Enregistrements dans le module Audits et listes de contrôle numériques

Enregistrement

Un enregistrement stocke les données d'un événement d'audit. Un audit planifié peut disposer d’un enregistrement avant qu’un opérateur ne commence l’audit. L’enregistrement peut contenir des données d’exécution après le démarrage de l’audit.

Chaque enregistrement inclut :

• La version de l’audit utilisée pour l’événement d’audit.
• Le nom de l’opérateur qui a exécuté l’événement d’audit.
• La date et l’heure de l’exécution de l’événement d’audit, ainsi que la date et l’heure d’exécution de chaque étape d’instruction.
• Le temps passé par un opérateur sur cet événement d’audit, ainsi que le temps passé sur chaque étape d’instruction.
• Les réponses à tous les contrôles produit lors de cet événement d’audit.

Les enregistrements d’audit prennent en charge :

• Suivi de conformité : conservez la trace de la conformité de votre site aux réglementations et normes sectorielles.
• Traçabilité numérique : chaque détail d’un audit est stocké et disponible ultérieurement.
• Benchmarking : comparez les résultats d’audit dans le temps pour repérer les tendances de performance.

Statut, résultat et notes

Le statut et le résultat sont indépendants : le statut indique l’étape de l’audit, le résultat indique son issue.

L’interface utilise les libellés de statut suivants

Libellé affiché	Valeur du statut	Signification
Planifié	IN_QUEUE	L’audit attend de démarrer.
En cours	IN_PROGRESS	L’audit a démarré.
Terminé	FINISHED	L’audit est clos. Cela ne confirme pas que tous les contrôles sont réussis.
Bloqué	BLOCKED	L’audit est bloqué.
À retravailler	REWORK	L’audit nécessite une reprise.

Tout audit non terminé — Planifié, En cours, Bloqué ou À retravailler (tout statut sauf Terminé) — peut afficher « En retard » à la place de son libellé habituel une fois la date d’échéance dépassée. « En retard » est un libellé d’affichage, pas un statut stocké distinct : par exemple, un audit en retard peut toujours avoir la valeur de statut stockée IN_QUEUE.

Un audit devient en retard lorsqu’il dépasse l’heure d’échéance qui lui est applicable : une heure d’échéance spécifique si elle est définie, ou la fin de sa date d’exécution planifiée si ce n’est pas le cas. Un audit sans l’un ni l’autre n’est jamais marqué « En retard ».

Le badge de résultat de l’enregistrement utilise ces libellés (en anglais dans la base) :

Libellé affiché	Valeur du résultat
Success	SUCCESS
Failed	FAILED
N/A (not applicable)	NOT_APPLICABLE
Cancelled	CANCELLED
Aucun badge de résultat	PLANNED ou aucune valeur de résultat

Le libellé de statut Planifié correspond à IN_QUEUE. La valeur de résultat PLANNED signifie que l’enregistrement n’a pas encore de résultat. Ce sont des valeurs distinctes.

Lorsqu’un audit repasse en À retravailler, il peut conserver son résultat précédent. Vérifiez à la fois le statut et le résultat.

Les notes ajoutées avec un résultat sont stockées sur l’enregistrement. Ces notes sont séparées des réponses aux étapes d’instruction. Les nouvelles notes saisies avec un résultat ultérieur remplacent les notes précédentes de l’enregistrement. N’utilisez pas ce champ comme historique de tous les changements de résultat.

Versions d’instruction et disponibilité du rapport

Un enregistrement peut ne pas avoir de version d’instruction lorsque l’audit est d’abord planifié. Lier une version fixe le contenu d’instruction utilisé par l’enregistrement. Cette action n’approuve pas la procédure de travail.

Azumuta lie la version d’instruction lorsque un opérateur ouvre l’audit pour l’exécution. L’audit démarre alors.

Sans version d’instruction liée, le rapport ne peut pas afficher le contenu d’instruction et les réponses. Clore un audit non démarré avec un résultat tel que N/A (NOT_APPLICABLE) ne lie pas automatiquement une version. Un tel audit peut être Terminé (FINISHED) sans rapport d’instruction.

La base de données de reporting exige également une version d’instruction liée. Voir Audit recordings in the reporting database pour les règles d’inclusion et les données de résultat disponibles.

Hors ligne

Pour un téléchargement hors ligne automatique, Azumuta a besoin d’une version liée pour déterminer quel contenu d’instruction télécharger. Si l’enregistrement n’a pas de version, Azumuta en sélectionne et lie automatiquement une avant le téléchargement. Cela se produit avant que l’opérateur ne commence la tâche. Le statut reste Planifié (IN_QUEUE). Voir Device Settings: Offline.

Voir la liste des enregistrements

Pour envoyer un PDF d’enregistrement vers un SFTP ou SharePoint lorsqu’un audit se termine, voir Audit recording export settings. Cet export utilise Default recording report et ne nécessite pas de modèle DOCX.

Vous pouvez consulter la liste des enregistrements depuis deux emplacements :

• Le niveau du module
• Le niveau de l’audit

Voir la liste des enregistrements au niveau du module

1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d’accueil.
2. Cliquez sur Procédures d’audit.
3. Cliquez sur l’onglet Enregistrements.

Pour chaque enregistrement, l’icône ⋮ (trois points) permet à un administrateur d’exécuter l’audit, de modifier les dates, les notes et d’autres détails de l’enregistrement, de supprimer l’enregistrement ou de définir son résultat. Cette action terminera aussi l’enregistrement s’il n’est pas déjà terminé.

Voir la liste des enregistrements au niveau de l’audit

La liste au niveau de l’audit n’affiche que les enregistrements liés à cet audit spécifique.

1. Accédez à l’audit pour lequel vous souhaitez voir la liste des enregistrements.
2. Cliquez sur l’onglet Enregistrements.

La liste des enregistrements au niveau de l’audit aura la même interface que celle au niveau du module.

Rechercher un enregistrement spécifique

Utilisez Recherche avancée pour trouver un enregistrement en configurant les options de recherche, au lieu de parcourir manuellement la liste.

Accéder à la fonction de recherche avancée

Il existe deux façons d’ouvrir Recherche avancée :

Depuis la liste des enregistrements

Cliquez sur Recherche avancée, comme indiqué ci‑dessous :

Depuis la barre de recherche

1. Cliquez sur la barre de recherche.
2. Cliquez sur Enregistrements.

Utiliser la fonction de recherche avancée

Configurez l’une des options de recherche ci‑dessous, puis cliquez sur Rechercher :

1. Choisissez d’inclure ou d’exclure les modules archivés, les dossiers, les catégories d’articles et les audits.
2. Facultatif : saisissez le nom du module, du dossier, de la catégorie d’articles ou de l’audit qui contient l’enregistrement.
3. Sélectionnez les modules, dossiers, catégories d’articles et audits à inclure ou à exclure.
4. Recherchez par numéro de commande produit. Pour Audits & Digital Checklists, utilisez numéro d’audit à la place : le filtre par numéro de commande produit ne correspond qu’aux enregistrements de gestion de la qualité.
5. Recherchez par date d’exécution ou intervalle de dates.
6. Recherchez par la réponse d’un opérateur à un contrôle produit.
7. Filtrez par statut.
8. Cliquez sur Rechercher. Les résultats apparaissent ci‑dessous, avec pagination pour naviguer entre les pages.

Les différents paramètres de recherche peuvent être combinés.

Rechercher par réponse

Utilisez Rechercher par réponse pour trouver des enregistrements contenant une réponse spécifiée.

Vous pouvez rechercher ces types de réponses :

• Texte
• Nombre
• Vrai/Faux
• N/A

1. Ouvrez Recherche avancée.
2. Activez Rechercher par réponse.
3. Sélectionnez le type de réponse.
4. Saisissez ou sélectionnez la valeur de la réponse.
5. Facultatif : sélectionnez une procédure de travail.
6. Facultatif : sélectionnez une étape d’instruction spécifique. Si vous ne sélectionnez pas d’étape, Azumuta recherchera dans toutes les étapes.
7. Cliquez sur Rechercher.