SharePoint PDF

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¿Qué es SharePoint PDF en Azumuta?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración muy utilizada que permite a las organizaciones gestionar y compartir documentos. Permite a los miembros de su equipo subir, editar y acceder a documentos en cualquier momento, desde cualquier dispositivo.

Como software versátil, Azumuta ofrece una amplia gama de posibilidades de integración – incluida la integración con SharePoint.

Esta integración permite diversas funcionalidades – entre ellas la posibilidad de mostrar un archivo PDF desde su plataforma SharePoint dentro de un paso de instrucción.

Esta función es muy útil porque cualquier cambio realizado en el archivo PDF en SharePoint se aplicará automáticamente al PDF en Azumuta. De este modo, no necesitará actualizar manualmente el PDF en Azumuta cada vez que se modifique el archivo original en SharePoint.

Esta ventaja le ahorrará mucho tiempo, especialmente si tiene un gran número de archivos PDF en SharePoint y desea mostrarlos en sus pasos de instrucción.

Nota: En este momento, un paso de instrucción solo puede procesar archivos PDF. Sin embargo, estamos ampliando esta función para que en el futuro también pueda mostrar otros tipos de archivos desde SharePoint.

Añadir un PDF de SharePoint a un paso de instrucción

Tras haber completado el configuración de la integración con SharePoint en su espacio de trabajo, puede empezar a añadir páginas PDF de SharePoint a sus pasos de instrucción. Para añadir una:

  1. Vaya al paso de instrucción en el que desea añadir un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic en Add page.
  4. Seleccione SharePoint PDF.
  5. Haga clic en Select file.
  6. Haga clic en el archivo que desea añadir al paso de instrucción.
  7. Haga clic en Select.

Visualizar un PDF de SharePoint como operario

Un archivo PDF de SharePoint está pensado para que lo visualice un operario. Un operario puede verlo de la siguiente manera:

  1. Vaya al paso de instrucción que contiene un PDF de SharePoint.
  2. Espere a que el PDF de SharePoint termine de cargarse.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint.
  4. A continuación, aparecerá un visor de PDF. Puede navegar entre las páginas desplazándose hacia arriba/abajo. Además, también puede ajustar el nivel de zoom del visor de PDF.

Editar un PDF de SharePoint en un paso de instrucción

  1. Vaya a un paso de instrucción que contenga un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint que desea editar.
  4. Realice sus modificaciones. Bajo el vídeo siguiente, proporcionamos una guía visual que muestra todas las ediciones que puede realizar a un PDF de SharePoint en un paso de instrucción.

A continuación están las posibilidades de edición que puede realizar en un PDF de SharePoint en un paso de instrucción:

Screenshot of a SharePoint interface showing how to add and edit a PDF file in an instruction step. The image highlights key options like adding a description, selecting a file, adjusting PDF zoom settings, and choosing a specific page. The displayed PDF is titled 'First Aid: The Handbook' and is open in a document viewer.

  1. Puede añadir aquí una descripción del archivo PDF. Esta descripción aparecerá en la vista del operario.
  2. Haga clic para cambiar el archivo PDF que se muestra en este paso de instrucción.
  3. Seleccione el nivel de zoom del archivo PDF. Esta opción también se aplicará a la vista del operario.
  4. Seleccione la página de apertura por defecto del archivo PDF. Esta opción también se aplicará a la vista del operario.
  5. Esta es una vista previa de cómo se mostrará el archivo PDF en la vista del operario.

Eliminar un PDF de SharePoint de un paso de instrucción

  1. Vaya a un paso de instrucción que contenga un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic con el botón derecho en el PDF de SharePoint que desea eliminar.
  4. Haga clic en Delete page.
  5. Haga clic en Remove.

Configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo

Antes de poder añadir un archivo PDF de SharePoint a un paso de instrucción, primero deberá configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo. Deberá realizar esta configuración una vez por cada sitio de SharePoint que tenga.

Si encuentra algún problema durante el proceso de configuración o tiene alguna pregunta, contáctenos a través de nuestro correo support@azumuta.com.

El proceso de configuración consta de 3 fases. A continuación explicamos cada fase:

Fase 1: Crear una “app” en su SharePoint

La primera fase es crear una app en su SharePoint. Para ello:

  1. Vaya al siguiente enlace y registre una nueva app allí: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Reemplace {tenant} por el nombre del tenant de Microsoft de su organización, y reemplace {site} por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, contáctenos a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Genere el Client Id y el Client Secret
  3. Copie el Client Id y el Client Secret y péguelos en un lugar seguro. Necesitará ambas credenciales nuevamente en las fases siguientes.
  4. También le recomendamos rellenar los siguientes campos, en el formato que se muestra a continuación:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Reemplace {domain} por el nombre de dominio de su espacio de trabajo. Si su espacio de trabajo tiene un nombre de dominio personalizado, reemplace {domain} por ese dominio personalizado. Sin embargo, si su espacio de trabajo no tiene un nombre de dominio personalizado, reemplace {domain} por app. Si tiene dudas, contáctenos a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  • Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Screenshot of an application registration form showing Client ID, Client Secret, and application details for Azumuta SharePoint Plugin. The highlighted section includes fields for Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Conceder permisos a la nueva “app”

En la segunda fase, deberá conceder permisos a la app que creó en la fase 1. Estos son los pasos requeridos:

  1. Vaya a https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Reemplace {tenant} por el nombre del tenant de Microsoft de su organización, y reemplace {site} por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, contáctenos a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Rellene el Client Id
  3. Haga clic en Lookup.
  4. En el campo Permission Request XML, rellene el siguiente código:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Screenshot of an application registration form for the Azumuta SharePoint Plugin, displaying fields for App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URL (https://app.azumuta.com). The highlighted section contains the Permission Request XML code, specifying app permissions for SharePoint site collection access with read rights.

Fase 3: Contactar con Azumuta

Después de completar ambas fases anteriores, deberá contactarnos a través de nuestro correo support@azumuta.com.

En este correo, mencione su Client Id y Client Secret (que obtuvo en la fase 1).

A continuación, activaremos el tipo de página visual de PDF de SharePoint en su espacio de trabajo. Le informaremos cuando esté listo.

Nota: Your Client Id y Client Secret son dos credenciales altamente sensibles. Manténgalas seguras y evite compartirlas con personas no autorizadas.

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