Mehrpersonenfreigabe: Erstellen eines Freigabegremiums und eines Freigabeablaufs
Im Fall einer Mehrpersonenfreigabe muss ein Genehmigungsablauf ausgewählt werden. Dieser Genehmigungsablauf stellt sicher, dass ein Genehmigungsantrag die erforderlichen Personen erreicht. Sobald die zuständige(n) Person(en) — wie im Genehmigungsablauf angegeben — unterschrieben haben, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Hinweis: Um die Mehrpersonenfreigabe zu verwenden, müssen Sie Zugriff auf das Continous Improvement add-on haben. Für weitere Informationen erreichen Sie uns unter der E‑Mail-Adresse sales@azumuta.com.
Erstellen eines Genehmigungsboards
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über offene Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie über angenommene Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf gestellt wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung: single wave approval und dual wave approval. Den Unterschied erklären wir im nächsten Abschnitt.
Ein Genehmigungsboard erstellen Sie wie folgt:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu “Continous Improvement”.
- Klicken Sie auf “Settings”.
- Klicken Sie auf die gelbe Plus-Schaltfläche, um ein Genehmigungsboard zu erstellen.
- Wählen Sie bei der Vorlage entweder single wave approval oder dual wave approval.
- Geben Sie den Namen des Genehmigungsboards ein. Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, sind das Board und seine Vorgänge für alle sichtbar
- Legen Sie fest, welche Gruppe(n) Zugriff auf dieses Genehmigungsboard erhalten.
- Klicken Sie auf “Add”, um das Board zu erstellen.
- Nachdem Sie das Genehmigungsboard erstellt haben, müssen Sie es konfigurieren. Klicken Sie hier, um die Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsboards zu sehen.
Hinweis: Die Sichtbarkeitseinstellungen eines Genehmigungsboards gelten auch für alle Genehmigungsabläufe, die unter dessen Dach fallen.
Single Wave Approval vs Dual Wave Approval
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über offene Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie über angenommene Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf gestellt wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung:
Single wave approval: Dies ist ein einstufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderlichen Personen diesen Genehmigungsantrag genehmigen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Dual wave approval: Dies ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderlichen Personen in der ersten Stufe ihre Zustimmung geben, wird die Anfrage automatisch an die erforderlichen Personen in der zweiten Stufe weitergeleitet. Wenn die Personen in der zweiten Stufe zustimmen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Das Bild unten veranschaulicht den Unterschied zwischen Single-wave approval und Dual-wave approval.
Erstellen eines Genehmigungsablaufs
Sie müssen selbstverständlich den Freigabemechanismus für Ihre Arbeitsanweisung konfigurieren. Dies erfolgt in einem Genehmigungsablauf.
Nachdem Sie ein Genehmigungsboard erstellt haben, wird unter diesem Board automatisch ein Genehmigungsablauf mit demselben Namen erstellt. Sie können jedoch auch manuell einen Genehmigungsablauf anlegen und konfigurieren. So gehen Sie vor:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu “Continous Improvement”.
- Klicken Sie auf “Settings”.
- Klicken Sie auf das Drei‑Punkte‑Symbol neben dem Genehmigungsboard, das diesen neuen Genehmigungsablauf aufnehmen soll.
- Klicken Sie auf “Add flow”.
- Geben Sie die Daten für den Genehmigungsablauf ein (nur das Namensfeld ist Pflicht). Die übrigen Felder können Sie später ausfüllen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Add”.
- Nachdem Sie den Genehmigungsablauf erstellt haben, müssen Sie ihn konfigurieren. Klicken Sie hier, um die Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsablaufs zu sehen.
Genehmigungsboard vs Genehmigungsablauf: Was ist der Unterschied?
Ein Genehmigungsboard ist ein zentrales Dashboard, das alle Freigaben von Arbeitsanweisungen verfolgt und verwaltet. Es zeigt alle Genehmigungsanfragen einschließlich ihrer wichtigsten Details (z. B. Genehmigungsstatus, die zugehörige Arbeitsanweisung, der Name des Antragstellers usw.). Ein Genehmigungsablauf beschreibt dagegen den Mechanismus zur Verarbeitung und Genehmigung von Anfragen.
Ein Genehmigungsablauf wird unter einem Genehmigungsboard gehostet. Ein Genehmigungsboard kann mehrere Genehmigungsabläufe enthalten.
Kurz gesagt: Ein Genehmigungsboard dient der Nachverfolgung von Genehmigungsanfragen, während ein Genehmigungsablauf der Mechanismus zur Genehmigung einer Anfrage ist.
So sehen Sie eine Übersicht über alle Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe in Ihrem Arbeitsbereich:
- Dies ist das Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“ fallen. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.
- Dies ist das Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“ fallen. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.