SharePoint PDF

Was ist SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint ist eine weit verbreitete Kollaborationsplattform, mit der Organisationen Dokumente verwalten und teilen können. Sie ermöglicht Ihren Teammitgliedern, Dokumente jederzeit und von jedem Gerät hochzuladen, zu bearbeiten und darauf zuzugreifen.

Als vielseitige Software bietet Azumuta eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten – auch mit SharePoint.

Diese Integration ermöglicht verschiedene Funktionen – unter anderem das Einbetten einer PDF-Datei von Ihrer SharePoint-Plattform in einen Instruktions‑/Arbeitsschritt.

Diese Funktion ist besonders nützlich, weil Änderungen an der PDF-Datei in SharePoint automatisch in der PDF-Datei in Azumuta übernommen werden. So müssen Sie die PDF-Datei in Azumuta nicht jedes Mal manuell aktualisieren, wenn die Originaldatei in SharePoint geändert wird.

Dieser Vorteil spart viel Zeit, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von PDF-Dateien in SharePoint haben, die Sie in Ihren Instruktionsschritten anzeigen möchten.

Hinweis: Derzeit kann ein Instruktionsschritt nur PDF-Dateien verarbeiten. Wir erweitern diese Funktion jedoch, sodass Sie zukünftig auch andere Dateitypen aus SharePoint anzeigen können.

Wie füge ich eine SharePoint PDF zu einem Instruktionsschritt hinzu?

Nachdem Sie die SharePoint-Integration in Ihrem Workspace eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, SharePoint‑PDF‑Seiten zu Ihren Instruktionsschritten hinzuzufügen. So fügen Sie eine hinzu:

1. Navigieren Sie zu dem Instruktionsschritt, in den Sie eine SharePoint PDF einfügen möchten, und öffnen Sie ihn.
2. Klicken Sie auf den "Visuals"-Tab.
3. Klicken Sie auf "Seite hinzufügen".
4. Wählen Sie "Sharepoint PDF".
5. Klicken Sie auf "Datei auswählen".
6. Klicken Sie auf die Datei, die Sie dem Instruktionsschritt hinzufügen möchten.
7. Klicken Sie auf "Auswählen".

Anzeige einer SharePoint PDF als Bediener

Eine SharePoint PDF-Datei ist dafür vorgesehen, von einem Bediener angezeigt zu werden. So geht der Bediener vor:

1. Navigieren Sie zu dem Instruktionsschritt, der eine SharePoint PDF enthält.
2. Warten Sie, bis die SharePoint PDF vollständig geladen ist.
3. Klicken Sie auf die SharePoint PDF.
4. Anschließend öffnet sich ein PDF‑Viewer. Sie können zwischen den Seiten durch Hoch-/Runterscrollen navigieren. Zusätzlich können Sie den Zoom‑Level des PDF‑Viewers anpassen.

Wie bearbeitet man eine SharePoint PDF in einem Instruktionsschritt?

1. Navigieren Sie zu einem Instruktionsschritt mit einer SharePoint PDF und öffnen Sie ihn.
2. Klicken Sie auf den "Visuals"-Tab.
3. Klicken Sie auf die SharePoint PDF, die Sie bearbeiten möchten.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Unter dem folgenden Video finden Sie eine visuelle Anleitung, die alle Bearbeitungsoptionen für eine SharePoint PDF in einem Instruktionsschritt zeigt.

Hier sind die Bearbeitungsoptionen, die Sie für eine SharePoint PDF in einem Instruktionsschritt vornehmen können:

1. Hier können Sie eine Beschreibung der PDF-Datei hinzufügen. Diese Beschreibung erscheint in der Ansicht des Bedieners.
2. Klicken Sie, um die PDF-Datei zu ändern, die in diesem Instruktionsschritt angezeigt wird.
3. Wählen Sie den Zoom‑Level der PDF-Datei. Diese Einstellung gilt auch für die Ansicht des Bedieners.
4. Wählen Sie die Standard-Startseite der PDF-Datei. Diese Einstellung gilt ebenfalls für die Ansicht des Bedieners.
5. Dies ist eine Vorschau, wie die PDF-Datei in der Ansicht des Bedieners angezeigt wird.

Wie lösche ich eine SharePoint PDF aus einem Instruktionsschritt?

1. Navigieren Sie zu einem Instruktionsschritt mit einer SharePoint PDF und öffnen Sie ihn.
2. Klicken Sie auf den "Visuals"-Tab.
3. Rechtsklicken Sie auf die SharePoint PDF, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf "Seite löschen".
5. Klicken Sie auf "Entfernen".

Wie richtet man die SharePoint-Integration für Ihren Workspace ein?

Bevor Sie eine SharePoint PDF-Datei zu einem Instruktionsschritt hinzufügen können, müssen Sie die SharePoint-Integration in Ihrem Workspace einrichten. Diese Einrichtung muss einmalig für jede SharePoint‑Site erfolgen.

Sollten während des Einrichtungsprozesses Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com E‑Mail.

Der Einrichtungsprozess besteht aus 3 Phasen. Wir erklären jede Phase im Folgenden:

Phase 1: Erstellen Sie eine "App" in Ihrem SharePoint

Die erste Phase besteht darin, eine "App" in Ihrem SharePoint zu erstellen. So geht's:

1. Gehen Sie zu folgendem Link und registrieren Sie dort eine neue "App": https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
   • Ersetzen Sie "{tenant}" durch den Microsoft‑Tenant‑Namen Ihrer Organisation und "{site}" durch den Namen Ihrer SharePoint‑Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com E‑Mail.
2. Generieren Sie die Client Id und das Client Secret
3. Kopieren Sie die Client Id und das Client Secret und speichern Sie beides an einem sicheren Ort. Sie benötigen beide Zugangsdaten in den nächsten Phasen erneut.
4. Wir empfehlen außerdem, die folgenden Felder im gezeigten Format auszufüllen:

• Title: Azumuta Sharepoint Plugin
• App Domain: {domain}.azumuta.com
• Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
• Ersetzen Sie "{domain}" durch den Domain‑Namen Ihres Workspaces. Wenn Ihr Workspace eine benutzerdefinierte Domain hat, verwenden Sie diese. Falls Ihr Workspace keine benutzerdefinierte Domain hat, ersetzen Sie "{domain}" durch "app". Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com E‑Mail.
• Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Screenshot unten:

Phase 2: Erteilen Sie der neuen "App" Berechtigungen

In der zweiten Phase müssen Sie der "App", die Sie in Phase 1 erstellt haben, Berechtigungen erteilen. Dies sind die erforderlichen Schritte:

1. Gehen Sie zu https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
   • Ersetzen Sie "{tenant}" durch den Microsoft‑Tenant‑Namen Ihrer Organisation und "{site}" durch den Namen Ihrer SharePoint‑Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com E‑Mail.
2. Füllen Sie die Client Id aus
3. Klicken Sie auf "Lookup".
4. Füllen Sie im Feld "Permission Request XML" folgenden Code ein:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Screenshot unten:

Phase 3: Kontaktieren Sie Azumuta

Nachdem Sie beide oben genannten Phasen abgeschlossen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com E‑Mail.

Nennen Sie in dieser E‑Mail bitte Ihre Client Id und Ihr Client Secret (die Sie in Phase 1 erhalten haben).

Anschließend aktivieren wir in Ihrem Workspace den SharePoint PDF Visual‑Seiten‑Typ. Wir informieren Sie, sobald dies erledigt ist.

Hinweis: Ihre Client Id und Ihr Client Secret sind sehr sensible Zugangsdaten. Bewahren Sie diese sicher auf und geben Sie sie nicht an Unbefugte weiter.