Opnames in de module Audits & Digital Checklists

Registratie

Een registratie slaat de gegevens op voor één audit event. Een geplande audit kan een registratie hebben voordat een operator de audit start. De registratie kan uitvoeringsgegevens bevatten nadat de audit is gestart.

Elke registratie bevat:

• De versie van de audit die op het audit event is gebruikt.
• De naam van de operator die het audit event heeft uitgevoerd.
• De datum en tijd van de uitvoering van het audit event, evenals de datum en tijd voor de uitvoering van elke instructiestap.
• De bestede tijd door een operator aan dat audit event, evenals de tijd besteed aan elke instructiestap.
• De antwoorden op alle product checks bij dat audit event.

Audit-registraties ondersteunen:

• Compliance tracking: houd een overzicht bij van de naleving van regelgeving en industrienormen in uw fabriek.
• Een digitaal auditspoor: elk detail van een audit wordt opgeslagen en is later beschikbaar.
• Benchmarking: vergelijk auditeursultaten in de tijd om prestattrends te signaleren.

Status, resultaat en notities

Status en resultaat zijn onafhankelijk van elkaar: status toont de fase van de audit, resultaat toont de uitkomst.

De interface gebruikt de volgende statuslabels

Display label	Status value	Meaning
Planned	IN_QUEUE	De audit wacht nog op start.
In progress	IN_PROGRESS	De audit is begonnen.
Finished	FINISHED	De audit is afgesloten. Dit bevestigt niet dat alle controles geslaagd zijn.
Blocked	BLOCKED	De audit is geblokkeerd.
Rework	REWORK	De audit vereist nabewerking.

Elke onafgemaakte audit — In Queue, In Progress, Blocked of Rework (elke status behalve Finished) — kan, zodra de deadline verstreken is, in plaats van het gebruikelijke statusetiket Overdue weergeven. Overdue is een weergavelabel, geen aparte opgeslagen status: bijvoorbeeld een achterstallige audit kan nog steeds de opgeslagen status IN_QUEUE hebben.

Een audit wordt achterstallig zodra de voor hem geldende uiterste tijd is verstreken: een specifieke uiterste tijd als die is ingesteld, of het einde van de geplande uitvoeringsdatum als dat niet het geval is. Een audit zonder beide instellingen wordt nooit als Overdue gemarkeerd.

Het resultaatbadge van de registratie gebruikt deze Engelse labels:

Display label	Result value
Success	SUCCESS
Failed	FAILED
N/A (not applicable)	NOT_APPLICABLE
Cancelled	CANCELLED
No result badge	PLANNED or no result value

Het statusetiket Planned betekent IN_QUEUE. De resultwaarde PLANNED betekent dat de registratie nog geen resultaat heeft. Dit zijn afzonderlijke waarden.

Wanneer een audit terugkeert naar Rework, kan het zijn eerdere resultaat behouden. Controleer daarom zowel de status als het resultaat.

Notities die samen met een resultaat worden ingevoerd, worden op de registratie opgeslagen. Deze notities zijn los van antwoorden op instructiestappen. Nieuwe notities die bij een later resultaat worden ingevoerd, vervangen de eerdere registratie-notities. Gebruik dit veld niet als een geschiedenis van alle resultaatwijzigingen.

Instructieversies en beschikbaarheid van rapporten

Een registratie kan geen instructieversie hebben wanneer de audit voor het eerst gepland wordt. Het koppelen van een versie legt vast welke instructie-inhoud de registratie gebruikt. Deze actie keurt de werkinstructie niet goed.

Azumuta koppelt de instructieversie wanneer een operator de audit opent voor uitvoering. De audit start dan.

Zonder gekoppelde instructieversie kan het rapport de instructie-inhoud en antwoorden niet tonen. Het sluiten van een niet-begonnen audit met een resultaat zoals N/A (NOT_APPLICABLE) koppelt op zichzelf geen versie. Zo'n audit kan Finished (FINISHED) zijn zonder een instructierapport.

De rapportagedatabase vereist ook een gekoppelde instructieversie. Zie Audit recordings in the reporting database voor opnamecriteria en de beschikbare resultgegevens.

Offline

Voor een automatische offline download heeft Azumuta een gekoppelde versie nodig om te bepalen welke instructie-inhoud gedownload moet worden. Als de registratie geen versie heeft, selecteert en koppelt Azumuta er automatisch één voordat de download plaatsvindt. Dit gebeurt voordat de operator de taak start. De status blijft Planned (IN_QUEUE). Zie Device Settings: Offline.

Bekijk de lijst met registraties

Om een registratie-PDF naar SFTP of SharePoint te sturen wanneer een audit is voltooid, zie Audit recording export settings. Deze export gebruikt Default recording report en vereist geen DOCX-sjabloon.

U kunt de lijst met registraties vanaf twee plaatsen bekijken:

• Het moduleniveau
• Het auditniveau

Bekijk de lijst met registraties op moduleniveau

1. Klik op Audits & Digital Checklists in de zijbalk van de startpagina.
2. Klik op Audit Procedures.
3. Klik op het tabblad Recordings.

Voor elke registratie laat het ⋮-icoon (drie puntjes) een beheerder de audit uitvoeren, de datums, notities en andere details van de registratie bewerken, de registratie verwijderen of het resultaat instellen. Dit maakt de registratie ook af als deze nog niet is afgesloten.

Bekijk de lijst met registraties op auditniveau

De auditniveau-lijst toont alleen registraties die aan die specifieke audit zijn gekoppeld.

1. Navigeer naar de audit waarvan u de lijst met registraties wilt zien.
2. Klik op het tabblad Recordings.

De lijst met registraties op auditniveau heeft dezelfde interface als die op moduleniveau.

Zoek naar een specifieke registratie

Gebruik Advanced search om een registratie te vinden door zoekopties te configureren, in plaats van de lijst handmatig te scannen.

Toegang tot de geavanceerde zoekfunctie

Er zijn twee manieren om Advanced search te openen:

Vanuit de lijst met registraties

Klik op Advanced search, zoals hieronder getoond:

Vanuit de zoekbalk

1. Klik op de search bar.
2. Klik op Recordings.

Gebruik van de geavanceerde zoekfunctie

Configureer een of meer van deze zoekopties en klik vervolgens op Search:

1. Kies of u gearchiveerde modules, mappen, artikelcategorieën en audits wilt opnemen of uitsluiten.
2. Optioneel: voer de naam in van de module, map, artikelcategorie of audit die de registratie bevat.
3. Selecteer welke modules, mappen, artikelcategorieën en audits u wilt opnemen of uitsluiten.
4. Zoek op productordernummer. Voor Audits & Digital Checklists gebruikt u in plaats daarvan audit number: de filter voor productordernummer matcht alleen Quality Management-registraties.
5. Zoek op uitvoeringsdatum of datumreeks.
6. Zoek op het antwoord van een operator op een productcheck.
7. Filter op status.
8. Klik op Search. Resultaten verschijnen hieronder, met paginering om tussen pagina's te navigeren.

De verschillende zoekparameters kunnen worden gecombineerd.

Zoeken op antwoord

Gebruik Search by answer om registraties te vinden die een opgegeven antwoord bevatten.

U kunt op deze antwoordtypen zoeken:

• Tekst
• Nummer
• True/False
• N/A

1. Open Advanced search.
2. Schakel Search by answer in.
3. Selecteer het antwoordtype.
4. Voer de antwoordwaarde in of selecteer deze.
5. Optioneel: selecteer één werkinstructie.
6. Optioneel: selecteer een specifieke instructiestap. Als u geen stap selecteert, doorzoekt Azumuta alle stappen.
7. Klik op Search.