SharePoint PDF

Aktualisiert

Was ist SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint ist eine weit verbreitete Kollaborationsplattform, die Organisationen das Verwalten und Teilen von Dokumenten ermöglicht. Sie erlaubt Ihren Teammitgliedern, Dokumente hochzuladen, zu bearbeiten und jederzeit – von jedem Gerät – darauf zuzugreifen.

Als vielseitige Software bietet Azumuta zahlreiche Integrationsmöglichkeiten – einschließlich einer Anbindung an SharePoint.

Diese Integration bietet verschiedene Funktionen – unter anderem die Möglichkeit, eine PDF-Datei von Ihrer SharePoint‑Plattform in einen Arbeitsschritt einzubinden.

Diese Funktion ist besonders nützlich, weil Änderungen an der PDF‑Datei auf SharePoint automatisch in der auf Azumuta eingebundenen PDF übernommen werden. So müssen Sie die PDF auf Azumuta nicht bei jeder Änderung auf SharePoint manuell aktualisieren.

Dieser Vorteil spart Ihnen viel Zeit, insbesondere wenn Sie viele PDF‑Dateien auf SharePoint haben und diese in Ihren Arbeitsschritten anzeigen möchten.

Hinweis: Derzeit kann ein Arbeitsschritt nur PDF‑Dateien verarbeiten. Wir erweitern diese Funktion jedoch aktuell, sodass Sie zukünftig auch andere Dateitypen von SharePoint anzeigen können.

Eine SharePoint PDF zu einem Arbeitsschritt hinzufügen

Nachdem Sie die SharePoint‑Integration in Ihrem Workspace eingerichtet haben, können Sie SharePoint‑PDF‑Seiten zu Ihren Arbeitsschritten hinzufügen. So fügen Sie eine hinzu:

  1. Navigieren Sie zu einem Arbeitsschritt, in den Sie eine SharePoint PDF einfügen möchten, und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf die Visuals‑Registerkarte.
  3. Klicken Sie auf Add page.
  4. Wählen Sie Sharepoint PDF.
  5. Klicken Sie auf Select file.
  6. Klicken Sie auf die Datei, die Sie dem Arbeitsschritt hinzufügen möchten.
  7. Klicken Sie auf Select.

Anzeigen einer SharePoint PDF als Bediener

Eine SharePoint PDF‑Datei ist dafür vorgesehen, von einem Bediener eingesehen zu werden. Ein Bediener kann sie wie folgt anzeigen:

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsschritt, der eine SharePoint PDF enthält.
  2. Warten Sie, bis die SharePoint PDF vollständig geladen ist.
  3. Klicken Sie auf die SharePoint PDF.
  4. Anschließend öffnet sich ein PDF‑Viewer. Sie können zwischen den Seiten durch Hoch-/Runterscrollen navigieren. Darüber hinaus können Sie auch die Zoomstufe des Viewers anpassen.

Eine SharePoint PDF in einem Arbeitsschritt bearbeiten

  1. Navigieren Sie zu einem Arbeitsschritt mit einer SharePoint PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf die Visuals‑Registerkarte.
  3. Klicken Sie auf die SharePoint PDF, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Unter dem folgenden Video finden Sie eine visuelle Anleitung, die alle Bearbeitungsmöglichkeiten einer SharePoint PDF in einem Arbeitsschritt zeigt.

Hier sind die Bearbeitungsoptionen, die Sie an einer SharePoint PDF in einem Arbeitsschritt vornehmen können:

Screenshot einer SharePoint‑Oberfläche, die zeigt, wie eine PDF‑Datei zu einem Arbeitsschritt hinzugefügt und bearbeitet wird. Das Bild hebt wichtige Optionen wie das Hinzufügen einer Beschreibung, Auswählen einer Datei, Einstellen der PDF‑Zoomstufe und das Festlegen einer bestimmten Seite hervor. Die angezeigte PDF trägt den Titel „First Aid: The Handbook

  1. Hier können Sie eine Beschreibung der PDF‑Datei hinzufügen. Diese Beschreibung erscheint in der Bedieneransicht.
  2. Klicken Sie, um die in diesem Arbeitsschritt angezeigte PDF‑Datei zu ändern.
  3. Wählen Sie die Zoomstufe der PDF‑Datei. Diese Einstellung wird auch in der Bedieneransicht angewendet.
  4. Wählen Sie die Standardauftaktseite für die PDF‑Datei. Diese Einstellung wird ebenfalls in der Bedieneransicht angewendet.
  5. Dies ist eine Vorschau, wie die PDF‑Datei in der Bedieneransicht angezeigt wird.

Eine SharePoint PDF aus einem Arbeitsschritt löschen

  1. Navigieren Sie zu einem Arbeitsschritt mit einer SharePoint PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf die Visuals‑Registerkarte.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die SharePoint PDF, die Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf Delete page.
  5. Klicken Sie auf Remove.

Die SharePoint‑Integration in Ihrem Workspace einrichten

Bevor Sie eine SharePoint PDF in einen Arbeitsschritt einfügen können, müssen Sie die SharePoint‑Integration in Ihrem Workspace einrichten. Diese Einrichtung müssen Sie einmal pro SharePoint‑Site vornehmen.

Sollten während der Einrichtung Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com‑E‑Mail.

Der Einrichtungsprozess besteht aus 3 Phasen. Jede Phase erklären wir im Folgenden:

Phase 1: Eine „App" in Ihrem SharePoint erstellen

In der ersten Phase erstellen Sie eine app in Ihrem SharePoint. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Rufen Sie den folgenden Link auf und registrieren Sie dort eine neue app: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Ersetzen Sie {tenant} durch den Microsoft‑Tenant‑Namen Ihrer Organisation und {site} durch den Namen Ihrer SharePoint‑Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com‑E‑Mail.
  2. Generieren Sie den Client Id und das Client Secret
  3. Kopieren Sie den Client Id und das Client Secret und speichern Sie beides an einem sicheren Ort. Sie benötigen diese Zugangsdaten in den nächsten Phasen erneut.
  4. Wir empfehlen außerdem, die folgenden Felder im unten gezeigten Format auszufüllen:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Ersetzen Sie {domain} durch den Domain‑Namen Ihres Workspaces. Hat Ihr Workspace eine eigene Custom‑Domain, ersetzen Sie {domain} durch diese Custom‑Domain. Falls Ihr Workspace keine Custom‑Domain besitzt, ersetzen Sie {domain} durch app. Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com‑E‑Mail.
  • Weitere Details entnehmen Sie bitte dem folgenden Screenshot:

Screenshot eines Anwendungsregistrierungsformulars, das Client‑ID, Client‑Secret und Anwendungsdetails für das Azumuta SharePoint Plugin zeigt. Der hervorgehobene Bereich enthält Felder für Title, App Domain (app.azumuta.com) und Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2: Berechtigungen für die neue „App" erteilen

In der zweiten Phase müssen Sie der in Phase 1 erstellten app Berechtigungen erteilen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Rufen Sie https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx auf
    • Ersetzen Sie {tenant} durch den Microsoft‑Tenant‑Namen Ihrer Organisation und {site} durch den Namen Ihrer SharePoint‑Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com‑E‑Mail.
  2. Tragen Sie die Client Id ein
  3. Klicken Sie auf Lookup.
  4. Füllen Sie im Feld Permission Request XML folgenden Code ein:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem folgenden Screenshot:

Screenshot eines Anwendungsregistrierungsformulars für das Azumuta SharePoint Plugin mit Feldern für App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) und Redirect URL (https://app.azumuta.com). Der hervorgehobene Bereich enthält den Permission Request XML‑Code, der App‑Berechtigungen für den Zugriff auf die SharePoint‑Site‑Collection mit Leserechten spezifiziert.

Phase 3: Kontaktieren Sie Azumuta

Nachdem Sie beide vorherigen Phasen abgeschlossen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com‑E‑Mail.

Nennen Sie in dieser E‑Mail bitte Ihren Client Id und Ihr Client Secret (die Sie in Phase 1 erhalten haben).

Anschließend werden wir den SharePoint PDF‑visual page‑Typ für Ihren Workspace aktivieren. Wir informieren Sie, sobald dies erfolgt ist.

Hinweis: Your Client Id und Client Secret sind hochsensible Zugangsdaten. Bewahren Sie diese sicher auf und geben Sie sie nicht an Unbefugte weiter.

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