Mehrpersonen-Freigabe: So bearbeiten oder löschen Sie ein Freigabegremium

Aktualisiert

Zuvor haben wir erläutert, wie man ein Genehmigungsboard erstellt. Jetzt erklären wir, wie Sie es bearbeiten oder löschen können.

Hinweis: Beim Erstellen eines Genehmigungsboards können Sie wählen, ob Sie eine Einwellen- oder Zweiwellen-Genehmigungsvorlage verwenden möchten. Klicken Sie hier, um mehr über beide Vorlagen zu erfahren. Auf dieser Leitfadenseite verwenden wir in unseren Beispielen die Zweiwellen-Genehmigungsvorlage.

Zum Genehmigungsboard-Editor

Hier erfahren Sie, wie Sie den Editor für das Genehmigungsboard aufrufen können:

  1. Gehen Sie im Seitenmenü zu „Kontinuierliche Verbesserung“.
  2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü neben dem Genehmigungsboard, das Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf „Board bearbeiten“.

Dort sehen Sie vier Editor-Tabs: „Allgemein“, „Berechtigungen“, „Spalten & Ansichten“ und „Trigger“. Klicken Sie auf einen Tab, um ihn zu öffnen. Wir erläutern jeden Tab in den folgenden Abschnitten:

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, highlighting navigation tabs: General, Permissions, Columns & Views, and Triggers. The interface displays fields for customizing the board, including Template (set to 'Dual wave approval'), Name, Issue ID prefix, and a checkbox to 'Show flows on work instruction overview.' An arrow emphasizes the navigation tabs, with 'General' selected. A green 'Save' button is visible for saving changes

Der Tab „Allgemein"

Der Tab „Allgemein“ ist der erste Tab, der beim Öffnen des Genehmigungsboard-Editors erscheint. Folgendes können Sie hier bearbeiten:

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, highlighting key fields and steps. Features include: 1) Selection of the 'General' tab, 2) Naming the board as 'Work Instructions Approval Board,' 3) Adding an 'Issue ID prefix,' 4) Checkbox to 'Show flows on work instruction overview,' and 5) Saving the changes using the green 'Save' button. Designed for configuring approval boards within work instructions management.

  1. Klicken Sie, um den Tab „Allgemein“ zu öffnen.
  2. Hier können Sie den Namen des Genehmigungsboards bearbeiten.
  3. Wenn die Genehmigungsanfragen dieses Boards ein vordefiniertes Präfix erhalten sollen, geben Sie das Präfix hier ein. Beachten Sie, dass das Präfix auf 5 Zeichen begrenzt ist. Beispielsweise können Sie das Präfix „RQST“ (Kurzform für „request“) verwenden. Die Genehmigungsanfragen im Board heißen dann „RQST-1“, „RQST-2“ usw.
  4. Wählen Sie, ob die Genehmigungsabläufe dieses Boards in der Übersicht der Arbeitsanweisungen angezeigt werden sollen.
  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Tab „Berechtigungen"

Screenshot of the 'Permissions' tab in the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software. Highlights include: 1) Selection of the 'Permissions' tab, 2) Field to assign user groups who can view the board, 3) Field to assign user groups who can edit issues, 4) Dropdown to select individual users for managing the board, 5) Dropdown to assign user groups for managing the board and its flows, and 6) Green 'Save' button for confirming changes. Designed for managing user access and permissions within the approval board.

  1. Klicken Sie, um den Tab „Berechtigungen“ zu öffnen.
  2. Wählen Sie, welche Benutzergruppe(n) dieses Genehmigungsboard sehen können. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, ist es für alle sichtbar.
  3. Wählen Sie, welche Benutzergruppe(n) Genehmigungsanfragen auf diesem Board erstellen und bearbeiten dürfen. Ohne Auswahl kann jede/r dies tun.
  4. Wählen Sie einzelne Benutzer aus, die dieses Genehmigungsboard und alle zugehörigen Genehmigungsabläufe verwalten dürfen.
  5. Wählen Sie Benutzergruppe(n) aus, die dieses Genehmigungsboard und alle zugehörigen Genehmigungsabläufe verwalten dürfen.
  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Tab „Spalten & Ansichten"

Dieser Tab ermöglicht es Ihnen, Spalten innerhalb eines Genehmigungsboards zu bearbeiten und deren Sichtbarkeit anzupassen. Er besteht aus zwei Haupteinstellungen: den Spalten-Einstellungen und den Ansichten-Einstellungen, die wir in den folgenden Abschnitten näher erläutern.

In einem Genehmigungsboard steht eine Spalte für den Status einer Genehmigungsanfrage, z. B. die „Erste Welle“-Spalte im Screenshot unten. Auf diesem Board gibt es insgesamt vier Spalten (Erste Welle, Zweite Welle, Freigegeben und Abgelehnt).

Screenshot of the 'Work Instructions Approval Board' in the 'Continuous Improvement' module of Azumuta software, highlighting the 'First Wave' column. The column contains tasks with details such as task numbers, authors, descriptions, and tags (e.g., '#Work Instructions Approval Board'). An arrow points to the column with a label reading 'This is a column,' emphasizing its role in organizing tasks by workflow stages. The board includes additional columns like 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined,' along with options for filtering and sorting tasks.

Spalten-Einstellungen

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, focusing on the 'Columns & Views' tab. Highlights include: 1) The selected 'Columns & Views' tab, 2) Configurable columns such as 'Column 1' (First Wave), 'Column 2' (Second Wave), 'Column 3' (Approved), and 'Column 4' (Declined), 3) Editable column names, 4) Checkboxes to make columns visible on 'All issues,' and 5) A green 'Save' button to confirm changes. The interface also shows customizable views for organizing tasks, such as 'Waves' and 'Approved & Declined.

  1. Klicken Sie, um den Tab „Spalten & Ansichten“ zu öffnen.
  2. Klicken Sie, um die Farbe dieser Spalte zu ändern.
  3. Klicken Sie, um den Namen dieser Spalte zu ändern.
  4. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Genehmigungsanfragen in dieser Spalte auch auf dem Tab „Alle Genehmigungsanfragen“ angezeigt.
  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Die anderen Spalten haben dieselben Bearbeitungsoptionen wie Punkte 2–4.

Hinweis: Standardmäßig gibt es nur zwei Spalten. Zusätzliche Spalten können Sie über unsere E‑Mail-Adresse support@azumuta.com anfordern.

Einstellungen für Ansichten

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, focusing on the 'Columns & Views' tab. Highlights include: 1) The selected 'Columns & Views' tab, 2) Configurable views such as 'View 1' (Waves) and 'View 2' (Approved & Declined), 3) Checkboxes to include columns like 'First Wave,' 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined' in each view, 4) Editable view names, and 5) A green 'Save' button to confirm the settings. Designed for organizing and customizing the display of task workflows.

  1. Klicken Sie, um den Tab „Spalten & Ansichten“ zu öffnen.
  2. Klicken Sie, um den Namen von Ansicht 1 zu ändern.
  3. Wählen Sie aus, welche Spalte(n) in Ansicht 1 angezeigt werden sollen.
  4. Klicken Sie, um den Namen von Ansicht 2 zu ändern.
  5. Wählen Sie aus, welche Spalte(n) in Ansicht 2 angezeigt werden sollen.
  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Nachdem Sie die Einstellungen für die Ansichten konfiguriert haben, können Sie die Ansicht auswählen, die auf Ihrem Genehmigungsboard angezeigt werden soll, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Screenshot of the 'Work Instructions Approval Board' in the 'Continuous Improvement' module of Azumuta software, demonstrating how to switch views. Highlights include: 1) Clicking the three-dot menu icon in the upper right corner, and 2) Selecting the desired view ('Waves' or 'Approved & Declined') from the dropdown menu. The board displays workflow columns such as 'First Wave,' 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined,' with task details like authors, descriptions, and tags. Instructions guide users on customizing the view for better task management.

Der Tab „Trigger"

Ein Trigger ist ein Werkzeug, mit dem ein bestimmter Prozess basierend auf einem Ereignis in einem Azumuta-Arbeitsbereich automatisiert wird. Mit Triggern können Sie verschiedene lästige Aufgaben automatisieren und dadurch Ihnen und Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit sparen.

Klicken Sie hier, um mehr über Trigger zu erfahren.

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, showing the 'Triggers' tab. The setup includes: a configured webhook labeled 'Call a webhook: https://approval-request-repository,' triggered 'When an issue is reported.' The endpoint URL is specified as 'https://approval-request-repository,' with options for GET or POST methods. Additional fields and an 'Add trigger' button are available for further customization. A green 'Save' button is visible for confirming the trigger settings. Designed to automate workflows through webhooks

Wie Sie ein Genehmigungsboard löschen

  1. Gehen Sie im Seitenmenü zu „Kontinuierliche Verbesserung“.
  2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü neben dem Genehmigungsboard, das Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf „Board löschen“.
  5. Klicken Sie auf „Löschen“.

Hinweis: Bevor Sie ein Genehmigungsboard löschen, stellen Sie sicher, dass keine Genehmigungsabläufe mehr darunter liegen. Falls doch, müssen Sie diese Genehmigungsabläufe zuerst löschen, bevor Sie das Board löschen.

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