Goedkeuring door meerdere personen: Hoe u een goedkeuringsstroom bewerkt of verwijdert

Eerder hebben we uitgelegd hoe u een goedkeuringsstroom kunt maken. Nu leggen we uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 2 sjablonen voor goedkeuringsborden en goedkeuringsstromen: single-wave approval en dual-wave approval. Beide sjablonen delen dezelfde bewerkingsinstellingen. In deze handleiding gebruiken we in de voorbeelden het dual-wave approval-sjabloon. Klik hier om meer te lezen over beide sjablonen.

Hoe u bij de editor van de goedkeuringsstroom komt

Zo krijgt u toegang tot de editor van de goedkeuringsstroom:

1. Klik op “Continous Improvement” in het zijpaneel.
2. Klik op “Settings”.
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de goedkeuringsstroom die u wilt bewerken.
4. Klik op “Edit flow”.

Daar ziet u 5 bewerkingstabbladen: Algemeen, Flow Template, Geavanceerd, Docx Reports en Parameters. Klik eenvoudig op een tabblad om het te openen. In de volgende secties behandelen we elk tabblad uitgebreider.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de editor van de goedkeuringsstroom opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsstroom bewerken.
3. Kies of de gebruiker die een goedkeuringsverzoek indient automatisch geabonneerd wordt op dat verzoek. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt hij/zij een e-mailmelding wanneer dat goedkeuringsverzoek van kolom verandert.
4. Geef het maximale aantal dagen op dat wordt toegestaan om een goedkeuringsverzoek te goedkeuren dat in deze goedkeuringsstroom staat (indien nodig).
5. Vul het probleemtemplate in (indien nodig). Een probleemtemplate is een tekst die verschijnt in het goedkeuringsmenu van een werkinstructie (zoals getoond in de afbeelding hieronder). Een probleemtemplate wordt meestal gebruikt om gebruikers die werkinstructies aanmaken of bijwerken een specifieke mededeling te geven.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Klik hier om meer te leren over checklists.
7. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Wilt u verder gaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Cancel”.

Het tabblad Flow Template

Hier komt het woord “flow” in “goedkeuringsstroom” vandaan. Een goedkeuringsstroom bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiefase die moet worden uitgevoerd om een werkinstructie goed te keuren.

De aanwezige kolommen variëren afhankelijk van het sjabloon van de goedkeuringsstroom dat u gebruikt. Bijvoorbeeld, in het dual-wave approval-sjabloon zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Klik hier om te zien hoe u de naam van elke kolom kunt bewerken.

U kunt meerdere items toevoegen voor elke kolom. In de volgende secties leggen we uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items toevoegen aan een kolom van de goedkeuringsstroom. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op “Add Item” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Dit zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, adviseren we dit type).
2. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon. (Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt hetzelfde als een checklist in een ticket).

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Volg deze stappen om een item in een kolom te bewerken:

1. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast het item dat u wilt bewerken.
2. Breng de gewenste wijzigingen aan.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”.

De configuratie-opties verschillen enigszins per itemtype. Hieronder staan de configuratie-opties per type:

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de taakbeschrijving.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Kies of de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta moet ontvangen wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
7. Kies of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit wordt geabonneerd op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer de status van het goedkeuringsverzoek verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek het bijwerken van instructiestap(pen) betreft die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Wilt u doorgaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Cancel”. (Deze optie verschijnt nadat u klaar bent met bewerken).

Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Kies of de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta moet ontvangen wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
5. Kies of de persoon/gebruikersgroep die de handtekening geeft geabonneerd wordt op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer de status van het goedkeuringsverzoek verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek het bijwerken van instructiestap(pen) betreft die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
7. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
8. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Wilt u doorgaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Cancel”.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkinstructie van de checklist te bekijken. Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt hetzelfde als een checklist in een ticket. Klik hier om meer te leren over checklists.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Kies of de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta moet ontvangen wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
7. Kies of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult geabonneerd wordt op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer de status van het goedkeuringsverzoek verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als het goedkeuringsverzoek het bijwerken van instructiestap(pen) betreft die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Wilt u doorgaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Cancel”. (Deze optie verschijnt nadat u klaar bent met bewerken).

Het tabblad Geavanceerd

Eerder hebben we gesproken over kolommen in een goedkeuringsstroom. Nu laten we zien hoe u deze kolommen gecoördineerd kunt gebruiken.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en transities. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden uitgevoerd om een werkinstructie goed te keuren (net als in het tabblad Flow Template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van het sjabloon van de goedkeuringsstroom dat u gebruikt. Bijvoorbeeld, in het dual-wave approval-sjabloon zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Een transitie functioneert als een brug tussen kolommen. Een transitie brengt een item naar een andere kolom op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het onderscheid tussen een kolom en een transitie.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met transities voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items toevoegen aan een kolom in de goedkeuringsstroom. Zo voegt u er een toe:

1. Klik op “Add Item” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Opmerking: Als u een item toevoegt op het tabblad Flow Template, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item toevoegt op het tabblad Geavanceerd, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow Template.

Dit zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, adviseren we dit type).
2. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon (een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt hetzelfde als een checklist in een ticket. Klik hier om meer te leren over checklists.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Het bewerken van een item in dit tabblad werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow Template. Raadpleeg onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe een taak te bewerken
• Hoe een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep te bewerken
• Hoe een checklist te bewerken

Opmerking: Als u een item bewerkte op het tabblad Flow Template, wordt dat item automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item bewerkte op het tabblad Geavanceerd, wordt datzelfde item automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow Template.

Hoe u een transitie toevoegt

1. Klik op “Add transition” in de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het "When"-dropdownmenu.
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Then move to"-dropdownmenu.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

De "When" en "Then move to" dropdownmenu's hebben een oorzaak-en-gevolg relatie.

Wanneer het event in het "When"-dropdownmenu plaatsvindt, veroorzaakt dat het event in het "Then move to"-dropdownmenu.

Hoe u een transitie bewerkt

1. Klik op “Add transition” om een extra transitie aan deze kolom toe te voegen.
2. Klik om de inhoud van het "When"-dropdownmenu te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het "Then move to"-dropdownmenu te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsverzoeken automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (omdat alle items in deze kolom zijn voltooid of omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Wilt u voorkomen dat een goedkeuringsstroom automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Wilt u doorgaan zonder uw wijzigingen op te slaan, klik dan op “Cancel”.

Het tabblad Docx Reports

U kunt Docx-rapporten toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Lees er meer over hier (het werkt hetzelfde als docx-rapportage voor tickets).

Het tabblad Parameters

U kunt parameters toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Deze parameters worden weergegeven bij alle goedkeuringsverzoeken die onder deze goedkeuringsstroom vallen, en bij alle checklists die aan die goedkeuringsstromen zijn gekoppeld.

Hoe u een parameter toevoegt aan een goedkeuringsstroom

1. Klik op “Add field”.
2. Typ de "Key" en "Value" van de parameter.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”

Hoe u een parameter in een goedkeuringsstroom bewerkt

1. Breng de gewenste wijzigingen aan. U kunt dit doen in de "Key" en/of "Value" van de parameter.
2. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Hoe u een parameter uit een goedkeuringsstroom verwijdert

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Hoe u een goedkeuringsstroom verwijdert

1. Klik op “Continous Improvement” in het zijpaneel.
2. Klik op “Settings”.
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de goedkeuringsstroom die u wilt verwijderen.
4. Klik op “Delete flow”.
5. Klik op “Delete”.