Gebeurtenissen in een plannings-tabblad (voor audits)

Wat is een gebeurtenis?

Een gebeurtenis is een voorval dat heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden in een planningtabblad. Elke stip op de screenshot hierboven staat voor een gebeurtenis.

Hoe langer een gebeurtenis duurt, hoe groter de stip is. Omgekeerd: hoe korter een gebeurtenis is, hoe kleiner de stip.

Bijvoorbeeld: een “ISO 9001:2015-audit” in het voorbeeld hierboven duurt een hele week om te voltooien. Een “Audit energieverbruik fabriek” en een “Audit fabrieksveiligheid” duren elk een hele dag om af te ronden. Daarnaast duurt een “Leveranciersaudit” slechts 1 uur. Deze verschillen in auditduur verklaren waarom sommige stippen groter zijn en andere kleiner.

Bovendien is elke gebeurtenisstip kleurgecodeerd. Dit is de betekenis van elke kleur:

• Groene stip: De gebeurtenis was succesvol.
• Rode stip: De gebeurtenis was een mislukking/leverde onbevredigende resultaten op.
• Lichtgrijze stip: Het resultaat van de gebeurtenis was inconclusief/niet beschikbaar (N/A).
• Oranje stip: De gebeurtenis stond in het verleden gepland, maar is nog niet uitgevoerd.
• Donkergrijze stip: De gebeurtenis zal in de toekomst plaatsvinden.

Hoe gebeurtenissen in het Planning-tabblad te configureren

Net als de zijbalk kunt u ook gebeurtenissen configureren in het Planning-tabblad. Zo krijgt u toegang tot de gebeurtenisinstellingen:

1. Klik op “Audits & Digitale Checklists” in de zijbalk van de startpagina.
2. Klik op “Planning”.
3. Selecteer het betreffende planningtabblad.
4. Klik op het driepuntjes-icoon.
5. Klik op “Kalendergebeurtenissen configureren”.

We leggen de gebeurtenisinstellingen verder uit in de gidssecties hieronder.

Gebeurtenisinstellingen: Algemeen

1. Als u hierop klikt, worden alle gebeurtenissen gekoppeld aan hun auditlocatie.
2. Als u klaar bent met het configureren van de zijbalkinstellingen, klikt u op “Opslaan” om de instellingen toe te passen. De zijbalkinstellingen sluiten automatisch.
3. Klik om de zijbalkinstellingen te sluiten zonder iets op te slaan (er worden geen wijzigingen op het planningtabblad toegepast).

Daarnaast leggen we de meer geavanceerde configuratie-opties hieronder uit:

Gebeurtenissen uitlijnen op

Met deze instelling geeft u aan op welk niveau u een gebeurtenis wilt inplannen. U kunt een gebeurtenis op een van de volgende niveaus plannen:

• Raster (aanbevolen)
• Uur
• Dag
• Week
• Maand

Wanneer u een nieuwe gebeurtenis plant, komt de duur van de gebeurtenis overeen met het gekozen niveau.

Bijvoorbeeld: als u “Uur” als niveau kiest, dan is de standaardduur van die gebeurtenis bij het toevoegen 1 uur. Uiteraard kunt u de duur van die gebeurtenis later altijd bewerken.

We raden u aan om “Raster” als niveau te gebruiken. Zo wordt de duur bij het plannen aangepast aan het raster.

Bijvoorbeeld: als het zoomniveau is ingesteld op “Dag”, wordt een gebeurtenis standaard ingepland met een duur van 1 uur. Als het zoomniveau is ingesteld op “Week”, wordt een gebeurtenis standaard ingepland met een duur van 1 dag. En zo verder.

Gebeurtenistekst

Met deze instelling kunt u kiezen welke tekst op de bestaande gebeurtenisstippen wordt weergegeven. Zo kan een beheerder in één oogopslag meer details over de gebeurtenis zien. Er zijn meerdere opties om op de gebeurtenis te tonen:

• De naam van de werkinstructie van de audit
• De naam van de uitvoerder van de audit
• Spot: De auditlocatie
• Gemiddelde (waarbij na uitvoering van de audit de score op de gebeurtenisstip wordt weergegeven)
• Trainingsniveau (alleen voor medewerkerstrainingen – niet van toepassing op audits)
• Notities (u kunt notities schrijven door op een gebeurtenis te klikken; deze worden weergegeven wanneer u deze optie selecteert)
• U kunt ook geen bijschrift tonen door “geen bijschrift weergeven” te kiezen

Belangrijk om te weten: Deze instelling werkt alleen als de gebeurtenisstip groot genoeg is om de tekst weer te geven. Als de gebeurtenisstip te klein is, wordt er geen tekst weergegeven. De screenshot hieronder illustreert het verschil tussen een lange gebeurtenisstip (waar de tekst verschijnt) en kortere gebeurtenisstippen (waar geen tekst verschijnt).

Als de tekst niet op een gebeurtenisstip verschijnt, dan moet u uw tijdzoomniveau verlagen naar het juiste niveau. Bijvoorbeeld: als de gebeurtenisstip slechts enkele uren duurt, moet u het tijdzoomniveau instellen op “Dag”. Daarna zal de tekst op die gebeurtenisstip verschijnen.

Gebeurtenistype

Met deze instelling kunt u de bestaande gebeurtenisstippen op het planningtabblad filteren. U kunt hiermee kiezen om alleen audit-gerelateerde gebeurtenissen of alleen trainingsgerelateerde gebeurtenissen te zien.

Dit is een handige functie om uw planningtabblad op te schonen.

Standaard is deze instelling al toegepast per module. Daarom:

• Als u een planningtabblad hebt aangemaakt onder de module Audits & Digitale Checklists, is het standaard gebeurtenistype “Audit”
• Als u een planningtabblad hebt aangemaakt onder de module Skill Matrix & Training, is het standaard gebeurtenistype “Training”