Mehrpersonenfreigabe: Erstellen eines Genehmigungsgremiums und eines Genehmigungsablaufs
Im Falle einer Mehrpersonen-Genehmigung muss ein Genehmigungsablauf ausgewählt werden. Dieser Genehmigungsablauf stellt sicher, dass eine Genehmigungsanfrage die erforderliche(n) Person(en) erreicht. Sobald die verantwortliche(n) Person(en) — wie im Genehmigungsablauf angegeben — unterzeichnet haben, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Hinweis: Um die Mehrpersonen-Genehmigung zu nutzen, benötigen Sie Zugriff auf das Continous Improvement Add-on. Kontaktieren Sie uns unter der E‑Mail‑Adresse sales@azumuta.com, um mehr darüber zu erfahren.
Erstellen eines Genehmigungsboards
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard gibt einen Überblick über die offenen Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung: einstufige Genehmigung und zweistufige Genehmigung. Den Unterschied zwischen beiden erklären wir im nächsten Abschnitt.
Ein Genehmigungsboard kann auf folgende Weise erstellt werden:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Continous Improvement“.
- Klicken Sie auf „Settings“.
- Klicken Sie auf die gelbe Plus‑Schaltfläche, um ein Genehmigungsboard zu erstellen.
- Wählen Sie als Vorlage entweder einstufige Genehmigung oder zweistufige Genehmigung.
- Geben Sie den Namen des Genehmigungsboards ein. Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, ist das Board und seine Vorgänge für alle sichtbar.
- Legen Sie fest, welche Gruppe(n) Zugriff auf dieses Genehmigungsboard erhalten.
- Klicken Sie auf „Add“, um das Board zu erstellen.
- Nachdem Sie das Genehmigungsboard erstellt haben, müssen Sie es konfigurieren. Details finden Sie in den Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsboards.
Hinweis: Die Sichtbarkeitseinstellungen eines Genehmigungsboards gelten auch für alle Genehmigungsabläufe, die darunter fallen.
Einstufige Genehmigung vs. zweistufige Genehmigung
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard gibt einen Überblick über die offenen Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung:
Einstufige Genehmigung: Dies ist ein einstufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderliche(n) Person(en) diese Genehmigungsanfrage genehmigen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Zweistufige Genehmigung: Dies ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderliche(n) Person(en) der ersten Stufe die Genehmigung erteilen, wird diese Anfrage automatisch an die erforderliche(n) Person(en) der zweiten Stufe weitergeleitet. Wenn die Person(en) der zweiten Stufe die Genehmigung erteilen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Das folgende Bild veranschaulicht den Unterschied zwischen einer einstufigen und einer zweistufigen Genehmigung.
Erstellen eines Genehmigungsablaufs
Natürlich müssen Sie den Genehmigungsmechanismus für Ihre Arbeitsanweisungen konfigurieren. Dies geschieht im Genehmigungsablauf.
Nachdem Sie ein Genehmigungsboard erstellt haben, wird unter diesem Genehmigungsboard automatisch ein Genehmigungsablauf mit demselben Namen erstellt. Sie können jedoch auch selbst manuell einen Genehmigungsablauf erstellen und einrichten. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Continous Improvement“.
- Klicken Sie auf „Settings“.
- Klicken Sie auf das ⋮‑Symbol (Drei‑Punkte‑Symbol) neben dem Genehmigungsboard, das diesen neuen Genehmigungsablauf aufnehmen soll.
- Klicken Sie auf „Add flow“.
- Geben Sie die Daten für den Genehmigungsablauf ein (nur das Namensfeld ist Pflicht). Die übrigen Felder können Sie später ausfüllen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Add“.
- Nachdem Sie den Genehmigungsablauf erstellt haben, müssen Sie ihn konfigurieren. Details finden Sie in den Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsablaufs.
Genehmigungsboard vs. Genehmigungsablauf: Was ist der Unterschied?
Ein Genehmigungsboard ist ein zentrales Dashboard, das alle Genehmigungen von Arbeitsanweisungen verfolgt und verwaltet. Es zeigt alle Genehmigungsanfragen einschließlich ihrer wichtigsten Details (z. B. Genehmigungsstatus, die zugehörige Arbeitsanweisung, Name des Anfordernden usw.). Ein Genehmigungsablauf hingegen beschreibt den Mechanismus zur Verarbeitung und Genehmigung dieser Anfragen.
Ein Genehmigungsablauf ist unter einem Genehmigungsboard angesiedelt. Ein Genehmigungsboard kann mehrere Genehmigungsabläufe enthalten.
Wichtig ist: Ein Genehmigungsboard konzentriert sich auf die Nachverfolgung von Genehmigungsanfragen, während ein Genehmigungsablauf der Mechanismus zur Genehmigung einer Anfrage ist.
So sehen Sie eine Übersicht über alle Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe in Ihrem Workspace:
- Dies ist das Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die zum Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“ gehören. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.
- Dies ist das Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die zum Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“ gehören. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.