Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten
Was ist eine Aufzeichnung?
Azumuta verfügt über ein herausragendes Feature: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein strukturiertes Repository von Daten, die mit einem Audit-Ereignis zusammenhängen und von einem Werker ausgeführt wurden (teilweise oder vollständig).
Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen umfassen:
- Die Version des Audits, die beim Audit-Ereignis verwendet wurde.
- Den Namen des Werkers, der das Audit-Ereignis ausgeführt hat.
- Datum und Uhrzeit der Ausführung des Audit-Ereignisses sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes einzelnen Instruktionsschritts.
- Die Zeit, die ein Werker für dieses Audit-Ereignis aufgewendet hat, sowie die Zeit, die für jeden einzelnen Instruktionsschritt benötigt wurde.
- Die Antworten auf alle Produktprüfungen in diesem Audit-Ereignis.
Eine Audit-Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, beispielsweise:
- Nachverfolgung & Überwachung der Compliance Ihrer Anlage: Sie können Ihre Audit-Aufzeichnungen nutzen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Branchenstandards Ihrer Anlage zu verfolgen.
- Eine digitalisierte Audit-Trail-Plattform: Azumuta zeichnet jeden Audit-Detail auf und speichert es – so stehen Ihnen diese Informationen jederzeit in der Zukunft zur Verfügung.
- Benchmarking der Anlagenleistung: Dank unserer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie die Ergebnisse mehrerer Audits einfach vergleichen. So sehen Sie die Audit-Performance Ihrer Anlage über die Zeit und können Verbesserungspläne ableiten.
- Und viele weitere Anwendungsfälle.
Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen anzeigen
Aufzeichnungen werden auf zwei Ebenen gespeichert:
- Auf Modulebene
- Auf Auditebene
Wir erläutern beide Ebenen im Folgenden ausführlicher:
Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene anzeigen
- Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf „Audits & Digital Checklists“.
- Klicken Sie auf „Audit Procedures“.
- Klicken Sie auf den Tab „Aufzeichnungen“.
Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:
- Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und ihren Status.
- Diese Spalte zeigt das Audit für jede Aufzeichnung sowie dessen Version.
- Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Werkers, der sie ausgeführt/ausführen wird.
- Diese Spalte zeigt den Bericht für jede Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, wie die Antwort auf jede Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Instruktionsschritts und die vom Werker aufgewendete Dauer für jeden Instruktionsschritt.
- Diese Spalte bietet für jede Aufzeichnung ein ⋮-Icon (Drei-Punkte). Wenn Sie darauf klicken, können Sie das Audit (als Administrator) ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
- Klicken Sie, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
- Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.
Wie Sie die Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene anzeigen
Zusätzlich zur Anzeige der Liste auf Modulebene können Sie die Liste der Aufzeichnungen auch auf Auditebene anzeigen. Dadurch sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einem bestimmten Audit verknüpft sind.
So zeigen Sie die Liste der Aufzeichnungen an, die mit einem Audit verknüpft sind:
- Navigieren Sie zu dem Audit, für das Sie die Liste der Aufzeichnungen anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Tab „Aufzeichnungen“.
Die Aufzeichnungsliste auf Auditebene hat dieselbe Oberfläche wie die auf Modulebene.
Wie Sie nach einer bestimmten Aufzeichnung suchen
Neben dem manuellen Durchsuchen der Listen auf Modul-/Auditebene können Sie auch unsere Erweiterte Suche verwenden. Dieses Feature führt Sie zur gewünschten Aufzeichnung, indem Sie die Suchoptionen konfigurieren.
Wie Sie auf die Funktion Erweiterte Suche zugreifen
Bevor wir zeigen, wie Sie die erweiterte Suche benutzen, erklären wir, wie Sie sie aufrufen. Es gibt zwei Wege, auf die erweiterte Suche zuzugreifen:
- Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Auditebene
- Über die Suchleiste
Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Auditebene
- Klicken Sie einfach auf „Erweiterte Suche“, wie unten gezeigt:
Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste
- Klicken Sie auf die Suchleiste.
- Klicken Sie auf „Aufzeichnungen“.
Wie Sie die Erweiterte Suche verwenden
Nun, da Sie wissen, wie Sie die erweiterte Suche aufrufen, erklären wir, wie dieses Feature funktioniert.
Dieses Feature bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie gezielt nach einer Aufzeichnung suchen können. Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:
- Wählen Sie, ob Sie alle archivierten Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits in Ihre Suche einbeziehen oder ausschließen möchten.
- Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/des Audits ein, das bzw. die die gesuchte Aufzeichnung hostet.
- Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits aus, die Sie in Ihre Suche einbeziehen/aus der Suche ausschließen möchten.
- Wenn Sie dies anhaken, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie deren Auftragsnummer eingeben. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Qualitätsmanagement).
- Wenn Sie dies anhaken, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie ein Ausführungsdatum bzw. einen Datumsbereich eingeben.
- Wenn Sie dies anhaken, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie eine Antwort eines Werkers auf eine Produktprüfung eingeben.
- Wenn Sie dies anhaken, können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie Aufzeichnungen nach ihrem Status filtern.
- Wenn Sie die Suchoptionen (Punkte 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf „Suchen“.
- Nachdem Sie die Suchoptionen (Punkte 1–7) konfiguriert haben und auf „Suchen“ (Punkt 8) geklickt haben, erscheinen hier Ihre Suchergebnisse.
- Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.
Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.