Balises à utiliser dans un rapport Docx (pour les audits)

Mis à jour

Qu'est-ce qu'une balise ?

Une balise est une commande textuelle qui se transformera automatiquement en une donnée précise liée à un ticket sur un événement d'audit. Vous pouvez saisir les balises souhaitées lors de l'édition d'un rapport docx dans Microsoft Word.

Dans les sections du guide ci‑dessous, vous trouverez la liste des balises utilisables dans les rapports docx d'audit :

Remarque : Avant de suivre les étapes ci‑dessous, vous devez d'abord lier un rapport docx à un audit.

Balise de la date du jour

Pour afficher la date du jour sur un rapport docx, utilisez simplement la balise suivante :

  • {=today}

Exemple

docs todays date tag 3

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs todays date tag 2 1

Balises de réponse

Qu'est-ce qu'une balise de réponse ?

Une balise de réponse est utilisée spécifiquement dans une étape d'instruction qui contient un contrôle produit. Grâce à une balise de réponse, un administrateur peut facilement voir toutes les réponses fournies par un opérateur (et leurs détails) lors de l'exécution d'un audit.

Balises de réponse de base

Voici la liste des balises de réponse de base que vous pouvez utiliser dans un rapport docx :

  1. {user} : Le nom complet de l'opérateur qui a réalisé l'audit.
  2. {instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  3. {label}: La réponse (formatée) donnée par l'opérateur sur l'étape d'instruction.
  4. {answer}: La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur sur l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser la balise {label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  5. {timestamp} : L'horodatage de l'exécution de cette étape d'instruction.
  6. {date} : La date à laquelle l'audit a été exécuté.
  7. {workinstructionName} : Le nom de l'audit.

Toutes les formules de balises de réponse dans un tableau d'un rapport docx doivent commencer par {#answers} et se terminer par {/answers}. Toutes les autres balises de réponse doivent être placées entre {#answers} et {/answers}, comme montré ci‑dessous :

docs basic answer tags 3

Exemple

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons insérées dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example basic answer tags 1

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example basic answer tags 2 1

Utiliser des coches et des croix pour symboliser des réponses Vrai/Faux

En plus des réponses textuelles présentées ci‑dessus, vous pouvez utiliser une coche pour représenter une réponse positive et une croix pour représenter une réponse négative dans votre rapport docx. Cependant, cette fonctionnalité fonctionne uniquement avec le contrôle OK/NOK et le contrôle Oui/Non.

Pour ce faire, dans la colonne « Answer », au lieu d'écrire {answer}, écrivez {#answer}✓{/answer}{^answer}✕{/answer}. Voyez l'exemple ci‑dessous :

Exemple

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example using checklists and crosses 2

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example using checklists and crosses

Balises de réponse avancées / UUIDs

En complément des balises de réponse standard, vous pouvez aussi utiliser des identifiants uniques universels (UUID) dans un rapport docx. L'utilisation d'un UUID permet d'insérer les données d'une étape d'instruction précise contenant un contrôle produit, dans l'ordre que vous souhaitez, directement dans votre rapport docx. Cela offre beaucoup plus de flexibilité que les balises de base.

Cependant, contrairement à une balise de réponse de base, un UUID ne permet pas une boucle dans votre rapport docx. Vous devrez donc copier manuellement l'UUID depuis Azumuta, le coller dans votre rapport docx, puis ajouter la balise de réponse à côté de l'UUID pour chaque cellule du tableau de votre rapport.

Comment trouver un UUID

Voici comment trouver l'UUID d'une étape d'instruction dans Azumuta :

  1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d'accueil.
  2. Cliquez sur Audit procedures.
  3. Cliquez sur l'audit ciblé.
  4. Cliquez sur l'onglet the Docx Reports tab.
  5. Vous verrez un ensemble de lettres et de chiffres entre accolades sous chaque étape d'instruction qui contient un contrôle produit. Il s'agit d'un UUID.

docs how to find a UUID

Comment utiliser un UUID dans le rapport docx

Voici comment utiliser un UUID dans un rapport docx :

  1. Copiez l'UUID souhaité.
  2. Collez‑le dans la cellule appropriée de votre rapport docx.
  3. Saisissez les balises de réponse complémentaires requises (voir les formules ci‑dessous) aux emplacements nécessaires.

Voici les formules de balises pour les rapports docx basés sur UUID et les informations qu'elles affichent :

  1. {UUID:label}: La réponse (formatée) donnée par l'opérateur sur l'étape d'instruction.
  2. {UUID}: La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur sur l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser {UUID:label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  3. {UUID:instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  4. {UUID:user} : Le nom du compte utilisateur qui a rempli le contrôle.
  5. {UUID:timestamp} : L'heure à laquelle le contrôle a été rempli.

Exemple

Par exemple, voici les balises UUID que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example how to use a UUID in the docx report

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example how to use a UUID in the docx report 2

Balises d'image

Afficher une image dans un rapport docx

Sur un rapport docx, vous pouvez afficher plusieurs images. Voici comment afficher une image :

Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne uniquement avec les étapes d'instruction qui contiennent un contrôle photo.

Pour une image envoyée par un opérateur lors d'un contrôle produit :

Si un opérateur a ajouté une remarque pour une image prise lors d'un contrôle produit, vous pouvez également afficher la remarque avec cette balise :

  • {UUID:remark}

Pour la balise {UUID:remark} : s'il y a un signe "%" au début de l'UUID, vous devez le supprimer.

Ajuster la taille d'une image

Pour définir la largeur et la hauteur à 7,5 cm :

Pour définir la largeur à 10 cm et la hauteur à 5 cm :

  • {%UUID@10×5}

Pour définir (seulement) la hauteur à 6 cm :

  • **{%UUID@\x6}*

Pour définir (seulement) la largeur à 6 cm :

  • {%UUID@6x\*}

Les chiffres ci‑dessus ne sont que des exemples. Vous pouvez saisir n'importe quelle valeur.

Exemple

Nous utiliserons l'étape d'instruction mise en évidence ci‑dessous dans notre exemple :

docs example adjusting an images size

Voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport docx :

docs example image tags 1

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example image tags 2

Espacement d'image

Voir espacement d'image sur un rapport docx pour plus de détails.

Balise de ticket

Qu'est-ce qu'une balise de ticket ?

Lorsqu'un ticket est soumis, il devient visible sur son tableau d'amélioration. De plus, il est possible d'afficher ce ticket dans un rapport docx en utilisant une balise de ticket.

Dans cette section, nous nous concentrons sur les tickets soumis lors d'événements d'audit.

La balise de ticket

Ajouter une balise de ticket à un rapport docx se fait en ajoutant la séquence suivante dans votre rapport :

{#notes}
{#issue}Issue {issue}{/issue}
Workinstruction: {workinstruction}
Block: {block}
{#instruction}Instruction: {instruction}{/instruction}
{note}
{%images@7.5x\*}
{/}

Vous pouvez ajuster la taille de l'image qui apparaîtra dans votre rapport docx en modifiant la partie de la balise ci‑dessous. Voir ajuster la taille d'une image sur un rapport docx pour les détails.

Exemple

Nous avons copié la balise ci‑dessus et l'avons collée dans notre rapport docx, comme montré ci‑dessous :

docs example ticket tag 2

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example ticket tag 2 2

Balises de récapitulatif

Qu'est‑ce qu'une balise récapitulative ?

Une balise récapitulative est une commande textuelle utilisée pour résumer les informations clés d'un événement d'audit. Les informations suivantes peuvent être obtenues via des balises récapitulatives :

  • Le statut d'un audit lié à un événement d'audit.
  • Si l'un des contrôles produit rattachés à cet événement d'audit a été répondu ou non.
  • Le nombre de réponses aux contrôles produit rattachés à cet événement d'audit.
  • S'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Quelles balises récapitulatives pouvez‑vous utiliser ?

Voici la liste des balises que vous pouvez utiliser, ainsi que les informations qu'elles affichent :

  • {s\_the audit’s API attribute} : Le statut de l'audit lié à un événement d'audit. Voir comment consulter l'attribut API d'un audit pour plus de détails.
  • {hasAnswers} : Indique si l'un des contrôles produit rattachés à cet événement d'audit a reçu une réponse.
  • {answerCount} : Le nombre de réponses aux contrôles produit rattachés à cet événement d'audit.
  • {hasNotes} : Indique s'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • {noteCount} : Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Exemple

Par exemple, voici les balises de récapitulatif que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example recap tags 3

Et voici son rendu après l'avoir téléchargé depuis un événement d'audit :

docs example recap tags 2 1

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