Aprobación por varias personas: creación de una junta de aprobación y un flujo de aprobación

En caso de una aprobación multipersonal, debe seleccionarse un flujo de aprobación. Este flujo de aprobación garantizará que una solicitud de aprobación llegue a la(s) persona(s) requerida(s). En cuanto la(s) persona(s) responsable(s) —según se especifique en el flujo de aprobación— lo firmen, la instrucción de trabajo pasará a ser oficial.

Nota: Para utilizar la aprobación multipersonal, usted debe tener acceso al Continous Improvement add-on. Puede comunicarse con nosotros a través del correo electrónico sales@azumuta.com para obtener más información.

Creación de un tablero de aprobación

Antes de que pueda definirse un flujo de aprobación, debe crearse un tablero de aprobación. Este tablero ofrecerá una visión general de las solicitudes de aprobación abiertas —con su estado correspondiente— así como una visión general de las solicitudes aceptadas que se hayan gestionado mediante un flujo de aprobación. Hay dos plantillas posibles para un tablero de aprobación: single wave approval y dual wave approval. Explicaremos la diferencia entre ambas en la siguiente sección.

Crear un tablero de aprobación puede realizarse de la siguiente manera:

1. Vaya a “Continous Improvement” en la barra lateral.
2. Haga clic en “Settings”.
3. Haga clic en el botón amarillo con el icono de más para crear un tablero de aprobación.
4. Seleccione ya sea single wave approval o dual wave approval en la plantilla.
5. Introduzca el nombre del tablero de aprobación. Si no se seleccionan grupos, el tablero y sus incidencias son visibles para todos.
6. Determine qué grupo(s) tendrán acceso a este tablero de aprobación.
7. Haga clic en “Add” para crear el tablero.
8. Tras crear el tablero de aprobación, deberá configurarlo. Consulte las guías de configuración del tablero de aprobación para más detalles.

Nota: Los ajustes de visibilidad de un tablero de aprobación también se aplican a todos los flujos de aprobación que dependan de él.

Aprobación de una sola etapa vs aprobación de doble etapa

Antes de que pueda definirse un flujo de aprobación, debe crearse un tablero de aprobación. Este tablero ofrecerá una visión general de las solicitudes de aprobación abiertas —con su estado correspondiente— así como una visión general de las solicitudes aceptadas que se hayan gestionado mediante un flujo de aprobación. Hay dos plantillas posibles para un tablero de aprobación:

Aprobación de una sola etapa: Este es un proceso de aprobación de una sola fase. Cuando la(s) persona(s) requerida(s) aprueben esta solicitud, la instrucción de trabajo pasará a ser oficial.

Aprobación de doble etapa: Este es un proceso de aprobación en dos fases. Cuando la(s) persona(s) requerida(s) en la primera fase otorguen su aprobación, la solicitud se reenviará automáticamente a la(s) persona(s) requerida(s) en la segunda fase. Cuando la(s) persona(s) de la segunda fase otorguen su aprobación, la instrucción de trabajo quedará oficializada.

La imagen siguiente ilustra bien la diferencia entre una aprobación de una sola etapa y una de doble etapa.

Creación de un flujo de aprobación

Por supuesto, tendrá que configurar su mecanismo de aprobación de instrucciones de trabajo. Esto debe configurarse en un flujo de aprobación.

Tras crear un tablero de aprobación, un flujo de aprobación (con el mismo nombre) se creará automáticamente bajo ese tablero. No obstante, también puede crear y configurar manualmente un flujo de aprobación. He aquí cómo hacerlo:

1. Vaya a “Continous Improvement” en la barra lateral.
2. Haga clic en “Settings”.
3. Haga clic en el icono de tres puntos junto al tablero de aprobación que alojará este nuevo flujo de aprobación.
4. Haga clic en “Add flow”.
5. Introduzca los datos del flujo de aprobación (solo el campo nombre es obligatorio). Puede completar los demás campos más tarde.
6. Cuando termine, haga clic en “Add”.
7. Tras crear el flujo de aprobación, deberá configurarlo. Consulte las guías de configuración del flujo de aprobación para más detalles.

Tablero de aprobación vs Flujo de aprobación: ¿Cuál es la diferencia?

Un tablero de aprobación es un panel centralizado que rastrea y gestiona todas las aprobaciones de instrucciones de trabajo. Muestra todas las solicitudes de aprobación, incluidos sus datos clave (p. ej., estado de aprobación, la instrucción de trabajo asociada, el nombre del solicitante, etc.). Un flujo de aprobación, en cambio, describe el mecanismo para procesar y aprobar las solicitudes de aprobación.

Un flujo de aprobación se aloja bajo un tablero de aprobación. Un tablero de aprobación puede contener múltiples flujos de aprobación.

La clave es que un tablero de aprobación se centra en el seguimiento de las solicitudes de aprobación, mientras que un flujo de aprobación es el mecanismo para aprobar una solicitud de aprobación.

A continuación se explica cómo ver una vista general de todos los tableros de aprobación y flujos de aprobación en su espacio de trabajo:

1. Este es el tablero de aprobación “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”.
2. Estos son los flujos de aprobación que pertenecen al tablero de aprobación “AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions”. Cada flujo de aprobación está marcado con una almohadilla.
3. Este es el tablero de aprobación “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”.
4. Estos son los flujos de aprobación que pertenecen al tablero de aprobación “AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions”. Cada flujo de aprobación está marcado con una almohadilla.