Goedkeuring door meerdere personen: Hoe u een goedkeuringsstroom bewerkt of verwijdert

Zie create an approval flow voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Op dit moment zijn er 2 sjablonen voor goedkeuringsborden en goedkeuringsstromen: single-wave approval en dual-wave approval. Beide sjablonen delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken het dual-wave approval-sjabloon. Zie beide approval flow-sjablonen voor meer details.

Hoe u bij de Approval Flow-editor komt

Zo krijgt u toegang tot de editor voor goedkeuringsstromen:

1. Klik op “Continous Improvement” in het zijpaneel.
2. Klik op “Settings”.
3. Klik op het driepuntjes-icoon naast de goedkeuringsstroom die u wilt bewerken.
4. Klik op “Edit flow”.

Daar ziet u 5 editor-tabbladen: de tabbladen Algemeen, Flow Template, Geavanceerd, Docx Reports en Parameters. Klik op een tabblad om het te openen. We behandelen elk tabblad verder in de gidssecties hieronder.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de editor van de goedkeuringsstroom opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsstroom bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsverzoek indient automatisch op dat goedkeuringsverzoek is geabonneerd. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt hij of zij een e-mailmelding telkens wanneer dat goedkeuringsverzoek van kolom verandert.
4. Voer het maximale aantal dagen in dat wordt toegestaan om een goedkeuringsverzoek te goedkeuren dat op deze goedkeuringsstroom staat (indien nodig).
5. Voer het probleemsjabloon in (indien nodig). Een probleemsjabloon is tekst die verschijnt in het goedkeuringsmenu van een werkvoorschrift (zoals getoond in de afbeelding hieronder). Een probleemsjabloon wordt doorgaans gebruikt om gebruikers die werkvoorschriften aanmaken of bijwerken een bepaalde boodschap te geven.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
7. Wanneer u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Als u de wijzigingen die u hebt aangebracht niet wilt opslaan, klik dan op “Cancel”.

Het tabblad Flow Template

Hier komt het woord “flow” in “approval flow” vandaan. Een goedkeuringsstroom bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiefase die moet worden doorlopen om een werkvoorschrift goed te keuren.

De bestaande kolommen variëren afhankelijk van het goedkeuringsstroomsjabloon dat u gebruikt. Bijvoorbeeld: binnen het dual-wave approval-sjabloon zijn er 4 kolommen, te weten:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Zie hoe u de naam van een kolom bewerkt op het goedkeuringsbord.

U kunt meerdere items aan elke kolom toevoegen. In de volgende gidssecties leggen we uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items aan een kolom van de goedkeuringsstroom toevoegen. Zo voegt u er één toe:

1. Klik op “Add Item” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit type te kiezen).
2. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon. (Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Om een item in een kolom te bewerken, doet u het volgende:

1. Klik op het driepuntjes-icoon naast het item dat u wilt bewerken.
2. Breng de gewenste wijzigingen aan.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”.

De configuratieopties verschillen enigszins afhankelijk van het itemtype. Hieronder staan de configuratieopties per itemtype:

Een taak bewerken

1. Bewerk de taakbeschrijving hier.
2. Klik om de taak aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezene of gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon of gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezene/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit geabonneerd moet worden op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen telkens wanneer dat goedkeuringsverzoek van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Als u zonder opslaan wilt doorgaan, klik op “Cancel”. (Deze optie verschijnt zodra u klaar bent met bewerken).

Een handtekeningenverzoek bewerken voor een persoon/gebruikersgroep

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningenverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezene/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening geeft, geabonneerd moet worden op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen telkens wanneer dat goedkeuringsverzoek van status verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningenverzoek automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
7. Klik om het handtekeningenverzoek te verwijderen.
8. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Als u de wijzigingen niet wilt opslaan, klik op “Cancel”.

Een checklist bewerken

1. Klik om het werkvoorschrift van de checklist te bekijken. Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
2. Klik om de checklist aan uzelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezene/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezene/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, geabonneerd moet worden op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand op een goedkeuringsverzoek is geabonneerd, ontvangt die persoon automatische e-mailmeldingen telkens wanneer dat goedkeuringsverzoek van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als het goedkeuringsverzoek betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Als u zonder opslaan wilt doorgaan, klik op “Cancel”. (Deze optie verschijnt zodra u klaar bent met bewerken).

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een goedkeuringsstroom voor achtergrond. Dit artikel toont hoe u deze kolommen op een gecoördineerde manier gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiefase die moet worden doorlopen om een werkvoorschrift goed te keuren (net zoals in het tabblad Flow Template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van het goedkeuringsstroomsjabloon dat u gebruikt. Bijvoorbeeld: binnen het dual-wave approval-sjabloon zijn er 4 kolommen, te weten:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Een overgang fungeert als brug tussen kolommen. Een overgang brengt een item naar een andere kolom op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het verschil tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

U kunt verschillende items aan een kolom van de goedkeuringsstroom toevoegen. Zo voegt u er één toe:

1. Klik op “Add Item” in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Vul de benodigde gegevens in.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Opmerking: Als u een item hebt toegevoegd op het tabblad Flow Template, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item toevoegt op het tabblad Geavanceerd, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow Template.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de taakbeschrijving direct typen. Als het item geen handtekening of checklist vereist, raden we aan dit type te kiezen).
2. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen voor een specifieke persoon (een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items binnen een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningenverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsverzoek werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item bewerken in deze tab werkt hetzelfde als in het tabblad Flow Template. Raadpleeg de links hieronder om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe een taak bewerken
• Hoe een handtekeningenverzoek bewerken voor een persoon/gebruikersgroep
• Hoe een checklist bewerken

Opmerking: Als u een item bewerkte op het tabblad Flow Template, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item bewerkte op het tabblad Geavanceerd, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow Template.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op “Add transition” op de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het "When" dropdownmenu.
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het "Then move to" dropdownmenu.
4. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Het "When"- en het "Then move to"-dropdownmenu hebben een oorzaak-en-gevolgrelatie.

Telkens wanneer het evenement in het "When"-dropdownmenu plaatsvindt, veroorzaakt dat het evenement in het "Then move to"-dropdownmenu.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klik op “Add transition”.
2. Klik om de inhoud van het "When" dropdownmenu te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het "Then move to" dropdownmenu te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsverzoeken automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsstroom automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vinkt u deze optie aan.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Save”. Als u zonder opslaan wilt doorgaan, klik op “Cancel”.

Het tabblad Docx Reports

U kunt Docx-rapporten toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Zie docx reporting with ticket information voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx-rapportage voor tickets).

Het tabblad Parameters

U kunt parameters toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Deze parameters worden vermeld op alle goedkeuringsverzoeken die onder deze goedkeuringsstroom vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsstromen zijn gekoppeld.

Hoe u een parameter toevoegt aan een goedkeuringsstroom

1. Klik op “Add field”.
2. Typ de "Key" en "Value" van de parameter.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”

Hoe u een parameter op een goedkeuringsstroom bewerkt

1. Breng de gewenste wijzigingen aan. U kunt dit doen in de "Key" en/of "Value" van de parameter.
2. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Hoe u een parameter op een goedkeuringsstroom verwijdert

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbak-icoon.
3. Als u klaar bent, klik op “Save”.

Hoe u een goedkeuringsstroom verwijdert

1. Klik op “Continous Improvement” in het zijpaneel.
2. Klik op “Settings”.
3. Klik op het driepuntjes-icoon naast de goedkeuringsstroom die u wilt verwijderen.
4. Klik op “Delete flow”.
5. Klik op “Delete”.