Aufzeichnungen im Qualitätsmanagement-Modul
Was ist eine Aufzeichnung?
Azumuta verfügt über eine besondere Funktion: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist eine strukturierte Sammlung von Daten zu einem Produktauftrag, der von einem Bediener teilweise oder vollständig ausgeführt wurde.
Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen umfassen:
- Die Version einer verwendeten Arbeitsanweisung, die im Produktauftrag eingesetzt wurde.
- Den Namen des Bedieners, der mit dieser Arbeitsanweisung an einem Produktauftrag gearbeitet hat.
- Datum & Uhrzeit der Ausführung dieser Arbeitsanweisung sowie Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Schritts der Arbeitsanweisung.
- Die vom Bediener aufgewendete Zeit für diese Arbeitsanweisung sowie die Zeit, die für jeden einzelnen Schritt der Arbeitsanweisung aufgewendet wurde.
- Die Antworten auf alle Produktprüfungen in dieser Arbeitsanweisung.
Eine Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke genutzt werden, z. B.:
- Für Rückverfolgbarkeit: Sie sehen, welcher Mitarbeiter an einem bestimmten Produkt gearbeitet hat, was er getan hat und wann sowie wie lange er daran gearbeitet hat.
- Zur Überwachung der Leistung Ihrer Anlage und Ihrer Mitarbeitenden: Sie können Informationen aus aktuellen Aufzeichnungen als Benchmark für zukünftige Verbesserungen verwenden.
- Als Instrument zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: In einigen Branchen (z. B. Lebensmittel & Getränke sowie Pharma) benötigen Sie ein elektronisches Chargendokumentationssystem, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
- Und viele weitere Anwendungsfälle.
Wie sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen?
Es gibt 2 Ebenen, auf denen Aufzeichnungen gespeichert werden:
- Auf Modulebene
- Auf Ebene der Arbeitsanweisung
Wir erläutern beide Ebenen im Detail in den folgenden Anleitungsteilen:
Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene anzeigen
- Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf „Qualitätsmanagement“.
- Klicken Sie auf „Qualitätsverfahren“.
- Klicken Sie auf den Tab „Aufzeichnungen“.
Hier folgt eine Erläuterung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:
- Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und deren Status.
- Diese Spalte zeigt die Arbeitsanweisung für jede Aufzeichnung sowie deren Version.
- Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Bedieners, der sie ausgeführt hat bzw. ausführen wird.
- Diese Spalte zeigt den Bericht für jede Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, wie die Antwort auf jede Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts sowie die vom Bediener aufgewendete Dauer für jeden Anweisungsschritt.
- Diese Spalte enthält ein Drei-Punkte-Symbol für jede Aufzeichnung. Beim Klicken können Sie die Arbeitsanweisung ausfüllen (als Administrator), die Aufzeichnung bearbeiten, löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
- Klicken Sie, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
- Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.
Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung anzeigen
Neben der Anzeige der Aufzeichnungsliste auf Modulebene können Sie die Liste auch auf Ebene der Arbeitsanweisung anzeigen. Dabei werden nur die Aufzeichnungen angezeigt, die mit einer bestimmten Arbeitsanweisung verknüpft sind.
So sehen Sie die Aufzeichnungen, die mit einer Arbeitsanweisung verknüpft sind:
- Navigieren Sie zu der Arbeitsanweisung, für die Sie die Aufzeichnungen ansehen möchten.
- Klicken Sie auf den Tab „Aufzeichnungen“.
Die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung verwendet die gleiche Oberfläche wie die auf Modulebene.
Wie suchen Sie nach einer bestimmten Aufzeichnung
Neben dem manuellen Suchen in der Aufzeichnungsliste auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene können Sie auch unsere Erweiterte Suche verwenden. Mit dieser Funktion gelangen Sie durch Konfigurieren der Suchoptionen direkt zur gewünschten Aufzeichnung.
Wie Sie auf die Erweiterte Suche zugreifen
Bevor wir zeigen, wie Sie die erweiterte Suche verwenden, zeigen wir zunächst, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten, auf die erweiterte Suche zuzugreifen:
- Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene
- Über die Suchleiste
Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene/Arbeitsanweisungsebene
- Klicken Sie einfach auf „Erweiterte Suche“, wie unten gezeigt:
Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste
- Klicken Sie auf die Suchleiste.
- Klicken Sie auf „Aufzeichnungen“.
Wie Sie die Erweiterte Suche verwenden
Nun, da Sie wissen, wie Sie die erweiterte Suche erreichen, erklären wir, wie diese Funktion funktioniert.
Diese Funktion bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie eine bestimmte Aufzeichnung gezielt finden können. Hier sind die Suchoptionen, die Sie verwenden können:
- Wählen Sie, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen in Ihre Suche einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen.
- Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/der Arbeitsanweisung ein, in dem/der sich die gesuchte Aufzeichnung befindet.
- Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen aus, die Sie in die Suche einbeziehen/aus der Suche ausschließen möchten.
- Aktivieren Sie diese Option, um nach einer Aufzeichnung anhand ihrer Produktauftragsnummer zu suchen. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Qualitätsmanagement).
- Aktivieren Sie diese Option, um nach einer Aufzeichnung anhand eines Ausführungsdatums bzw. eines Datumsbereichs zu suchen.
- Aktivieren Sie diese Option, um nach einer Aufzeichnung anhand einer Antwort eines Bedieners auf eine Produktprüfung zu suchen.
- Aktivieren Sie diese Option, um die Suche nach dem Status der Aufzeichnungen zu filtern.
- Wenn Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf „Suchen“.
- Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert und auf „Suchen“ (Nr. 8) geklickt haben, werden Ihre Suchergebnisse hier angezeigt.
- Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.
Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.