechercher un enregistrement spécifique
Plutôt que de naviguer manuellement dans la liste des enregistrements au niveau du module/de l'audit, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Advanced search. Cette fonctionnalité vous conduira directement à l'enregistrement souhaité en configurant les options de recherche.
Comment accéder à la fonctionnalité Advanced search
Avant d'expliquer comment utiliser la fonctionnalité Advanced search, nous allons d'abord montrer comment y accéder. Il existe 2 façons d'y accéder :
- Depuis la liste des enregistrements au niveau du module/de l'audit
- Depuis la barre de recherche
Accéder à la fonctionnalité Advanced search depuis la liste des enregistrements au niveau du module/de l'audit
- Cliquez simplement sur “Advanced search”, comme montré ci‑dessous :
Accéder à la fonctionnalité Advanced search depuis la barre de recherche
- Cliquez sur la barre de recherche.
- Cliquez sur “Recordings”.
Comment utiliser la fonctionnalité Advanced search
Maintenant que vous savez comment accéder à la recherche avancée, nous allons expliquer son fonctionnement.
Cette fonctionnalité propose de nombreuses options de recherche permettant de cibler précisément un enregistrement. Voici les options de recherche disponibles :
- Sélectionnez si vous souhaitez inclure ou exclure tous les modules archivés, dossiers, catégories d'articles et audits dans votre recherche.
- Saisissez le nom du module/dossier/catégorie d'article/audit qui contient l'enregistrement recherché.
- Sélectionnez le(s) module(s), dossier(s), catégorie(s) d'article et audit(s) que vous souhaitez inclure/exclure de la recherche.
- En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant son numéro de commande produit. (Fonctionne uniquement pour les enregistrements relevant du module Quality Management).
- En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant sa date d'exécution ou une plage de dates.
- En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant une réponse d'un opérateur à l'un de ses contrôles produits.
- En cochant cette option, vous pouvez affiner la recherche en filtrant les enregistrements selon leur statut.
- Une fois les options de recherche (n°1 à 7) configurées, cliquez sur “Search”.
- Après avoir configuré les options (n°1 à 7) et cliqué sur “Search” (n°8), les résultats de recherche s'afficheront ici.
- Vous pouvez naviguer entre les pages des résultats de recherche ici.
Remarque : vous pouvez utiliser une ou plusieurs options de recherche.