Aufzeichnungen in der Kompetenzmatrix & im Trainingsmodul

Was ist eine Aufzeichnung?

Azumuta hat eine besondere Funktion: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein organisiertes Repository von Daten, die sich auf ein Schulungsevent beziehen, das von einem Bediener ausgeführt wurde (teilweise oder vollständig).

Zu den in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen gehören:

• Die Version der Arbeitsanweisung, die im Schulungsevent verwendet wurde.
• Der Name der Trainer, die das Schulungsevent durchgeführt haben.
• Datum und Uhrzeit der Durchführung des Schulungsevents sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts.
• Die von den Teilnehmenden für das Schulungsevent aufgewendete Zeit sowie die für jeden einzelnen Anweisungsschritt aufgewendete Zeit.
• Die Antworten auf alle Produktprüfungen in diesem Schulungsevent.

Eine Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B.:

• Ein automatisiertes Trainings-Tracking-System: Eine Trainingsaufzeichnung zeichnet digital alle wichtigen Details zu einer Schulungsaktivität auf – Sie müssen dies nicht mehr manuell tun.
• Zur Verfolgung der Talententwicklung Ihrer Mitarbeiter: Verwenden Sie Ihre Trainingsberichte, um die Expertise und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden über die Zeit hinweg zu analysieren und zu verfolgen.
• Zur Erfüllung regulatorischer/ Zertifizierungsanforderungen: Einige Vorschriften/Zertifizierungen verlangen eine detaillierte Dokumentation Ihrer Mitarbeiterschulungen. Unsere Plattform zeichnet daher jedes Detail Ihrer Werkschulungen auf. Sie können jederzeit auf diese Aufzeichnungen zugreifen.
• Und viele weitere Anwendungsfälle.

Wie sieht man die Liste der Aufzeichnungen?

Aufzeichnungen werden auf 2 Ebenen gespeichert:

• Auf Modulebene
• Auf Ebene der Arbeitsanweisung

Wir geben in den folgenden Anleitungsabschnitten eine genauere Erklärung beider Ebenen:

Wie sieht man die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene

1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf "Skill-Matrix & Schulungen".
2. Klicken Sie auf "Schulungsverfahren".
3. Klicken Sie auf den Tab "Aufzeichnungen".

Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:

1. Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und deren Status.
2. Diese Spalte zeigt die Arbeitsanweisung für jede Aufzeichnung sowie deren Version.
3. Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Trainers, der sie ausgeführt hat/ausführen wird.
4. Diese Spalte zeigt den Bericht für jede Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, wie z. B. die Antwort auf jede Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts und die von den Teilnehmenden für jeden Anweisungsschritt aufgewendete Dauer.
5. Diese Spalte bietet für jede Aufzeichnung ein Drei-Punkte-Symbol. Beim Anklicken können Sie als Admin die Arbeitsanweisung ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
6. Klicken Sie hier, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.

Wie sieht man die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung

Neben der Anzeige der Aufzeichnungsliste auf Modulebene können Sie die Liste der Aufzeichnungen auch auf Ebene der Arbeitsanweisung einsehen. Dabei sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einer bestimmten Arbeitsanweisung verknüpft sind.

So sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen, die mit einer Arbeitsanweisung verknüpft sind:

1. Navigieren Sie zu der Arbeitsanweisung, für die Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
2. Klicken Sie auf den Tab "Aufzeichnungen".

Die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung hat dieselbe Oberfläche wie die auf Modulebene.

Wie sucht man nach einer bestimmten Aufzeichnung

Neben dem manuellen Durchsuchen der Aufzeichnungsliste auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene können Sie auch unsere Erweiterte Suche verwenden. Diese Funktion führt Sie zur gewünschten Aufzeichnung, indem Sie die Suchoptionen konfigurieren.

Wie man auf die Funktion Erweiterte Suche zugreift

Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie die erweiterte Suche verwenden, zeigen wir zunächst, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten, auf die erweiterte Suche zuzugreifen:

• Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene
• Über die Suchleiste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene

1. Klicken Sie einfach auf "Erweiterte Suche", wie unten gezeigt:

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste

1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
2. Klicken Sie auf "Aufzeichnungen".

Wie man die Funktion Erweiterte Suche verwendet

Nun, da Sie wissen, wie Sie zur erweiterten Suche gelangen, erklären wir, wie diese Funktion funktioniert.

Diese Funktion bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie eine bestimmte Aufzeichnung gezielt finden können. Hier sind die Suchoptionen, die Sie verwenden können:

1. Wählen Sie aus, ob Sie alle archivierten Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen in Ihre Suche einbeziehen/ausnehmen möchten.
2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/der Arbeitsanweisung ein, in dem/der sich die gesuchte Aufzeichnung befindet.
3. Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen aus, die Sie in Ihre Suche einbeziehen/ausnehmen möchten.
4. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie deren Produktionsauftragsnummer eingeben. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Quality Management).
5. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie ein Ausführungsdatum/Datumsbereich eingeben.
6. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie eine Antwort eines Bedieners auf eine seiner Produktprüfungen eingeben.
7. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie Aufzeichnungen nach deren Status filtern.
8. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf "Suchen".
9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert und auf "Suchen" (Nr. 8) geklickt haben, werden hier Ihre Suchergebnisse angezeigt.
10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.