SharePoint PDF

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¿Qué es SharePoint PDF en Azumuta?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración muy utilizada que permite a las organizaciones gestionar y compartir documentos. Permite a los miembros de su equipo subir, editar y acceder a documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Como software versátil, Azumuta ofrece una amplia gama de posibilidades de integración —incluida SharePoint.

Esta integración permite diversas capacidades, entre ellas mostrar un archivo PDF desde su plataforma SharePoint dentro de un paso de instrucción.

Esta función resulta muy útil porque cualquier cambio que se realice en el archivo PDF en SharePoint se aplicará automáticamente al archivo PDF en Azumuta. De ese modo, no necesitará actualizar manualmente el PDF en Azumuta cada vez que se modifique el PDF original en SharePoint.

Esta ventaja le ahorrará mucho tiempo, especialmente si tiene un gran número de archivos PDF en SharePoint y desea mostrarlos en sus pasos de instrucción.

Nota: Por el momento, un paso de instrucción solo puede procesar archivos PDF. Sin embargo, actualmente estamos ampliando esta función para que en el futuro también pueda mostrar otros tipos de archivo desde SharePoint.

Cómo añadir un PDF de SharePoint a un paso de instrucción

Después de completar la configuración de la integración de SharePoint en su espacio de trabajo, puede empezar a añadir páginas PDF de SharePoint a sus pasos de instrucción. Aquí le explicamos cómo:

  1. Navegue hasta el paso de instrucción en el que desea añadir un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña “Visuals”.
  3. Haga clic en “Add page”.
  4. Seleccione “Sharepoint PDF”.
  5. Haga clic en “Select file”.
  6. Haga clic en el archivo que desea añadir al paso de instrucción.
  7. Haga clic en “Select”.

Ver un PDF de SharePoint como operador

Un archivo PDF de SharePoint está pensado para ser visualizado por un operador. Así es como puede verlo:

  1. Navegue hasta el paso de instrucción que contiene un PDF de SharePoint.
  2. Espere hasta que el PDF de SharePoint haya terminado de cargarse.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint.
  4. A continuación, aparecerá un visor de PDF. Puede navegar entre páginas desplazándose hacia arriba/abajo. Además, también puede ajustar el nivel de zoom del visor de PDF.

Cómo editar un PDF de SharePoint en un paso de instrucción

  1. Navegue hasta un paso de instrucción con un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña “Visuals”.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint que desea editar.
  4. Realice las ediciones deseadas. Bajo el vídeo siguiente, hemos incluido una instrucción visual que muestra todas las ediciones que puede realizar en un PDF de SharePoint dentro de un paso de instrucción.

Estas son las posibilidades de edición que puede aplicar a un PDF de SharePoint en un paso de instrucción:

Captura de pantalla de una interfaz de SharePoint que muestra cómo añadir y editar un archivo PDF en un paso de instrucción. La imagen resalta opciones clave como añadir una descripción, seleccionar un archivo, ajustar la configuración de zoom del PDF y elegir una página específica. El PDF mostrado se titula 'First Aid: The Handbook' y está abierto en un visor de documentos.

  1. Aquí puede añadir una descripción del archivo PDF. Esta descripción aparecerá en la vista del operador.
  2. Haga clic para cambiar el archivo PDF que se muestra en este paso de instrucción.
  3. Seleccione el nivel de zoom del archivo PDF. Esta configuración se aplicará también a la vista del operador.
  4. Seleccione la página de apertura predeterminada del archivo PDF. Esta configuración se aplicará también a la vista del operador.
  5. Esta es una vista previa de cómo se mostrará el archivo PDF en la vista del operador.

Cómo eliminar un PDF de SharePoint de un paso de instrucción

  1. Navegue hasta un paso de instrucción con un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña “Visuals”.
  3. Haga clic con el botón derecho en el PDF de SharePoint que desea eliminar.
  4. Haga clic en “Delete page”.
  5. Haga clic en “Remove”.

Cómo configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo

Antes de poder añadir un archivo PDF de SharePoint a un paso de instrucción, primero deberá configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo. Debe realizar esta configuración una vez por cada sitio de SharePoint que tenga.

Si encuentra problemas durante el proceso de configuración o tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

El proceso de configuración consta de 3 fases. A continuación explicamos cada fase:

Fase 1: Crear una “app” en su SharePoint

La primera fase es crear una “app” en su SharePoint. Aquí le explicamos cómo hacerlo:

  1. Vaya al siguiente enlace y registre allí una nueva “app”: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Sustituya “{tenant}” por el nombre de tenant de Microsoft de su organización, y sustituya “{site}” por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Genere el Client Idy el Client Secret
  3. Copie el Client Id y el Client Secret y péguelos en un lugar seguro. Necesitará usar ambas credenciales de nuevo en las fases siguientes.
  4. También le recomendamos completar los siguientes campos con el formato que se muestra a continuación:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Sustituya “{domain}” por el nombre de dominio de su espacio de trabajo. Si su espacio de trabajo tiene un dominio personalizado, entonces sustituya “{domain}” por el dominio personalizado de su espacio de trabajo. Sin embargo, si su espacio de trabajo no tiene un dominio personalizado, entonces sustituya “{domain}” por “app”. Si tiene dudas, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  • Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación que muestra Client ID, Client Secret y detalles de la aplicación para el Azumuta SharePoint Plugin. La sección resaltada incluye campos para Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Conceder permisos a la nueva “app”

En la segunda fase, tendrá que conceder permisos a la “app” que creó en fase 1. Estos son los pasos requeridos:

  1. Vaya a https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Sustituya “{tenant}” por el nombre de tenant de Microsoft de su organización, y sustituya “{site}” por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Rellene el Client Id
  3. Haga clic en “Lookup”.
  4. En el campo “Permission Request XML”, rellene con el siguiente código:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy=\"true\"> <AppPermissionRequest Scope=\"http://sharepoint/content/sitecollection/web/list\" Right=\"Read\" /> </AppPermissionRequests>

Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación para el Azumuta SharePoint Plugin, que muestra campos para App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URL (https://app.azumuta.com). La sección resaltada contiene el código Permission Request XML, especificando permisos de aplicación para el acceso a la colección de sitios de SharePoint con derechos de lectura.

Fase 3: Contactar con Azumuta

Después de completar ambas fases anteriores, deberá ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

En este correo, indique su Client Id y Client Secret (que obtuvo en fase 1).

A continuación, habilitaremos el tipo de página visual SharePoint PDF en su espacio de trabajo. Le informaremos una vez que se haya hecho.

Nota: Your Client Id y Client Secret son dos credenciales altamente sensibles. Manténgalas seguras y evite compartirlas con personas no autorizadas.

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