Enregistrements dans le module Audits et listes de contrôle numériques

Mis à jour

Enregistrement

Un enregistrement stocke les données d'un événement d'audit. Un audit planifié peut disposer d'un enregistrement avant que l'opérateur ne commence l'audit. L'enregistrement peut contenir des données d'exécution une fois l'audit démarré.

Chaque enregistrement comprend :

  • La version de l'audit utilisée pour l'événement d'audit.
  • Le nom de l'opérateur qui a exécuté l'événement d'audit.
  • La date et l'heure d'exécution de l'événement d'audit, ainsi que la date et l'heure d'exécution de chaque étape d'instruction.
  • Le temps passé par l'opérateur sur cet événement d'audit, ainsi que le temps passé sur chaque étape d'instruction.
  • Les réponses à tous les contrôles produit de cet événement d'audit.

docs what is a recording 2

Les enregistrements d'audit permettent :

  • Suivi de conformité : conservez un historique de la conformité de votre usine aux réglementations et aux normes sectorielles.
  • Traçabilité d'audit numérique : tous les détails d'un audit sont enregistrés et disponibles ultérieurement.
  • Benchmarking : comparez les résultats d'audit dans le temps pour repérer les tendances de performance.

Statut, résultat et notes

Le statut et le résultat sont indépendants : le statut indique l'étape de l'audit, le résultat indique son issue.

L'interface utilise les libellés de statut suivants

Libellé affiché Valeur du statut Signification
Planned IN_QUEUE L'audit est en attente de démarrage.
In progress IN_PROGRESS L'audit a démarré.
Finished FINISHED L'audit est clôturé. Cela ne confirme pas que tous les contrôles ont réussi.
Blocked BLOCKED L'audit est bloqué.
Rework REWORK L'audit nécessite une reprise.

Tout audit non terminé — In Queue, In Progress, Blocked ou Rework (tout statut sauf Finished) — peut afficher Overdue à la place de son libellé habituel une fois la date d'échéance dépassée. Overdue est un libellé d'affichage, pas un statut enregistré distinct : par exemple, un audit en retard peut toujours avoir le statut stocké IN_QUEUE.

Un audit devient en retard dès qu'il dépasse l'heure d'échéance qui lui est applicable : une heure d'échéance spécifique si elle est définie, ou la fin de sa date d'exécution planifiée sinon. Un audit sans aucune de ces échéances n'est jamais marqué Overdue.

Le badge de résultat de l'enregistrement utilise ces libellés anglais :

Libellé affiché Valeur du résultat
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
No result badge PLANNED or no result value

Le libellé de statut Planned signifie IN_QUEUE. La valeur de résultat PLANNED signifie que l'enregistrement n'a pas encore de résultat. Ce sont des valeurs distinctes.

Lorsqu'un audit revient en Rework, il peut conserver son résultat précédent. Vérifiez le statut ainsi que le résultat.

Les notes saisies avec un résultat sont stockées sur l'enregistrement. Ces notes sont distinctes des réponses aux étapes d'instruction. Les nouvelles notes saisies avec un résultat ultérieur remplacent les notes d'enregistrement précédentes. N'utilisez pas ce champ comme historique de toutes les modifications de résultat.

Versions d'instruction et disponibilité du rapport

Un enregistrement peut ne pas avoir de version d'instruction lorsque l'audit est initialement planifié. Lier une version définit le contenu d'instruction utilisé par l'enregistrement. Cette action n'approuve pas la fiche opératoire.

Azumuta lie la version d'instruction lorsque l'opérateur ouvre l'audit pour exécution. L'audit démarre alors.

Sans version d'instruction liée, le rapport ne peut pas afficher le contenu des instructions ni les réponses. Clore un audit non démarré avec un résultat tel que N/A (NOT_APPLICABLE) ne lie pas automatiquement une version. Un tel audit peut être Finished (FINISHED) sans rapport d'instruction.

La base de données de reporting exige également une version d'instruction liée. Voir Audit recordings in the reporting database pour les règles d'inclusion et les données de résultat disponibles.

Hors ligne

Pour un téléchargement automatique en mode hors ligne, Azumuta a besoin d'une version liée pour déterminer quel contenu d'instruction télécharger. Si l'enregistrement n'a pas de version, Azumuta en sélectionne et en lie automatiquement une avant le téléchargement. Cela se produit avant que l'opérateur ne commence la tâche. Le statut reste Planned (IN_QUEUE). Voir Device Settings: Offline.

Voir la liste des enregistrements

Vous pouvez consulter la liste des enregistrements à deux endroits :

  • Le niveau du module
  • Le niveau de l'audit

Voir la liste des enregistrements au niveau du module

  1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d'accueil.
  2. Cliquez sur Audit Procedures.
  3. Cliquez sur l'onglet Recordings.

docs recordings on the audits digital checklists module

Pour chaque enregistrement, l'icône ⋮ (trois points) permet à un administrateur d'exécuter l'audit, de modifier les dates, les notes et d'autres détails de l'enregistrement, de supprimer l'enregistrement ou de définir son résultat. Cela terminera également l'enregistrement s'il n'est pas déjà terminé.

Voir la liste des enregistrements au niveau de l'audit

La liste au niveau de l'audit n'affiche que les enregistrements liés à cet audit spécifique.

  1. Accédez à l'audit pour lequel vous souhaitez consulter la liste des enregistrements.
  2. Cliquez sur l'onglet Recordings.

La liste des enregistrements au niveau de l'audit aura la même interface que celle au niveau du module.

Rechercher un enregistrement spécifique

Utilisez Advanced search pour trouver un enregistrement en configurant les options de recherche, plutôt que de parcourir la liste manuellement.

Accéder à la fonctionnalité de recherche avancée

Il existe deux façons d'ouvrir Advanced search :

Depuis la liste des enregistrements

Cliquez sur Advanced search, comme indiqué ci-dessous :

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Depuis la barre de recherche

  1. Cliquez sur la barre de recherche.
  2. Cliquez sur Recordings.

Utiliser la recherche avancée

Configurez l'une de ces options de recherche, puis cliquez sur Search :

docs how to use the search recordings feature

  1. Choisissez d'inclure ou d'exclure les modules, dossiers, catégories d'articles et audits archivés.
  2. Facultatif : saisissez le nom du module, du dossier, de la catégorie d'articles ou de l'audit qui contient l'enregistrement.
  3. Sélectionnez quels modules, dossiers, catégories d'articles et audits inclure ou exclure.
  4. Recherchez par numéro de commande produit. Pour Audits & Digital Checklists, utilisez plutôt le audit number : le filtre par numéro de commande produit ne correspond qu'aux enregistrements de Quality Management.
  5. Recherchez par date d'exécution ou plage de dates.
  6. Recherchez par la réponse d'un opérateur à un contrôle produit.
  7. Filtrez par statut.
  8. Cliquez sur Search. Les résultats apparaissent ci-dessous, avec une pagination pour naviguer entre les pages.

Les différents paramètres de recherche peuvent être combinés.

Recherche par réponse

Utilisez Search by answer pour trouver des enregistrements contenant une réponse spécifiée.

Vous pouvez rechercher ces types de réponse :

  • Texte
  • Nombre
  • Vrai/Faux
  • N/A
  1. Ouvrez Advanced search.
  2. Activez Search by answer.
  3. Sélectionnez le type de réponse.
  4. Saisissez ou sélectionnez la valeur de la réponse.
  5. Facultatif : sélectionnez une fiche opératoire.
  6. Facultatif : sélectionnez une étape d'instruction spécifique. Si vous ne sélectionnez pas d'étape, Azumuta recherchera dans toutes les étapes.
  7. Cliquez sur Search.
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