Geldigheidsperiode van training (verval)

Wat is een geldigheidsperiode voor een training?

Sommige competenties mogen niet als onbeperkt geldig worden beschouwd. Om uw vaardigheidsmatrix in lijn te houden met certificeringsnormen en interne compliance-regels, kunt u een optionele geldigheidsperiode aan een training koppelen. Zodra de competentie van een operator het einde van die periode bereikt, markeert Azumuta deze automatisch in de vaardigheidsmatrix zodat managers en operators weten dat hertraining nodig is.

U kunt ook een waarschuwingsperiode instellen die de competentie vóór het vervallen markeert, zodat u tijd heeft om de volgende trainingssessie te plannen.

Een geldigheidsperiode aan een training toevoegen

De geldigheidsperiode wordt geconfigureerd in de instellingen Skill Matrix & Trainings van de training, op dezelfde plaats waar u fast-forward behavior en andere matrixopties beheert.

1. Open de werkopdracht die voor de training wordt gebruikt.
2. Ga naar de sectie Skill Matrix & Trainings van de instellingen.
3. Vink het selectievakje Training expires after a certain period of time aan.
4. Vul bij Validity period de duur in — bijvoorbeeld 2 months, 12 months, 1 year — die bepaalt hoe lang een competentie geldig blijft nadat deze is toegekend.
5. Vul bij Warning before expiration een duur in die bepaalt hoe ver van tevoren de matrix u moet waarschuwen dat de competentie bijna verloopt.
6. Vink optioneel Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user aan als u wilt dat beheerders bij het valideren of scoren van een competentie worden gevraagd de standaardduur per gebruiker te overschrijven.
7. Klik op Save.

Wat gebeurt er wanneer een competentie verloopt

Wanneer een operator deze competentie krijgt toegekend, berekent Azumuta het geldigheidsvenster vanaf het moment dat het niveau wordt ingesteld en slaat zowel de start- als einddatum op in de matrixvermelding. Vanaf daar:

• Zolang de competentie geldig is en zich buiten de waarschuwingsperiode bevindt, verschijnt deze zoals gebruikelijk in de vaardigheidsmatrix.
• Wanneer deze de warning window binnentreedt (bijv. de laatste twee maanden vóór het verlopen), markeert Azumuta deze met een orange dot en toont de tooltip Expires soon samen met de valid-from en valid-until datums.
• Zodra de geldigheidsperiode eindigt, wordt de competentie als expired beschouwd — gemarkeerd met een rood bolletje — wat aangeeft dat de operator opnieuw getraind en gevalideerd moet worden.

Zichtbaarheid in de Skill Matrix

Door met de muis over een competentiecel in de matrix te bewegen, worden de geldigheidsgegevens zichtbaar: het behaalde niveau, de periode waarin het geldig is (“Valid from … until …”), en een statusindicatie (“Expires soon” of “Expired”). Dit maakt het voor managers eenvoudig om te zien welke operators een opfristraining nodig hebben en om de volgende training in te plannen.

Belangrijke opmerkingen

• De geldigheidsperiode wordt geconfigureerd per training/work instruction, niet als een globale accountinstelling.
• Als u de per-gebruiker override inschakelt, geldt de bij het valideren van het niveau ingestelde geldigheidsperiode alleen voor that user’s entry; andere operators blijven de standaardgeldigheidsperiode gebruiken die is gedefinieerd op de werkopdracht.
• Elke nieuwe validatie (hertraining) start een nieuw geldigheidsvenster voor de operator, dus u hoeft de vorige vermelding niet handmatig te wissen.