Mehrpersonenfreigabe: So bearbeiten oder löschen Sie einen Freigabe-Workflow

Siehe Erstellen eines Genehmigungsablaufs für Hintergrundinformationen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie ihn bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Derzeit gibt es 2 Vorlagen für Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe: Single-Wave-Approval und Dual-Wave-Approval. Beide Vorlagen verwenden dieselben Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die Dual-Wave-Approval-Vorlage. Siehe beide Vorlagen für Genehmigungsabläufe für weitere Details.

Um zu einer Aktion des Genehmigungsablaufs zu gelangen: Gehen Sie in der Seitenleiste zu Kontinuierliche Verbesserung → Einstellungen, und klicken Sie dann auf das ⋮ (Drei-Punkte-Symbol) neben dem Ablauf.

Wie Sie zum Genehmigungsablauf-Editor gelangen

Klicken Sie im ⋮-Menü auf Flow bearbeiten.

Der Editor hat fünf Tabs: Allgemein, Flow-Vorlage, Erweitert, Docx-Berichte und Parameter. Jeder wird unten beschrieben.

Der Tab "Allgemein"

Der Tab "Allgemein" öffnet sich zuerst. Hier können Sie Folgendes bearbeiten:

1. Klicken Sie, um den Tab Allgemein zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Genehmigungsablaufs bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der eine Genehmigungsanforderung einreicht, automatisch für diese Genehmigungsanforderung abonniert wird. Ist diese Person abonniert, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich die Spalte der Genehmigungsanforderung ändert.
4. Tragen Sie die maximale Anzahl Tage ein, die für die Genehmigung einer in diesem Ablauf gelisteten Genehmigungsanforderung gewährt werden (falls erforderlich).
5. Fügen Sie eine Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der im Genehmigungsmenü einer Arbeitsanweisung erscheint (siehe Bild unten). Eine Problemvorlage wird in der Regel verwendet, um Nutzern beim Erstellen oder Aktualisieren von Arbeitsanweisungen eine bestimmte Nachricht zu geben.
6. Fügen Sie eine Checkliste ein (falls erforderlich). Eine Checkliste in einer Genehmigungsanforderung funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügen für weitere Details.
7. Klicken Sie Speichern oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Der Tab "Flow-Vorlage"

Daher stammt das Wort „Flow“ in „Genehmigungsablauf“. Ein Genehmigungsablauf besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte repräsentiert einen Aktionsschritt, der ausgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen.

Die vorhandenen Spalten variieren je nach verwendeter Vorlage für den Genehmigungsablauf. Zum Beispiel enthält die Dual-Wave-Approval-Vorlage 4 Spalten:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Siehe wie Sie den Namen einer Spalte bearbeiten auf dem Genehmigungsboard.

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. Wir erklären im nächsten Abschnitt, wie Sie ein Element hinzufügen und wie Sie es bearbeiten.

Wie Sie ein Element zu einer Spalte hinzufügen

So fügen Sie ein Element zu einer Spalte hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Element hinzufügen.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie Speichern.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Falls das Element nicht das Einholen einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift signalisiert, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einer Aufsichtsperson oder einem Manager verlangt.)
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen (eine Checkliste in einer Genehmigungsanforderung funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket).

Wie Sie ein Element in einer Spalte bearbeiten

So bearbeiten Sie ein Element:

1. Klicken Sie auf das ⋮ (Drei-Punkte-Symbol) neben dem Element.
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
3. Klicken Sie Speichern.

Die Optionen unterscheiden sich je nach Elementtyp, wie unten gezeigt.

Eine Aufgabe bearbeiten

1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanforderung diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, für die verknüpfte Genehmigungsanforderung abonniert werden soll. Ist jemand für eine Genehmigungsanforderung abonniert, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status der Genehmigungsanforderung ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Aufgabe automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanforderung das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
10. Klicken Sie Speichern oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Eine Unterschriftsanforderung an eine Person/Benutzergruppe bearbeiten

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die zum Unterzeichnen dieser Unterschriftsanforderung befugt ist.
2. Wählen Sie die Person aus, die zum Unterzeichnen dieser Unterschriftsanforderung befugt ist.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die zum Unterzeichnen dieser Unterschriftsanforderung befugt ist.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanforderung diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die eine Unterschrift geleistet hat, für die verknüpfte Genehmigungsanforderung abonniert werden soll. Ist jemand für eine Genehmigungsanforderung abonniert, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status der Genehmigungsanforderung ändert.
6. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Unterschriftsanforderung automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanforderung das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
7. Klicken Sie, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
8. Klicken Sie Speichern oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Eine Checkliste bearbeiten

1. Klicken Sie, um die Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanforderung funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügen für weitere Details.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zum Ausfüllen der Checkliste zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatisierte E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanforderung diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, für die verknüpfte Genehmigungsanforderung abonniert werden soll. Ist jemand für eine Genehmigungsanforderung abonniert, erhält diese Person eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status der Genehmigungsanforderung ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Checkliste automatisch hinzugefügt, wenn die Genehmigungsanforderung das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
10. Klicken Sie Speichern oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Der Tab "Erweitert"

Siehe Spalten in einem Genehmigungsablauf für Hintergrundinformationen. Dieser Artikel zeigt, wie man diese Spalten koordiniert verwendet.

Der Tab "Erweitert" besteht aus zwei Elementen: Spalten und Übergängen. In diesem Tab steht eine Spalte für einen Aktionsschritt, der ausgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen (wie im Tab Flow-Vorlage).

Die Spaltennamen variieren je nach verwendeter Vorlage für den Genehmigungsablauf. Zum Beispiel enthält die Dual-Wave-Approval-Vorlage die folgenden 4 Spalten:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Ein Übergang fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Ein Übergang führt ein Element basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario in eine andere Spalte.

Das folgende Bild zeigt die Unterscheidung zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie, um den Tab Erweitert zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

Wie Sie ein Element zu einer Spalte hinzufügen

So fügen Sie ein Element zu einer Spalte hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Element hinzufügen.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie Speichern.

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Tab Flow-Vorlage hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte im Tab Erweitert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Tab Erweitert hinzufügen, erscheint es auch in derselben Spalte im Tab Flow-Vorlage.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Falls das Element nicht das Einholen einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste beinhaltet, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift signalisiert, dass ein Bediener alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Unterschrift von einer Aufsichtsperson oder einem Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanforderung funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie eine Checkliste zu einem Ticket hinzufügen für weitere Details.

Wie Sie ein Element in einer Spalte bearbeiten

Das Bearbeiten eines Elements in einer Spalte in diesem Tab funktioniert genauso wie im Tab Flow-Vorlage. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element je nach Typ bearbeiten können:

• Wie Sie eine Aufgabe bearbeiten
• Wie Sie eine Unterschriftsanforderung an eine Person/eine Benutzergruppe bearbeiten
• Wie Sie eine Checkliste bearbeiten

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Tab Flow-Vorlage bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch im Tab Erweitert aktualisiert. Und umgekehrt wird ein im Tab Erweitert bearbeitetes Element auch im Tab Flow-Vorlage automatisch aktualisiert.

Wie Sie einen Übergang hinzufügen

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Übergang hinzufügen.
2. Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown Wenn.
3. Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown Dann verschieben nach.
4. Klicken Sie Speichern.

Die Dropdown-Menüs „Wenn“ und „Dann verschieben nach“ stehen in einer Ursache‑Wirkungs‑Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im Dropdown „Wenn“ eintritt, löst es das Ereignis im Dropdown „Dann verschieben nach“ aus.

Wie Sie einen Übergang bearbeiten

1. Um dieser Spalte einen zusätzlichen Übergang hinzuzufügen, klicken Sie auf „Übergang hinzufügen“.
2. Klicken Sie, um den Inhalt im Dropdown „Wenn“ zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt im Dropdown „Dann verschieben nach“ zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Genehmigungsanforderungen automatisch in die nächste Spalte weitergeleitet, wenn keine offenen Elemente mehr verbleiben (sei es, weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil in dieser Spalte überhaupt keine Elemente hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Genehmigungsablauf automatisch in die nächste Spalte übergeht, weil in dieser Spalte keine Elemente hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Klicken Sie Speichern oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Der Tab "Docx-Berichte"

Sie können Docx‑Berichte zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Siehe Docx‑Reporting mit Ticket‑Informationen für weitere Details (es funktioniert genauso wie das Docx‑Reporting für Tickets).

Der Tab "Parameter"

Sie können Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Diese Parameter werden in allen Genehmigungsanforderungen aufgelistet, die unter diesen Genehmigungsablauf fallen, sowie in allen Checklisten, die mit diesen Abläufen verknüpft sind.

Einen Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen

1. Klicken Sie Feld hinzufügen.
2. Geben Sie den Schlüssel und den Wert des Parameters ein.
3. Klicken Sie Speichern.

Einen Parameter in einem Genehmigungsablauf bearbeiten

Bearbeiten Sie den Schlüssel oder den Wert des Parameters und klicken Sie Speichern.

Einen Parameter in einem Genehmigungsablauf löschen

1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
3. Klicken Sie Speichern.

Wie Sie einen Genehmigungsablauf löschen

Klicken Sie im ⋮-Menü auf Ablauf löschen und bestätigen Sie mit Löschen.