Mehrpersonen-Genehmigung: Wie Sie einen Genehmigungsablauf bearbeiten oder löschen

Zuvor haben wir erläutert, wie man einen Genehmigungsablauf erstellt. Jetzt erklären wir, wie Sie ihn bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Derzeit gibt es 2 Vorlagen für Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe: Single-Wave-Approval und Dual-Wave-Approval. Beide Vorlagen verwenden dieselben Bearbeitungseinstellungen. In dieser Anleitung verwenden wir in den Beispielen die Dual-Wave-Approval-Vorlage. Klicken Sie hier, um mehr über beide Vorlagen zu erfahren.

Wie Sie zum Genehmigungsablauf-Editor gelangen

So greifen Sie auf den Genehmigungsablauf-Editor zu:

1. Klicken Sie auf „Kontinuierliche Verbesserung“ im Seitenmenü.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Genehmigungsablauf, den Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow bearbeiten“.

Dort sehen Sie 5 Editor-Reiter: die Reiter Allgemein, Flow-Vorlage, Erweitert, Docx-Berichte und Parameter. Klicken Sie einfach auf einen Reiter, um ihn zu öffnen. Jeden Reiter behandeln wir weiter unten in den Abschnittsabschnitten dieser Anleitung.

Der Reiter Allgemein

Der Reiter Allgemein ist der erste Reiter, der angezeigt wird, sobald Sie den Genehmigungsablauf-Editor öffnen. Folgendes können Sie in diesem Reiter bearbeiten:

1. Klicken Sie, um den Reiter "Allgemein" zu öffnen.
2. Hier können Sie den Namen des Genehmigungsablaufs bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der eine Genehmigungsanfrage einreicht, automatisch auf diese Genehmigungsanfrage abonniert wird. Ist diese Person abonniert, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich die Spalte der Genehmigungsanfrage ändert.
4. Tragen Sie die maximale Anzahl Tage ein, die für die Genehmigung einer Anfrage in diesem Genehmigungsablauf gewährt werden (falls erforderlich).
5. Tragen Sie die Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der im Genehmigungsmenü einer Arbeitsanweisung angezeigt wird (wie im Bild unten gezeigt). Eine Problemvorlage dient generell dazu, Nutzern, die Arbeitsanweisungen erstellen oder aktualisieren, eine bestimmte Nachricht zu übermitteln.
6. Fügen Sie eine Checkliste hinzu (falls erforderlich). Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Bitte klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Der Reiter Flow-Vorlage

Hierher leitet sich das Wort „Flow“ in „Genehmigungsablauf“ ab. Ein Genehmigungsablauf besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte repräsentiert eine Aktionsphase, die durchgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen.

Die vorhandenen Spalten variieren je nach der verwendeten Genehmigungsablauf-Vorlage. Zum Beispiel enthält die Dual-Wave-Approval-Vorlage 4 Spalten, und zwar:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Sie die Bezeichnung jeder Spalte bearbeiten können.

Sie können mehrere Elemente pro Spalte hinzufügen. Wir erklären wie man ein Element hinzufügt und wie man es bearbeitet in den folgenden Abschnitten der Anleitung.

Wie man ein Element zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte des Genehmigungsablaufs hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie auf „Add Item“ in der Zielspalte.
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Unterschrift oder das Ausfüllen einer Checkliste umfasst, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Signaturanfrage für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Signatur bestätigt, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Signatur von einem Vorgesetzten oder Manager angefordert).
3. Klicken Sie, um eine Signaturanfrage an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen (eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket).

Wie man ein Element in einer Spalte bearbeitet

Um ein Element in einer Spalte zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich leicht je nach Elementtyp. Hier sind die Konfigurationsoptionen nach Typ:

Bearbeiten einer Aufgabe

1. Bearbeiten Sie hier die Beschreibung der Aufgabe.
2. Klicken Sie, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, auf die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert wird. Wenn jemand auf eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Anfrage ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Aufgabe automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Aufgabe zu entfernen.
10. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“. (Diese Option erscheint, sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind).

Bearbeiten einer Signaturanfrage an eine Person/eine Benutzergruppe

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die diese Signaturanfrage unterschreiben darf.
2. Wählen Sie die Person aus, die berechtigt ist, diese Signaturanfrage zu unterschreiben.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe, die berechtigt ist, diese Signaturanfrage zu unterschreiben.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die eine Signatur erteilt hat, auf die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert wird. Wenn jemand auf eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Anfrage ändert.
6. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Signaturanfrage automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
7. Klicken Sie, um die Signaturanfrage zu entfernen.
8. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Bearbeiten einer Checkliste

1. Klicken Sie, um die zugehörige Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.
2. Klicken Sie, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie, um eine bestimmte Person zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
4. Klicken Sie, um eine Benutzergruppe zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllt.
5. Klicken Sie, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, auf die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert wird. Wenn jemand auf eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Anfrage ändert.
8. Klicken Sie, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Checkliste automatisch hinzugefügt, wenn die Genehmigungsanfrage das Aktualisieren von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie, um die Checkliste zu entfernen.
10. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen“. (Diese Option erscheint, sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind).

Der Reiter Erweitert

Zuvor haben wir Spalten in einem Genehmigungsablauf erklärt. Nun zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Spalten koordiniert einsetzen.

Der Reiter Erweitert besteht aus 2 Elementen: Spalten und Transitionen. In diesem Reiter repräsentiert eine Spalte eine Aktionsphase, die durchgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen (wie auch im Reiter Flow-Vorlage).

Die Spaltenbezeichnungen variieren je nach verwendeter Genehmigungsablauf-Vorlage. Zum Beispiel enthält die Dual-Wave-Approval-Vorlage 4 Spalten, und zwar:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Eine Transition fungiert hingegen als Brücke zwischen Spalten. Eine Transition führt ein Element in eine andere Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Das folgende Bild zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einer Transition.

1. Klicken Sie, um den Reiter "Erweitert" zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Transitionen für diese Spalte.

Wie man ein Element zu einer Spalte hinzufügt

Sie können verschiedene Elemente zu einer Spalte des Genehmigungsablaufs hinzufügen. So fügen Sie eines hinzu:

1. Klicken Sie auf „Add Item“ in der Zielspalte.
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Details ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Reiter Flow-Vorlage hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte im Reiter Erweitert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Reiter Erweitert hinzufügen, erscheint es auch in derselben Spalte im Reiter Flow-Vorlage.

Hier sind die verfügbaren Elementoptionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie, um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn das Element nicht das Anfordern einer Signatur oder das Ausfüllen einer Checkliste betrifft, empfehlen wir diesen Elementtyp).
2. Klicken Sie, um eine Signaturanfrage für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Signatur bestätigt, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln. Üblicherweise wird eine Signatur von einem Vorgesetzten oder Manager angefordert).
3. Klicken Sie, um eine Signaturanfrage an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie, um eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Bitte klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.

Wie man ein Element in einer Spalte bearbeitet

Die Bearbeitung eines Elements in diesem Reiter funktioniert genauso wie im Reiter Flow-Vorlage. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie ein Element in einer Spalte je nach Elementtyp bearbeiten können:

• Wie man eine Aufgabe bearbeitet
• Wie man eine Signaturanfrage an eine Person/eine Benutzergruppe bearbeitet
• Wie man eine Checkliste bearbeitet

Hinweis: Wenn Sie ein Element im Reiter Flow-Vorlage bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch im Reiter Erweitert aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element im Reiter Erweitert bearbeiten, wird dasselbe Element automatisch im Reiter Flow-Vorlage aktualisiert.

Wie man eine Transition hinzufügt

1. Klicken Sie auf „Add transition“ in der Zielspalte.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im "When"-Dropdown-Menü aus.
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im "Then move to"-Dropdown-Menü aus.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern".

Die Dropdown-Menüs "When" und "Then move to" stehen in einer Ursache-Wirkungs-Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im "When"-Dropdown-Menü eintritt, führt dies zum Ereignis im "Then move to"-Dropdown-Menü.

Wie man eine Transition bearbeitet

1. Um dieser Spalte eine zusätzliche Transition hinzuzufügen, klicken Sie auf „Add transition".
2. Klicken Sie, um den Inhalt des "When"-Dropdown-Menüs zu ändern.
3. Klicken Sie, um den Inhalt des "Then move to"-Dropdown-Menüs zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Genehmigungsanfragen automatisch in die nächste Spalte verschoben, wenn keine offenen Elemente mehr verbleiben (sei es, weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil dieser Spalte überhaupt keine Elemente hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Genehmigungsablauf automatisch in die nächste Spalte übergeht, weil dieser Spalte keine Elemente hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Speichern". Möchten Sie ohne Speichern fortfahren, klicken Sie auf „Abbrechen".

Der Reiter Docx-Berichte

Sie können Docx-Berichte zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Erfahren Sie mehr dazu hier (es funktioniert genauso wie Docx-Reporting für Tickets).

Der Reiter Parameter

Sie können Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Genehmigungsanfragen gelistet, die unter diesen Genehmigungsablauf fallen, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Genehmigungsabläufen verknüpft sind.

Wie man einen Parameter zu einem Genehmigungsablauf hinzufügt

1. Klicken Sie auf „Add field".
2. Geben Sie den „Key" und den „Value" des Parameters ein.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern"

Wie man einen Parameter in einem Genehmigungsablauf bearbeitet

1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können den „Key" und/oder den „Value" des Parameters ändern.
2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern".

Wie man einen Parameter in einem Genehmigungsablauf löscht

1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern".

Wie man einen Genehmigungsablauf löscht

1. Klicken Sie auf „Kontinuierliche Verbesserung“ im Seitenmenü.
2. Klicken Sie auf „Einstellungen".
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Genehmigungsablauf, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf „Flow löschen".
5. Klicken Sie auf „Löschen".