SharePoint PDF

Aktualisiert

What Is SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint ist eine weit verbreitete Kollaborationsplattform, mit der Organisationen Dokumente verwalten und teilen können. Sie ermöglicht Ihren Teammitgliedern, Dokumente jederzeit und von jedem Gerät hochzuladen, zu bearbeiten und darauf zuzugreifen.

Als vielseitige Software bietet Azumuta eine Reihe von Integrationsmöglichkeiten – darunter auch mit SharePoint.

Diese Integration erlaubt verschiedene Funktionen – unter anderem die Möglichkeit, eine PDF-Datei von Ihrer SharePoint-Plattform in einen Arbeitsschritt einzubinden.

Diese Funktion ist sehr nützlich, denn Änderungen an der PDF-Datei in SharePoint werden automatisch auch in der PDF-Datei in Azumuta übernommen. So müssen Sie die PDF-Datei in Azumuta nicht bei jeder Änderung der Originaldatei in SharePoint manuell aktualisieren.

Dieser Vorteil spart Ihnen viel Zeit, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von PDF-Dateien in SharePoint haben und diese in Ihren Arbeitsschritten anzeigen möchten.

Hinweis: Derzeit kann ein Arbeitsschritt nur PDF-Dateien verarbeiten. Wir erweitern diese Funktion jedoch aktuell, sodass Sie in Zukunft auch andere Dateitypen aus SharePoint anzeigen können.

How to Add a SharePoint PDF to an Instruction Step

Nachdem Sie die SharePoint-Integration in Ihren Arbeitsbereich eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, SharePoint-PDF-Seiten zu Ihren Arbeitsschritten hinzuzufügen. So fügen Sie eine hinzu:

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsschritt, in den Sie ein SharePoint-PDF einfügen möchten, und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf the “Visuals” tab.
  3. Klicken Sie auf “Add page”.
  4. Wählen Sie “Sharepoint PDF”.
  5. Klicken Sie auf “Select file”.
  6. Klicken Sie auf die Datei, die Sie dem Arbeitsschritt hinzufügen möchten.
  7. Klicken Sie auf “Select”.

Viewing a SharePoint PDF as an Operator

Eine SharePoint-PDF-Datei ist dafür gedacht, von einem Werker angesehen zu werden. So kann ein Werker sie anzeigen:

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsschritt, der ein SharePoint-PDF enthält.
  2. Warten Sie, bis das SharePoint-PDF vollständig geladen ist.
  3. Klicken Sie auf das SharePoint-PDF.
  4. Anschließend öffnet sich ein PDF-Viewer. Sie können zwischen den Seiten durch Scrollen navigieren. Außerdem können Sie den Zoom des PDF-Viewers anpassen.

How to Edit a SharePoint PDF on an Instruction Step

  1. Navigieren Sie zu einem Arbeitsschritt mit einem SharePoint-PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf the “Visuals” tab.
  3. Klicken Sie auf das SharePoint-PDF, das Sie bearbeiten möchten.
  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Unter dem Video unten finden Sie eine visuelle Anleitung, die alle Bearbeitungsmöglichkeiten für ein SharePoint-PDF in einem Arbeitsschritt zeigt.

Hier sind die Bearbeitungsoptionen, die Sie an einem SharePoint-PDF in einem Arbeitsschritt vornehmen können:

Screenshot of a SharePoint interface showing how to add and edit a PDF file in an instruction step. The image highlights key options like adding a description, selecting a file, adjusting PDF zoom settings, and choosing a specific page. The displayed PDF is titled 'First Aid: The Handbook' and is open in a document viewer.

  1. Hier können Sie eine Beschreibung der PDF-Datei hinzufügen. Diese Beschreibung wird in der Ansicht des Werkers angezeigt.
  2. Klicken Sie hier, um die in diesem Arbeitsschritt angezeigte PDF-Datei zu ändern.
  3. Wählen Sie den Zoom-Level der PDF-Datei. Diese Einstellung gilt auch für die Ansicht des Werkers.
  4. Wählen Sie die Standard-Öffnungsseite für die PDF-Datei. Diese Einstellung gilt ebenfalls für die Ansicht des Werkers.
  5. Dies ist eine Vorschau, wie die PDF-Datei in der Ansicht des Werkers dargestellt wird.

How to Delete a SharePoint PDF from an Instruction Step

  1. Navigieren Sie zu einem Arbeitsschritt mit einem SharePoint-PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf the “Visuals” tab.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das SharePoint-PDF, das Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf “Delete page”.
  5. Klicken Sie auf “Remove”.

How to Set up the SharePoint Integration to Your Workspace

Bevor Sie eine SharePoint-PDF-Datei zu einem Arbeitsschritt hinzufügen können, müssen Sie die SharePoint-Integration in Ihrem Arbeitsbereich einrichten. Diese Einrichtung müssen Sie einmal für jede SharePoint-Site durchführen.

Sollten während der Einrichtung Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an support@azumuta.com.

Der Einrichtungsprozess besteht aus 3 Phasen. Wir erklären jede Phase im Folgenden:

Phase 1: Create an “App” in Your SharePoint

Die erste Phase ist das Erstellen einer "app" in Ihrem SharePoint. So gehen Sie vor:

  1. Gehen Sie zu folgendem Link und registrieren Sie dort eine neue "app": https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Ersetzen Sie "{tenant}" durch den Microsoft-Tenant-Namen Ihrer Organisation und "{site}" durch den Namen Ihrer SharePoint-Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an support@azumuta.com.
  2. Generieren Sie die Client Id und das Client Secret.
  3. Kopieren Sie die Client Id und das Client Secret und speichern Sie sie an einem sicheren Ort. Sie benötigen beide Anmeldeinformationen in den nächsten Phasen erneut.
  4. Wir empfehlen außerdem, die folgenden Felder im gezeigten Format auszufüllen:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Ersetzen Sie "{domain}" durch den Domainnamen Ihres Arbeitsbereichs. Hat Ihr Arbeitsbereich eine benutzerdefinierte Domain, verwenden Sie diese; falls nicht, ersetzen Sie "{domain}" durch "app". Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie uns bitte per E‑Mail an support@azumuta.com.
  • Weitere Details sehen Sie im Screenshot unten:

Screenshot of an application registration form showing Client ID, Client Secret, and application details for Azumuta SharePoint Plugin. The highlighted section includes fields for Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2: Grant Permission to the New “App”

In der zweiten Phase müssen Sie der in Phase 1 erstellten "app" Berechtigungen erteilen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Gehen Sie zu https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Ersetzen Sie "{tenant}" durch den Tenant-Namen Ihrer Organisation und "{site}" durch den Namen Ihrer SharePoint-Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte per E‑Mail an support@azumuta.com.
  2. Tragen Sie die Client Id ein.
  3. Klicken Sie auf “Lookup”.
  4. Füllen Sie im Feld the “Permission Request XML” field den folgenden Code ein:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Weitere Details sehen Sie im Screenshot unten:

Screenshot of an application registration form for the Azumuta SharePoint Plugin, displaying fields for App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URL (https://app.azumuta.com). The highlighted section contains the Permission Request XML code, specifying app permissions for SharePoint site collection access with read rights.

Phase 3: Contact Azumuta

Nachdem Sie beide oben genannten Phasen abgeschlossen haben, kontaktieren Sie uns bitte per E‑Mail an support@azumuta.com.

Nennen Sie in dieser E‑Mail bitte Ihre Client Id und Ihr Client Secret (die Sie in Phase 1 erhalten haben).

Anschließend werden wir den SharePoint-PDF-visual page Typ in Ihrem Arbeitsbereich aktivieren. Wir informieren Sie, sobald dies erledigt ist.

Hinweis: Your Client Id und Client Secret sind hochsensible Anmeldeinformationen. Bitte bewahren Sie sie sicher auf und geben Sie sie nicht an unbefugte Personen weiter.

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