So bearbeiten oder löschen Sie einen Verbesserungsablauf

Zuvor haben wir erläutert, wie man einen Improvement Flow erstellt. Jetzt erklären wir, wie Sie ihn bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Derzeit gibt es 3 Vorlagen für Improvement Boards & Improvement Flows: PDCA, Kanban und 8D. Alle 3 Vorlagen nutzen dieselben Bearbeitungseinstellungen. In diesem Leitfaden verwenden wir die PDCA-Vorlage in unseren Beispielen.

Wie Sie zum Improvement Flow-Editor gelangen

So greifen Sie auf den Improvement Flow-Editor zu:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Improvement Flow, den Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow bearbeiten“.

Dort sehen Sie 5 Editor-Tabs: die Allgemein-, Flow-Vorlage-, Erweitert-, Docx-Berichte- und Parameter-Tabs. Klicken Sie einfach auf einen Tab, um ihn zu öffnen. Wir gehen in den folgenden Abschnitten des Leitfadens auf jeden Tab ein.

Der Allgemein-Tab

Der Allgemein-Tab ist der erste Tab, der erscheint, wenn Sie den Improvement Flow-Editor öffnen. Folgendes können Sie in diesem Tab bearbeiten:

1. Klicken Sie, um den Allgemein-Tab zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Improvement Flows bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der ein Ticket einreicht, automatisch für das mit diesem Ticket verknüpfte Issue abonniert wird. Wenn diese Person abonniert ist, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Issues ändert oder es die Spalte wechselt.
4. Tragen Sie bei Bedarf die maximale Anzahl an Tagen ein, die zur Lösung eines Issues in diesem Improvement Flow gewährt werden sollen.
5. Tragen Sie bei Bedarf ein Problem-Template ein. Ein Problem-Template ist ein Text, der auf einem Ticket erscheint (siehe Bild unten). Problem-Templates werden meist verwendet, um einem Operator beim Erstellen eines Tickets eine spezifische Anweisung zu geben.
6. Fügen Sie bei Bedarf eine Checkliste hinzu.
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie die vorgenommenen Änderungen nicht speichern, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Flow-Vorlage-Tab

Hierher rührt das Wort „Flow“ in „Improvement Flow“. Ein Improvement Flow besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte repräsentiert eine Aktionsphase, die durchgeführt werden muss, um ein Issue zu lösen.

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Improvement-Flow-Vorlage. Im PDCA-Template gibt es z. B. 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für abgeschlossene Issues)

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Sie den Namen jeder Spalte bearbeiten können.

Sie können mehrere Items pro Spalte hinzufügen. Wir erklären wie man ein Item hinzufügt und wie man es bearbeitet in den nächsten Abschnitten.

Wie man ein Item zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Items zu einer Improvement-Flow-Spalte hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie auf „Element hinzufügen“ in der jeweiligen Spalte.
2. Wählen Sie das gewünschte Item.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Folgende Item-Optionen sind für jede Spalte verfügbar:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabebeschreibung direkt eintippen. Wenn das Item keine Unterschrift oder Checkliste erfordert, empfehlen wir diesen Item-Typ).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift bestätigt, dass ein Operator alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird die Unterschrift von einem Supervisor oder Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe zu richten.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Wie man ein Item in einer Spalte bearbeitet

So bearbeiten Sie ein Item in einer Spalte:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Item, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich leicht je nach Item-Typ. Nachfolgend die Konfigurationsoptionen je Typ:

Aufgabe bearbeiten

1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Zuordnung existiert).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, zum verknüpften Issue abonniert wird. Abonnenten erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sich der Status eines Issues ändert.
8. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
9. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Unterschriftsanforderung (für Person / Benutzergruppe) bearbeiten

1. Wählen Sie diese Option, wenn nur Sie berechtigt sein sollen, diese Unterschriftsanforderung zu unterschreiben.
2. Wählen Sie die Person aus, die diese Unterschriftsanforderung unterschreiben darf.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die diese Unterschriftsanforderung unterschreiben darf.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Unterschriftsanforderung erteilt, zum verknüpften Issue abonniert wird. Abonnenten erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sich der Status eines Issues ändert.
6. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Checkliste bearbeiten

1. Klicken Sie, um die Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Zuordnung existiert).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, wenn ein Issue diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, zum verknüpften Issue abonniert wird. Abonnenten erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sich der Status eines Issues ändert.
8. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
9. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Erweitert-Tab

Zuvor haben wir Spalten in einem Improvement Flow erklärt. Jetzt zeigen wir, wie Sie diese Spalten koordinieren.

Der Erweitert-Tab besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergängen. Im Erweitert-Tab repräsentiert eine Spalte eine Aktionsphase, die durchgeführt werden muss, um ein Issue zu lösen (wie bereits im Flow-Vorlage-Tab).

Die Spaltennamen variieren je nach Improvement-Flow-Vorlage. Im PDCA-Template gibt es z. B. 6 Spalten:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (für abgeschlossene Issues)

Ein Übergang fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Ein Übergang bewegt ein Item in eine andere Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Das Bild unten zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie, um den Erweitert-Tab zu öffnen.
2. Das ist eine Spalte.
3. Das ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

Wie man ein Item zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Items zu einer Improvement-Flow-Spalte hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie auf „Element hinzufügen“ in der jeweiligen Spalte.
2. Wählen Sie das gewünschte Item.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie ein Item im Flow-Vorlage-Tab hinzugefügt haben, erscheint dieses Item auch in derselben Spalte im Erweitert-Tab. Und umgekehrt: Wird ein Item im Erweitert-Tab hinzugefügt, erscheint es ebenfalls in derselben Spalte im Flow-Vorlage-Tab.

Folgende Item-Optionen sind für jede Spalte verfügbar:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabebeschreibung direkt eintippen. Wenn das Item keine Unterschrift oder Checkliste erfordert, empfehlen wir diesen Item-Typ).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift bestätigt, dass ein Operator alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird die Unterschrift von einem Supervisor oder Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen.

Wie man ein Item in einer Spalte bearbeitet

Die Bearbeitung eines Items in einer Spalte in diesem Tab funktioniert genauso wie im Flow-Vorlage-Tab. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Item je nach Item-Typ bearbeiten können:

• Wie man eine Aufgabe bearbeitet
• Wie man eine Unterschriftsanforderung (für Person / Benutzergruppe) bearbeitet
• Wie man eine Checkliste bearbeitet

Hinweis: Wenn Sie ein Item im Flow-Vorlage-Tab bearbeitet haben, wird dieses Item automatisch auch im Erweitert-Tab aktualisiert. Und umgekehrt: Werden Änderungen im Erweitert-Tab vorgenommen, werden sie automatisch im Flow-Vorlage-Tab übernommen.

Wie man einen Übergang hinzufügt

1. Klicken Sie auf „Übergang hinzufügen“ in der jeweiligen Spalte.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „Wenn“-Dropdown.
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „Dann verschieben nach“-Dropdown.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die „Wenn“- und „Dann verschieben nach“-Dropdown-Menüs stehen in einer Ursache-Wirkung-Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im „Wenn“-Dropdown eintritt, löst es das Ereignis im „Dann verschieben nach“-Dropdown aus.

Wie man einen Übergang bearbeitet

1. Um einen weiteren Übergang für diese Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf „Übergang hinzufügen“.
2. Klicken Sie, um den Inhalt im „Wenn“-Dropdown zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt im „Dann verschieben nach“-Dropdown zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Issues automatisch in die nächste Spalte überführt, wenn keine offenen Items mehr vorhanden sind (sei es, weil alle Items in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil der Spalte gar keine Items hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Issue automatisch in die nächste Spalte übergeht, weil in dieser Spalte keine Items gesetzt sind, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Docx-Berichte-Tab

Sie können Docx-Berichte zu einem Improvement Flow hinzufügen. Erfahren Sie mehr dazu hier.

Der Parameter-Tab

Sie können Parameter zu einem Improvement Flow hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Tickets angezeigt, die unter diesen Improvement Flow fallen, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Tickets verknüpft sind.

Dieses Feature ist nützlich, wenn Sie für jeden Artikel in Ihrem Workspace einen eigenen Improvement Flow haben.

Wie man einen Parameter zu einem Improvement Flow hinzufügt

1. Klicken Sie auf den „Parameter“-Tab.
2. Klicken Sie auf „Feld hinzufügen“.
3. Geben Sie den „Schlüssel“ und den „Wert“ des Parameters ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Parameter in einem Improvement Flow bearbeitet

1. Klicken Sie auf den „Parameter“-Tab.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können den „Schlüssel“ und/oder den „Wert“ bearbeiten.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Parameter in einem Improvement Flow löscht

1. Klicken Sie auf den „Parameter“-Tab.
2. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wie man einen Improvement Flow löscht

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Improvement Flow, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow löschen“.
5. Klicken Sie auf „Löschen“.