SharePoint PDF

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What Is SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration largement utilisée qui permet aux organisations de gérer et de partager des documents. Elle permet aux membres de votre équipe de télécharger, modifier et accéder aux documents à tout moment — depuis n’importe quel appareil.

En tant que logiciel polyvalent, Azumuta offre un large éventail de possibilités d’intégration — notamment avec SharePoint.

Cette intégration permet plusieurs fonctionnalités — notamment la possibilité d’afficher un fichier PDF hébergé sur votre plateforme SharePoint dans une étape d’instruction.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile car toute modification apportée au fichier PDF sur SharePoint sera automatiquement répercutée sur le fichier PDF dans Azumuta. Ainsi, vous n’avez pas besoin de mettre à jour manuellement le PDF dans Azumuta à chaque modification du fichier original sur SharePoint.

Cet avantage vous fera gagner beaucoup de temps, surtout si vous avez un grand nombre de fichiers PDF sur SharePoint que vous souhaitez afficher dans vos étapes d’instruction.

Note : Pour le moment, une étape d’instruction ne peut traiter que des fichiers PDF. Nous étendons actuellement cette fonctionnalité afin que vous puissiez également afficher d’autres types de fichiers depuis SharePoint à l’avenir.

Add a SharePoint PDF to an instruction step

Après avoir terminé la configuration de l’intégration SharePoint dans votre espace de travail, vous pouvez commencer à ajouter des pages PDF issues de SharePoint à vos étapes d’instruction. Pour en ajouter une :

  1. Accédez à l’étape d’instruction dans laquelle vous souhaitez ajouter un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l’onglet Visuels.
  3. Cliquez sur Ajouter une page.
  4. Sélectionnez Sharepoint PDF.
  5. Cliquez sur Sélectionner le fichier.
  6. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez ajouter à l’étape d’instruction.
  7. Cliquez sur Sélectionner.

Viewing a SharePoint PDF as an Operator

Un fichier SharePoint PDF est destiné à être consulté par un opérateur. Un opérateur peut le consulter de la façon suivante :

  1. Accédez à l’étape d’instruction qui contient un SharePoint PDF.
  2. Attendez que le SharePoint PDF ait fini de se charger.
  3. Cliquez sur le SharePoint PDF.
  4. Ensuite, un visualiseur PDF apparaîtra. Vous pouvez naviguer entre les pages en faisant défiler vers le haut / le bas. De plus, vous pouvez également ajuster le niveau de zoom du visualiseur PDF.

Edit a SharePoint PDF on an instruction step

  1. Accédez à une étape d’instruction contenant un SharePoint PDF, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l’onglet Visuels.
  3. Cliquez sur le SharePoint PDF que vous souhaitez modifier.
  4. Effectuez vos modifications. Sous la vidéo ci-dessous, nous avons fourni une instruction visuelle qui montre toutes les modifications que vous pouvez effectuer sur un SharePoint PDF dans une étape d’instruction.

Voici les possibilités d’édition d’un SharePoint PDF sur une étape d’instruction :

Capture d’écran d’une interface SharePoint montrant comment ajouter et modifier un fichier PDF dans une étape d’instruction. L’image met en évidence les options clés comme l’ajout d’une description, la sélection d’un fichier, le réglage du zoom PDF et le choix d’une page spécifique. Le PDF affiché s’intitule « First Aid: The Handbook » et est ouvert dans un visualiseur de documents.

  1. Vous pouvez ajouter ici une description du fichier PDF. Cette description apparaîtra dans la vue opérateur.
  2. Cliquez pour changer le fichier PDF affiché dans cette étape d’instruction.
  3. Sélectionnez le niveau de zoom par défaut du fichier PDF. Ce paramètre sera appliqué également dans la vue opérateur.
  4. Sélectionnez la page d’ouverture par défaut du fichier PDF. Ce paramètre sera appliqué également dans la vue opérateur.
  5. Ceci est un aperçu de la manière dont le fichier PDF sera affiché dans la vue opérateur.

Delete a SharePoint PDF from an instruction step

  1. Accédez à une étape d’instruction contenant un SharePoint PDF, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l’onglet Visuels.
  3. Faites un clic droit sur le SharePoint PDF que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer la page.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Set up the SharePoint integration to your workspace

Avant de pouvoir ajouter un fichier SharePoint PDF à une étape d’instruction, vous devez d’abord configurer l’intégration SharePoint dans votre espace de travail. Vous devrez effectuer cette configuration une fois pour chaque site SharePoint que vous possédez.

Si vous rencontrez des problèmes lors du processus de configuration ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Le processus de configuration se compose de 3 phases. Nous expliquerons chaque phase ci-dessous :

Phase 1: Create an “App” in Your SharePoint

La première phase consiste à créer une application dans votre SharePoint. Pour ce faire :

  1. Allez au lien suivant et enregistrez une nouvelle application : https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Générez le Client Id et le Client Secret
  3. Copiez le Client Id et le Client Secret et collez-les dans un emplacement sûr. Vous devrez réutiliser ces deux identifiants lors des phases suivantes.
  4. Nous vous recommandons également de remplir les champs suivants, dans le format indiqué ci-dessous :
  • Title : Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain : {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI : https://{domain}.azumuta.com
  • Remplacez {domain} par le nom de domaine de votre espace de travail. Si votre espace de travail dispose d’un domaine personnalisé, remplacez {domain} par ce domaine. En revanche, si votre espace de travail n’a pas de domaine personnalisé, remplacez {domain} par app. Si vous avez des doutes, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  • Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d’écran ci-dessous :

Capture d’écran d’un formulaire d’enregistrement d’application montrant Client ID, Client Secret et les détails de l’application pour Azumuta SharePoint Plugin. La section en surbrillance inclut les champs Title, App Domain (app.azumuta.com) et Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2: Grant Permission to the New “App”

Dans la deuxième phase, vous devez accorder l’autorisation à l’application que vous avez créée lors de la phase 1. Voici les étapes requises :

  1. Allez sur https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Remplissez le Client Id
  3. Cliquez sur Lookup.
  4. Dans le champ Permission Request XML, collez le code suivant :

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d’écran ci-dessous :

Capture d’écran d’un formulaire d’enregistrement d’application pour le plugin Azumuta SharePoint, affichant les champs App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) et Redirect URL (https://app.azumuta.com). La section en surbrillance contient le code Permission Request XML, spécifiant les autorisations d’accès à la collection de sites SharePoint avec des droits en lecture.

Phase 3: Contact Azumuta

Après avoir complété les deux phases ci-dessus, vous devrez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Dans cet e‑mail, veuillez indiquer votre Client Id et votre Client Secret (que vous avez obtenus lors de la phase 1).

Par la suite, nous activerons le type de page visuelle SharePoint PDF visual page sur votre espace de travail. Nous vous informerons une fois que cela aura été fait.

Note : Your Client Id et Client Secret sont deux identifiants hautement sensibles. Veuillez les garder en sécurité et éviter de les partager avec des personnes non autorisées.

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