Editar o eliminar un flujo de mejora

Consulte cómo crear un flujo de mejora para obtener contexto. Este artículo explica cómo editar o eliminar un flujo de mejora.

Nota: Actualmente hay 4 plantillas para tableros de mejora y flujos de mejora: PDCA, Kanban, 8D y Review. Las 4 plantillas comparten las mismas opciones de edición. Los ejemplos de este artículo usan la plantilla PDCA.

Para acceder a cualquier acción de un flujo de mejora: vaya a Continuous Improvement → Settings en el panel lateral, luego haga clic en el icono ⋮ (tres puntos) junto al flujo.

Acceder al editor del flujo de mejora

En el menú ⋮, haga clic en Edit flow.

El editor tiene cinco pestañas: General, Flow Template, Advanced, Docx Reports, y Parameters. Cada una se describe a continuación.

La pestaña General

La pestaña General se abre primero. Esto es lo que puede editar:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del flujo de mejora.
3. Seleccione si el usuario que envía un ticket se suscribe automáticamente al problema vinculado a ese ticket. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que ese problema cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para resolver un problema que esté en este flujo de mejora (si procede).
5. Introduzca la plantilla de problema (si procede). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en un ticket (como muestra la imagen abajo). Generalmente se usa para dar una instrucción a un operario que va a enviar un ticket.
6. Inserte una checklist (si procede).
7. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

La pestaña Flow Template

De aquí proviene la palabra “flow” en “improvement flow”. Un flujo de mejora consta de varias columnas. Una columna representa un paso de acción que debe tomarse para resolver un problema.

Los nombres de las columnas varían según la plantilla de flujo de mejora que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (para problemas que se han resuelto)

Consulte cómo editar el nombre de cada columna.

Puede añadir varios elementos a cada columna. A continuación explicamos cómo añadir un elemento y cómo editarlo.

Añadir un elemento a una columna

Para añadir un elemento a una columna:

1. Haga clic en Add Item en la columna de destino.
2. Seleccione el elemento.
3. Introduzca los detalles.
4. Haga clic en Guardar.

Aquí están las opciones de elemento disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea. Puede escribir la descripción de la tarea directamente. Elija este tipo de elemento si la tarea no necesita firma ni checklist.
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. Una firma indica que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna; normalmente la firma la solicita un supervisor o un responsable.
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios
4. Haga clic para añadir una checklist.

Editar un elemento en una columna

Para editar un elemento:

1. Haga clic en el icono ⋮ (tres puntos) junto al elemento.
2. Realice sus modificaciones.
3. Haga clic en Guardar.

Las opciones difieren según el tipo de elemento, como se muestra a continuación.

Editar una tarea

1. Edite la descripción de la tarea aquí.
2. Haga clic para asignarse la tarea.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona específica.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios específico.
5. Haga clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignado (solo puede hacerse si ya existe una persona/grupo de usuarios asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando un problema llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que complete esta tarea se suscribirá al problema vinculado. Si alguien está suscrito a un problema, recibirá una notificación por correo electrónico automática cada vez que ese problema cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar la tarea.
9. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

Editar una solicitud de firma a una persona/a un grupo de usuarios

1. Si elige esta opción, usted será la única persona autorizada para firmar esta solicitud de firma.
2. Seleccione la persona autorizada para firmar esta solicitud.
3. Seleccione el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud.
4. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando un problema llegue a esta columna.
5. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que firme se suscribirá al problema vinculado. Si alguien está suscrito a un problema, recibirá una notificación por correo electrónico automática cada vez que ese problema cambie de estado.
6. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
7. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

Editar una checklist

1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo de la checklist.
2. Haga clic para asignar la checklist a usted mismo.
3. Haga clic para asignar a una persona específica la cumplimentación de la checklist.
4. Haga clic para asignar a un grupo de usuarios la cumplimentación de la checklist.
5. Haga clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignado (solo puede hacerse si ya existe una persona/grupo de usuarios asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando un problema llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que rellene la checklist se suscribirá al problema vinculado. Si alguien está suscrito a un problema, recibirá una notificación por correo electrónico automática cada vez que ese problema cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar la checklist.
9. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

La pestaña Advanced

Consulte las columnas en un flujo de mejora para contexto. Esta sección explica cómo usar estas columnas en conjunto.

La pestaña Advanced consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Advanced, una columna representa un paso de acción que debe tomarse para resolver un problema (igual que en la pestaña Flow Template).

Los nombres de las columnas varían según la plantilla de flujo de mejora que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (para problemas que se han resuelto)

Mientras tanto, una transición funciona como puente entre columnas. Una transición conduce un elemento a otra columna, según un escenario preconfigurado.

1. Haga clic para abrir la pestaña Advanced.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

Añadir un elemento a una columna (pestaña Advanced)

Para añadir un elemento a una columna:

1. Haga clic en Add Item en la columna de destino.
2. Seleccione el elemento.
3. Introduzca los detalles.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: Si añadió un elemento en la pestaña Flow Template, ese elemento también aparecerá en la misma columna en la pestaña Advanced. Y, a la inversa, si añadió un elemento en la pestaña Advanced, también aparecerá en la misma columna en la pestaña Flow Template.

Aquí están las opciones de elemento disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea. Puede escribir la descripción de la tarea directamente. Elija este tipo de elemento si la tarea no necesita firma ni checklist.
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. Una firma indica que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna; normalmente la firma la solicita un supervisor o un responsable.
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios
4. Haga clic para añadir una checklist.

Editar un elemento en una columna (pestaña Advanced)

Editar un elemento en una columna de esta pestaña funciona de la misma manera que en la pestaña Flow Template. Consulte los enlaces a continuación para ver cómo puede editar un elemento de una columna según su tipo:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Nota: Si editó un elemento en la pestaña Flow Template, ese elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Advanced. Y, a la inversa, si editó un elemento en la pestaña Advanced, ese mismo elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Flow Template.

Añadir una transición

1. Haga clic en Add transition en la columna de destino.
2. Seleccione una opción del desplegable When.
3. Seleccione una opción del desplegable Then move to.
4. Haga clic en Guardar.

Los desplegables When y Then move to tienen una relación de causa y efecto.

Siempre que ocurra el evento en el desplegable When, provocará que ocurra el evento en el desplegable Then move to.

Editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en Add transition.
2. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable When.
3. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable Then move to.
4. En Azumuta, todos los problemas avanzarán automáticamente a la columna siguiente si no quedan elementos pendientes (ya sea porque se han completado todos los elementos de esta columna o porque no se añadieron elementos a esta columna). Si desea evitar que un problema avance automáticamente a la siguiente columna porque no se añadieron elementos a esta columna, marque esta opción.
5. Haga clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.

Configurar recordatorios de plazo

Utilice un recordatorio de plazo para enviar un correo electrónico antes de la fecha límite de un problema.

1. Abra el editor del flujo de mejora.
2. Abra la pestaña General.
3. Establezca Default deadline in days from creation.
4. Establezca Default days before deadline to send reminder.
5. Guarde el flujo de mejora.

El correo de recordatorio contiene una sección Open items to complete. Esta sección enumera cada tarea abierta, checklist y firma. Cuando esté disponible un asignado o una etiqueta del elemento, el correo incluirá esa información.

Puede establecer un intervalo de recordatorio distinto en un problema individual. El intervalo del problema reemplaza el valor predeterminado del flujo para ese problema.

La pestaña Docx Reports

Puede añadir informes Docx a un flujo de mejora. Consulte las guías de informes Docx con información de tickets.

La pestaña Parameters

Puede añadir parámetros a un flujo de mejora. Estos parámetros aparecerán en todos los tickets que pertenezcan a este flujo de mejora, así como en todas las checklists vinculadas a esos tickets.

Esta función es útil si tiene un flujo de mejora para cada artículo en su espacio de trabajo.

Añadir un parámetro a un flujo de mejora

1. Haga clic en Add field.
2. Introduzca la Key y la Value del parámetro.
3. Haga clic en Guardar.

Editar un parámetro en un flujo de mejora

Edite la Key o la Value del parámetro y haga clic en Guardar.

Eliminar un parámetro en un flujo de mejora

1. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de la papelera.
3. Haga clic en Guardar.

Eliminar un flujo de mejora

En el menú ⋮, haga clic en Delete flow, y confirme con Delete.