Aprobación por varias personas: cómo editar o eliminar un flujo de aprobación

Anteriormente, hemos explicado cómo crear un flujo de aprobación. Ahora, explicaremos cómo editarlo o eliminarlo.

Nota: Actualmente existen 2 plantillas para tableros y flujos de aprobación: aprobación de una sola oleada y aprobación de doble oleada. Ambas plantillas comparten los mismos ajustes de edición. En esta página de la guía utilizaremos la plantilla de aprobación de doble oleada en los ejemplos. Haga clic aquí para saber más sobre ambas plantillas.

Cómo acceder al editor de flujos de aprobación

Así es como puede acceder al editor de flujos de aprobación:

1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de aprobación que desea editar.
4. Haga clic en “Editar flujo”.

Allí verá 5 pestañas del editor: las pestañas General, Plantilla de flujo, Avanzado, Informes Docx y Parámetros. Simplemente haga clic en una pestaña para abrirla. Cubriremos cada pestaña en las secciones siguientes.

La pestaña General

La pestaña General es la primera que aparecerá siempre que abra el editor de flujos de aprobación. Esto es lo que puede editar en esta pestaña:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Puede editar el nombre del flujo de aprobación aquí.
3. Seleccione si el usuario que envía una solicitud de aprobación queda automáticamente suscrito a esa solicitud. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la solicitud cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para aprobar una solicitud de aprobación listada en este flujo (si es necesario).
5. Introduzca la plantilla de problema (si es necesario). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en el menú de aprobación de una instrucción de trabajo (como se muestra en la imagen de abajo). Generalmente se usa para mostrar un mensaje a los usuarios que crean o actualizan instrucciones de trabajo.
6. Añada una lista de verificación (si es necesario). Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona igual que una lista de verificación en un ticket. Haga clic aquí para saber más sobre listas de verificación.
7. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si prefiere continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Plantilla de flujo

De aquí proviene la palabra “flujo” en “flujo de aprobación”. Un flujo de aprobación consta de varias columnas. Una columna representa una fase de acción que debe llevarse a cabo para aprobar una instrucción de trabajo.

Las columnas existentes varían según la plantilla de flujo de aprobación que utilice. Por ejemplo, en la plantilla de aprobación de doble oleada hay 4 columnas, que son:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Haga clic aquí para ver cómo puede editar el nombre de cada columna.

Puede añadir varios elementos por columna. Explicaremos cómo añadir un elemento y cómo editarlo en las siguientes secciones de la guía.

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir distintos elementos a una columna del flujo de aprobación. Así es como se añade uno:

1. Haga clic en “Add Item” en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento deseado.
3. Introduzca los detalles necesarios.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Aquí están las opciones de elementos disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma o rellenar una lista de verificación, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. (Una firma sirve para indicar que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente se solicita la firma de un supervisor o un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de verificación (una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona igual que una lista de verificación en un ticket).

Cómo editar un elemento en una columna

Para editar un elemento en una columna, simplemente haga lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de tres puntos junto al elemento que desea editar.
2. Realice las modificaciones deseadas.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Las opciones de configuración difieren ligeramente según el tipo de elemento. Aquí están las opciones de configuración según cada tipo:

Editar una tarea

1. Edite la descripción de la tarea aquí.
2. Haga clic para asignarse la tarea.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona específica.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios.
5. Haga clic para eliminar la persona/grupo asignado (esto solo se puede hacer si ya hay una persona/grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo que complete esta tarea quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que esa solicitud cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la tarea se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la tarea.
10. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios, haga clic en “Cancelar”. (Esta opción aparecerá una vez que haya terminado de editar).

Editar una solicitud de firma a una persona/o a un grupo de usuarios

1. Si elige esta opción, usted será la única persona autorizada para firmar esta solicitud.
2. Seleccione la persona autorizada para firmar esta solicitud.
3. Seleccione el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud.
4. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
5. Seleccione si la persona/grupo que firme quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que esa solicitud cambie de estado.
6. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la solicitud de firma se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
7. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
8. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios, haga clic en “Cancelar”.

Editar una lista de verificación

1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo de la lista de verificación. Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona igual que una lista de verificación en un ticket. Haga clic aquí para saber más sobre listas de verificación.
2. Haga clic para asignar la lista de verificación a usted mismo.
3. Haga clic para asignar a una persona específica para rellenar la lista de verificación.
4. Haga clic para asignar a un grupo de usuarios para rellenar la lista de verificación.
5. Haga clic para eliminar la persona/grupo asignado (esto solo se puede hacer si ya hay una persona/grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo que rellene la lista de verificación quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que esa solicitud cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la lista de verificación se añadirá automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la lista de verificación.
10. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios, haga clic en “Cancelar”. (Esta opción aparecerá una vez que haya terminado de editar).

La pestaña Avanzado

Anteriormente explicamos sobre las columnas en un flujo de aprobación. Ahora mostraremos cómo utilizar estas columnas de forma coordinada.

La pestaña Avanzado consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Avanzado, una columna representa una fase de acción que debe llevarse a cabo para aprobar una instrucción de trabajo (igual que en la pestaña Plantilla de flujo).

Los nombres de las columnas variarán según la plantilla de flujo de aprobación que utilice. Por ejemplo, en la plantilla de aprobación de doble oleada hay 4 columnas, que son:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Mientras tanto, una transición funciona como un puente entre columnas. Una transición dirige un elemento a otra columna, en función de un escenario preconfigurado.

La imagen siguiente muestra la distinción entre una columna y una transición.

1. Haga clic para abrir la pestaña Avanzado.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir distintos elementos a una columna del flujo de aprobación. Así es como se añade uno:

1. Haga clic en “Add Item” en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento deseado.
3. Introduzca los detalles necesarios.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Nota: Si añadió un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también aparecerá en la misma columna en la pestaña Avanzado. Y, a la inversa, si añadió un elemento en la pestaña Avanzado, también aparecerá en la misma columna en la pestaña Plantilla de flujo.

Aquí están las opciones de elementos disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma o rellenar una lista de verificación, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica (una firma sirve para indicar que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente se solicita la firma de un supervisor o un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de verificación. Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona igual que una lista de verificación en un ticket. Haga clic aquí para saber más sobre listas de verificación.

Cómo editar un elemento en una columna

Editar un elemento en una columna de esta pestaña funciona igual que en la pestaña Plantilla de flujo. Consulte los enlaces siguientes para ver cómo puede editar un elemento en una columna según su tipo:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Nota: Si editó un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Avanzado. Y, a la inversa, si editó un elemento en la pestaña Avanzado, el mismo elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Plantilla de flujo.

Cómo añadir una transición

1. Haga clic en “Add transition” en la columna objetivo.
2. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “When”.
3. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “Then move to”.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Los desplegables “When” y “Then Move to” tienen una relación de causa y efecto.

Siempre que ocurra el evento en el desplegable “When”, ello provocará que se ejecute el evento en el desplegable “Then Move to”.

Cómo editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en “Add transition”.
2. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “When”.
3. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “Then move to”.
4. En Azumuta, todas las solicitudes de aprobación avanzarán automáticamente a la siguiente columna si no quedan elementos pendientes (ya sea porque todas las tareas de esta columna se han completado o porque no se añadieron elementos en esta columna en primer lugar). Si desea evitar que un flujo de aprobación avance automáticamente a la siguiente columna por no haberse añadido elementos en esta columna, entonces marque esta opción.
5. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Informes Docx

Puede añadir informes Docx a un flujo de aprobación. Aprenda más sobre ello aquí (funciona de la misma manera que la generación de informes Docx para tickets).

La pestaña Parámetros

Puede añadir parámetros a un flujo de aprobación. Estos parámetros se listarán en todas las solicitudes de aprobación que pertenezcan a este flujo, así como en todas las listas de verificación vinculadas a esos flujos.

Cómo añadir un parámetro a un flujo de aprobación

1. Haga clic en “Add field”.
2. Escriba la “Key” y el “Value” del parámetro.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”

Cómo editar un parámetro en un flujo de aprobación

1. Realice las modificaciones deseadas. Puede hacerlo en la “Key” y/o en la “Value” del parámetro.
2. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un parámetro en un flujo de aprobación

1. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de la papelera.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un flujo de aprobación

1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de aprobación que desea eliminar.
4. Haga clic en “Delete flow”.
5. Haga clic en “Delete”.