Cómo editar o eliminar un flujo de mejora

Actualizado

Vea cómo crear un flujo de mejora para contexto. Este artículo explica cómo editar o eliminar un flujo de mejora.

Nota: Actualmente hay 3 plantillas para tableros de mejora y flujos de mejora: PDCA, Kanban y 8D. Las 3 plantillas comparten las mismas opciones de edición. Los ejemplos de este artículo usan la plantilla PDCA.

Cómo acceder al editor de flujos de mejora

Así puede acceder al editor de flujos de mejora:

  1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
  2. Haga clic en “Configuración”.
  3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de mejora que desea editar.
  4. Haga clic en “Editar flujo”.

Allí verá 5 pestañas del editor: las pestañas General, Flow Template, Advanced, Docx Reports y Parameters. Simplemente haga clic en una pestaña para abrirla. Cubriremos cada pestaña en las secciones siguientes.
Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, mostrando la pestaña 'General' para configurar un flujo de trabajo titulado 'AzuWash Assembly Process.' La selección de pestañas está resaltada con una flecha verde que apunta a las opciones: 'General,' 'Flow Template,' 'Advanced,' 'Docx Reports,' y 'Parameters.' El formulario incluye campos para el nombre del flujo, una casilla para suscribir automáticamente al autor a las incidencias, un campo de plazo predeterminado, un cuadro de texto de plantilla de problema para prellenar reportes, y un desplegable de lista de verificación etiquetado 'Issue Checklist.' Es visible un enlace 'Go to work instruction' para acceder a instrucciones relacionadas. Los botones 'Save' y 'Cancel' aparecen en la esquina inferior derecha para finalizar o descartar los cambios.

Pestaña General

La pestaña General es la primera pestaña que aparece cuando abre el editor de flujos de mejora. Esto es lo que puede editar en esta pestaña:

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'General' para configurar un flujo de trabajo llamado 'AzuWash Assembly Process.' Características clave: (1) pestaña 'General' activa, (2) campo del nombre del flujo, (3) opción para suscribir automáticamente al autor a la incidencia, (4) campo para establecer el plazo predeterminado en días, (5) cuadro de plantilla de problema para pre‑poblar descripciones de incidencias, y (6) desplegable para seleccionar una checklist requerida para reportar, con 'No work instruction selected.' Un botón 'Save' (7) es visible en la esquina inferior derecha para aplicar cambios, junto a un botón 'Cancel'.

  1. Haga clic para abrir la pestaña General.
  2. Aquí puede editar el nombre del flujo de mejora.
  3. Seleccione si la persona que envía un ticket queda suscrita automáticamente a la incidencia vinculada a ese ticket. Si está suscrita, recibirá un correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de columna.
  4. Introduzca el número máximo de días concedidos para resolver una incidencia listada en este flujo de mejora (si procede).
  5. Inserte la plantilla de problema (si procede). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en un ticket (como se muestra en la imagen inferior). Generalmente se usa para dar una instrucción al operario que va a enviar un ticket. Captura de pantalla de the Azumuta platform mostrando un formulario para seleccionar un tipo de mejora durante un control de calidad de una lavadora. El formulario incluye opciones como #AzuDry Assembly Process, #AzuWash Assembly Process (resaltado) y otras. Debajo de la selección, una plantilla de problema pide a los usuarios: 'Have you double checked?' (marcada con una flecha verde y etiquetada 'This is the problem template'). Opciones adicionales incluyen 'Take picture' y 'Choose from gallery.' Un botón 'Cancel' y un botón 'Submit' están disponibles al pie para la acción del usuario.
  6. Inserte una checklist (si procede).
  7. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

Pestaña Flow Template

De aquí proviene la palabra “flow” en “improvement flow”. Un flujo de mejora consiste en varias columnas. Una columna representa una fase de acción que debe realizarse para resolver una incidencia.

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Flow Template' para configurar un flujo basado en el ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). La pestaña 'Flow Template' activa está resaltada con una flecha verde y etiqueta. Las columnas del flujo incluyen 'PLAN,' 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' con la columna 'DO' conteniendo una tarea predefinida etiquetada 'Test Task.' Cada columna tiene la opción '+ Add item...' para añadir elementos de plantilla. Un botón 'Save' está en la esquina inferior derecha para confirmar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartarlos

Los nombres de las columnas varían según la plantilla de flujo de mejora que use. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

  • Plan
  • Hacer
  • Comprobar
  • Actuar
  • Rechazado
  • Archivado (para las incidencias que se han resuelto)

Vea cómo editar el nombre de cada columna.

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Flow Template' para definir columnas del flujo de trabajo. La columna 'PLAN' está resaltada con un contorno verde y una flecha etiquetada 'This is a column.' Las columnas del flujo incluyen 'PLAN,' 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' y cada columna ofrece la opción '+ Add item...' para añadir tareas o acciones de plantilla. Un botón 'Save' es visible en la esquina inferior derecha para aplicar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartarlos.

Puede añadir varios ítems por columna. Explicaremos cómo añadir un ítem y cómo editarlo en las secciones siguientes.

Cómo añadir un ítem a una columna

Puede añadir distintos ítems a una columna de flujo de mejora. Así es como se añade uno:

  1. Haga clic en “Add Item” en la columna objetivo.
  2. Seleccione el ítem deseado.
  3. Introduzca los datos necesarios.
  4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Estas son las opciones de ítem disponibles para cada columna:

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Flow Template' para configurar columnas del flujo de trabajo. La columna 'PLAN' tiene un menú desplegable abierto con las opciones: (1) Add task, (2) Add signature request for person, (3) Add signature request for group, y (4) Add checklist. Las etapas del flujo incluyen 'PLAN,' 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' y cada etapa permite añadir ítems mediante el botón '+ Add item...'. Un botón 'Save' es visible en la esquina inferior derecha para aplicar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartar modificaciones.

  1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el ítem no implica pedir una firma o rellenar una checklist, recomendamos escoger este tipo de ítem).
  2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. (Una firma sirve para aprobar que un operario ha completado todos los ítems requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente se pide a un supervisor o responsable).
  3. Haga clic para añadir una solicitud de firma para un grupo de usuarios.
  4. Haga clic para añadir una checklist.

Cómo editar un ítem en una columna

Para editar un ítem en una columna, simplemente haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el icono de tres puntos junto al ítem que desea editar.
  2. Realice las modificaciones deseadas.
  3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Las opciones de configuración difieren ligeramente según el tipo de ítem. Aquí están las opciones de configuración por tipo:

Editar una tarea

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la configuración de una tarea dentro de la pestaña 'Flow Template'. La columna 'PLAN' contiene una tarea etiquetada 'Contact your supervisor immediately.' Un menú desplegable está abierto, mostrando opciones para: (1) Edit description, (2) Assign yourself, (3) Assign to person, (4) Assign to group, (5) Remove assignee, (6) Enable email notifications when the issue enters the column, (7) Subscribe a user who completes the task to the issue, y (8) Remove the task. Las etapas del flujo incluyen 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' todas con la opción de añadir ítems. Un botón 'Save' (9) es visible en la esquina inferior derecha para aplicar cambios, junto a un botón 'Cancel'.

  1. Edite aquí la descripción de la tarea.
  2. Haga clic para asignar la tarea a usted mismo.
  3. Haga clic para asignar la tarea a una persona específica.
  4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios específico.
  5. Haga clic para eliminar la persona/grupo asignado (solo puede hacerse si ya hay una persona o grupo asignado).
  6. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo automático de Azumuta cuando una incidencia llegue a esta columna.
  7. Seleccione si la persona/grupo que complete esta tarea quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, recibirá un correo automático cada vez que esa incidencia cambie de estado.
  8. Haga clic para eliminar la tarea.
  9. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

Editar una solicitud de firma a una persona/a un grupo de usuarios

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en configurar una solicitud de firma en la pestaña 'Flow Template'. La columna 'PLAN' contiene una solicitud de firma asignada a Lucas Cooper. Un menú desplegable abierto ofrece opciones para: (1) Assign yourself, (2) Assign to a person, (3) Assign to a group, (4) Enable email notifications when the issue enters the column, (5) Subscribe a user who accepts the signature request to the issue, y (6) Remove the task. Las etapas del flujo incluyen 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' todas con opciones para añadir ítems. Un botón 'Save' (7) es visible en la esquina inferior derecha para aplicar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartarlos

  1. Si elige esta opción, usted es la única persona autorizada para firmar esta solicitud de firma.
  2. Seleccione la persona autorizada para firmar esta solicitud.
  3. Seleccione el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud.
  4. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo automático de Azumuta cuando una incidencia llegue a esta columna.
  5. Seleccione si la persona/grupo que haya dado la firma quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, recibirá un correo automático cada vez que esa incidencia cambie de estado.
  6. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
  7. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

Editar una checklist

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Flow Template' para configurar columnas del flujo de trabajo. La columna 'PLAN' contiene un ítem llamado 'AzuWash Product Quality Audit,' con un menú desplegable abierto que muestra opciones: (1) View work instruction, (2) Assign yourself, (3) Assign to a person, (4) Assign to a group, (5) Remove assignee, (6) Send email when an issue enters the column, (7) Subscribe user who completes the checklist to the issue, y (8) Remove the item. Otras columnas, incluyendo 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' muestran marcadores para añadir ítems mediante '+ Add item...' y configurar transiciones. Un botón 'Save' (9) está en la esquina inferior derecha para confirmar cambios, junto a un botón 'Cancel'

  1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo de la checklist.
  2. Haga clic para asignar la checklist a usted mismo.
  3. Haga clic para asignar a una persona específica la cumplimentación de la checklist.
  4. Haga clic para asignar a un grupo de usuarios la cumplimentación de la checklist.
  5. Haga clic para eliminar la persona/grupo asignado (solo puede hacerse si ya hay una persona o grupo asignado).
  6. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo automático de Azumuta cuando una incidencia llegue a esta columna.
  7. Seleccione si la persona/grupo que rellene la checklist quedará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, recibirá un correo automático cada vez que esa incidencia cambie de estado.
  8. Haga clic para eliminar la checklist.
  9. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

Pestaña Advanced

Vea las columnas en un flujo de mejora para contexto. Esta sección muestra cómo usar estas columnas de forma coordinada.

La pestaña Advanced consiste en 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Advanced, una columna representa una fase de acción que debe realizarse para resolver una incidencia (igual que en la pestaña Flow Template).

Los nombres de las columnas varían según la plantilla de flujo de mejora que use. Por ejemplo, en la plantilla PDCA hay 6 columnas, que son:

  • Plan
  • Hacer
  • Comprobar
  • Actuar
  • Rechazado
  • Archivado (para las incidencias que se han resuelto)

Mientras tanto, una transición funciona como puente entre columnas. Una transición lleva un ítem a otra columna, según un escenario preconfigurado.

La imagen inferior muestra la distinción entre una columna y una transición.

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, destacando la pestaña 'Advanced' (1) para configurar columnas y transiciones del flujo de trabajo. La columna 'PLAN' (2) permite añadir ítems de plantilla mediante el botón '+ Add item...'. Debajo de la columna 'PLAN', la sección 'Transitions' (3) ofrece la opción de añadir transiciones mediante '+ Add transition.' Otras etapas del flujo, incluyendo 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' muestran opciones similares para añadir ítems de plantilla y transiciones. Un botón 'Save' está en la esquina inferior derecha para confirmar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartarlos

  1. Haga clic para abrir la pestaña Advanced.
  2. Esto es una columna.
  3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

Cómo añadir un ítem a una columna

Puede añadir distintos ítems a una columna de flujo de mejora. Así es como se añade uno:

  1. Haga clic en “Add Item” en la columna objetivo.
  2. Seleccione el ítem deseado.
  3. Introduzca los datos necesarios.
  4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Nota: Si añadió un ítem en la pestaña Flow Template, ese ítem también aparecerá en la misma columna en la pestaña Advanced. Y a la inversa, si añadió un ítem en la pestaña Advanced, también aparecerá en la misma columna en la pestaña Flow Template.

Estas son las opciones de ítem disponibles para cada columna:

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Advanced' para gestionar columnas y transiciones del flujo de trabajo. La columna 'PLAN' contiene una tarea etiquetada 'Contact your supervisor immediately,' con un menú desplegable abierto que muestra opciones para: (1) Add task, (2) Add signature request for person, (3) Add signature request for group, y (4) Add checklist. Otras columnas del flujo, incluyendo 'DO,' 'CHECK,' 'ACT,' 'DECLINED,' y 'ARCHIVED,' muestran marcadores para añadir ítems de plantilla mediante '+ Add item...' y transiciones mediante '+ Add transition.' Un botón 'Save' está en la esquina inferior derecha para confirmar cambios, junto a un botón 'Cancel' para descartarlos

  1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el ítem no implica pedir una firma o rellenar una checklist, recomendamos escoger este tipo de ítem).
  2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica (una firma sirve para aprobar que un operario ha completado todos los ítems requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente se pide a un supervisor o responsable).
  3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
  4. Haga clic para añadir una checklist.

Cómo editar un ítem en una columna

Editar un ítem en una columna en esta pestaña funciona igual que en la pestaña Flow Template. Consulte los enlaces siguientes para ver cómo editar un ítem en una columna según el tipo de ítem:

Nota: Si editó un ítem en la pestaña Flow Template, ese ítem también se actualizará automáticamente en la pestaña Advanced. Y a la inversa, si editó un ítem en la pestaña Advanced, el mismo ítem se actualizará automáticamente en la pestaña Flow Template.

Cómo añadir una transición

  1. Haga clic en “Add transition” en la columna objetivo.
  2. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “When”.
  3. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “Then move to”.
  4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Los desplegables “When” y “Then Move to” tienen una relación de causa y efecto.

Siempre que ocurra el evento del desplegable “When”, este provocará que ocurra el evento del desplegable “Then Move to”.

Cómo editar una transición

Captura de pantalla de la interfaz 'Editar flujo' en the Azumuta platform, enfocada en la pestaña 'Advanced' para gestionar ítems y transiciones en las columnas del flujo de trabajo. La columna 'CHECK' incluye una solicitud de firma asignada a 'Assembly Line Supervisors' (1). Las transiciones para esta columna están configuradas para moverse a la columna 'ACT' cuando todas las solicitudes de firma sean aceptadas (2, 3). La columna 'ACT' actualmente no tiene ítems de plantilla, como indica la etiqueta 'No template items, add them via

  1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en “Add transition”.
  2. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “When”.
  3. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “Then move to”.
  4. En Azumuta, todas las incidencias avanzarán automáticamente a la siguiente columna si no quedan ítems pendientes (ya sea porque todos los ítems de esta columna se han completado o porque no se añadieron ítems en esta columna). Si desea evitar que una incidencia avance automáticamente a la siguiente columna porque no se añadieron ítems en esta columna, entonces marque esta opción.
  5. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

Pestaña Docx Reports

Puede añadir informes Docx a un flujo de mejora. Vea las guías de informes Docx con información de tickets.

Pestaña Parameters

Puede añadir parámetros a un flujo de mejora. Estos parámetros aparecerán en todos los tickets que entren bajo el paraguas de este flujo de mejora, así como en todas las checklists vinculadas a esos tickets.

Esta funcionalidad es útil si tiene un flujo de mejora por cada artículo en su espacio de trabajo.

Cómo añadir un parámetro a un flujo de mejora

  1. Haga clic en la pestaña “Parameters”.
  2. Haga clic en “Add field”.
  3. Escriba la "Key" y el "Value" del parámetro.
  4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo editar un parámetro en un flujo de mejora

  1. Haga clic en la pestaña “Parameters”.
  2. Realice las ediciones deseadas. Puede hacerlo en la "Key" y/o en el "Value" del parámetro.
  3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un parámetro en un flujo de mejora

  1. Haga clic en la pestaña “Parameters”.
  2. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
  3. Haga clic en el icono de la papelera.
  4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un flujo de mejora

  1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
  2. Haga clic en “Configuración”.
  3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de mejora que desea eliminar.
  4. Haga clic en “Eliminar flujo”.
  5. Haga clic en “Eliminar”.
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