Comment assurer le suivi d'un ticket soumis

En tant qu'administrateur, il vous incombe de faire le suivi des problèmes (tickets soumis par vos opérateurs). Voici ce que vous pouvez faire :

Comment voir la liste des problèmes dans votre espace de travail

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Pour voir la liste de tous les problèmes dans votre espace de travail, sélectionnez l'onglet « Tous les problèmes ». C'est le premier onglet qui s'ouvrira par défaut lorsque vous accédez au module « Amélioration continue ».
3. Pour afficher la liste des problèmes d'un tableau d'amélioration spécifique : cliquez sur l'onglet de ce tableau.

Comment consulter un problème

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur le problème que vous souhaitez consulter.

Suivi d'un problème

Modifier un problème

En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier un problème (un ticket envoyé par un opérateur). Voici les options de modification :

1. Cliquez pour ouvrir l'option permettant de modifier la remarque de l'opérateur.
2. Cliquez pour afficher la checklist du ticket (si vous l'avez incluse dans le flux d'amélioration).
3. Cliquez pour ouvrir l'option d'ajout de fichiers supplémentaires au problème.
4. Cliquez pour ouvrir l'option permettant de télécharger/supprimer l'image envoyée par l'opérateur, ou de la copier dans la bibliothèque d'images.
5. Cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires, puis cliquez sur « Commenter » en bas à droite du champ lorsque vous avez terminé.

Suivi des statuts des problèmes

Sur la partie droite du menu, vous pouvez voir la liste des statuts des problèmes. Les statuts existants dépendent du modèle de tableau d'amélioration que vous avez choisi lors de la création de ce tableau.

Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé le modèle PDCA (Planifier, Faire, Vérifier, Agir).

Comment modifier le statut d'un problème

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du statut vers lequel vous souhaitez le faire passer.
2. Cliquez sur « Déplacer vers cette colonne ».
3. Cliquez sur « Oui ».

Que pouvez-vous faire dans chaque statut de problème ?

1. Cliquez pour déplacer le problème vers ce statut.
2. Cliquez pour ajouter une tâche (qui peut vous être assignée, être attribuée à une personne spécifique ou à un groupe d'utilisateurs).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (généralement utilisée pour demander l'approbation d'un superviseur).
4. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour un groupe d'utilisateurs.
5. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment clôturer un problème

Pour clôturer un problème, vous devez déplacer son statut soit sur « Archivé » (pour les problèmes résolus), soit sur « Refusé » (pour les problèmes rejetés).

Comment voir la liste des problèmes clôturés précédemment

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Accédez au tableau d'amélioration ciblé.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points).
4. Cliquez sur « Refusés et archivés ».

Comment consulter l'historique d'un problème

Voici comment consulter les activités passées d'un problème (y compris les déplacements entre colonnes et les actions telles que les demandes de signature).

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Accédez au tableau d'amélioration contenant le problème dont vous souhaitez voir l'historique.
3. Cliquez sur le problème ciblé.
4. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'icône de fermeture.
5. Cliquez sur « Afficher l'activité ».