Periodo de validez de la formación (caducidad)

¿Qué es un periodo de validez de la formación?

Algunas competencias no deben considerarse válidas para siempre. Para mantener su matriz de competencias alineada con las normas de certificación y las reglas internas de cumplimiento, puede adjuntar un período de validez opcional a una formación. Una vez que la competencia de un operario alcanza el final de ese periodo, Azumuta la marca automáticamente en la matriz de competencias para que los responsables y los operarios sepan que toca volver a formarse.

También puede configurar una ventana de aviso que resalte la competencia antes de que caduque, dándole tiempo para planificar la siguiente sesión de formación.

Cómo añadir un periodo de validez a una formación

El periodo de validez se configura en los ajustes de la formación Skill Matrix & Trainings, el mismo lugar donde controla el comportamiento de avance rápido y otras opciones de la matriz.

1. Abra la instrucción de trabajo utilizada para la formación.
2. Vaya a la sección Skill Matrix & Trainings de sus ajustes.
3. Marque la casilla “Training expires after a certain period of time”.
4. Rellene el Periodo de validez — una duración (p. ej. 2 months, 12 months, 1 year) que define cuánto tiempo permanece válida una competencia después de concederse.
5. Rellene el Warning before expiration — una duración que controla con cuánta antelación la matriz debe avisarle de que la competencia está próxima a expirar.
6. Opcionalmente marque “Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user” si quiere que a los administradores se les pida anular la duración predeterminada por usuario cuando validan o puntúan una competencia.
7. Haga clic en Save.

Qué ocurre cuando una competencia caduca

Cuando a un operario se le concede esta competencia, Azumuta calcula la ventana de validez desde el momento en que se establece el nivel y almacena tanto la fecha de inicio como la de fin en la entrada de la matriz. A partir de ahí:

• Mientras la competencia sea válida y esté fuera de la ventana de aviso, aparece como de costumbre en la matriz de competencias.
• Cuando entra en la ventana de aviso (por ejemplo, los dos últimos meses antes de la caducidad), Azumuta la marca con un punto naranja y la información emergente muestra “Expires soon” junto con las fechas de válido desde y válido hasta.
• Una vez que finaliza el periodo de validez, la competencia se considera caducada — marcada con un punto rojo — lo que indica que el operario necesita volver a formarse y ser revalidado.

Visibilidad en la Matriz de Competencias

Al pasar el cursor sobre una celda de competencia en la matriz se revelan los detalles de validez: el nivel alcanzado, el periodo durante el cual es válida ("Válido desde … hasta …") y una indicación de estado ("Expires soon" o "Expired"). Esto facilita que los responsables identifiquen qué operarios necesitan una actualización y programen la próxima formación en consecuencia.

Notas importantes

• El periodo de validez se configura por formación/instrucción de trabajo, no como una opción global de la cuenta.
• Si habilita la anulación por usuario, el periodo de validez establecido al validar el nivel de un operario solo se aplica a la entrada de ese usuario; los demás operarios seguirán usando el periodo de validez predeterminado definido en la instrucción de trabajo.
• Cada nueva validación (reformación) inicia una nueva ventana de validez para el operario, por lo que no necesita borrar manualmente la entrada anterior.