Aprobación por varias personas: creación de un panel de aprobación y un flujo de aprobación

En el caso de una aprobación por varias personas, debe seleccionarse un flujo de aprobación. Este flujo de aprobación garantizará que una solicitud de aprobación llegue a la(s) persona(s) requerida(s). Tan pronto como la(s) persona(s) responsable(s) —según lo especificado en el flujo de aprobación— la firmen, la instrucción de trabajo pasará a ser oficial.

Nota: Para poder usar la aprobación por varias personas, debe tener acceso al complemento Mejora Continua . Puede ponerse en contacto con nosotros a través del correo electrónico maurice.belpaire@azumuta.com para obtener más información.

Creación de un tablero de aprobación

Antes de que pueda definirse un flujo de aprobación, debe crearse un tablero de aprobación. Este tablero ofrecerá una visión general de las solicitudes de aprobación abiertas -con el estado correspondiente- así como un resumen de las solicitudes aceptadas que se han solicitado mediante un flujo de aprobación. Hay dos plantillas posibles para un tablero de aprobación: Aprobación de una sola fase y Aprobación de dos fases. Explicaremos la diferencia entre ambas en la siguiente sección.

La creación de un tablero de aprobación puede realizarse de la siguiente manera:

1. Vaya a “Mejora Continua” en la barra lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el botón amarillo con el símbolo + para crear un tablero de aprobación.
4. Seleccione la plantilla: Aprobación de una sola fase o Aprobación de dos fases.
5. Introduzca el nombre del tablero de aprobación. Si no se seleccionan grupos, el tablero y sus incidencias son visibles para todo el mundo.
6. Determine qué grupo(s) tendrán acceso a este tablero de aprobación.
7. Haga clic en “Añadir” para crear el tablero.
8. Tras crear el tablero de aprobación, deberá configurarlo. Haga clic aquí para ver las guías sobre la configuración de tableros de aprobación.

Nota: La configuración de visibilidad de un tablero de aprobación también se aplica a todos los flujos de aprobación que estén bajo su paraguas.

Aprobación de una sola fase vs Aprobación de dos fases

Antes de que pueda definirse un flujo de aprobación, debe crearse un tablero de aprobación. Este tablero ofrecerá una visión general de las solicitudes de aprobación abiertas -con el estado correspondiente- así como un resumen de las solicitudes aceptadas que se han solicitado mediante un flujo de aprobación. Hay dos plantillas posibles para un tablero de aprobación:

Aprobación de una sola fase: Se trata de un proceso de aprobación de una sola etapa. Cuando la(s) persona(s) requerida(s) aprueben esta solicitud, la instrucción de trabajo pasará a ser oficial.

Aprobación de dos fases: Se trata de un proceso de aprobación en dos etapas. Cuando la(s) persona(s) requerida(s) en la primera etapa den su aprobación, la solicitud se reenviará automáticamente a la(s) persona(s) requerida(s) de la segunda etapa. Cuando la(s) persona(s) de la segunda etapa den su aprobación, la instrucción de trabajo se oficializará.

La imagen siguiente ilustra bien la diferencia entre una aprobación de una sola fase y una de dos fases.

Creación de un flujo de aprobación

Por supuesto, tendrá que configurar su mecanismo de aprobación de instrucciones de trabajo. Esto debe configurarse en un flujo de aprobación.

Tras crear un tablero de aprobación, se creará automáticamente un flujo de aprobación (con el mismo nombre) bajo ese tablero. No obstante, también puede crear y configurar un flujo de aprobación manualmente. Así es como se hace:

1. Vaya a “Mejora Continua” en la barra lateral.
2. Haga clic en “Configuración”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al tablero de aprobación que alojará este nuevo flujo.
4. Haga clic en “Añadir flujo”.
5. Introduzca los datos del flujo de aprobación (solo el campo de nombre es obligatorio). Puede completar los demás campos más tarde.
6. Cuando haya terminado, haga clic en “Añadir”.
7. Tras crear el flujo de aprobación, deberá configurarlo. Haga clic aquí para ver las guías sobre la configuración de flujos de aprobación.

Tablero de aprobación vs Flujo de aprobación: ¿Cuál es la diferencia?

Un tablero de aprobación es un panel centralizado que rastrea y gestiona todas las aprobaciones de instrucciones de trabajo. Muestra todas las solicitudes de aprobación, incluidos sus detalles clave (por ejemplo, estado de aprobación, la instrucción de trabajo asociada, el nombre del solicitante, etc.). Un flujo de aprobación, en cambio, describe el mecanismo para procesar y aprobar las solicitudes de aprobación.

Un flujo de aprobación se aloja bajo un tablero de aprobación. Un tablero de aprobación puede contener varios flujos de aprobación.

La clave es que un tablero de aprobación se centra en llevar el control de las solicitudes de aprobación, mientras que un flujo de aprobación es el mecanismo para aprobar una solicitud de aprobación.

Aquí se explica cómo ver una vista general de todos los tableros de aprobación y flujos de aprobación en su espacio de trabajo:

1. Este es el tablero de aprobación “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”.
2. Estos son los flujos de aprobación que pertenecen al tablero de aprobación “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”. Cada flujo de aprobación está marcado con una almohadilla.
3. Este es el tablero de aprobación “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”.
4. Estos son los flujos de aprobación que pertenecen al tablero de aprobación “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”. Cada flujo de aprobación está marcado con una almohadilla.