PDF de SharePoint

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¿Qué es SharePoint PDF en Azumuta?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración muy utilizada que permite a las organizaciones gestionar y compartir documentos. Permite que los miembros de su equipo suban, editen y accedan a documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Como software versátil, Azumuta ofrece una amplia gama de posibilidades de integración – incluida con SharePoint.

Esta integración permite diversas capacidades, entre ellas la posibilidad de mostrar un archivo PDF desde su plataforma de SharePoint dentro de un paso de instrucción.

Esta función es muy útil porque cualquier cambio efectuado en el archivo PDF en SharePoint se aplicará automáticamente al archivo PDF en Azumuta. De este modo, no necesitará actualizar manualmente el PDF en Azumuta cada vez que se modifique el archivo original en SharePoint.

Esta ventaja le ahorrará mucho tiempo, especialmente si tiene un gran número de archivos PDF en SharePoint y desea mostrarlos en sus pasos de instrucción.

Nota: Por el momento, un paso de instrucción solo puede procesar archivos PDF. Sin embargo, actualmente estamos ampliando esta función para que en el futuro también pueda mostrar otros tipos de archivo desde SharePoint.

Cómo añadir un SharePoint PDF a un paso de instrucción

Después de haber terminado de configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo, puede empezar a añadir páginas PDF de SharePoint a sus pasos de instrucción. Así es como se añade uno:

  1. Navegue hasta un paso de instrucción donde quiera añadir un SharePoint PDF y ábralo.
  2. Haga clic en the “Visuals” tab.
  3. Haga clic en “Add page”.
  4. Seleccione “Sharepoint PDF”.
  5. Haga clic en “Select file”.
  6. Haga clic en el archivo que desea añadir al paso de instrucción.
  7. Haga clic en “Select”.

Ver un SharePoint PDF como operario

Un archivo SharePoint PDF está pensado para ser visualizado por un operario. Así puede verlo un operario:

  1. Navegue hasta el paso de instrucción que contiene un SharePoint PDF.
  2. Espere hasta que el SharePoint PDF haya terminado de cargar.
  3. Haga clic en el SharePoint PDF.
  4. A continuación, se abrirá un visor de PDF. Puede navegar entre las páginas desplazándose hacia arriba/abajo. Además, también puede ajustar el nivel de zoom del visor de PDF.

Cómo editar un SharePoint PDF en un paso de instrucción

  1. Navegue hasta un paso de instrucción con un SharePoint PDF y ábralo.
  2. Haga clic en the “Visuals” tab.
  3. Haga clic en el SharePoint PDF que desea editar.
  4. Realice las ediciones deseadas. Bajo el vídeo siguiente, hemos incluido una instrucción visual que muestra todas las ediciones que puede realizar a un SharePoint PDF en un paso de instrucción.

Aquí están las posibilidades de edición que puede realizar en un SharePoint PDF en un paso de instrucción:

Captura de pantalla de una interfaz de SharePoint que muestra cómo añadir y editar un archivo PDF en un paso de instrucción. La imagen resalta opciones clave como añadir una descripción, seleccionar un archivo, ajustar la configuración de zoom del PDF y elegir una página específica. El PDF mostrado se titula 'First Aid: The Handbook' y está abierto en un visor de documentos.

  1. Puede añadir aquí una descripción del archivo PDF. Esta descripción aparecerá en la vista del operario.
  2. Haga clic para cambiar el archivo PDF que se muestra en este paso de instrucción.
  3. Seleccione el nivel de zoom del archivo PDF. Esta configuración también se aplicará a la vista del operario.
  4. Seleccione la página de apertura por defecto del archivo PDF. Esta configuración también se aplicará a la vista del operario.
  5. Esta es una vista previa de cómo se mostrará el archivo PDF en la vista del operario.

Cómo eliminar un SharePoint PDF de un paso de instrucción

  1. Navegue hasta un paso de instrucción con un SharePoint PDF y ábralo.
  2. Haga clic en the “Visuals” tab.
  3. Haga clic con el botón derecho en el SharePoint PDF que desea eliminar.
  4. Haga clic en “Delete page”.
  5. Haga clic en “Remove”.

Cómo configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo

Antes de poder añadir un archivo SharePoint PDF a un paso de instrucción, primero deberá configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo. Deberá realizar esta configuración una vez por cada sitio de SharePoint que tenga.

Si encuentra cualquier problema durante el proceso de configuración o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

El proceso de configuración consta de 3 fases. Explicaremos cada fase a continuación:

Fase 1: Cree una “app” en su SharePoint

La primera fase consiste en crear una “app” en su SharePoint. Así es como se hace:

  1. Vaya al siguiente enlace y registre una nueva “app” allí: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Sustituya “{tenant}” por el nombre de tenant de Microsoft de su organización, y sustituya “{site}” por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Genere el Client Id y el Client Secret
  3. Copie el Client Id y el Client Secret y péguelos en un lugar seguro. Necesitará ambos credenciales de nuevo en las fases siguientes.
  4. También le recomendamos completar los siguientes campos, en el formato que se muestra a continuación:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Sustituya “{domain}” por el nombre de dominio de su espacio de trabajo. Si su espacio de trabajo tiene un dominio personalizado, sustituya “{domain}” por el dominio personalizado. Sin embargo, si su espacio de trabajo no tiene un dominio personalizado, sustituya “{domain}” por “app”. Si tiene dudas, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  • Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación que muestra Client ID, Client Secret y detalles de la aplicación para Azumuta SharePoint Plugin. La sección resaltada incluye campos para Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Conceda permisos a la nueva “app”

En la segunda fase, deberá conceder permisos a la “app” que creó en la fase 1. Estos son los pasos requeridos:

  1. Vaya a https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Sustituya “{tenant}” por el nombre de tenant de Microsoft de su organización, y sustituya “{site}” por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Rellene el Client Id
  3. Haga clic en “Lookup”.
  4. En el campo “Permission Request XML”, rellene el siguiente código:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación para el Azumuta SharePoint Plugin, que muestra campos para App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URL (https://app.azumuta.com). La sección resaltada contiene el código Permission Request XML, que especifica permisos de aplicación para el acceso a la colección de sitios de SharePoint con derechos de lectura.

Fase 3: Contacte con Azumuta

Después de completar las fases anteriores, deberá ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

En este correo, indique su Client Id y Client Secret (que obtuvo en la fase 1).

A continuación, habilitaremos el tipo de visual page SharePoint PDF en su espacio de trabajo. Le informaremos cuando esté hecho.

Nota: Your Client Id and Client Secret son dos credenciales altamente sensibles. Manténgalas seguras y evite compartirlas con personas no autorizadas.

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