De Audit Trail

Wat het Audit Trail is

Het Audit Trail is een werkruimte-breed, alleen-lezen logboek van acties die in Azumuta zijn uitgevoerd. Elke vermelding registreert wie een actie uitvoerde, wat er veranderde en wanneer, zodat kwaliteits- en compliance-teams de volledige geschiedenis van een item kunnen reconstrueren.

U vindt het onder Management → Settings → Audit Trail. Het openen vereist het recht View Settings onder Management, dus het is beperkt tot beheerders; operators op de werkvloer kunnen het niet openen. Medewerkers van Azumuta kunnen daarnaast trail-vermeldingen bekijken die meerdere werkruimten beslaan.

Wat wordt vastgelegd

Het trail legt acties vast vanuit de hele werkruimte, waaronder:

• Aanmeldingen, zowel succesvolle als mislukte, inclusief de provider, het doel (login of signup) en het platform (admin, web app of native app) voor single sign-on.
• Goedkeurings- en handtekeningactiviteiten, inclusief lifecycle-events van goedkeuringsworkflows zoals verzoeken, kolomverplaatsingen en quick-approve-acties.
• Issue-acties, hernoemingen en wijzigingen in feature-toggles.
• Archiveren, terugzetten uit het archief en verwijderen, waarbij voor elk getroffen item een afzonderlijke vermelding wordt geschreven wanneer een actie door een subtree heen doorwerkt.
• Overgangen op borden met ingangsdatum.

Elke vermelding lost de leesbare naam van elk genoemd item op naast het ID, en die namen worden vastgelegd op het moment dat de vermelding wordt geschreven, zodat de geschiedenis duidelijk blijft, ook als een item later wordt hernoemd. Gebruikersnamen blijven bewaard, zelfs voor verborgen of verwijderde gebruikers. Wanneer meerdere acties binnen dezelfde seconde plaatsvinden, toont het trail ze in de volgorde waarin ze daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Het trail richt zich op acties die data creëren, wijzigen, goedkeuren, aftekenen, archiveren of verwijderen, samen met aanmeldingsactiviteit. Routinezoekopdrachten en de meeste alleen-lezen-browsing worden niet vastgelegd.

Hoe vermeldingen worden beschermd

Vermeldingen zijn onveranderlijk. Iedere vermelding wordt eenmaal weggeschreven en geen onderdeel van de applicatie kan deze daarna wijzigen of verwijderen: er is geen bewerk- of verwijderactie voor trail-vermeldingen voor welke rol dan ook, inclusief beheerders en medewerkers van Azumuta. Dit maakt het trail geschikt voor GMP en andere gereguleerde omgevingen waar dossiers toerekenbaar, met tijdstempel en onveranderlijk moeten zijn.

Vermeldingen worden bewaard zolang de werkruimte bestaat. Ze worden nooit automatisch verwijderd of gewist.

De tijd van elke vermelding wordt in UTC opgeslagen en aan u getoond in uw eigen lokale tijdzone, zowel op het scherm als in exports, zodat het onderliggende record consistent blijft tussen locaties en beoordelaars.

Filteren en zoeken

Beperk het Audit Trail op datumbereik, op gebruiker, op actietype en op specifieke argumentwaarden (bijvoorbeeld een entiteit-ID of een issue-ID) om een review te focussen. Het wijzigen van de zoekopdracht en het opnieuw uitvoeren ervan brengt u terug naar de eerste resultatenpagina, zodat een kleinere resultatenlijst u nooit met een lege pagina achterlaat.

Opmerkingen toevoegen

U kunt een verklarende opmerking toevoegen aan een trail-vermelding, bijvoorbeeld om de reden van een wijziging of de uitkomst van een onderzoek vast te leggen. Elke opmerking wordt toegeschreven aan de gebruiker die deze schreef en krijgt een tijdstempel; het bewerken van een opmerking behoudt de vorige tekst als versieverleden. Opmerkingen worden apart van de vermelding opgeslagen die ze annoteren, zodat ze het oorspronkelijke record nooit wijzigen en het trail zelf onveranderlijk blijft.

Exporteren

Exporteer het gefilterde trail naar een CSV-bestand voor archivering of externe beoordeling. Elke rij bevat zowel mensleesbare waarden als de ruwe ID's, de lokale datum en tijd en de toegepaste UTC-offset. Gevoelige velden zoals wachtwoorden, API-keys en inlogidentificatoren worden uit de export verwijderd.

Het maximaal aantal rijen per export is per omgeving configureerbaar, met een standaard van 10.000. Wanneer een export die limiet bereikt, wordt deze afgekapt en wordt u geïnformeerd dat de limiet is toegepast, zodat u uw filters kunt verfijnen en een meer specifieke set kunt exporteren. Een export is een momentopname voor beoordeling; het Audit Trail in de applicatie blijft het gezaghebbende record.