Grabaciones en el módulo de Auditorías y Listas de Verificación Digitales

Actualizado

Registro

Un registro almacena los datos de un evento de auditoría. Una auditoría planificada puede tener un registro antes de que un operario empiece la auditoría. El registro puede contener datos de ejecución después de que la auditoría comience.

Cada registro incluye:

  • La versión de la auditoría que se usó en el evento de auditoría.
  • El nombre del operario que ejecutó el evento de auditoría.
  • La fecha y hora de la ejecución del evento de auditoría, así como la fecha y hora de la ejecución de cada paso de la instrucción.
  • El tiempo empleado por un operario en ese evento de auditoría, así como el tiempo empleado en cada paso de la instrucción.
  • Las respuestas a todos los controles de producto en ese evento de auditoría.

docs what is a recording 2

Los registros de auditoría permiten:

  • Seguimiento de cumplimiento: conservar un registro del cumplimiento de su planta con normativas y estándares del sector.
  • Un rastro de auditoría digital: cada detalle de una auditoría se almacena y está disponible posteriormente.
  • Benchmarking: comparar resultados de auditoría a lo largo del tiempo para detectar tendencias de rendimiento.

Estado, resultado y notas

Estado y resultado son independientes: el estado muestra la fase de la auditoría, el resultado muestra su desenlace.

La interfaz usa las siguientes etiquetas de estado

Display label Status value Meaning
Planned IN_QUEUE La auditoría está esperando para comenzar.
In progress IN_PROGRESS La auditoría ha comenzado.
Finished FINISHED La auditoría está cerrada. Esto no confirma que todas las comprobaciones hayan aprobado.
Blocked BLOCKED La auditoría está bloqueada.
Rework REWORK La auditoría requiere retrabajo.

Cualquier auditoría no finalizada —En cola, En progreso, Bloqueada o Retrabajo (cualquier estado excepto Finished)— puede mostrar Overdue en lugar de su etiqueta de estado habitual una vez que haya pasado su fecha límite. Overdue es una etiqueta de visualización, no un estado almacenado por separado: por ejemplo, una auditoría con Overdue puede seguir teniendo el estado almacenado IN_QUEUE.

Una auditoría se considera overdue una vez que supera el tiempo de vencimiento que le corresponda: una hora de vencimiento específica si está establecida, o el final de su fecha de ejecución planificada si no lo está. Una auditoría sin ninguno de los dos no se marca nunca como Overdue.

La insignia de resultado del registro utiliza estas etiquetas en inglés:

Display label Result value
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
No result badge PLANNED or no result value

La etiqueta de estado Planned significa IN_QUEUE. El valor de resultado PLANNED significa que el registro no tiene resultado aún. Estos son valores distintos.

Cuando una auditoría vuelve a Rework, puede conservar su resultado previo. Compruebe el estado además del resultado.

Las notas introducidas con un resultado se almacenan en el registro. Estas notas son independientes de las respuestas de los pasos de la instrucción. Las notas nuevas introducidas con un resultado posterior reemplazan las notas anteriores del registro. No utilice este campo como historial de todos los cambios de resultado.

Versiones de instrucción y disponibilidad del informe

Un registro puede no tener versión de instrucción cuando la auditoría se planifica por primera vez. Vincular una versión fija qué contenido de instrucción usa el registro. Esta acción no aprueba la instrucción de trabajo.

Azumuta vincula la versión de la instrucción cuando un operario abre la auditoría para su ejecución. Entonces la auditoría comienza.

Sin una versión de instrucción vinculada, el informe no puede mostrar el contenido de la instrucción ni las respuestas. Cerrar una auditoría no iniciada con un resultado como N/A (NOT_APPLICABLE) no vincula por sí mismo una versión. Dichas auditorías pueden estar Finished (FINISHED) sin un informe de instrucción.

La base de datos de informes también requiere una versión de instrucción vinculada. Vea Audit recordings in the reporting database para las reglas de inclusión y los datos de resultado disponibles.

Sin conexión

Para una descarga automática para uso sin conexión, Azumuta necesita una versión vinculada para determinar qué contenido de instrucción descargar. Si el registro no tiene versión, Azumuta selecciona y vincula automáticamente una antes de la descarga. Esto ocurre antes de que el operario inicie la tarea. El estado permanece Planned (IN_QUEUE). Vea Device Settings: Offline.

Ver la lista de registros

Para enviar un PDF de registro a SFTP o SharePoint cuando una auditoría finaliza, vea Audit recording export settings. Esta exportación utiliza Default recording report y no requiere una plantilla DOCX.

Puede ver la lista de registros desde dos ubicaciones:

  • El nivel de módulo
  • El nivel de auditoría

Ver la lista de registros a nivel de módulo

  1. Haga clic en Audits & Digital Checklists en la barra lateral de la página principal.
  2. Haga clic en Audit Procedures.
  3. Haga clic en la pestaña Recordings.

docs recordings on the audits digital checklists module

Para cada registro, el icono ⋮ (tres puntos) permite a un administrador ejecutar la auditoría, editar las fechas del registro, notas y otros detalles, eliminar el registro o establecer su resultado. Esto también finalizará el registro si aún no está finalizado.

Ver la lista de registros a nivel de auditoría

La lista a nivel de auditoría sólo muestra registros vinculados a esa auditoría específica.

  1. Navegue a la auditoría para la que desea ver la lista de registros.
  2. Haga clic en la pestaña Recordings.

La lista de registros a nivel de auditoría tendrá la misma interfaz que la del nivel de módulo.

Buscar un registro específico

Use Búsqueda avanzada para encontrar un registro configurando opciones de búsqueda, en lugar de examinar la lista manualmente.

Acceder a la función de búsqueda avanzada

Hay dos formas de abrir Búsqueda avanzada:

Desde la lista de registros

Haga clic en Búsqueda avanzada, como se muestra a continuación:

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Desde la barra de búsqueda

  1. Haga clic en la barra de búsqueda.
  2. Haga clic en Recordings.

Usar la función de búsqueda avanzada

Configure cualquiera de estas opciones de búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar:

docs how to use the search recordings feature

  1. Elija si incluir o excluir módulos archivados, carpetas, categorías de artículos e auditorías.
  2. Opcional: introduzca el nombre del módulo, carpeta, categoría de artículos o auditoría que aloja el registro.
  3. Seleccione qué módulos, carpetas, categorías de artículos y auditorías incluir o excluir.
  4. Busque por número de orden de producto. Para Audits & Digital Checklists, use audit number en su lugar: el filtro de número de orden de producto sólo coincide con los registros de Gestión de Calidad.
  5. Busque por fecha de ejecución o rango de fechas.
  6. Busque por la respuesta de un operario a un control de producto.
  7. Filtre por estado.
  8. Haga clic en Buscar. Los resultados aparecen abajo, con paginación para moverse entre páginas.

Los distintos parámetros de búsqueda se pueden combinar.

Buscar por respuesta

Use Buscar por respuesta para encontrar registros que contengan una respuesta específica.

Puede buscar estos tipos de respuesta:

  • Texto
  • Número
  • Verdadero/Falso
  • N/A
  1. Abra Búsqueda avanzada.
  2. Active Buscar por respuesta.
  3. Seleccione el tipo de respuesta.
  4. Introduzca o seleccione el valor de la respuesta.
  5. Opcional: seleccione una instrucción de trabajo.
  6. Opcional: seleccione un paso específico de la instrucción. Si no selecciona un paso, Azumuta busca en todos los pasos.
  7. Haga clic en Buscar.
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