Exporteer een PDF via een trigger
Gebruik een trigger om een PDF naar uw documentopslag te sturen wanneer een gebeurtenis plaatsvindt. Uw team kan dan goedgekeurde instructies en uitvoeringsrapporten vanaf die locatie raadplegen.
Selecteer het document om te exporteren
Een goedgekeurde werkinstructie beschrijft het uit te voeren werk. Een registratieverslag bevat de resultaten van één uitvoering.
| Document | Action | Example event |
|---|---|---|
| Goedgekeurde werkinstructie | Export the approved work instruction pdf | Een goedkeuringsverzoek verplaatst naar Effective op een geselecteerd Approval Board. |
| Audit registratieverslag | Export a report, met Default recording report | When an audit is finished |
| Product-order registratieverslag | Export a report, met Default recording report | When a work instruction is finished |
De export van de goedgekeurde werkinstructie gebruikt de goedgekeurde versie die aan het goedkeuringsverzoek is gekoppeld. Hij bevat de extra informatiebladen voor die versie.
De Default recording report gebruikt de resultaten van de betreffende registratie. Het vereist geen DOCX-sjabloon. Azumuta exporteert dit verslag als een PDF, dus er is geen formaatselectie.
Het geëxporteerde registratieverslag kan verschillen van het verslag in Azumuta on Web. Controleer de geëxporteerde PDF op de informatie die uw team nodig heeft.
Voordat u begint
U heeft een bestemming nodig die Azumuta kan bereiken. De ondersteunde bestemmingen zijn een SFTP-server en een SharePoint-site. SFTP is een protocol voor beveiligde bestandsoverdracht. Zie de SFTP integration overview en de SharePoint integration overview voor achtergrondinformatie.
Opmerking: Voor vragen of hulp bij installatie en configuratie, neem contact met ons op via support@azumuta.com. Dit omvat de volgende taken:
- Stel de exportbestemming in binnen uw workspace.
- Configureer de verbindingsreferenties en schrijfrechten voor de bestemming.
- Configureer de PDF-service die nodig is voor automatische generatie.
- Bevestig dat uw PDF-sjabloon voor werkinstructies automatische generatie ondersteunt.
U kunt triggers bewerken vanuit een Approval Board of een artikel wanneer u over de benodigde rechten beschikt.
- Voor een Approval Board heeft u toestemming nodig om het board te beheren en het recht manage boards & flow settings.
- Voor een artikel heeft u het recht edit articles (ERP configuration) nodig.
Exporteer een goedgekeurde werkinstructie
Dit voorbeeld gebruikt de Approval Board Work Instruction Approval en de kolom Effective. Gebruik het toepasselijke board en de kolom in uw workspace.
De goedkeuringsflow moet het verzoek op het juiste moment naar deze kolom verplaatsen. De kolomnaam stelt de ingangsdatum niet in. De gekoppelde versie moet al goedgekeurd zijn wanneer de export start.
- Open de Approval Board editor.
- Open Triggers.
- Selecteer Add trigger.
- Vouw de nieuwe trigger uit.
- Onder What, selecteer Export the approved work instruction pdf.
- Onder When, selecteer When the active column of an issue changes.
- Onder New column, selecteer Effective.
- Selecteer de geconfigureerde Destination.
- Voer de Directory in zoals beschreven in Set the folder and filename.
- Voer de Filename in, of laat deze leeg om de standaard te gebruiken.
- Selecteer Save.
De board-editor stelt de trigger-scope in op dat board. New column is alleen beschikbaar voor een specifiek board. Wilt u exporteren vanaf een ander Approval Board wanneer een verzoek van kolom verandert, configureer dan een trigger voor dat board.
Azumuta kan een PDF hergebruiken die het al heeft gegenereerd voor de goedgekeurde versie. Als de PDF nog niet klaar is, genereert Azumuta deze voordat het het bestand verzendt.
De volgende afbeelding toont de eerste pagina van een goedgekeurde instructie-PDF die naar de testbestemming is geleverd.
Voor een export op het moment van goedkeuring is het alternatieve evenement When an approval request for a work instruction is approved. Gebruik dit evenement alleen als de export niet mag wachten op een latere ingangsdatum.
Audit recording export settings
Een audit-registratie-export gebruikt de volgende instellingen:
- Scope: Selected audit work instructions, met de toepasselijke audit werkinstructies.
- When: When an audit is finished.
- What: Export a report.
- Report: Default recording report.
- Destination: De geconfigureerde opslagintegratie.
- Directory en Filename: De map en bestandsnaam voor de geëxporteerde PDF.
De trigger exporteert de registratie van elke toepasselijke audit wanneer die audit is voltooid. Hij exporteert de audit-werkinstructie niet als een leeg document.
Dit voorbeeld toont de configuratie die door support is voorbereid.
Het volgende fragment toont twee antwoorden in de PDF die naar de testbestemming is geleverd.
Het alternatieve evenement When an audit is put into rework mode exporteert de registratie wanneer deze in rework komt. Het wacht niet tot de rework is voltooid. De recording-report actie is niet beschikbaar wanneer een audit alleen wordt aangemaakt of gestart.
Exporteer een productorder-registratie
U kunt een trigger configureren voor een artikel via het tabblad Work instructions. De export heeft betrekking op de registratie van de werkinstructie binnen een toepasselijke productorder.
- Open het artikel.
- Open Work instructions.
- Selecteer Edit triggers.
- Selecteer Add trigger.
- Vouw de nieuwe trigger uit.
- Onder What, selecteer Export a report.
- Onder When, selecteer When a work instruction is finished.
- Onder Work instruction, selecteer Packaging Line Setup, of de toepasselijke werkinstructie.
- Onder Report, selecteer Default recording report.
- Selecteer de geconfigureerde Destination.
- Voer de Directory in.
- Voer de Filename in.
- Selecteer Save.
Selecteer (Any) onder Work instruction alleen als de trigger de registratie van iedere voltooide werkinstructie in de scope moet exporteren.
Deze optie exporteert één registratie tegelijk. When a product order is finished ondersteunt Default recording report niet. Hij combineert niet alle registraties in één PDF.
Het alternatieve evenement When a work instruction is put into rework mode exporteert de registratie wanneer deze in rework komt. Het verslag is niet beschikbaar voor create- of start-evenementen.
Een bestaande DOCX-template-export blijft een aparte optie. Zie Exporting a report voor de template- en formaatinstellingen.
Stel de map en bestandsnaam in
Destination selecteert de geconfigureerde integratie. Directory specificeert de map op die bestemming. Bevestig het mappad met de persoon die uw opslag beheert.
Filename specificeert de bestandsnaam. Azumuta voegt de .pdf-extensie toe. U kunt .pdf ook in het veld opnemen; Azumuta voegt deze niet twee keer toe.
Als Filename leeg is, gebruikt Azumuta deze standaardwaarden:
| Export | Default filename pattern | Example result |
|---|---|---|
| Goedgekeurde werkinstructie | ${=workinstructionName}-v${=workinstructionVersion} |
Packaging Line Setup-v3.pdf |
| Audit-registratie | ${=workinstructionName}-${=today(ISO_DATE)} |
Packaging Line Setup-2026-09-07.pdf |
| Productorder-registratie | ${=identifier}-${=workinstructionName}-${=today(ISO_DATE)} |
PO-2026-0042-Packaging Line Setup-2026-09-07.pdf |
De datum in de registratie-standaard is de exportdatum. Het is niet per se de uitvoeringsdatum.
Gebruik de volgende waarden in Directory of Filename:
| Value | Available for | Meaning |
|---|---|---|
${=workinstructionName} |
All three exports | Naam van de werkinstructie |
${=treePath} |
All three exports | Mappad waarin de werkinstructie in Azumuta staat |
${=workinstructionVersion} |
Approved work instruction | Nummer van de goedgekeurde versie |
${=issueNumber} |
Approved work instruction | Nummer van het goedkeuringsverzoek |
${=auditNumber} |
Audit recording | Auditnummer |
${=identifier} |
Product-order recording | Productorder-identificatie |
${parameterName} |
All three exports | Een parameter van het goedkeuringsverzoek, audit-registratie of productorder, respectievelijk |
Het tree path bevat niet de top-level node. Als de mappen onder die node bijvoorbeeld Packaging/Line 1 zijn, gebruik dan exports/${=treePath} om exports/Packaging/Line 1 te krijgen. Als de werkinstructie direct onder de top-level node staat, is het tree path leeg.
Gebruik ${=treePath(1)} om de eerste map uit dat pad te verwijderen. Gebruik ${=treePath(-1)} om alleen de laatste map te behouden.
Gebruik ${=auditNumber} alleen als de audit een nummer heeft. Het auditnummer-formaat moet zijn geconfigureerd voordat de audit wordt aangemaakt. Een ontbrekend nummer of parameter kan ervoor zorgen dat de export faalt.
Voor registratieverslagen: neem een auditnummer of productorder-identificatie op in de bestandsnaam:
| Export | Example filename pattern | Example result |
|---|---|---|
| Audit-registratie | ${=workinstructionName}-audit-${=auditNumber} |
Packaging Line Setup-audit-1042.pdf |
| Productorder-registratie | ${=identifier}-${=workinstructionName} |
PO-2026-0042-Packaging Line Setup.pdf |
Opmerking: Een export kan een bestaand bestand op hetzelfde pad overschrijven. De standaardnaam voor registratiebestanden kan voor twee uitvoeringen op één dag hetzelfde zijn. Een auditnummer of orderidentificatie onderscheidt herhaalde exports van hetzelfde registratieverslag niet. Spreek de vereiste bestandsnaam- en retentieafspraken af voordat u de trigger gebruikt.
Controleer een export
- Rond het toepasselijke goedkeurings- of registratie-evenement af in een testvoorbeeld.
- Open de doelmap.
- Controleer de PDF-bestandsnaam.
- Open de PDF.
- Controleer of de PDF de bedoelde goedgekeurde versie of registratie-resultaten bevat.
De volgende fragmenten tonen succesvolle runs gecontroleerd via de support-historieweergave.
Het genereren en leveren van PDF's kan tijd kosten. De triggerrun rapporteert geen succes totdat de export is voltooid. Recording-report exports genereren voor elke run een nieuwe PDF.
Het aanmaken van een trigger exporteert geen eerder goedgekeurde versies of voltooide registraties. De trigger treedt in werking wanneer na de configuratie een overeenkomend evenement plaatsvindt.