Periodo de validez de la formación (caducidad)
¿Qué es un periodo de validez de la formación?
Algunas competencias no deberían considerarse válidas para siempre. Para mantener su matriz de competencias alineada con los estándares de certificación y las normas internas de cumplimiento, puede adjuntar un periodo de validez opcional a una formación. Una vez que la competencia de un operario alcanza el final de ese periodo, Azumuta la marca automáticamente en la matriz de competencias para que los responsables y los operarios sepan que toca volver a formarles.
También puede configurar una ventana de aviso que resalte la competencia antes de que expire, dándole tiempo para planificar la siguiente sesión de formación.
Cómo añadir un periodo de validez a una formación
El periodo de validez se configura en los ajustes de la formación Matriz de competencias y formaciones, el mismo lugar donde controla el comportamiento de avance rápido y otras opciones de la matriz.
- Abra la instrucción de trabajo utilizada para la formación.
- Vaya a la sección Matriz de competencias y formaciones de sus ajustes.
- Marque la casilla “La formación caduca tras un determinado periodo de tiempo”.
- Rellene el Periodo de validez: una duración (p. ej., 2 meses, 12 meses, 1 año) que define cuánto tiempo permanece válida una competencia desde que se concede.
- Rellene el Aviso antes del vencimiento: una duración que controla con cuánto tiempo de antelación la matriz debe avisarle de que la competencia se está acercando a su caducidad.
- Opcionalmente, marque “Solicitar elegir un periodo de validez personalizado al establecer manualmente el nivel de un usuario” si desea que los administradores reciban un aviso para anular la duración predeterminada por usuario cuando validen o puntúen una competencia.
- Haga clic en Guardar.
Qué sucede cuando una competencia caduca
Cuando se concede esta competencia a un operario, Azumuta calcula la ventana de validez desde el momento en que se establece el nivel y almacena tanto la fecha de inicio como la de fin en la entrada de la matriz. A partir de ahí:
- Mientras la competencia sea válida y esté fuera de la ventana de aviso, aparece como de costumbre en la matriz de competencias.
- Cuando entra en la ventana de aviso (p. ej., los dos últimos meses antes de la caducidad), Azumuta la marca con un punto naranja y la información sobre herramientas muestra “Caduca pronto” junto con las fechas de válido desde y válido hasta.
- Una vez finaliza el periodo de validez, la competencia se considera caducada — marcada con un punto rojo — indicando que el operario necesita volver a formarse y ser revalidado.
Visibilidad en la matriz de competencias
Al situar el cursor sobre una celda de competencia en la matriz se muestran los detalles de validez: el nivel alcanzado, el periodo durante el cual es válida (“Válido desde … hasta …”) y una indicación de estado (“Caduca pronto” o “Caducada”). Esto facilita que los responsables detecten qué operarios necesitan un repaso y programen la próxima formación en consecuencia.
Notas importantes
- El periodo de validez se configura por formación/instrucción de trabajo, no como una opción global a nivel de cuenta.
- Si habilita la anulación por usuario, el periodo de validez establecido al validar el nivel de un operario solo se aplica a la entrada de ese usuario; el resto de operarios seguirán usando el periodo de validez predeterminado definido en la instrucción de trabajo.
- Cada nueva validación (reformación) inicia una nueva ventana de validez para el operario, por lo que no necesita borrar manualmente la entrada anterior.