Geldigheidsperiode training (verval)

Wat is een geldigheidsperiode van een training?

Sommige competenties mogen niet als onbeperkt geldig worden beschouwd. Om uw competentiematrix in lijn te houden met certificeringsnormen en interne compliance-regels, kunt u een optionele geldigheidsperiode aan een training koppelen. Zodra de competentie van een operator het einde van die periode bereikt, markeert Azumuta deze automatisch in de competentiematrix zodat managers en operators weten dat hertraining nodig is.

U kunt ook een waarschuwingsperiode configureren die de competentie voorafgaand aan het verlopen markeert, zodat u tijd heeft om de volgende trainingssessie te plannen.

Hoe voegt u een geldigheidsperiode toe aan een training

De geldigheidsperiode wordt ingesteld in de instellingen Competentiematrix & Trainingen van de training, op dezelfde plek waar u het fast-forward behavior en andere matrixopties beheert.

1. Open de werkinstructie die voor de training wordt gebruikt.
2. Ga naar de sectie Competentiematrix & Trainingen in de instellingen.
3. Vink het selectievakje “Training vervalt na een bepaalde periode” aan.
4. Vul de Geldigheidsperiode in — een duur (bijv. 2 maanden, 12 maanden, 1 jaar) die bepaalt hoe lang een competentie geldig blijft nadat deze is toegekend.
5. Vul de Waarschuwing vóór vervaldatum in — een duur die bepaalt hoe ver van tevoren de matrix u moet waarschuwen dat de competentie bijna verloopt.
6. Vink optioneel “Vragen om een aangepaste geldigheidsperiode te kiezen bij het handmatig instellen van het niveau van een gebruiker” aan als u wilt dat beheerders worden gevraagd de standaardduur per gebruiker te overschrijven wanneer zij een competentie valideren of score geven.
7. Klik op Opslaan.

Wat gebeurt er wanneer een competentie verloopt

Wanneer een operator deze competentie krijgt toegekend, berekent Azumuta het geldigheidsvenster vanaf het moment dat het niveau wordt ingesteld en slaat zowel de start- als de einddatum op in de matrixvermelding. Vanaf dat moment:

• Terwijl de competentie geldig is en buiten de waarschuwingsperiode valt, verschijnt deze zoals gebruikelijk in de competentiematrix.
• Wanneer deze de waarschuwingsperiode ingaat (bijv. de laatste twee maanden vóór verval), markeert Azumuta deze met een oranje stip en toont de tooltip “Vervalt binnenkort” samen met de geldigheidsdatum van en tot.
• Zodra de geldigheidsperiode eindigt, wordt de competentie als verlopen behandeld — gemarkeerd met een rode stip — wat aangeeft dat de operator opnieuw getraind en gevalideerd moet worden.

Zichtbaarheid in de competentiematrix

Als u met de muis over een competentiecel in de matrix gaat, worden de geldigheidgegevens zichtbaar: het behaalde niveau, de periode waarin het geldig is (“Geldig van … tot …”) en een statushint (“Vervalt binnenkort” of “Verlopen”). Dit maakt het eenvoudig voor managers om te zien welke operators een opfriscursus nodig hebben en om de volgende training in te plannen.

Belangrijke opmerkingen

• De geldigheidsperiode wordt per training/werkinstructie geconfigureerd, niet als een globale accountbrede instelling.
• Als u de per-gebruiker-override inschakelt, geldt de geldigheidsperiode die wordt ingesteld bij het valideren van het niveau van een operator alleen voor die gebruiker; andere operators blijven de standaardgeldigheidsperiode gebruiken zoals gedefinieerd in de werkinstructie.
• Elke nieuwe validatie (hertraining) start een nieuw geldigheidsvenster voor de operator, dus u hoeft de vorige vermelding niet handmatig te verwijderen.