SharePoint PDF

Mis à jour

Qu'est‑ce que SharePoint PDF dans Azumuta ?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration largement utilisée qui permet aux organisations de gérer et de partager des documents. Elle permet à vos collaborateurs de télécharger, modifier et accéder aux documents à tout moment — depuis n'importe quel appareil.

En tant que logiciel polyvalent, Azumuta offre un large éventail de possibilités d'intégration — y compris avec SharePoint.

Cette intégration permet plusieurs fonctionnalités — notamment la possibilité d'afficher un fichier PDF depuis votre plateforme SharePoint dans une étape d'instruction.

Cette fonctionnalité est très utile car toute modification apportée au fichier PDF sur SharePoint sera automatiquement répercutée sur le fichier PDF dans Azumuta. Ainsi, vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement le PDF dans Azumuta à chaque fois que le fichier PDF d'origine sur SharePoint est modifié.

Cet avantage vous fera gagner beaucoup de temps, surtout si vous avez un grand nombre de fichiers PDF sur SharePoint que vous souhaitez afficher dans vos étapes d'instruction.

Remarque : À l'heure actuelle, une étape d'instruction ne peut traiter que des fichiers PDF. Cependant, nous sommes en train d'étendre cette fonctionnalité afin que vous puissiez à l'avenir afficher d'autres types de fichiers depuis SharePoint.

Comment ajouter un PDF SharePoint à une étape d'instruction

Après avoir terminé la configuration de l'intégration SharePoint dans votre espace de travail, vous pouvez commencer à ajouter des pages PDF SharePoint à vos étapes d'instruction. Voici comment procéder :

  1. Allez à une étape d'instruction où vous souhaitez ajouter un PDF SharePoint, et ouvrez‑la.
  2. Cliquez sur l'onglet « Visuals ».
  3. Cliquez sur « Add page ».
  4. Sélectionnez « Sharepoint PDF ».
  5. Cliquez sur « Select file ».
  6. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez ajouter à l'étape d'instruction.
  7. Cliquez sur « Select ».

Visualiser un PDF SharePoint en tant qu'opérateur

Un fichier PDF SharePoint est destiné à être consulté par un opérateur. Voici comment un opérateur peut le visualiser :

  1. Allez à l'étape d'instruction qui contient un PDF SharePoint.
  2. Attendez que le PDF SharePoint ait fini de se charger.
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint.
  4. Ensuite, un visualiseur PDF s'ouvrira. Vous pouvez naviguer entre les pages en faisant défiler vers le haut/le bas. De plus, vous pouvez ajuster le niveau de zoom du visualiseur PDF.

Comment modifier un PDF SharePoint dans une étape d'instruction

  1. Rendez‑vous sur une étape d'instruction contenant un PDF SharePoint, et ouvrez‑la.
  2. Cliquez sur l'onglet « Visuals ».
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint que vous souhaitez modifier.
  4. Effectuez les modifications souhaitées. Sous la vidéo ci‑dessous, nous avons fourni une instruction visuelle qui montre toutes les modifications que vous pouvez apporter à un PDF SharePoint dans une étape d'instruction.

Voici les possibilités d'édition que vous pouvez effectuer sur un PDF SharePoint dans une étape d'instruction :

Screenshot of a SharePoint interface showing how to add and edit a PDF file in an instruction step. The image highlights key options like adding a description, selecting a file, adjusting PDF zoom settings, and choosing a specific page. The displayed PDF is titled 'First Aid: The Handbook' and is open in a document viewer.

  1. Vous pouvez ajouter ici une description du fichier PDF. Cette description apparaîtra dans la vue opérateur.
  2. Cliquez pour changer le fichier PDF affiché dans cette étape d'instruction.
  3. Sélectionnez le niveau de zoom du fichier PDF. Ce paramètre sera également appliqué à la vue opérateur.
  4. Sélectionnez la page d'ouverture par défaut du fichier PDF. Ce paramètre sera également appliqué à la vue opérateur.
  5. Ceci est un aperçu de la manière dont le fichier PDF sera affiché dans la vue opérateur.

Comment supprimer un PDF SharePoint d'une étape d'instruction

  1. Rendez‑vous sur une étape d'instruction contenant un PDF SharePoint, et ouvrez‑la.
  2. Cliquez sur l'onglet « Visuals ».
  3. Faites un clic droit sur le PDF SharePoint que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur « Delete page ».
  5. Cliquez sur « Remove ».

Comment configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail

Avant de pouvoir ajouter un fichier PDF SharePoint à une étape d'instruction, vous devez d'abord configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail. Vous devrez effectuer cette configuration une fois pour chaque site SharePoint que vous possédez.

Si vous rencontrez des problèmes lors du processus de configuration ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Le processus de configuration se compose de 3 phases. Nous expliquons chaque phase ci‑dessous :

Phase 1 : Créer une « app » dans votre SharePoint

La première phase consiste à créer une « app » dans votre SharePoint. Voici comment procéder :

  1. Allez sur le lien suivant et enregistrez une nouvelle « app » : https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Remplacez "{tenant}" par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez "{site}" par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Générez le Client Id et le Client Secret
  3. Copiez le Client Id et le Client Secret et collez‑les dans un emplacement sûr. Vous aurez besoin des deux identifiants dans les phases suivantes.
  4. Nous vous recommandons également de remplir les champs suivants, dans le format indiqué ci‑dessous :
  • Title : Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain : {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI : https://{domain}.azumuta.com
  • Remplacez "{domain}" par le nom de domaine de votre espace de travail. Si votre espace de travail dispose d'un nom de domaine personnalisé, remplacez "{domain}" par ce nom de domaine personnalisé. Cependant, si votre espace de travail n'a pas de nom de domaine personnalisé, remplacez "{domain}" par "app". Si vous avez des doutes, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  • Pour plus de détails, veuillez consulter la capture d'écran ci‑dessous :

Screenshot of an application registration form showing Client ID, Client Secret, and application details for Azumuta SharePoint Plugin. The highlighted section includes fields for Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2 : Accorder les permissions à la nouvelle « app »

Dans la deuxième phase, vous devez accorder les permissions à l'« app » que vous avez créée lors de la phase 1. Voici les étapes requises :

  1. Allez sur https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Remplacez "{tenant}" par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez "{site}" par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Remplissez le Client Id
  3. Cliquez sur « Lookup ».
  4. Dans le champ « Permission Request XML », collez le code suivant :

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Pour plus de détails, consultez la capture d'écran ci‑dessous :

Screenshot of an application registration form for the Azumuta SharePoint Plugin, displaying fields for App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URL (https://app.azumuta.com). The highlighted section contains the Permission Request XML code, specifying app permissions for SharePoint site collection access with read rights.

Phase 3 : Contactez Azumuta

Après avoir complété les deux phases ci‑dessus, vous devrez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Dans cet e‑mail, veuillez indiquer votre Client Id et votre Client Secret (que vous avez obtenus lors de la phase 1).

Ensuite, nous activerons le type de page visuelle PDF SharePoint (visual page) sur votre espace de travail. Nous vous informerons une fois l'opération effectuée.

Remarque : Your Client Id et Client Secret sont deux identifiants hautement sensibles. Veuillez les conserver en sécurité et évitez de les partager avec des personnes non autorisées.

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