Gültigkeitsdauer der Schulung (Ablauf)

Was ist ein Gültigkeitszeitraum für eine Schulung?

Einige Kompetenzen sollten nicht für immer als gültig betrachtet werden. Um Ihre Kompetenzmatrix mit Zertifizierungsstandards und internen Compliance-Regeln in Einklang zu halten, können Sie einer Schulung einen optionalen Gültigkeitszeitraum zuordnen. Sobald die Kompetenz eines Werkers das Ende dieses Zeitraums erreicht, markiert Azumuta sie automatisch in der Kompetenzmatrix, damit Führungskräfte und Werker wissen, dass eine Nachschulung fällig ist.

Sie können außerdem ein Warnfenster konfigurieren, das die Kompetenz bevor sie abläuft hervorhebt und Ihnen Zeit gibt, die nächste Schulung zu planen.

Wie Sie einer Schulung einen Gültigkeitszeitraum hinzufügen

Der Gültigkeitszeitraum wird in den Einstellungen der Schulung unter Kompetenzmatrix & Schulungen konfiguriert, am selben Ort, an dem Sie das Fast-Forward-Verhalten und andere Matrixoptionen steuern.

1. Öffnen Sie die Arbeitsanweisung, die für die Schulung verwendet wird.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Kompetenzmatrix & Schulungen in den Einstellungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schulung läuft nach einer bestimmten Zeit ab“.
4. Füllen Sie den Gültigkeitszeitraum aus — eine Dauer (z. B. 2 Monate, 12 Monate, 1 Jahr), die definiert, wie lange eine Kompetenz nach ihrer Vergabe gültig bleibt.
5. Füllen Sie die Warnung vor Ablauf aus — eine Dauer, die steuert, wie weit im Voraus die Matrix warnen soll, dass die Kompetenz dem Ablauf nahe ist.
6. Optional: Aktivieren Sie „Beim manuellen Setzen des Levels eines Benutzers nach einer benutzerdefinierten Gültigkeitsdauer fragen“, wenn Sie möchten, dass Administratoren beim Validieren oder Bewerten einer Kompetenz pro Benutzer aufgefordert werden, die Standarddauer zu überschreiben.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Was passiert, wenn eine Kompetenz verfällt

Wenn einem Werker diese Kompetenz zuerkannt wird, berechnet Azumuta den Gültigkeitszeitraum ab dem Moment, in dem die Stufe gesetzt wird, und speichert sowohl Start- als auch Enddatum im Matrixeintrag. Von dort aus:

• Solange die Kompetenz gültig ist und außerhalb des Warnzeitraums liegt, erscheint sie wie gewohnt in der Kompetenzmatrix.
• Wenn sie in das Warnzeitraum (z. B. die letzten zwei Monate vor dem Ablauf) eintritt, markiert Azumuta sie mit einem orangen Punkt und der Tooltip zeigt „Läuft bald ab“ zusammen mit den Gültig-von- und Gültig-bis-Daten an.
• Sobald der Gültigkeitszeitraum endet, wird die Kompetenz als abgelaufen behandelt — markiert mit einem roten Punkt — und zeigt an, dass der Werker nachgeschult und erneut validiert werden muss.

Sichtbarkeit in der Kompetenzmatrix

Wenn Sie mit der Maus über eine Kompetenzzelle in der Matrix fahren, werden die Gültigkeitsdetails sichtbar: die erreichte Stufe, der Zeitraum, in dem sie gültig ist („Gültig von … bis …“), und ein Statushinweis („Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“). So können Führungskräfte schnell erkennen, welche Werker eine Auffrischung benötigen und die nächste Schulung entsprechend planen.

Wichtige Hinweise

• Der Gültigkeitszeitraum wird pro Schulung/Arbeitsanweisung konfiguriert, nicht als globale kontoweite Einstellung.
• Wenn Sie die per-user-Überschreibung aktivieren, gilt der beim Validieren der Stufe eines Werkers gesetzte Gültigkeitszeitraum nur für den Eintrag dieses Werkers; andere Werker verwenden weiterhin den standardmäßigen Gültigkeitszeitraum, der in der Arbeitsanweisung definiert ist.
• Jede neue Validierung (Nachschulung) startet einen frischen Gültigkeitszeitraum für den Werker, sodass Sie den vorherigen Eintrag nicht manuell löschen müssen.