Verbesserungsablauf bearbeiten oder löschen

Aktualisiert

Siehe how to create an improvement flow für Hintergrundinformationen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Improvement-Flow bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Zurzeit gibt es 4 Vorlagen für Improvement-Boards und Improvement-Flows: PDCA, Kanban, 8D und Review. Alle 4 Vorlagen verwenden dieselben Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die PDCA-Vorlage.

Um zu einer Aktion für einen Improvement-Flow zu gelangen: öffnen Sie Continuous Improvement → Settings im Seitenmenü und klicken Sie dann auf das ⋮-Symbol neben dem Flow.

Get to the improvement flow editor

Wählen Sie im ⋮-Menü Edit flow.

Der Editor hat fünf Tabs: General, Flow Template, Advanced, Docx Reports und Parameters. Jeder Tab wird im Folgenden beschrieben.

The General tab of the Edit Flow interface with the five editor tabs highlighted.

The General tab

Der General-Tab öffnet sich zuerst. Hier können Sie Folgendes bearbeiten:

The General tab of the Edit Flow interface with its settings numbered.

  1. Klicken Sie, um den General-Tab zu öffnen.
  2. Hier können Sie den Namen des Improvement-Flows bearbeiten.
  3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der ein Ticket einreicht, automatisch beim mit diesem Ticket verknüpften Issue abonniert wird. Ist diese Person abonniert, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich das Issue in eine andere Spalte verschiebt.
  4. Tragen Sie die maximale Anzahl Tage ein, die zur Lösung eines auf diesem Improvement-Flow gelisteten Issues gewährt werden (falls erforderlich).
  5. Fügen Sie bei Bedarf eine Problemvorlage ein. Eine Problemvorlage ist ein Text, der auf einem Ticket erscheint (wie im Bild unten). Eine Problemvorlage dient in der Regel dazu, einem Bediener, der ein Ticket erstellen will, eine bestimmte Anweisung zu geben. A ticket showing where the problem template appears.
  6. Fügen Sie bei Bedarf eine Checkliste hinzu.
  7. Klicken Sie Save oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

The Flow Template Tab

Hierher rührt das Wort „Flow“ in „Improvement Flow“. Ein Improvement-Flow besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte repräsentiert einen Handlungsschritt, der unternommen werden muss, um ein Issue zu lösen.

The Flow Template tab showing the PDCA columns.

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Improvement-Flow-Vorlage. Innerhalb der PDCA-Vorlage gibt es zum Beispiel 6 Spalten:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act
  • Declined
  • Archived (für Issues, die gelöst wurden)

Siehe how to edit each column’s name.

The Flow Template tab with the PLAN column highlighted as an example of a column.

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. Im nächsten Abschnitt erklären wir, how to add an item und how to edit it.

Add an item to a column

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

  1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
  2. Wählen Sie das Element aus.
  3. Geben Sie die Details ein.
  4. Klicken Sie Save.

Folgende Elementtypen stehen für jede Spalte zur Verfügung:

The Add item dropdown in the Flow Template tab showing the available item types.

  1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wählen Sie diesen Elementtyp, wenn die Aufgabe keine Unterschrift oder Checkliste benötigt.
  2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. Eine Unterschrift signalisiert, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird die Unterschrift von einer Aufsichtsperson oder einem Manager angefordert.
  3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Edit an item in a column

So bearbeiten Sie ein Element:

  1. Klicken Sie auf das ⋮-Symbol neben dem Element.
  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
  3. Klicken Sie Save.

Die Optionen unterscheiden sich je nach Elementtyp, wie unten gezeigt.

Editing a Task

The dropdown menu for editing a task in the Flow Template tab.

  1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
  2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
  3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
  4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
  5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
  6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die informiert, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
  7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe erledigt, beim verknüpften Issue abonniert werden soll. Wenn jemand bei einem Issue abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status des Issues ändert.
  8. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
  9. Klicken Sie Save oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Editing a Signature Request to a Person/to a User Group

The dropdown menu for editing a signature request in the Flow Template tab.

  1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die zur Unterzeichnung dieser Unterschriftsanforderung berechtigt ist.
  2. Wählen Sie die Person, die zur Unterzeichnung dieser Unterschriftsanforderung berechtigt ist.
  3. Wählen Sie die Benutzergruppe, die zur Unterzeichnung dieser Unterschriftsanforderung berechtigt ist.
  4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die informiert, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
  5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die unterschreibt, beim verknüpften Issue abonniert werden soll. Wenn jemand bei einem Issue abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status des Issues ändert.
  6. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
  7. Klicken Sie Save oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Editing a Checklist

The dropdown menu for editing a checklist item in the Flow Template tab.

  1. Klicken Sie, um die Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen.
  2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
  3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
  4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
  5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
  6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die informiert, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
  7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, beim verknüpften Issue abonniert werden soll. Wenn jemand bei einem Issue abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status des Issues ändert.
  8. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
  9. Klicken Sie Save oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

The Advanced Tab

Siehe columns on an improvement flow für Hintergrundinformationen. Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie diese Spalten zusammen verwenden.

Der Advanced-Tab besteht aus 2 Elementen: columns und transitions. Im Advanced-Tab steht eine Spalte wie im Flow Template tab für einen Handlungsschritt, der unternommen werden muss, um ein Issue zu lösen.

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Improvement-Flow-Vorlage. Innerhalb der PDCA-Vorlage gibt es zum Beispiel 6 Spalten:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act
  • Declined
  • Archived (für Issues, die gelöst wurden)

Ein Übergang fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Ein Transition führt ein Element in eine andere Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

The Advanced tab showing a column and its transitions.

  1. Klicken Sie, um den Advanced-Tab zu öffnen.
  2. Dies ist eine Spalte.
  3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

Add an item to a column (Advanced tab)

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

  1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
  2. Wählen Sie das Element aus.
  3. Geben Sie die Details ein.
  4. Klicken Sie Save.

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Flow Template-Tab hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte im Advanced-Tab. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Advanced-Tab hinzufügen, erscheint es auch in derselben Spalte im Flow Template-Tab.

Folgende Elementtypen stehen für jede Spalte zur Verfügung:

The Add item dropdown in the Advanced tab showing the available item types.

  1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wählen Sie diesen Elementtyp, wenn die Aufgabe keine Unterschrift oder Checkliste benötigt.
  2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. Eine Unterschrift signalisiert, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird die Unterschrift von einer Aufsichtsperson oder einem Manager angefordert.
  3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Edit an item in a column (Advanced tab)

Das Bearbeiten eines Elements in einer Spalte in diesem Tab funktioniert genauso wie im Flow Template-Tab. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element je nach Elementtyp bearbeiten können:

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Flow Template-Tab bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch im Advanced-Tab aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Advanced-Tab bearbeiten, wird dasselbe Element automatisch im Flow Template-Tab aktualisiert.

Add a transition

  1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add transition.
  2. Wählen Sie eine Option aus dem When-Dropdown.
  3. Wählen Sie eine Option aus dem Then move to-Dropdown.
  4. Klicken Sie Save.

Die When- und Then Move to-Dropdown-Menüs stehen in einer Ursache-Wirkungs-Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im When-Dropdown eintritt, löst es das Ereignis im Then Move to-Dropdown aus.

Edit a transition

The Advanced tab showing how to edit a transition between columns.

  1. Um dieser Spalte eine zusätzliche Transition hinzuzufügen, klicken Sie Add transition.
  2. Klicken Sie, um den Inhalt des When-Dropdowns zu ändern.
  3. Klicken Sie, um den Inhalt des Then move to-Dropdowns zu ändern.
  4. In Azumuta werden alle Issues automatisch in die nächste Spalte überführt, wenn keine offenen Elemente verbleiben (entweder weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil in dieser Spalte überhaupt keine Elemente hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Issue automatisch in die nächste Spalte übergeht, nur weil keine Elemente in dieser Spalte hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
  5. Klicken Sie Save oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Configure deadline reminders

Verwenden Sie eine Frist-Erinnerung, um eine E-Mail vor Ablauf der Issue-Frist zu senden.

  1. Öffnen Sie den Improvement-Flow-Editor.
  2. Öffnen Sie den General-Tab.
  3. Legen Sie Default deadline in days from creation fest.
  4. Legen Sie Default days before deadline to send reminder fest.
  5. Speichern Sie den Improvement-Flow.

Die Erinnerungs-E-Mail enthält einen Abschnitt Open items to complete. Dieser Abschnitt listet jede offene Aufgabe, Checkliste und Unterschriftsanforderung auf. Wenn ein Beauftragter oder ein Elementlabel verfügbar ist, enthält die E-Mail diese Information.

Sie können für ein einzelnes Issue ein anderes Erinnerungsintervall festlegen. Das Intervall des Issues ersetzt den Flow-Standard für dieses Issue.

The Docx Reports Tab

Sie können Docx-Berichte zu einem Improvement-Flow hinzufügen. Siehe die Docx reporting with ticket information guides.

The Parameters Tab

Sie können Parameter zu einem Improvement-Flow hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Tickets angezeigt, die unter den Schirm dieses Improvement-Flows fallen, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Tickets verknüpft sind.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie für jeden Artikel in Ihrem Workspace einen eigenen Improvement-Flow haben.

Add a parameter to an improvement flow

  1. Klicken Sie Add field.
  2. Geben Sie Key und Value des Parameters ein.
  3. Klicken Sie Save.

Edit a parameter on an improvement flow

Bearbeiten Sie Key oder Value des Parameters und klicken Sie dann Save.

Delete a parameter on an improvement flow

  1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf das trash can icon.
  3. Klicken Sie Save.

Delete an improvement flow

Wählen Sie im ⋮-Menü Delete flow und bestätigen Sie mit Delete.

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