Balises à utiliser dans un rapport Docx (pour les audits)
Qu'est-ce qu'une balise ?
Une balise est une commande textuelle qui se transforme automatiquement en des données spécifiques liées à un ticket dans un événement d’audit. Vous pouvez saisir les balises souhaitées lors de l’édition d’un rapport .docx dans Microsoft Word.
Dans les sections ci‑dessous, vous pouvez trouver la liste des balises pouvant être utilisées dans les rapports .docx d’audit :
Remarque : Avant de suivre les étapes ci‑dessous, vous devez d’abord lier un rapport .docx à un audit.
Balise de la date du jour
Pour afficher la date du jour dans un rapport .docx, utilisez simplement la balise suivante :
- {=today}
Exemple
Et voici comment il apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Balises de réponse
Qu'est-ce qu'une balise de réponse ?
Une balise de réponse est utilisée dans une étape d'instruction contenant un contrôle produit. Grâce à une balise de réponse, un administrateur peut facilement voir toutes les réponses fournies par un opérateur (et leurs détails associés) lors de l'exécution d’un audit.
Balises de réponse basiques
Voici la liste des balises de réponse basiques que vous pouvez utiliser dans un rapport .docx :
- {user} : Le nom complet de l'opérateur ayant exécuté l'audit.
- {instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
- {label}: La réponse (formatée) fournie par un opérateur à l'étape d'instruction.
- {answer}: La réponse (non formatée) fournie par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser la balise {label}, car la réponse générée dans le rapport .docx est plus lisible.
- {timestamp} : L'horodatage de l'exécution de cette étape d'instruction.
- {date} : La date à laquelle l'audit a été exécuté.
- {workinstructionName} : Le nom de l'audit.
Toutes les formules de balises de réponse dans un tableau d'un rapport .docx doivent commencer par {#answers} et se terminer par {/answers}. Toutes les autres balises de réponse doivent être placées entre {#answers} et {/answers}, comme ci‑dessous :
Exemple
Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport .docx (situées dans la zone verte) :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Utiliser des cases et des croix pour symboliser des réponses Vrai ou Faux
Outre les réponses textuelles ci‑dessus, vous pouvez utiliser un symbole de case pour représenter une réponse positive et une croix pour représenter une réponse négative dans votre rapport .docx. Cependant, cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec le contrôle OK/NOK et le contrôle Oui/Non.
Pour cela, dans la colonne « Answer », au lieu d'écrire {answer}, vous devez écrire {#answer}✓{/answer}{^answer}✕{/answer}. Regardez l'exemple ci‑dessous :
Exemple
Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport .docx (situées dans la zone verte) :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Balises de réponse avancées/UUIDs
Outre les balises standard, vous pouvez également utiliser des identifiants universellement uniques (UUID) dans un rapport .docx. L'utilisation d'un UUID vous permet d'insérer les données de n'importe quelle étape d'instruction individuelle contenant un contrôle produit, dans l'ordre que vous souhaitez — dans votre rapport .docx. Cela offre beaucoup plus de flexibilité que les balises de réponse basiques.
Cependant, contrairement à une balise de réponse basique, un UUID ne permet pas de boucle dans votre rapport .docx. Cela signifie que vous devrez copier manuellement l'UUID depuis Azumuta, le coller dans votre rapport .docx, puis ajouter la balise de réponse à côté de l'UUID pour chaque cellule du tableau de votre rapport .docx.
Comment trouver un UUID
Voici comment trouver l'UUID d'une étape d'instruction dans Azumuta :
- Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d'accueil.
- Cliquez sur Audit procedures.
- Cliquez sur l'audit ciblé.
- Cliquez sur l'onglet Docx Reports.
- Vous verrez une série de lettres et de chiffres entre accolades sous chaque étape d'instruction contenant un contrôle produit. Il s'agit d'un UUID.
Comment utiliser un UUID dans le rapport .docx
Voici comment utiliser un UUID dans un rapport .docx :
- Copiez l'UUID désiré.
- Collez‑le dans la cellule correcte de votre rapport .docx.
- Saisissez les balises de réponse supplémentaires requises (voir les formules ci‑dessous) là où elles sont nécessaires.
Voici les formules de balises de réponse pour les rapports .docx basés sur des UUID et les informations qu'elles affichent :
- {UUID:label}: La réponse (formatée) fournie par un opérateur à l'étape d'instruction.
- {UUID}: La réponse (non formatée) fournie par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser {UUID:label}, car la réponse générée dans le rapport .docx est plus lisible.
- {UUID:instruction} : Le nom de l'étape d'instruction
- {UUID:user} : Le nom du compte utilisateur ayant rempli le contrôle
- {UUID:timestamp} : Le moment où le contrôle a été rempli
Exemple
Par exemple, voici les balises UUID que nous avons incluses dans notre rapport .docx (situées dans la zone verte) :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Balises d'image
Afficher une image dans un rapport .docx
Dans un rapport .docx, vous pouvez afficher plusieurs images. Voici comment afficher une image :
Remarque : Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec des étapes d'instruction qui possèdent un contrôle photo.
Pour une image envoyée par un opérateur dans le cadre d'un contrôle produit :
- {%UUID}
Si un opérateur a ajouté une remarque à une image prise lors d'un contrôle produit, vous pouvez également afficher cette remarque avec la balise suivante :
- {UUID:remark}
Pour la balise {UUID:remark} : si un signe « % » se trouve au début de l'UUID, vous devez le supprimer.
Ajuster la taille d'une image
Pour régler la largeur et la hauteur à 7,5 cm :
- {%UUID@7.5}
Pour régler la largeur à 10 cm et la hauteur à 5 cm :
- {%UUID@10×5}
Pour régler (uniquement) la hauteur à 6 cm :
- {%UUID@*x6}
Pour régler (uniquement) la largeur à 6 cm :
- {%UUID@6x*}
Les chiffres ci‑dessus ne sont que des exemples. Vous pouvez saisir n'importe quel nombre souhaité.
Exemple
Nous utiliserons l'étape d'instruction mise en évidence ci‑dessous dans notre exemple :
Voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport .docx :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Espacement d'image
Voir espacement des images dans un rapport .docx pour plus de détails.
Balise de ticket
Qu'est-ce qu'une balise de ticket ?
Lorsqu'un ticket est soumis, il devient visible sur son tableau d'amélioration. Il est en outre possible d'afficher ce ticket dans un rapport .docx en utilisant une balise de ticket.
Cette section couvre les tickets soumis lors d'événements d'audit.
La balise de ticket
Ajouter une balise de ticket à un rapport .docx se fait en ajoutant ce qui suit à votre rapport .docx :
{#notes}
{#issue}Problème {issue}{/issue}
Consigne : {workinstruction}
Bloc : {block}
{#instruction}Instruction : {instruction}{/instruction}
{note}
{%images@7.5x*}
{/}
Vous pouvez ajuster la taille de l'image qui apparaîtra dans votre rapport .docx en modifiant la partie de la balise ci‑dessous. Voir ajuster la taille des images dans un rapport .docx pour plus de détails.
- {%images@7.5x*}
Exemple
Nous avons copié la balise ci‑dessus et l'avons collée dans notre rapport .docx, comme indiqué ci‑dessous :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
Balises de récapitulatif
Qu'est-ce qu'une balise de récapitulatif ?
Une balise de récapitulatif est une commande textuelle utilisée pour récapituler les informations clés d’un événement d’audit. Les informations suivantes peuvent être obtenues via les balises de récapitulatif :
- Le statut d'un audit lié à un événement d'audit.
- Si l'un des contrôles produit relevant de cet événement d'audit a été répondu ou non.
- Le nombre de réponses aux contrôles produit relevant de cet événement d'audit.
- S'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
- Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.
Quelles balises de récapitulatif pouvez‑vous utiliser ?
Voici la liste des balises que vous pouvez utiliser, ainsi que les informations qu'elles afficheront :
- {s_the audit’s API attribute} : Le statut de l'audit lié à un événement d'audit. Voir comment afficher l'attribut API d'un audit pour plus de détails.
- {hasAnswers} : Indique si des contrôles produit liés à cet événement d'audit ont reçu une réponse ou non.
- {answerCount} : Le nombre de réponses aux contrôles produit relevant de cet événement d'audit.
- {hasNotes} : Indique s’il existe un problème lié à cet événement d'audit.
- {noteCount} : Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.
Exemple
Par exemple, voici les balises de récapitulatif que nous avons incluses dans notre rapport .docx (situées dans la zone verte) :
Et voici comment cela apparaît après que nous l’ayons téléchargé depuis un événement d’audit:
