SharePoint PDF

Bijgewerkt

Wat is SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint is een veelgebruikt samenwerkingsplatform waarmee organisaties documenten kunnen beheren en delen. Het stelt uw teamleden in staat om documenten te uploaden, te bewerken en op elk moment te openen — vanaf elk apparaat.

Als veelzijdige software biedt Azumuta een breed scala aan integratiemogelijkheden — waaronder met SharePoint.

Deze integratie biedt verschillende mogelijkheden – waaronder het tonen van een PDF-bestand vanaf uw SharePoint-platform in een instructiestap.

Deze functie is zeer nuttig omdat alle wijzigingen die in het PDF-bestand op SharePoint worden aangebracht, automatisch worden doorgevoerd in het PDF-bestand op Azumuta. Op die manier hoeft u het PDF-bestand op Azumuta niet handmatig bij te werken telkens wanneer het originele PDF-bestand op SharePoint wordt aangepast.

Dit voordeel bespaart u veel tijd, vooral als u veel PDF-bestanden op SharePoint heeft en deze in uw instructiestappen wilt weergeven.

Note: Op dit moment kan een instructiestap alleen PDF-bestanden verwerken. We zijn deze functie echter aan het uitbreiden, zodat u in de toekomst ook andere bestandstypen van SharePoint kunt weergeven.

Een SharePoint PDF toevoegen aan een instructiestap

Nadat u de SharePoint-integratie met uw workspace hebt ingesteld, kunt u SharePoint PDF-pagina's aan uw instructiestappen toevoegen. Zo voegt u er een toe:

  1. Navigeer naar een instructiestap waarin u een SharePoint PDF wilt toevoegen en open deze.
  2. Klik op het Visuals-tabblad.
  3. Klik op Add page.
  4. Selecteer Sharepoint PDF.
  5. Klik op Select file.
  6. Klik het bestand aan dat u aan de instructiestap wilt toevoegen.
  7. Klik op Select.

Een SharePoint PDF bekijken als operator

Een SharePoint PDF-bestand is bedoeld om door een operator te worden bekeken. Een operator kan het als volgt bekijken:

  1. Navigeer naar de instructiestap die een SharePoint PDF bevat.
  2. Wacht totdat de SharePoint PDF volledig is geladen.
  3. Klik op de SharePoint PDF.
  4. Er verschijnt vervolgens een PDF-viewer. U kunt tussen pagina's navigeren door omhoog/omlaag te scrollen. Daarnaast kunt u ook het zoomniveau van de PDF-viewer aanpassen.

Een SharePoint PDF bewerken in een instructiestap

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het Visuals-tabblad.
  3. Klik op de SharePoint PDF die u wilt bewerken.
  4. Voer uw bewerkingen uit. Onder de video hieronder vindt u een visuele instructie die alle bewerkingen laat zien die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren.

Hieronder staan de bewerkingsmogelijkheden die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren:

Screenshot van een SharePoint-interface die laat zien hoe u een PDF-bestand toevoegt en bewerkt in een instructiestap. De afbeelding benadrukt belangrijke opties zoals het toevoegen van een beschrijving, het selecteren van een bestand, het aanpassen van PDF-zoominstellingen en het kiezen van een specifieke pagina. De weergegeven PDF heeft de titel 'First Aid: The Handbook' en is geopend in een documentviewer.

  1. U kunt hier een beschrijving van het PDF-bestand toevoegen. Deze beschrijving verschijnt in de operatorweergave.
  2. Klik om het PDF-bestand te wijzigen dat in deze instructiestap wordt weergegeven.
  3. Selecteer het zoomniveau van het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast in de operatorweergave.
  4. Selecteer de standaard geopende pagina voor het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast in de operatorweergave.
  5. Dit is een voorbeeldweergave van hoe het PDF-bestand in de operatorweergave wordt getoond.

Een SharePoint PDF verwijderen uit een instructiestap

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het Visuals-tabblad.
  3. Klik met de rechtermuisknop op de SharePoint PDF die u wilt verwijderen.
  4. Klik op Delete page.
  5. Klik op Remove.

De SharePoint-integratie instellen in uw workspace

Voordat u een SharePoint PDF-bestand aan een instructiestap kunt toevoegen, moet u eerst de SharePoint-integratie in uw workspace instellen. Deze setup moet u één keer uitvoeren voor elke SharePoint-site die u heeft.

Als u tijdens het instellen problemen ondervindt of vragen heeft, neem dan contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.

Het installatieproces bestaat uit 3 fasen. We leggen elke fase hieronder uit:

Fase 1: Maak een “app” in uw SharePoint

De eerste fase is het aanmaken van een app in uw SharePoint. Hiervoor:

  1. Ga naar de volgende link en registreer daar een nieuwe app: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Vervang {tenant} door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang {site} door de naam van uw SharePoint-site. Als u vragen heeft, neem dan contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.
  2. Genereer de Client Iden de Client Secret
  3. Kopieer de Client Id en de Client Secret en plak ze op een veilige plaats. U heeft beide credenties later in de volgende fasen nodig.
  4. We raden u ook aan de volgende velden in te vullen, in het onderstaande formaat:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Vervang {domain} door de domeinnaam van uw workspace. Als uw workspace een aangepast domein heeft, vervang {domain} dan door dat aangepaste domein. Als uw workspace geen aangepast domein heeft, vervang {domain} door app. Als u twijfelt, neem dan contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.
  • Raadpleeg voor meer details de onderstaande schermafbeelding:

Schermafbeelding van een applicatieregisterformulier met Client ID, Client Secret en applicatiegegevens voor de Azumuta SharePoint Plugin. Het gemarkeerde gedeelte bevat velden voor Title, App Domain (app.azumuta.com) en Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Machtiging toekennen aan de nieuwe “app”

In de tweede fase moet u machtiging toekennen aan de app die u hebt aangemaakt in fase 1. Dit zijn de vereiste stappen:

  1. Ga naar https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Vervang {tenant} door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang {site} door de naam van uw SharePoint-site. Als u vragen heeft, neem dan contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.
  2. Vul de Client Id in
  3. Klik op Lookup.
  4. Vul in het veld Permission Request XML de volgende code in:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Voor meer details, zie de schermafbeelding hieronder:

Schermafbeelding van een applicatieregisterformulier voor de Azumuta SharePoint Plugin, met velden voor App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) en Redirect URL (https://app.azumuta.com). Het gemarkeerde gedeelte bevat de Permission Request XML-code, die app-machtigingen specificeert voor toegang tot de SharePoint-sitecollectie met leesrechten.

Fase 3: Neem contact op met Azumuta

Nadat u beide bovenstaande fasen hebt voltooid, neemt u contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.

Vermeld in deze e-mail alstublieft uw Client Id en Client Secret (die u in fase 1 hebt verkregen).

Vervolgens schakelen wij het SharePoint PDF visual page type in op uw workspace. Wij informeren u zodra dit is gebeurd.

Opmerking: Your Client Id en Client Secret zijn twee uiterst gevoelige referenties. Bewaar ze veilig en deel ze niet met onbevoegden.

Op deze pagina