Gültigkeitsdauer der Schulung (Ablauf)

Was ist eine Gültigkeitsdauer für eine Schulung?

Einige Kompetenzen sollten nicht dauerhaft als gültig gelten. Um Ihre Skill-Matrix mit Zertifizierungsstandards und internen Compliance-Regeln in Einklang zu halten, können Sie einer Schulung eine optionale Gültigkeitsdauer zuweisen. Sobald die Kompetenz eines Bedieners das Ende dieser Dauer erreicht, markiert Azumuta sie automatisch in der Skill-Matrix, damit Manager und Bediener wissen, dass eine Nachschulung fällig ist.

Sie können außerdem ein Warnzeitfenster konfigurieren, das die Kompetenz bevor sie abläuft hervorhebt, sodass Sie Zeit haben, die nächste Schulung zu planen.

Wie fügt man einer Schulung eine Gültigkeitsdauer hinzu

Die Gültigkeitsdauer wird in den Einstellungen der Schulung unter Skill Matrix & Trainings konfiguriert, am selben Ort, an dem Sie das Fast-Forward-Verhalten und andere Matrix-Optionen steuern.

1. Öffnen Sie die Arbeitsanweisung, die für die Schulung verwendet wird.
2. Gehen Sie zum Bereich Skill Matrix & Trainings der Einstellungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schulung läuft nach einem bestimmten Zeitraum ab“.
4. Tragen Sie die Gültigkeitsdauer ein — eine Zeitspanne (z. B. 2 Monate, 12 Monate, 1 Jahr), die definiert, wie lange eine Kompetenz nach ihrer Vergabe gültig bleibt.
5. Tragen Sie die Warnung vor Ablauf ein — eine Dauer, die festlegt, wie weit im Voraus die Matrix warnen soll, dass die Kompetenz dem Ablauf entgegengeht.
6. Optional: Aktivieren Sie „Beim manuellen Setzen des Niveaus eines Benutzers nach einer individuellen Gültigkeitsdauer fragen“, wenn Sie möchten, dass Admins beim Validieren oder Bewerten einer Kompetenz eines Benutzers aufgefordert werden, die Standarddauer für diesen Benutzer zu überschreiben.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Was passiert, wenn eine Kompetenz abläuft

Wenn einem Bediener diese Kompetenz zugewiesen wird, berechnet Azumuta das Gültigkeitsfenster ab dem Zeitpunkt, an dem das Niveau gesetzt wurde, und speichert sowohl Start- als auch Enddatum im Matrix-Eintrag. Danach:

• Solange die Kompetenz gültig ist und sich außerhalb des Warnzeitfensters befindet, wird sie wie gewohnt in der Skill-Matrix angezeigt.
• Sobald sie in das Warnzeitfenster eintritt (z. B. die letzten zwei Monate vor Ablauf), markiert Azumuta sie mit einem orangenen Punkt und das Tooltip zeigt „Expires soon“ zusammen mit den Angaben „Valid from“ und „Valid until“.
• Nach Ende der Gültigkeitsdauer wird die Kompetenz als abgelaufen behandelt — markiert mit einem roten Punkt — und weist darauf hin, dass der Bediener nachgeschult und erneut validiert werden muss.

Sichtbarkeit in der Skill-Matrix

Wenn Sie mit der Maus über eine Kompetenzzelle in der Matrix fahren, werden die Gültigkeitsdetails angezeigt: das erreichte Niveau, der Zeitraum, in dem es gültig ist („Valid from … until …“), und ein Statushinweis („Expires soon“ oder „Expired“). So können Manager leicht erkennen, welche Bediener eine Auffrischung benötigen und die nächste Schulung entsprechend planen.

Wichtige Hinweise

• Die Gültigkeitsdauer wird pro Schulung/Arbeitsanweisung konfiguriert, nicht als globale kontoweite Einstellung.
• Wenn Sie die Benutzerüberschreibung aktivieren, gilt die beim Validieren des Niveaus eines Bedieners gesetzte Gültigkeitsdauer nur für den Eintrag dieses Benutzers; andere Bediener behalten die auf der Arbeitsanweisung definierte Standard-Gültigkeitsdauer.
• Jede neue Validierung (Nachschulung) startet ein neues Gültigkeitsfenster für den Bediener, sodass Sie den vorherigen Eintrag nicht manuell löschen müssen.