Aprobación de varias personas: cómo editar o eliminar un flujo de aprobación

Vea create an approval flow para contexto. Este artículo explica cómo editarlo o eliminarlo.

Nota: Actualmente existen 2 plantillas para tableros y flujos de aprobación: aprobación de una sola oleada y aprobación de doble oleada. Ambas plantillas comparten las mismas opciones de edición. Los ejemplos en este artículo usan la plantilla de aprobación de doble oleada. Vea ambas plantillas de flujo de aprobación para más detalles.

Cómo acceder al editor de flujo de aprobación

Así es como puede acceder al editor de flujo de aprobación:

1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de aprobación que desea editar.
4. Haga clic en “Editar flujo”.

Ahí verá 5 pestañas del editor: las pestañas General, Plantilla de flujo, Avanzado, Informes Docx y Parámetros. Simplemente haga clic en una pestaña para abrirla. Cubriremos cada pestaña en las secciones de la guía a continuación.

La pestaña General

La pestaña General es la primera que aparecerá cada vez que abra el editor de flujo de aprobación. Esto es lo que puede editar en esta pestaña:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del flujo de aprobación.
3. Seleccione si el usuario que envía una solicitud de aprobación queda suscrito automáticamente a esa solicitud. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que dicha solicitud cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para aprobar una solicitud de aprobación listada en este flujo (si es necesario).
5. Introduzca la plantilla de problema (si es necesario). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en el menú de aprobación de una instrucción de trabajo (como se muestra en la imagen inferior). La plantilla de problema generalmente se usa para dar un mensaje concreto a los usuarios que crean o actualizan instrucciones de trabajo.
6. Inserte una lista de verificación (si es necesario). Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de verificación en un ticket. Vea cómo añadir una lista de verificación a un ticket para más detalles.
7. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Plantilla de flujo

De aquí proviene la palabra “flujo” en “flujo de aprobación”. Un flujo de aprobación consta de varias columnas. Una columna representa una fase de acción que debe completarse para aprobar una instrucción de trabajo.

Las columnas existentes variarán según la plantilla de flujo de aprobación que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla de aprobación de doble oleada hay 4 columnas, que son:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Vea cómo editar el nombre de una columna en el tablero de aprobación.

Puede añadir múltiples elementos para cada columna. Explicaremos cómo añadir un elemento y cómo editarlo en las siguientes secciones de la guía.

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de aprobación. Así es cómo añadir uno:

1. Haga clic en “Añadir elemento” en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento deseado.
3. Introduzca los detalles necesarios.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Aquí están las opciones de elementos disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma o rellenar una lista de verificación, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. (Una firma indica la aprobación de que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente, se solicita la firma a un supervisor o a un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de verificación (una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de verificación en un ticket).

Cómo editar un elemento en una columna

Para editar un elemento en una columna, simplemente haga lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de tres puntos junto al elemento que desea editar.
2. Realice las ediciones deseadas.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Las opciones de configuración difieren ligeramente según el tipo de elemento. Aquí están las opciones de configuración según cada tipo:

Editar una tarea

1. Edite la descripción de la tarea aquí.
2. Haga clic para asignarse la tarea a usted mismo.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona específica.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios.
5. Haga clic para quitar la persona o el grupo asignado (esto solo puede hacerse si ya existe una persona o grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona o el grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona o el grupo que complete esta tarea quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá un correo automático cada vez que esa solicitud cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la tarea se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la tarea.
10. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”. (Esta opción aparecerá una vez haya terminado de editar).

Editar una solicitud de firma para una persona / para un grupo de usuarios

1. Si elige esta opción, usted es la única persona autorizada para firmar esta solicitud.
2. Seleccione la persona autorizada para firmar esta solicitud.
3. Seleccione el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud.
4. Seleccione si desea que la persona o el grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
5. Seleccione si la persona o el grupo que haya firmado quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que dicha solicitud cambie de estado.
6. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la solicitud de firma se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
7. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
8. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

Editar una lista de verificación

1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo de la lista de verificación. Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de verificación en un ticket. Vea cómo añadir una lista de verificación a un ticket para más detalles.
2. Haga clic para asignar la lista de verificación a usted mismo.
3. Haga clic para asignar a una persona específica para que rellene la lista de verificación.
4. Haga clic para asignar a un grupo de usuarios para que rellene la lista de verificación.
5. Haga clic para eliminar la persona o el grupo asignado (esto solo puede hacerse si ya hay una persona o grupo asignado).
6. Seleccione si desea que la persona o el grupo asignado reciba un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona o el grupo que rellene la lista de verificación quedará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que dicha solicitud cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la lista de verificación se añadirá automáticamente si la solicitud de aprobación implica actualizar paso(s) de la instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la lista de verificación.
10. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”. (Esta opción aparecerá una vez haya terminado de editar).

La pestaña Avanzado

Vea columnas en un flujo de aprobación para contexto. Este artículo muestra cómo usar estas columnas de forma coordinada.

La pestaña Avanzado consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Avanzado, una columna representa una fase de acción que debe completarse para aprobar una instrucción de trabajo (igual que en la pestaña Plantilla de flujo).

Los nombres de las columnas variarán según la plantilla de flujo de aprobación que esté usando. Por ejemplo, en la plantilla de aprobación de doble oleada hay 4 columnas, que son:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Mientras tanto, una transición funciona como un puente entre columnas. Una transición conduce un elemento a otra columna, según un escenario preconfigurado.

La imagen a continuación muestra la distinción entre una columna y una transición.

1. Haga clic para abrir la pestaña Avanzado.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de aprobación. Así es cómo añadir uno:

1. Haga clic en “Añadir elemento” en la columna objetivo.
2. Seleccione el elemento deseado.
3. Introduzca los detalles necesarios.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Nota: Si añadió un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también aparecerá en la misma columna en la pestaña Avanzado. Y, a la inversa, si añadió un elemento en la pestaña Avanzado, también aparecerá en la misma columna en la pestaña Plantilla de flujo.

Aquí están las opciones de elementos disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir la descripción de la tarea directamente. Si el elemento no implica solicitar una firma o completar una lista de verificación, le recomendamos elegir este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica (una firma indica que un operario ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente. Normalmente, se solicita la firma a un supervisor o a un responsable).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de verificación. Una lista de verificación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de verificación en un ticket. Vea cómo añadir una lista de verificación a un ticket para más detalles.

Cómo editar un elemento en una columna

Editar un elemento en una columna en esta pestaña funciona de la misma manera que en la pestaña Plantilla de flujo. Consulte los enlaces siguientes para ver cómo puede editar un elemento en una columna según el tipo de elemento:

• Cómo editar una tarea
• Cómo editar una solicitud de firma para una persona / para un grupo de usuarios
• Cómo editar una lista de verificación

Nota: Si editó un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Avanzado. Y, a la inversa, si editó un elemento en la pestaña Avanzado, el mismo elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Plantilla de flujo.

Cómo añadir una transición

1. Haga clic en “Añadir transición” en la columna objetivo.
2. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “When”.
3. Seleccione una de las opciones disponibles en el desplegable “Then move to”.
4. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Los desplegables “When” y “Then Move to” tienen una relación de causa y efecto.

Siempre que ocurra el evento en el desplegable “When”, entonces provocará que ocurra el evento en el desplegable “Then Move to”.

Cómo editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en “Añadir transición”.
2. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “When”.
3. Haga clic para cambiar el contenido del desplegable “Then move to”.
4. En Azumuta, todas las solicitudes de aprobación pasarán automáticamente a la siguiente columna si no quedan elementos pendientes (ya sea porque todas las tareas de esta columna se han completado o porque no se añadieron elementos a esta columna en primer lugar). Si desea evitar que un flujo de aprobación pase automáticamente a la siguiente columna porque no se añadieron elementos a esta columna, entonces marque esta opción.
5. Cuando termine de editar, haga clic en “Guardar”. Si desea continuar sin guardar los cambios que ha realizado, haga clic en “Cancelar”.

La pestaña Informes Docx

Puede añadir informes Docx a un flujo de aprobación. Vea informes docx con información de tickets para más detalles (funciona de la misma manera que los informes docx para tickets).

La pestaña Parámetros

Puede añadir parámetros a un flujo de aprobación. Estos parámetros aparecerán en todas las solicitudes de aprobación que pertenezcan a este flujo de aprobación, así como en todas las listas de verificación vinculadas a esos flujos.

Cómo añadir un parámetro a un flujo de aprobación

1. Haga clic en “Añadir campo”.
2. Escriba la “Clave” y el “Valor” del parámetro.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”

Cómo editar un parámetro en un flujo de aprobación

1. Realice las ediciones deseadas. Puede modificar la “Clave” y/o el “Valor” del parámetro.
2. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un parámetro en un flujo de aprobación

1. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de la papelera.
3. Cuando termine, haga clic en “Guardar”.

Cómo eliminar un flujo de aprobación

1. Haga clic en “Mejora continua” en el panel lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al flujo de aprobación que desea eliminar.
4. Haga clic en “Eliminar flujo”.
5. Haga clic en “Eliminar”.