Balises à utiliser dans un rapport Docx (pour les audits)

Mis à jour

Qu'est-ce qu'une balise ?

Une balise est une commande textuelle qui se transforme automatiquement en une donnée spécifique liée à un ticket sur un événement d'audit. Vous pouvez insérer des balises lorsque vous modifiez un rapport docx dans Microsoft Word.

Dans les sections ci‑dessous, vous trouverez la liste des balises utilisables dans les rapports docx d'audit :

Consultez Parameters and tags reference pour la syntaxe générale des balises docx et la comparaison avec ces balises.

Remarque : Avant de suivre les étapes ci‑dessous, vous devez d'abord lier un rapport docx à un audit.

Balise de la date d'aujourd'hui

Pour afficher la date d'aujourd'hui dans un rapport docx, utilisez la balise suivante :

  • {=today}

Exemple (balise date du jour)

docs todays date tag 3

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs todays date tag 2 1

Balises de réponse

Qu'est-ce qu'une balise de réponse ?

Une balise de réponse est utilisée spécifiquement dans une étape d'instruction contenant un product check. Avec une balise de réponse, un administrateur peut voir facilement toutes les réponses fournies par un opérateur (et leurs détails) lorsqu'il exécute un audit.

Balises de réponse de base

Voici la liste des balises de réponse de base que vous pouvez utiliser dans un rapport docx :

  1. {user} : Le nom complet de l'opérateur ayant exécuté l'audit.
  2. {instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  3. {label} : La réponse (formatée) donnée par un opérateur à l'étape d'instruction.
  4. {answer} : La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser la balise {label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  5. {timestamp} : L'horodatage d'exécution de cette étape d'instruction.
  6. {date} : La date d'exécution de l'audit.
  7. {workinstructionName} : Le nom de l'audit.

Toutes les formules de balises de réponse dans un tableau d'un rapport docx doivent commencer par {#answers} et se terminer par {/answers}. Toutes les autres balises de réponse doivent être écrites entre {#answers} et {/answers}, comme indiqué ci‑dessous :

docs basic answer tags 3

Exemple (balises de réponse de base)

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example basic answer tags 1

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example basic answer tags 2 1

Utiliser des cases cochées et des croix pour symboliser des réponses Vrai/Faux

Outre les réponses textuelles ci‑dessus, vous pouvez aussi utiliser un symbole de case cochée pour représenter une réponse positive et une croix pour représenter une réponse négative dans votre rapport docx. Toutefois, cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec le OK/NOK check et le Yes/No check.

Pour cela, dans la colonne Answer, au lieu d'écrire {answer}, écrivez {#answer}✓{/answer}{^answer}✕{/answer}.

Exemple (cases cochées et croix)

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example using checklists and crosses 2

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example using checklists and crosses

Balises de réponse avancées / UUIDs

En plus des balises de réponse standard, vous pouvez aussi utiliser des Universally Unique IDentifiers (UUIDs) dans un rapport docx. L'utilisation d'un UUID vous permet d'insérer les données de n'importe quelle étape d'instruction avec un product check, dans n'importe quel ordre — dans votre rapport docx. Cela offre plus de flexibilité que les balises de base.

Cependant, contrairement à une balise de base, un UUID n'autorise pas de boucle dans votre rapport docx. Cela signifie que vous devrez copier manuellement l'UUID depuis Azumuta, le coller dans votre rapport docx, puis ajouter la balise de réponse à côté de l'UUID pour chaque cellule du tableau de votre rapport docx.

Trouver un UUID

Pour trouver l'UUID d'une étape d'instruction dans Azumuta :

  1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d'accueil.
  2. Cliquez sur Audit procedures.
  3. Cliquez sur l'audit ciblé.
  4. Cliquez sur l'onglet Docx Reports.
  5. Vous verrez un ensemble de lettres et de chiffres entre accolades sous chaque étape d'instruction qui contient un product check. Il s'agit d'un UUID.

docs how to find a UUID

Utiliser un UUID dans le rapport docx

Pour utiliser un UUID dans un rapport docx :

  1. Copiez l'UUID.
  2. Collez‑le dans la cellule appropriée de votre rapport docx.
  3. Saisissez les balises de réponse supplémentaires requises (voir les formules ci‑dessous) là où elles sont nécessaires.

Voici les formules de balises de réponse pour les rapports docx basés sur des UUID et les informations qu'elles affichent :

  1. {UUID:label} : La réponse (formatée) donnée par un opérateur à l'étape d'instruction.
  2. {UUID} : La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous recommandons d'utiliser {UUID:label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  3. {UUID:instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  4. {UUID:user} : Le nom du compte utilisateur ayant rempli le contrôle.
  5. {UUID:timestamp} : L'heure à laquelle le contrôle a été rempli.

Exemple (balises de réponse UUID)

Par exemple, voici les balises UUID que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example how to use a UUID in the docx report

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example how to use a UUID in the docx report 2

Balises d'image

Afficher une image dans un rapport docx

Dans un rapport docx, vous pouvez afficher plusieurs images. Pour en afficher une :

Remarque : Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les étapes d'instruction qui ont un picture check.

Pour une image envoyée par un opérateur lors d'un product check :

Si un opérateur a ajouté une remarque pour une image capturée lors d'un product check, vous pouvez aussi afficher la remarque avec cette balise :

  • {UUID:remark}

Pour la balise {UUID:remark} : s'il y a un signe % au début de l'UUID, supprimez‑le.

Ajuster la taille d'une image

Pour ajuster la largeur et la hauteur à 7.5 cm :

Pour ajuster la largeur à 10 cm et la hauteur à 5 cm :

  • {%UUID@10×5}

Pour ajuster (uniquement) la hauteur à 6 cm :

  • {%UUID@*x6}

Pour ajuster (uniquement) la largeur à 6 cm :

  • {%UUID@6x*}

Les nombres ci‑dessus ne sont que des exemples. Vous pouvez indiquer n'importe quel nombre.

Exemple (redimensionner une image)

Nous utiliserons l'étape d'instruction mise en évidence ci‑dessous dans notre exemple :

docs example adjusting an images size

Voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport docx :

docs example image tags 1

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example image tags 2

Marges d'image

Consultez image padding on a docx report pour plus de détails.

Balise ticket

Qu'est-ce qu'une balise de ticket ?

Lorsqu'un ticket est soumis, il devient visible sur son improvement board. Il est aussi possible d'afficher ce ticket dans un rapport docx en utilisant une balise de ticket.

Cette section traite des tickets soumis lors des événements d'audit.

La balise ticket

Pour ajouter une balise de ticket à un rapport docx, insérez ce qui suit dans votre rapport :

{#notes}
{#issue}Problème {issue}{/issue}
Procédure : {workinstruction}
Bloc : {block}
{#instruction}Instruction : {instruction}{/instruction}
{note}
{%images@7.5x\*}
{/}

Vous pouvez ajuster la taille de l'image qui apparaîtra dans votre rapport docx en modifiant la partie de la balise ci‑dessous. Consultez adjusting image size on a docx report pour plus de détails.

Exemple (la balise ticket)

Nous avons copié la balise ci‑dessus et l'avons collée dans notre rapport docx, comme montré ci‑dessous :

docs example ticket tag 2

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example ticket tag 2 2

Balises récapitulatives

Qu'est-ce qu'une balise récapitulative ?

Une balise récapitulative est une commande textuelle utilisée pour récapituler des informations clés sur un événement d'audit. Les informations suivantes peuvent être extraites avec des balises récapitulatives :

  • Le statut d'un audit lié à un événement d'audit.
  • Si l'un des product checks relevant de cet événement d'audit a été répondu ou non.
  • Le nombre de réponses aux product checks relevant de cet événement d'audit.
  • S'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Quelles balises récapitulatives pouvez-vous utiliser ?

Voici la liste des balises que vous pouvez utiliser, ainsi que les informations qu'elles affichent :

  • {s\_the audit’s API attribute} : Le statut de l'audit lié à un événement d'audit. Voir how to view an audit’s API attribute pour plus de détails.
  • {hasAnswers} : Indique si l'un des product checks relevant de cet événement d'audit a reçu une réponse.
  • {answerCount} : Le nombre de réponses aux product checks relevant de cet événement d'audit.
  • {hasNotes} : Indique s'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • {noteCount} : Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Exemple (balises récapitulatives)

Par exemple, voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example recap tags 3

Et voici son rendu après que nous l'ayons téléchargé depuis un événement d'audit:

docs example recap tags 2 1

Sur cette page