Aprobación por varias personas: cómo editar o eliminar un tablero de aprobación

Anteriormente, hemos explicado cómo crear un tablero de aprobación. Ahora, explicaremos cómo editarlo o eliminarlo.

Nota: Al crear un tablero de aprobación, puede elegir si usar una plantilla de aprobación de una sola ola o una plantilla de aprobación de doble ola. Haga clic aquí para obtener más información sobre ambas plantillas. En esta guía usaremos la plantilla de aprobación de doble ola en los ejemplos.

Cómo acceder al editor del tablero de aprobación

A continuación se indica cómo puede acceder al editor del tablero de aprobación:

1. Vaya a “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al tablero de aprobación que desea editar.
4. Haga clic en “Editar tablero”.

Allí verá 4 pestañas del editor: General, Permisos, Columnas y Vistas, y Triggers. Simplemente haga clic en una pestaña para abrirla. Cubriremos cada pestaña en las secciones de la guía a continuación:

La pestaña General

La pestaña General es la primera que aparecerá cuando abra el editor del tablero de aprobación. Esto es lo que puede editar en esta pestaña:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del tablero de aprobación.
3. Si desea que las solicitudes de aprobación que estén bajo este tablero tengan un prefijo predeterminado, escriba el prefijo aquí. Tenga en cuenta que el prefijo tiene un límite de 5 caracteres. Por ejemplo, puede usar el prefijo “RQST” (abreviatura de “request”). De este modo, las solicitudes de aprobación en este tablero se llamarán “RQST-1”, “RQST-2”, y así sucesivamente.
4. Seleccione si los flujos de aprobación que pertenezcan a este tablero deben ser visibles en la vista general de instrucciones de trabajo.
5. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Permisos

1. Haga clic para abrir la pestaña Permisos.
2. Seleccione qué grupo(s) de usuarios pueden ver este tablero de aprobación. Si no se selecciona ningún grupo, será visible para todos.
3. Seleccione qué grupo(s) de usuarios pueden crear y editar solicitudes de aprobación en este tablero. Si no se selecciona ningún grupo, cualquiera podrá hacerlo.
4. Seleccione qué usuario(s) pueden gestionar este tablero de aprobación y todos los flujos de aprobación que pertenezcan a él.
5. Seleccione qué grupo(s) de usuarios pueden gestionar este tablero de aprobación y todos los flujos de aprobación que pertenezcan a él.
6. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Columnas y Vistas

Esta pestaña le permite editar las columnas dentro de un tablero de aprobación y ajustar su visibilidad. Consta de dos configuraciones principales: Configuración de Columnas y Configuración de Vistas, que exploraremos en las dos secciones siguientes.

En un tablero de aprobación, una columna representa el estado de una solicitud de aprobación, como la columna “Primera fase” que se muestra en la captura a continuación. En este tablero hay 4 columnas en total (Primera fase, Segunda fase, Aprobado y Rechazado).

Configuración de Columnas

1. Haga clic para abrir la pestaña Columnas y Vistas.
2. Haga clic para cambiar el color de esta columna.
3. Haga clic para cambiar el nombre de esta columna.
4. Si marca esta opción, todas las solicitudes de aprobación en esta columna también se mostrarán en la pestaña “Todas las solicitudes de aprobación”.
5. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

Las demás columnas tienen las mismas opciones de edición que los puntos 2–4.

Nota: Por defecto, solo hay 2 columnas. No obstante, también puede solicitar columnas adicionales contactándonos a través del correo support@azumuta.com.

Configuración de Vistas

1. Haga clic para abrir la pestaña Columnas y Vistas.
2. Haga clic para cambiar el nombre de la Vista 1.
3. Seleccione qué columna(s) se mostrarán en la Vista 1.
4. Haga clic para cambiar el nombre de la Vista 2.
5. Seleccione qué columna(s) se mostrarán en la Vista 2.
6. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

Después de configurar las Vistas, puede elegir la vista que desea ver en su tablero de aprobación siguiendo los pasos a continuación:

La pestaña Triggers

Un trigger es una herramienta que se utiliza para automatizar un proceso en función de un evento que ocurre dentro de un espacio de trabajo de Azumuta. Con los triggers puede automatizar diversas tareas tediosas, ahorrando tiempo tanto a usted como a sus empleados.

Haga clic aquí para obtener más información sobre los triggers.

Cómo eliminar un tablero de aprobación

1. Vaya a “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al tablero de aprobación que desea eliminar.
4. Haga clic en “Eliminar tablero”.
5. Haga clic en “Eliminar”.

Nota: Antes de eliminar un tablero de aprobación, asegúrese de que no haya flujos de aprobación que pertenezcan a él. Si los hay, debe eliminar primero esos flujos de aprobación antes de eliminar el tablero.