So bearbeiten oder löschen Sie einen Improvement-Flow

Siehe how to create an improvement flow für Hintergrundinformationen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Verbesserungsablauf bearbeiten oder löschen können.

Hinweis: Derzeit gibt es 4 Vorlagen für Improvement Boards & Improvement Flows: PDCA, Kanban, 8D und Review. Alle 4 Vorlagen verwenden dieselben Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die PDCA-Vorlage.

To reach any improvement flow action: Gehen Sie im Seitenbereich zu Continous Improvement → Settings, und klicken Sie dann neben dem Flow auf das ⋮ (three-dot) icon.

How to get to the improvement flow editor

Klicken Sie im ⋮-Menü auf Edit flow.

Der Editor hat fünf Tabs: General, Flow Template, Advanced, Docx Reports und Parameters. Jeder Tab wird im Folgenden erläutert.

The General tab

Die General-Registerkarte wird zuerst geöffnet. Hier können Sie Folgendes bearbeiten:

1. Klicken Sie, um the General tab zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Verbesserungsablaufs bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der ein Ticket einreicht, automatisch für das mit diesem Ticket verknüpfte Problem abonniert wird. Ist diese Person abonniert, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich das Problem in der Spalte ändert.
4. Tragen Sie die maximale Anzahl Tage ein, die zur Lösung eines in diesem Verbesserungsablauf gelisteten Problems gewährt werden (falls erforderlich).
5. Fügen Sie bei Bedarf eine Problemvorlage ein. Eine Problemvorlage ist ein Text, der auf einem Ticket erscheint (wie im Bild unten gezeigt). Eine Problemvorlage wird in der Regel verwendet, um einem Bediener, der ein Ticket senden will, eine bestimmte Anweisung zu geben.
6. Fügen Sie eine Checkliste hinzu (falls erforderlich).
7. Klicken Sie auf Save, oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

The Flow Template Tab

Hierher führt der Begriff „Flow“ in „improvement flow“. Ein Verbesserungsablauf besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte stellt einen Handlungsschritt dar, der durchgeführt werden muss, um ein Problem zu lösen.

Die Spaltennamen variieren je nach der von Ihnen verwendeten Improvement-Flow-Vorlage. Beispielhaft enthält die PDCA-Vorlage 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für Probleme, die gelöst wurden)

Siehe how to edit each column’s name.

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. Im nächsten Abschnitt wird erklärt, wie Sie ein Element hinzufügen und wie Sie es bearbeiten.

How to Add an Item to a Column

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Save.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift steht für die Zustimmung, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte innerhalb einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. In der Regel wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

How to Edit an Item in a Column

So bearbeiten Sie ein Element:

1. Klicken Sie neben dem Element auf das ⋮ (three-dot) icon.
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
3. Klicken Sie auf Save.

Die Optionen unterscheiden sich je nach Elementtyp, wie unten gezeigt.

Editing a Task

1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies kann nur erfolgen, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen ist).
6. Wählen Sie aus, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Ist jemand für ein Problem abonniert, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
9. Klicken Sie auf Save, oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Editing a Signature Request to a Person/to a User Group

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterschreiben.
2. Wählen Sie die Person aus, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterzeichnen.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterzeichnen.
4. Wählen Sie aus, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die eine Unterschrift geleistet hat, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Ist jemand für ein Problem abonniert, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Problems ändert.
6. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
7. Klicken Sie auf Save, oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Editing a Checklist

1. Klicken Sie, um die Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies kann nur erfolgen, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen ist).
6. Wählen Sie aus, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, für das verknüpfte Problem abonniert werden soll. Ist jemand für ein Problem abonniert, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
9. Klicken Sie auf Save, oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

The Advanced Tab

Siehe columns on an improvement flow für Hintergrundinformationen. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie diese Spalten koordiniert einsetzen.

Die Advanced-Registerkarte besteht aus 2 Elementen: columns und transitions. In der Advanced-Registerkarte stellt eine Spalte einen Handlungsschritt dar, der durchgeführt werden muss, um ein Problem zu lösen (genau wie in der Flow Template-Registerkarte).

Die Spaltennamen variieren je nach der verwendeten Improvement-Flow-Vorlage. Beispielhaft enthält die PDCA-Vorlage 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für Probleme, die gelöst wurden)

Ein Transition fungiert gleichzeitig als Brücke zwischen Spalten. Eine Transition führt ein Element basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario in eine andere Spalte.

Das folgende Bild zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einer Transition.

1. Klicken Sie, um the Advanced tab zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Transitionen für diese Spalte.

How to Add an Item to a Column

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Save.

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf the Flow Template tab hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte auf the Advanced tab. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element auf the Advanced tab hinzugefügt haben, erscheint es auch in derselben Spalte auf the Flow Template tab.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift steht für die Zustimmung, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte innerhalb einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. In der Regel wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

How to Edit an Item in a Column

Das Bearbeiten eines Elements in dieser Registerkarte funktioniert genauso wie in the Flow Template tab. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element in einer Spalte je nach Elementtyp bearbeiten können:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf the Flow Template tab bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch auf the Advanced tab aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element auf the Advanced tab bearbeitet haben, wird dasselbe Element automatisch auch auf the Flow Template tab aktualisiert.

How to Add a Transition

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add transition.
2. Wählen Sie eine Option aus dem When-Dropdown.
3. Wählen Sie eine Option aus dem Then move to-Dropdown.
4. Klicken Sie auf Save.

Die „When“- und „Then Move to“-Dropdown-Menüs stehen in einer Ursache‑Wirkungs-Beziehung.

Jedes Mal, wenn das Ereignis im „When“-Dropdown eintritt, bewirkt es das Ereignis im „Then Move to“-Dropdown.

How to Edit a Transition

1. Um dieser Spalte eine zusätzliche Transition hinzuzufügen, klicken Sie auf “Add transition”.
2. Klicken Sie, um den Inhalt im When-Dropdown zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt im Then move to-Dropdown zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Probleme automatisch in die nächste Spalte verschoben, wenn keine offenen Elemente mehr vorhanden sind (sei es, weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil in dieser Spalte überhaupt keine Elemente hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Problem automatisch in die nächste Spalte verschoben wird, nur weil keine Elemente in dieser Spalte hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Klicken Sie auf Save, oder Cancel, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

The Docx Reports Tab

Sie können Docx-Berichte einem Verbesserungsablauf hinzufügen. Siehe die Docx reporting with ticket information guides.

The Parameters Tab

Sie können Parameter zu einem Verbesserungsablauf hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Tickets angezeigt, die unter den Verbesserungssablauf fallen, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Tickets verknüpft sind.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie für jeden Artikel in Ihrem Workspace einen eigenen Verbesserungsablauf haben.

Add a parameter to an improvement flow

1. Klicken Sie auf Add field.
2. Geben Sie den Key und den Value des Parameters ein.
3. Klicken Sie auf Save.

Edit a parameter on an improvement flow

Bearbeiten Sie den Key oder Value des Parameters und klicken Sie dann auf Save.

Delete a parameter on an improvement flow

1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das trash can icon.
3. Klicken Sie auf Save.

How to delete an improvement flow

Klicken Sie im ⋮-Menü auf Delete flow und bestätigen Sie mit Delete.