Mehrpersonen-Genehmigung: So bearbeiten oder löschen Sie einen Genehmigungsablauf

Siehe Einen Genehmigungsablauf erstellen für Hintergrund. Dieser Artikel erklärt, wie Sie ihn bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Derzeit gibt es 2 Vorlagen für Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe: Genehmigung mit einer Welle und Genehmigung mit zwei Wellen. Beide Vorlagen teilen sich dieselben Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die Vorlage für Genehmigung mit zwei Wellen. Siehe beide Genehmigungsablauf-Vorlagen für weitere Details.

So gelangen Sie zum Genehmigungsablauf-Editor

So greifen Sie auf den Genehmigungsablauf-Editor zu:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Genehmigungsablauf, den Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow bearbeiten“.

Dort sehen Sie 5 Editor-Registerkarten: die Registerkarten Allgemein, Flow-Vorlage, Erweitert, Docx-Berichte und Parameter. Klicken Sie einfach auf eine Registerkarte, um sie zu öffnen. Jede Registerkarte wird im Verlauf dieses Leitfadens weiter erläutert.

Die Registerkarte „Allgemein“

Die Registerkarte Allgemein ist die erste Registerkarte, die erscheint, wenn Sie den Genehmigungsablauf-Editor öffnen. Folgendes können Sie auf dieser Registerkarte bearbeiten:

1. Klicken Sie, um die Registerkarte Allgemein zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Genehmigungsablaufs bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der eine Genehmigungsanfrage einreicht, automatisch für diese Genehmigungsanfrage abonniert wird. Wenn diese Person abonniert ist, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich die Spalte der Genehmigungsanfrage ändert.
4. Geben Sie die maximale Anzahl Tage an, die zur Genehmigung einer in diesem Genehmigungsablauf gelisteten Genehmigungsanfrage gewährt werden (falls erforderlich).
5. Geben Sie die Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der im Genehmigungsmenü einer Arbeitsanweisung angezeigt wird (wie im Bild unten gezeigt). Problemvorlagen werden allgemein verwendet, um Nutzern, die Arbeitsanweisungen erstellen oder aktualisieren, eine bestimmte Nachricht mitzugeben.
6. Fügen Sie eine Checkliste ein (falls erforderlich). Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie man eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügt für weitere Details.
7. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie dagegen ohne Speichern fortfahren möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Die Registerkarte „Flow-Vorlage"

Hierher bezieht sich das Wort „Flow“ in „Genehmigungsablauf“. Ein Genehmigungsablauf besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte stellt eine Aktionsphase dar, die ausgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen.

Die vorhandenen Spalten variieren je nach verwendeter Genehmigungsvorlage. Beispielsweise enthält die Vorlage für Genehmigung mit zwei Wellen 4 Spalten, nämlich:

• Erste Welle
• Zweite Welle
• Genehmigt
• Abgelehnt

Siehe wie man den Namen einer Spalte bearbeitet auf dem Genehmigungsboard.

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. Im nächsten Abschnitt erklären wir, wie man ein Element hinzufügt und wie man es bearbeitet.

So fügen Sie ein Element zu einer Spalte hinzu

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte im Genehmigungsablauf hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Element hinzufügen“.
2. Wählen Sie den gewünschten Eintrag.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn das Element keine Unterschrift erfordert und keine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift besiegelt die Zustimmung, dass eine Person alle erforderlichen Elemente in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einer Führungskraft oder einem Vorgesetzten verlangt.)
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen (eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket).

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte

Um ein Element in einer Spalte zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich leicht je nach Elementtyp. Hier sind die Konfigurationsoptionen nach Typ:

Aufgabe bearbeiten

1. Bearbeiten Sie hier die Beschreibung der Aufgabe.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand für eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Aufgabe automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritt(en) betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
10. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ohne Speichern fortfahren möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“. (Diese Option erscheint, sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind.)

Unterschriftsanforderung für eine Person / eine Benutzergruppe bearbeiten

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige zur Unterzeichnung berechtigte Person für diese Unterschriftsanforderung.
2. Wählen Sie die Person aus, die zur Unterzeichnung dieser Unterschriftsanforderung berechtigt ist.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die zur Unterzeichnung dieser Unterschriftsanforderung berechtigt ist.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Unterschrift erteilt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand für eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
6. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Unterschriftsanforderung automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritt(en) betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
7. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
8. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ohne Speichern fortfahren möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Checkliste bearbeiten

1. Klicken Sie, um die Checklisten-Arbeitsanweisung anzuzeigen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie man eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügt für mehr Details.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand für eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Checkliste automatisch hinzugefügt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritt(en) betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
10. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ohne Speichern fortfahren möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“. (Diese Option erscheint, sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind.)

Die Registerkarte „Erweitert"

Siehe Spalten in einem Genehmigungsablauf für Hintergrund. Dieser Artikel zeigt, wie Sie diese Spalten koordiniert nutzen.

Die Registerkarte Erweitert besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergängen. In der Registerkarte Erweitert stellt eine Spalte eine Aktionsphase dar, die ausgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen (genauso wie in der Registerkarte Flow-Vorlage).

Die Spaltennamen variieren je nach Genehmigungsvorlage. Beispielsweise enthält die Vorlage für Genehmigung mit zwei Wellen die folgenden 4 Spalten:

• Erste Welle
• Zweite Welle
• Genehmigt
• Abgelehnt

Ein Übergang fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Ein Übergang führt ein Element in eine andere Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Das Bild unten zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie, um die Registerkarte Erweitert zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

So fügen Sie ein Element zu einer Spalte hinzu

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte im Genehmigungsablauf hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Element hinzufügen“.
2. Wählen Sie den gewünschten Eintrag.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Flow-Vorlage hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Erweitert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Erweitert hinzugefügt haben, erscheint es auch auf derselben Spalte auf der Registerkarte Flow-Vorlage.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn das Element keine Unterschrift erfordert und keine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift besiegelt, dass eine Person alle erforderlichen Elemente in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie man eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügt für weitere Details.

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte

Das Bearbeiten eines Elements in dieser Registerkarte funktioniert genauso wie in der Registerkarte Flow-Vorlage. Sehen Sie sich die untenstehenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element je nach Elementtyp bearbeiten können:

• Wie man eine Aufgabe bearbeitet
• Wie man eine Unterschriftsanforderung für eine Person / eine Benutzergruppe bearbeitet
• Wie man eine Checkliste bearbeitet

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Flow-Vorlage bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch auf der Registerkarte Erweitert aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Erweitert bearbeitet haben, wird das gleiche Element automatisch auf der Registerkarte Flow-Vorlage aktualisiert.

So fügen Sie einen Übergang hinzu

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf „Übergang hinzufügen“.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „Wenn“-Dropdown.
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im „Dann verschieben nach“-Dropdown.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die Dropdown-Menüs „Wenn“ und „Dann verschieben nach“ stehen in einer Ursache‑Wirkungs‑Beziehung.

Wann immer das Ereignis im „Wenn“-Dropdown eintritt, löst es das Ereignis im „Dann verschieben nach“-Dropdown aus.

So bearbeiten Sie einen Übergang

1. Um dieser Spalte einen zusätzlichen Übergang hinzuzufügen, klicken Sie auf „Übergang hinzufügen“.
2. Klicken Sie, um den Inhalt im „Wenn“-Dropdown zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt im „Dann verschieben nach“-Dropdown zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Genehmigungsanfragen automatisch in die nächste Spalte weitergeführt, wenn keine ausstehenden Elemente mehr verbleiben (sei es, weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil keine Elemente in dieser Spalte hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Genehmigungsablauf automatisch in die nächste Spalte weitergeht, weil für diese Spalte keine Elemente hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ohne Speichern fortfahren möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Die Registerkarte "Docx-Berichte"

Sie können Docx-Berichte zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Siehe Docx-Berichterstellung mit Ticket-Informationen für weitere Details (es funktioniert auf dieselbe Weise wie Docx-Berichterstellung für Tickets).

Die Registerkarte "Parameter"

Sie können Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Diese Parameter werden in allen Genehmigungsanfragen aufgeführt, die unter diesen Genehmigungsablauf fallen, sowie in allen Checklisten, die mit diesen Genehmigungsabläufen verknüpft sind.

So fügen Sie einen Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzu

1. Klicken Sie auf „Feld hinzufügen“.
2. Geben Sie den „Schlüssel“ und den „Wert“ des Parameters ein.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“

So bearbeiten Sie einen Parameter in einem Genehmigungsablauf

1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können dies am „Schlüssel“ und/oder „Wert“ des Parameters tun.
2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

So löschen Sie einen Parameter in einem Genehmigungsablauf

1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

So löschen Sie einen Genehmigungsablauf

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Kontinuierliche Verbesserung“.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Genehmigungsablauf, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow löschen“.
5. Klicken Sie auf „Löschen“.