Wie Sie einen Verbesserungsablauf bearbeiten oder löschen

Siehe how to create an improvement flow für Hintergrundinformationen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Verbesserungsablauf bearbeiten oder löschen können.

Hinweis: Derzeit gibt es 3 Vorlagen für Improvement Boards & Improvement Flows: PDCA, Kanban und 8D. Alle 3 Vorlagen teilen dieselben Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die PDCA-Vorlage.

So gelangen Sie zum Verbesserungsablauf-Editor

So greifen Sie auf den Verbesserungsablauf-Editor zu:

1. Klicken Sie im Seitenpanel auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Verbesserungsablauf, den Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow bearbeiten“.

Dort sehen Sie 5 Editor-Tabs: die Allgemein-, Vorlage-, Erweitert-, Docx-Berichte- und Parameter-Tabs. Klicken Sie einfach auf einen Tab, um ihn zu öffnen. In den folgenden Abschnitten dieses Leitfadens gehen wir auf jeden Tab einzeln ein.

Der Allgemein-Tab

Der Allgemein-Tab ist der erste Tab, der erscheint, wenn Sie den Verbesserungsablauf-Editor öffnen. Folgendes können Sie in diesem Tab bearbeiten:

1. Klicken Sie, um den Allgemein-Tab zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Verbesserungsablaufs bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der ein Ticket einreicht, automatisch für das mit diesem Ticket verknüpfte Problem abonniert wird. Ist diese Person abonniert, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wann immer das Problem die Spalte wechselt.
4. Tragen Sie die maximale Anzahl an Tagen ein, die zur Lösung eines Problems in diesem Verbesserungsablauf eingeräumt wird (falls erforderlich).
5. Geben Sie die Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der in einem Ticket erscheint (siehe Bild unten). Eine Problemvorlage wird in der Regel verwendet, um einem Bediener, der ein Ticket senden will, bestimmte Anweisungen zu geben.
6. Fügen Sie eine Checkliste hinzu (falls erforderlich).
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Vorlage-Tab

Hierher rührt das Wort „Flow“ in „Verbesserungsablauf“. Ein Verbesserungsablauf besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte repräsentiert eine Aktionsphase, die zur Lösung eines Problems durchgeführt werden muss.

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Verbesserungsablauf-Vorlage. Zum Beispiel hat die PDCA-Vorlage 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für gelöste Probleme)

Siehe wie man jeden Spaltennamen bearbeitet.

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. In den folgenden Abschnitten erklären wir wie man ein Element hinzufügt und wie man es bearbeitet.

Wie man ein Element zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte des Verbesserungsablaufs hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Element hinzufügen“.
2. Wählen Sie das gewünschte Element.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Folgende Elementoptionen stehen für jede Spalte zur Verfügung:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift signalisiert die Genehmigung, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder Manager verlangt.)
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe zu stellen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Wie man ein Element in einer Spalte bearbeitet

Um ein Element in einer Spalte zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich leicht je nach Elementtyp. Hier sind die Konfigurationsoptionen nach Typ:

Bearbeiten einer Aufgabe

1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Zuweisung besteht).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Abonnierte Personen erhalten eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wann immer sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
9. Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Bearbeiten einer Unterschriftsanforderung an eine Person/an eine Benutzergruppe

1. Wählen Sie diese Option, wenn nur Sie berechtigt sein sollen, diese Unterschriftsanforderung zu unterzeichnen.
2. Wählen Sie die Person, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterzeichnen.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterzeichnen.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Unterschrift gegeben hat, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Abonnierte Personen erhalten eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wann immer sich der Status des Problems ändert.
6. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
7. Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Bearbeiten einer Checkliste

1. Klicken Sie, um die Arbeitsanweisung zur Checkliste anzuzeigen.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person mit dem Ausfüllen der Checkliste zu beauftragen.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe mit dem Ausfüllen der Checkliste zu beauftragen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Zuweisung besteht).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Abonnierte Personen erhalten eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wann immer sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
9. Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Erweitert-Tab

Siehe Spalten in einem Verbesserungsablauf für Hintergrundinformationen. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie diese Spalten koordiniert nutzen.

Der Erweitert-Tab besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergängen. Im Erweitert-Tab repräsentiert eine Spalte eine Aktionsphase, die zur Lösung eines Problems durchgeführt werden muss (wie auch im Vorlage-Tab).

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Verbesserungsablauf-Vorlage. Zum Beispiel hat die PDCA-Vorlage 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für gelöste Probleme)

Ein Übergang fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Ein Übergang führt ein Element in eine andere Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Das folgende Bild zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie, um den Erweitert-Tab zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

Wie man ein Element zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte des Verbesserungsablaufs hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Element hinzufügen“.
2. Wählen Sie das gewünschte Element.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Vorlage-Tab hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte im Erweitert-Tab. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Erweitert-Tab hinzufügen, erscheint es auch im selben Spalte im Vorlage-Tab.

Folgende Elementoptionen stehen für jede Spalte zur Verfügung:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift signalisiert die Genehmigung, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Wie man ein Element in einer Spalte bearbeitet

Das Bearbeiten eines Elements in einer Spalte in diesem Tab funktioniert auf dieselbe Weise wie im Vorlage-Tab. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element in einer Spalte je nach Elementtyp bearbeiten können:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Vorlage-Tab bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch im Erweitert-Tab aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Erweitert-Tab bearbeiten, wird dasselbe Element auch im Vorlage-Tab automatisch aktualisiert.

Wie man einen Übergang hinzufügt

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Übergang hinzufügen“.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „When“-Dropdown-Menü.
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „Then move to“-Dropdown-Menü.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die „When“- und „Then Move to“- Dropdown-Menüs haben eine Ursache-Wirkung-Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im „When“-Dropdown-Menü eintritt, wird das Ereignis im „Then Move to“-Dropdown-Menü ausgelöst.

Wie man einen Übergang bearbeitet

1. Um dieser Spalte einen zusätzlichen Übergang hinzuzufügen, klicken Sie auf „Übergang hinzufügen“.
2. Klicken Sie, um den Inhalt im „When“-Dropdown-Menü zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt im „Then move to“-Dropdown-Menü zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Probleme automatisch in die nächste Spalte verschoben, wenn keine offenen Elemente mehr vorhanden sind (sei es, weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil gar keine Elemente zu dieser Spalte hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Problem automatisch in die nächste Spalte wechselt, weil keine Elemente in dieser Spalte hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Docx-Berichte-Tab

Sie können Docx-Berichte zu einem Verbesserungsablauf hinzufügen. Siehe die Anleitungen zur Docx-Berichterstellung mit Ticket-Informationen.

Der Parameter-Tab

Sie können Parameter zu einem Verbesserungsablauf hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Tickets aufgelistet, die zu diesem Verbesserungsablauf gehören, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Tickets verknüpft sind.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie für jeden Artikel in Ihrem Workspace einen eigenen Verbesserungsablauf haben.

Wie man einen Parameter zu einem Verbesserungsablauf hinzufügt

1. Klicken Sie auf den Tab „Parameter“.
2. Klicken Sie auf „Feld hinzufügen“.
3. Geben Sie den „Schlüssel“ und den „Wert“ des Parameters ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Parameter in einem Verbesserungsablauf bearbeitet

1. Klicken Sie auf den Tab „Parameter“.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am „Schlüssel“ und/oder „Wert“ des Parameters vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Parameter in einem Verbesserungsablauf löscht

1. Klicken Sie auf den Tab „Parameter“.
2. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Verbesserungsablauf löscht

1. Klicken Sie im Seitenpanel auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Verbesserungsablauf, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow löschen“.
5. Klicken Sie auf „Löschen“.