Aufzeichnungen im Skill Matrix & Trainingsmodul

Aktualisiert

Was ist eine Aufzeichnung?

Azumuta verfügt über ein besonderes Feature: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein geordnetes Archiv von Daten zu einer Schulung, die von einem Bediener durchgeführt wurde (teilweise oder vollständig).

Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Daten umfassen:

  • Die Version der Arbeitsanweisung, die in der Schulung verwendet wurde.
  • Den Namen der Ausbildenden, die die Schulung durchgeführt haben.
  • Datum und Uhrzeit der Durchführung der Schulung sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes einzelnen Schritts der Arbeitsanweisung.
  • Die vom/den Schulungsteilnehmern aufgewendete Zeit für diese Schulung sowie die für jeden einzelnen Anweisungsschritt aufgewendete Zeit.
  • Die Antworten auf alle Produktprüfungen in dieser Schulung.

docs was ist eine Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, zum Beispiel:

  • Ein automatisiertes System zur Trainingsverfolgung: Eine Trainingsaufzeichnung zeichnet digital alle wichtigen Details einer Schulungsaktivität auf – sodass Sie diese nicht mehr manuell erfassen müssen.
  • Zur Nachverfolgung der Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeitenden: Nutzen Sie Ihre Trainingsberichte, um die Expertise und die Entwicklung der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden im Zeitverlauf zu analysieren.
  • Zur Erfüllung gesetzlicher/ Zertifizierungsanforderungen: Einige Regelwerke/Zertifizierungen verlangen eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Mitarbeiterschulungen. Daher erfasst unsere Plattform jede einzelne Detailinformation zu den Schulungsaktivitäten Ihrer Anlage. Auf diese Aufzeichnungen können Sie jederzeit zugreifen.
  • Und viele weitere Anwendungsfälle.

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen?

Aufzeichnungen werden auf zwei Ebenen gespeichert:

  • Auf Modulebene
  • Auf der Ebene der Arbeitsanweisung

Beide Ebenen erläutern wir im Folgenden genauer:

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf „Skill Matrix & Trainings“.
  2. Klicken Sie auf „Training Procedures“.
  3. Klicken Sie auf den Reiter „Aufzeichnungen“.

Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:

docs aufzeichnungen im skill-matrix trainings-modul

  1. Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und deren Status.
  2. Diese Spalte zeigt die Arbeitsanweisung für jede Aufzeichnung sowie deren Version.
  3. Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen der ausbildenden Person, die sie ausgeführt hat bzw. ausführen wird.
  4. Diese Spalte zeigt den Bericht für jede Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, wie die Antworten auf jede Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts und die Dauer, die die Teilnehmenden bei jedem Anweisungsschritt aufgewendet haben.
  5. Diese Spalte bietet für jede Aufzeichnung ein Dreipunktmenü. Beim Anklicken können Sie als Admin die Arbeitsanweisung ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
  6. Klicken Sie, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
  7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen auf der Ebene der Arbeitsanweisung

Neben der Ansicht auf Modulebene können Sie die Aufzeichnungen auch auf der Ebene der Arbeitsanweisung einsehen. Dadurch sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einer bestimmten Arbeitsanweisung verknüpft sind.

So sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen, die mit einer Arbeitsanweisung verknüpft sind:

  1. Navigieren Sie zu der Arbeitsanweisung, für die Sie die Aufzeichnungsliste einsehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter „Aufzeichnungen“.

Die Liste der Aufzeichnungen auf der Ebene der Arbeitsanweisung verwendet die gleiche Benutzeroberfläche wie die auf Modulebene.

Wie suche ich nach einer bestimmten Aufzeichnung

Neben der manuellen Suche in der Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene bzw. auf Ebene der Arbeitsanweisung können Sie auch unsere Erweiterte Suche verwenden. Mit dieser Funktion gelangen Sie durch Konfiguration der Suchoptionen zur gewünschten Aufzeichnung.

Wie greife ich auf die Erweiterte Suche zu

Bevor wir zeigen, wie Sie die Erweiterte Suche nutzen, erklären wir zunächst, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt zwei Wege:

  • Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene / Ebene der Arbeitsanweisung
  • Über die Suchleiste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Liste der Aufzeichnungen auf Module- / Arbeitsanweisungsebene

  1. Klicken Sie einfach auf „Erweiterte Suche“, wie unten gezeigt:

docs zugriff auf die suchfunktion aus der liste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste

  1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
  2. Klicken Sie auf „Aufzeichnungen“.

Wie Sie die Erweiterte Suche nutzen

Nun, da Sie wissen, wie Sie die Erweiterte Suche aufrufen, erläutern wir, wie diese Funktion funktioniert.

Diese Funktion bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie gezielt eine bestimmte Aufzeichnung finden. Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:

docs wie man die suchfunktion nutzt

  1. Wählen Sie aus, ob Sie alle archivierten Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen in Ihre Suche ein- oder ausschließen möchten.
  2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/der Arbeitsanweisung ein, die die gesuchte Aufzeichnung enthält.
  3. Wählen Sie das/die Modul(e), Ordner, Artikelkategorie(n) und Arbeitsanweisung(en) aus, die Sie in Ihre Suche ein- oder ausschließen möchten.
  4. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung anhand ihrer Produktauftragsnummer suchen. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Qualitätsmanagement).
  5. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung anhand eines Ausführungsdatums bzw. -zeitraums suchen.
  6. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung anhand einer Antwort eines Bedieners auf eine Produktprüfung suchen.
  7. Durch Aktivieren dieser Option können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie Aufzeichnungen nach ihrem Status filtern.
  8. Wenn Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf „Search“.
  9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert und auf „Search“ (Nr. 8) geklickt haben, werden Ihre Suchergebnisse hier angezeigt.
  10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.

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