Grabaciones en el módulo de auditorías y listas de verificación digitales

Actualizado

Registro

Un registro almacena los datos de un evento de auditoría. Una auditoría planificada puede tener un registro antes de que un operario empiece la auditoría. El registro puede contener datos de ejecución una vez que la auditoría comienza.

Cada registro incluye:

  • La versión de la auditoría que se utilizó en el evento de auditoría.
  • El nombre del operario que ejecutó el evento de auditoría.
  • La fecha y hora de la ejecución del evento de auditoría, así como la fecha y hora de la ejecución de cada paso de la instrucción.
  • El tiempo empleado por un operario en ese evento de auditoría, así como el tiempo empleado en cada paso de la instrucción.
  • Las respuestas a todos los controles de producto en ese evento de auditoría.

docs what is a recording 2

Los registros de auditoría permiten:

  • Seguimiento de cumplimiento: mantener un registro del cumplimiento de su planta con normativas y estándares del sector.
  • Una pista de auditoría digital: cada detalle de una auditoría se almacena y está disponible posteriormente.
  • Benchmarking: comparar resultados de auditorías a lo largo del tiempo para detectar tendencias de rendimiento.

Estado, resultado y notas

Estado y resultado son independientes: el estado muestra la etapa de la auditoría, el resultado muestra su desenlace.

La interfaz usa las siguientes etiquetas de estado

Display label Status value Meaning
Planned IN_QUEUE La auditoría está esperando para comenzar.
In progress IN_PROGRESS La auditoría ha comenzado.
Finished FINISHED La auditoría está cerrada. Esto no confirma que todas las comprobaciones hayan pasado.
Blocked BLOCKED La auditoría está bloqueada.
Rework REWORK La auditoría requiere retrabajo.

Cualquier auditoría no finalizada — In Queue, In Progress, Blocked o Rework (cualquier estado excepto Finished) — puede mostrar Overdue en lugar de su etiqueta de estado habitual una vez que haya pasado su fecha de vencimiento. Overdue es una etiqueta de visualización, no un estado almacenado por separado: por ejemplo, una auditoría atrasada puede seguir teniendo el estado almacenado IN_QUEUE.

Una auditoría se marca como atrasada cuando supera el tiempo límite que le corresponda: un plazo específico si está establecido, o el final de su fecha de ejecución planificada si no lo está. Una auditoría sin ninguno de los dos no se marca nunca como Overdue.

La insignia de resultado del registro usa estas etiquetas en inglés:

Display label Result value
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
No result badge PLANNED or no result value

La etiqueta de estado Planned significa IN_QUEUE. El valor de resultado PLANNED significa que el registro aún no tiene resultado. Son valores diferentes.

Cuando una auditoría vuelve a Rework, puede conservar su resultado anterior. Compruebe tanto el estado como el resultado.

Las notas introducidas junto con un resultado se almacenan en el registro. Estas notas son independientes de las respuestas de los pasos de instrucción. Las notas nuevas introducidas con un resultado posterior reemplazan las notas del registro anteriores. No utilice este campo como historial de todos los cambios de resultado.

Versiones de la instrucción y disponibilidad del informe

Un registro puede no tener versión de instrucción cuando la auditoría se planifica por primera vez. Vincular una versión fija qué contenido de instrucción utiliza el registro. Esta acción no aprueba la instrucción de trabajo.

Azumuta vincula la versión de la instrucción cuando un operario abre la auditoría para su ejecución. Entonces la auditoría comienza.

Sin una versión de instrucción vinculada, el informe no puede mostrar el contenido de la instrucción ni las respuestas. Cerrar una auditoría no iniciada con un resultado como N/A (NOT_APPLICABLE) no vincula por sí mismo una versión. Tal auditoría puede estar Finished (FINISHED) sin un informe de instrucción.

La base de datos de reporting también requiere una versión de instrucción vinculada. Vea Audit recordings in the reporting database para las reglas de inclusión y los datos de resultado disponibles.

Offline

Para una descarga automática para uso sin conexión, Azumuta necesita una versión vinculada para determinar qué contenido de instrucción descargar. Si el registro no tiene versión, Azumuta selecciona y vincula una automáticamente antes de la descarga. Esto ocurre antes de que el operario empiece la tarea. El estado permanece Planned (IN_QUEUE). Vea Device Settings: Offline.

Ver la lista de registros

Puede ver la lista de registros desde dos ubicaciones:

  • A nivel de módulo
  • A nivel de auditoría

Ver la lista de registros a nivel de módulo

  1. Haga clic en Audits & Digital Checklists en la barra lateral de la página de inicio.
  2. Haga clic en Audit Procedures.
  3. Haga clic en la pestaña Recordings.

docs recordings on the audits digital checklists module

Para cada registro, el icono ⋮ (tres puntos) permite a un administrador ejecutar la auditoría, editar las fechas del registro, las notas y otros detalles, eliminar el registro o establecer su resultado. Esto también finalizará el registro si aún no está finalizado.

Ver la lista de registros a nivel de auditoría

La lista a nivel de auditoría solo muestra los registros vinculados a esa auditoría específica.

  1. Navegue a la auditoría cuya lista de registros desea ver.
  2. Haga clic en la pestaña Recordings.

La lista de registros a nivel de auditoría tendrá la misma interfaz que la de nivel de módulo.

Buscar un registro específico

Use Advanced search para encontrar un registro configurando las opciones de búsqueda, en lugar de inspeccionar manualmente la lista.

Acceder a la función de búsqueda avanzada

Hay dos maneras de abrir Advanced search:

Desde la lista de registros

Haga clic en Advanced search, como se muestra a continuación:

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Desde la barra de búsqueda

  1. Haga clic en la barra de búsqueda.
  2. Haga clic en Recordings.

Usar la función de búsqueda avanzada

Configure cualquiera de estas opciones de búsqueda y, a continuación, haga clic en Search:

docs how to use the search recordings feature

  1. Elija si incluir o excluir módulos archivados, carpetas, categorías de artículos y auditorías.
  2. Opcional: introduzca el nombre del módulo, carpeta, categoría de artículo o auditoría que alberga el registro.
  3. Seleccione qué módulos, carpetas, categorías de artículos y auditorías incluir o excluir.
  4. Busque por número de pedido de producto. Para Audits & Digital Checklists, use audit number en su lugar: el filtro de número de pedido de producto solo coincide con registros de Quality Management.
  5. Busque por fecha de ejecución o rango de fechas.
  6. Busque por la respuesta de un operario a un control de producto.
  7. Filtre por estado.
  8. Haga clic en Search. Los resultados aparecen abajo, con paginación para moverse entre páginas.

Los diferentes parámetros de búsqueda se pueden combinar.

Buscar por respuesta

Use Search by answer para encontrar registros que contengan una respuesta especificada.

Puede buscar estos tipos de respuesta:

  • Texto
  • Número
  • True/False
  • N/A
  1. Abra Advanced search.
  2. Active Search by answer.
  3. Seleccione el tipo de respuesta.
  4. Introduzca o seleccione el valor de la respuesta.
  5. Opcional: seleccione una instrucción de trabajo.
  6. Opcional: seleccione un paso de instrucción específico. Si no selecciona un paso, Azumuta buscará en todos los pasos.
  7. Haga clic en Search.
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