Mehrpersonen-Genehmigung: Erstellen eines Genehmigungsgremiums und eines Genehmigungsablaufs

Im Falle einer mehrpersonenbasierten Genehmigung muss ein Genehmigungsablauf ausgewählt werden. Dieser Genehmigungsablauf stellt sicher, dass eine Freigabeanfrage die erforderliche(n) Person(en) erreicht. Sobald die verantwortliche(n) Person(en) — wie im Genehmigungsablauf festgelegt — unterschrieben hat/ haben, wird die Arbeitsanweisung offiziell.

Hinweis: Um die Mehrpersonenfreigabe zu nutzen, benötigen Sie Zugriff auf das Continous Improvement Add-on. Sie können uns per maurice.belpaire@azumuta.com kontaktieren, um mehr darüber zu erfahren.

Erstellen eines Genehmigungsboards

Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über die offenen Freigabeanfragen mit ihrem jeweiligen Status sowie über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard gibt es zwei Vorlagenmöglichkeiten: einstufige Genehmigung und zweistufige Genehmigung. Den Unterschied erklären wir im nächsten Abschnitt.

Ein Genehmigungsboard kann wie folgt erstellt werden:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu “Continous Improvement”.
2. Klicken Sie auf “Settings”.
3. Klicken Sie den gelben Plus-Button, um ein Genehmigungsboard zu erstellen.
4. Wählen Sie bei der Vorlage entweder einstufige Genehmigung oder zweistufige Genehmigung.
5. Geben Sie den Namen des Genehmigungsboards ein. Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, ist das Board und seine Vorgänge für alle sichtbar.
6. Legen Sie fest, welche Gruppe(n) Zugriff auf dieses Genehmigungsboard erhalten sollen.
7. Klicken Sie auf “Add”, um das Board zu erstellen.
8. Nachdem Sie das Genehmigungsboard erstellt haben, müssen Sie es konfigurieren. Klicken Sie hier, um die Anleitungen zur Konfiguration von Genehmigungsboards zu sehen.

Hinweis: Die Sichtbarkeitseinstellungen eines Genehmigungsboards gelten auch für alle Genehmigungsabläufe, die unter dessen Dach fallen.

Einstufige Genehmigung vs. Zweistufige Genehmigung

Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über die offenen Freigabeanfragen mit ihrem jeweiligen Status sowie über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard gibt es zwei Vorlagenmöglichkeiten:

Einstufige Genehmigung: Dies ist ein einstufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderliche(n) Person(en) diese Freigabeanfrage genehmigen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.

Zweistufige Genehmigung: Dies ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderliche(n) Person(en) in der ersten Stufe ihre Genehmigung erteilen, wird die Anfrage automatisch an die erforderliche(n) Person(en) in der zweiten Stufe weitergeleitet. Wenn die Person(en) in der zweiten Stufe ihre Genehmigung erteilen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.

Das folgende Bild veranschaulicht den Unterschied zwischen einer einstufigen und einer zweistufigen Genehmigung.

Erstellen eines Genehmigungsablaufs

Natürlich müssen Sie den Genehmigungsmechanismus für Ihre Arbeitsanweisung konfigurieren. Dies geschieht in einem Genehmigungsablauf.

Nachdem Sie ein Genehmigungsboard erstellt haben, wird automatisch ein Genehmigungsablauf (mit demselben Namen) unter diesem Genehmigungsboard angelegt. Sie können jedoch auch einen Genehmigungsablauf manuell erstellen und konfigurieren. So geht’s:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu “Continous Improvement”.
2. Klicken Sie auf “Settings”.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Genehmigungsboard, das diesen neuen Genehmigungsablauf hosten soll.
4. Klicken Sie auf “Add flow”.
5. Geben Sie die Daten des Genehmigungsablaufs ein (nur das Namensfeld ist verpflichtend). Die übrigen Felder können Sie später ausfüllen.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Add”.
7. Nachdem Sie den Genehmigungsablauf erstellt haben, müssen Sie ihn konfigurieren. Klicken Sie hier, um die Anleitungen zur Konfiguration von Genehmigungsabläufen zu sehen.

Genehmigungsboard vs. Genehmigungsablauf: Was ist der Unterschied?

Ein Genehmigungsboard ist ein zentrales Dashboard, das alle Genehmigungen von Arbeitsanweisungen verfolgt und verwaltet. Es zeigt alle Freigabeanfragen inklusive ihrer wichtigsten Details (z. B. Genehmigungsstatus, die zugehörige Arbeitsanweisung, den Namen des Anfragenden usw.). Ein Genehmigungsablauf hingegen beschreibt den Mechanismus zur Bearbeitung und Genehmigung von Freigabeanfragen.

Ein Genehmigungsablauf wird unter einem Genehmigungsboard gehostet. Ein Genehmigungsboard kann mehrere Genehmigungsabläufe enthalten.

Kernpunkt ist: Ein Genehmigungsboard konzentriert sich auf das Nachverfolgen von Freigabeanfragen, während ein Genehmigungsablauf der Mechanismus ist, um eine Freigabeanfrage zu genehmigen.

So sehen Sie eine Übersicht aller Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe in Ihrem Workspace:

1. Dies ist das Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“.
2. Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“ fallen. Jeder Genehmigungsablauf ist durch ein Hashtag gekennzeichnet.
3. Dies ist das Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“.
4. Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“ fallen. Jeder Genehmigungsablauf ist durch ein Hashtag gekennzeichnet.