Cómo editar o eliminar un flujo de mejora

Vea cómo crear un flujo de mejora para contexto. Este artículo explica cómo editar o eliminar un flujo de mejora.

Nota: Actualmente, hay 4 plantillas para tableros de mejora y flujos de mejora: PDCA, Kanban, 8D and Review . Las 4 plantillas comparten los mismos ajustes de edición. Los ejemplos en este artículo usan la plantilla PDCA.

Para acceder a cualquier acción de flujo de mejora: vaya a Mejora continua → Configuración en el panel lateral, luego haga clic en el ⋮ (icono de tres puntos) junto al flujo.

Cómo acceder al editor de flujos de mejora

Desde el menú ⋮, haga clic en Edit flow.

El editor tiene cinco pestañas: General, Flow Template, Advanced, Docx Reports y Parameters. Cada una se describe a continuación.

La pestaña General

La pestaña General se abre primero. Esto es lo que puede editar:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del flujo de mejora.
3. Seleccione si el usuario que envía un ticket queda suscrito automáticamente a la incidencia vinculada a ese ticket. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que esa incidencia cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para resolver una incidencia incluida en este flujo de mejora (si procede).
5. Inserte la plantilla de problema (si procede). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en un ticket (como se muestra en la imagen de abajo). Generalmente se usa para dar una instrucción al operario que va a enviar un ticket.
6. Inserte un checklist (si procede).
7. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

La pestaña Flow Template

De aquí proviene la palabra “flow” en “improvement flow”. Un flujo de mejora consta de varias columnas. Una columna representa un paso de acción que debe realizarse para resolver una incidencia.

Los nombres de las columnas variarán según la plantilla de flujo de mejora que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (for issues that have been resolved)

Vea cómo editar el nombre de cada columna.

Puede añadir varios elementos a cada columna. En las secciones siguientes explicamos cómo añadir un elemento y cómo editarlo.

Cómo añadir un elemento a una columna

Para añadir un elemento a una columna:

1. Haga clic en Add Item en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento.
3. Introduzca los detalles.
4. Haga clic en Guardar.

Aquí están las opciones de elemento disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma ni completar un checklist, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona concreta. (Una firma sirve para indicar la aprobación de que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente se solicita la firma de un supervisor o un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir un checklist.

Cómo editar un elemento en una columna

Para editar un elemento:

1. Haga clic en el ⋮ (icono de tres puntos) junto al elemento.
2. Realice sus modificaciones.
3. Haga clic en Guardar.

Las opciones difieren según el tipo de elemento, como se muestra a continuación.

Editar una tarea

1. Edite aquí la descripción de la tarea.
2. Haga clic para asignar la tarea a usted mismo.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona concreta.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios específico.
5. Haga clic para eliminar a la persona/grupo de usuarios asignado (esto solo es posible si ya hay una persona/grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que le informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que complete esta tarea quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, esa persona recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar la tarea.
9. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

Editar una solicitud de firma a una persona / a un grupo de usuarios

1. Si elige esta opción, usted será la única persona autorizada a firmar esta solicitud.
2. Seleccione la persona autorizada para firmar esta solicitud.
3. Seleccione el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud.
4. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que le informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
5. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que haya firmado quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, esa persona recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de estado.
6. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
7. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

Editar un checklist

1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo del checklist.
2. Haga clic para asignar el checklist a usted mismo.
3. Haga clic para asignar una persona concreta para rellenar el checklist.
4. Haga clic para asignar un grupo de usuarios para rellenar el checklist.
5. Haga clic para eliminar a la persona/grupo de usuarios asignado (esto solo es posible si ya hay una persona/grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que le informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que rellene el checklist quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, esa persona recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar el checklist.
9. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

La pestaña Advanced

Vea columnas en un flujo de mejora para contexto. Esta sección muestra cómo usar esas columnas de forma coordinada.

La pestaña Advanced consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Advanced, una columna representa un paso de acción que debe realizarse para resolver una incidencia (igual que en la pestaña Flow Template).

Los nombres de las columnas variarán según la plantilla de flujo de mejora que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (for issues that have been resolved)

Mientras tanto, una transición funciona como un puente entre columnas. Una transición lleva un elemento a otra columna, según un escenario preconfigurado.

La imagen de abajo muestra la distinción entre una columna y una transición.

1. Haga clic para abrir la pestaña Advanced.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

Cómo añadir un elemento a una columna

Para añadir un elemento a una columna:

1. Haga clic en Add Item en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento.
3. Introduzca los detalles.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si añade un elemento en la pestaña Flow Template, ese elemento también aparecerá en la misma columna de la pestaña Advanced. Y, a la inversa, si añade un elemento en la pestaña Advanced, también aparecerá en la misma columna de la pestaña Flow Template.

Aquí están las opciones de elemento disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma ni completar un checklist, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona concreta (una firma indica la aprobación de que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente se solicita la firma de un supervisor o un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir un checklist.

Cómo editar un elemento en una columna

Editar un elemento en una columna en esta pestaña funciona de la misma manera que en la pestaña Flow Template. Consulte los enlaces a continuación para ver cómo puede editar un elemento en una columna según el tipo de elemento:

• Cómo editar una tarea
• Cómo editar una solicitud de firma a una persona / a un grupo de usuarios
• Cómo editar un checklist

Nota: Si editó un elemento en la pestaña Flow Template, ese elemento se actualizará automáticamente también en la pestaña Advanced. Y, a la inversa, si editó un elemento en la pestaña Advanced, el mismo elemento se actualizará automáticamente en la pestaña Flow Template.

Cómo añadir una transición

1. Haga clic en Add transition en la columna objetivo.
2. Seleccione una opción del desplegable When.
3. Seleccione una opción del desplegable Then move to.
4. Haga clic en Guardar.

Los menús desplegables “When” y “Then Move to” tienen una relación de causa y efecto.

Siempre que ocurra el evento del menú desplegable “When”, esto provocará que ocurra el evento del menú desplegable “Then Move to”.

Cómo editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en “Add transition”.
2. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “When”.
3. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “Then move to”.
4. En Azumuta, todas las incidencias procederán automáticamente a la siguiente columna si no quedan elementos pendientes (ya sea porque se han completado todos los elementos de esta columna o porque no se añadieron elementos en primer lugar). Si desea evitar que una incidencia proceda automáticamente a la siguiente columna porque no se añadieron elementos en esta columna, entonces marque esta opción.
5. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

La pestaña Docx Reports

Puede añadir informes Docx a un flujo de mejora. Vea las guías de generación de informes Docx con información del ticket.

La pestaña Parameters

Puede añadir parámetros a un flujo de mejora. Estos parámetros aparecerán en todos los tickets que pertenezcan al ámbito de este flujo de mejora, así como en todos los checklists vinculados a esos tickets.

Esta función es útil si tiene un flujo de mejora para cada artículo en su espacio de trabajo.

Añadir un parámetro a un flujo de mejora

1. Haga clic en Add field.
2. Introduzca la Clave y el Valor del parámetro.
3. Haga clic en Guardar.

Editar un parámetro en un flujo de mejora

Edite la Clave o el Valor del parámetro y, a continuación, haga clic en Guardar.

Eliminar un parámetro en un flujo de mejora

1. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de la papelera.
3. Haga clic en Guardar.

Cómo eliminar un flujo de mejora

Desde el menú ⋮, haga clic en Delete flow, luego confirme con Eliminar.