Aufzeichnungen im Qualitätsmanagement-Modul

Was ist eine Aufzeichnung?

Azumuta bietet eine besondere Funktion: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein organisiertes Repository von Daten zu einem Produktauftrag, der von einem Bediener ganz oder teilweise ausgeführt wurde.

Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen umfassen:

• Die Version einer Arbeitsanweisung, die im Produktauftrag verwendet wurde.
• Den Namen des Bedieners, der mit dieser Arbeitsanweisung an einem Produktauftrag gearbeitet hat.
• Datum & Uhrzeit der Ausführung dieser Arbeitsanweisung sowie Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes einzelnen Schritts der Anweisung.
• Die vom Bediener für diese Arbeitsanweisung aufgewendete Zeit sowie die aufgewendete Zeit für jeden einzelnen Schritt der Anweisung.
• Die Antworten auf alle Produktprüfungen in dieser Arbeitsanweisung.

Eine Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, zum Beispiel:

• Zur Rückverfolgbarkeit: Sie sehen, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Produkt gearbeitet haben, was sie getan haben und wann sowie wie lange sie daran gearbeitet haben.
• Zur Verfolgung der Leistung Ihrer Anlage und Ihrer Mitarbeiter: Sie können die Informationen aus Ihren aktuellen Aufzeichnungen als Benchmark für künftige Verbesserungen nutzen.
• Als Werkzeug zur Einhaltung von Vorschriften: In einigen Branchen (z. B. Lebensmittel & Getränke und Pharma) benötigen Sie ein elektronisches Chargendokumentationssystem, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
• Und viele weitere Anwendungsfälle.

Wie sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen?

Es gibt 2 Ebenen, auf denen Aufzeichnungen gespeichert werden:

• Auf Modulebene
• Auf Ebene der Arbeitsanweisung

Wir erläutern beide Ebenen ausführlicher in den folgenden Anleitungen:

Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene anzeigen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf „Qualitätsmanagement“.
2. Klicken Sie auf „Qualitätsverfahren“.
3. Klicken Sie auf den Reiter „Aufzeichnungen“.

Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:

1. Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und ihren Status.
2. Diese Spalte zeigt die Arbeitsanweisung für jede Aufzeichnung sowie deren Version.
3. Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Bedieners, der sie ausgeführt hat/ausführen wird.
4. Diese Spalte zeigt den Bericht zu jeder Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, z. B. die Antwort auf jede Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts und die vom Bediener aufgewendete Dauer für jeden Schritt.
5. Diese Spalte enthält für jede Aufzeichnung ein Drei-Punkte-Symbol. Beim Anklicken können Sie die Arbeitsanweisung (als Admin) ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
6. Klicken Sie, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.

Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung anzeigen

Neben der Ansicht auf Modulebene können Sie die Aufzeichnungen auch auf der Ebene der Arbeitsanweisung anzeigen. Dabei sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einer bestimmten Arbeitsanweisung verknüpft sind.

So zeigen Sie die Aufzeichnungen an, die mit einer Arbeitsanweisung verknüpft sind:

1. Navigieren Sie zur Arbeitsanweisung, für die Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Aufzeichnungen“.

Die Liste der Aufzeichnungen auf Ebene der Arbeitsanweisung hat die gleiche Oberfläche wie auf Modulebene.

Wie Sie nach einer bestimmten Aufzeichnung suchen

Neben dem manuellen Suchen in der Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene bzw. auf Ebene der Arbeitsanweisung können Sie auch unsere Erweiterte Suche verwenden. Mit dieser Funktion gelangen Sie zur gewünschten Aufzeichnung, indem Sie die Suchoptionen konfigurieren.

Wie Sie auf die Funktion „Erweiterte Suche“ zugreifen

Bevor wir zeigen, wie Sie die Erweiterte Suche verwenden, zeigen wir zuerst, wie Sie auf sie zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten, auf die Erweiterte Suche zuzugreifen:

• Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene / Ebene der Arbeitsanweisung
• Über die Suchleiste

Zugriff auf die Funktion „Erweiterte Suche“ über die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene / Ebene der Arbeitsanweisung

1. Klicken Sie einfach auf „Erweiterte Suche“, wie unten gezeigt:

Zugriff auf die Funktion „Erweiterte Suche“ über die Suchleiste

1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
2. Klicken Sie auf „Aufzeichnungen“.

Wie Sie die Funktion „Erweiterte Suche“ verwenden

Nun, da Sie wissen, wie Sie die Erweiterte Suche erreichen, erklären wir, wie diese Funktion funktioniert.

Diese Funktion bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie eine bestimmte Aufzeichnung finden können. Hier sind die Suchoptionen, die Sie verwenden können:

1. Wählen Sie aus, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen in die Suche einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen.
2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/der Arbeitsanweisung ein, die die gesuchte Aufzeichnung enthält.
3. Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen aus, die Sie in die Suche einbeziehen oder ausschließen möchten.
4. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie deren Produktauftragsnummer eingeben. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Qualitätsmanagement).
5. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung anhand des Ausführungsdatums/Datumsbereichs suchen.
6. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie eine Antwort eines Bedieners zu einer Produktprüfung eingeben.
7. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie die Suche einschränken, indem Sie Aufzeichnungen nach ihrem Status filtern.
8. Wenn Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf „Suchen“.
9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert und auf „Suchen“ (Nr. 8) geklickt haben, werden hier die Suchergebnisse angezeigt.
10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.