Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten

Aktualisiert

Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung speichert die Daten für ein Audit-Ereignis. Ein geplantes Audit kann bereits vor Beginn durch einen Bediener eine Aufzeichnung haben. Die Aufzeichnung kann Ausführungsdaten enthalten, nachdem das Audit gestartet wurde.

Jede Aufzeichnung umfasst:

  • Die Version des Audits, die beim Audit-Ereignis verwendet wurde.
  • Den Namen des Bedieners, der das Audit-Ereignis ausgeführt hat.
  • Das Datum & die Uhrzeit der Ausführung des Audit-Ereignisses sowie Datum & Uhrzeit für die Ausführung jedes Anweisungsschrittes.
  • Die vom Bediener aufgewendete Zeit für dieses Audit-Ereignis sowie die Zeit für jeden Anweisungsschritt.
  • Die Antworten auf alle Produktprüfungen bei diesem Audit-Ereignis.

docs what is a recording 2

Audit-Aufzeichnungen unterstützen:

  • Compliance-Tracking: Bewahren Sie einen Nachweis über die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards in Ihrer Anlage.
  • Eine digitale Prüfspur: Jedes Detail eines Audits wird gespeichert und ist später verfügbar.
  • Benchmarking: Vergleichen Sie Auditergebnisse über die Zeit zur Erkennung von Leistungsentwicklungen.

Status, Ergebnis und Notizen

Status und Ergebnis sind unabhängig: Der Status zeigt die Phase des Audits, das Ergebnis zeigt dessen Ausgang.

Die Oberfläche verwendet die folgenden Statuslabels

Angezeigtes Label Status value Bedeutung
Planned IN_QUEUE Das Audit wartet auf den Start.
In progress IN_PROGRESS Das Audit wurde gestartet.
Finished FINISHED Das Audit ist abgeschlossen. Dies bestätigt nicht, dass alle Prüfungen bestanden wurden.
Blocked BLOCKED Das Audit ist blockiert.
Rework REWORK Das Audit erfordert Nacharbeit.

Jedes unvollendete Audit — In Queue, In Progress, Blocked oder Rework (jeder Status außer Finished) — kann nach Überschreitung der Fälligkeitszeit anstelle seines üblichen Statuslabels "Overdue" anzeigen. Overdue ist ein Anzeige-Label, kein separater gespeicherter Status: Beispielsweise kann ein überfälliges Audit weiterhin den gespeicherten Status IN_QUEUE haben.

Ein Audit wird überfällig, sobald es die für es geltende Fälligkeitszeit überschreitet: eine spezifische Fälligkeitszeit, falls eine gesetzt ist, andernfalls das Ende des geplanten Ausführungsdatums. Ein Audit ohne eingestellte Fälligkeitszeit wird nie als Overdue markiert.

Das Ergebnis-Badge der Aufzeichnung verwendet diese englischen Bezeichnungen:

Angezeigtes Label Ergebniswert
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
Kein Ergebnis-Badge PLANNED oder kein Ergebniswert

Das Statuslabel Planned entspricht IN_QUEUE. Der Ergebniswert PLANNED bedeutet, dass die Aufzeichnung noch kein Ergebnis hat. Dabei handelt es sich um getrennte Werte.

Wenn ein Audit in den Rework-Status zurückkehrt, kann es sein vorheriges Ergebnis behalten. Prüfen Sie also sowohl den Status als auch das Ergebnis.

Mit einem Ergebnis eingegebene Notizen werden in der Aufzeichnung gespeichert. Diese Notizen sind getrennt von Antworten auf Anweisungsschritte. Neue Notizen, die mit einem späteren Ergebnis eingegeben werden, ersetzen die vorherigen Aufzeichnungsnotizen. Verwenden Sie dieses Feld nicht als Historie aller Ergebnisänderungen.

Anweisungs-Versionen und Verfügbarkeit von Berichten

Eine Aufzeichnung kann beim erstmaligen Planen des Audits noch keine Anweisungs-Version haben. Das Verknüpfen einer Version legt fest, welche Anweisungsinhalte die Aufzeichnung verwendet. Diese Aktion genehmigt die Arbeitsanweisung nicht.

Azumuta verknüpft die Anweisungs-Version, wenn ein Bediener das Audit zur Ausführung öffnet. Das Audit startet dann.

Ohne verknüpfte Anweisungs-Version kann der Bericht die Anweisungsinhalte und Antworten nicht anzeigen. Das Schließen eines nicht gestarteten Audits mit einem Ergebnis wie N/A (NOT_APPLICABLE) verknüpft nicht automatisch eine Version. Ein solches Audit kann Finished (FINISHED) sein, ohne einen Anweisungsbericht zu haben.

Die Reporting-Datenbank benötigt ebenfalls eine verknüpfte Anweisungs-Version. Siehe Audit recordings in the reporting database für Einschlussregeln und die verfügbaren Ergebnisdaten.

Offline

Für einen automatischen Offline-Download benötigt Azumuta eine verknüpfte Version, um zu bestimmen, welche Anweisungsinhalte heruntergeladen werden. Hat die Aufzeichnung keine Version, wählt und verknüpft Azumuta automatisch eine, bevor der Download erfolgt. Dies geschieht bevor der Bediener die Aufgabe startet. Der Status bleibt Planned (IN_QUEUE). Siehe Device Settings: Offline.

Anzeigen der Aufzeichnungsliste

Sie können die Liste der Aufzeichnungen an zwei Stellen sehen:

  • Auf Modulebene
  • Auf Auditebene

Anzeigen der Aufzeichnungsliste auf Modulebene

  1. Klicken Sie in der Startseiten-Seitenleiste auf Audits & Digital Checklists.
  2. Klicken Sie auf Audit Procedures.
  3. Klicken Sie auf den Tab Recordings.

docs recordings on the audits digital checklists module

Für jede Aufzeichnung ermöglicht das ⋮-Symbol (Drei-Punkte) einem Administrator, das Audit auszuführen, die Daten, Notizen und weitere Details der Aufzeichnung zu bearbeiten, die Aufzeichnung zu löschen oder ihr Ergebnis festzulegen. Dadurch wird die Aufzeichnung ebenfalls beendet, falls sie noch nicht beendet ist.

Anzeigen der Aufzeichnungsliste auf Auditebene

Die Auditebene-Liste zeigt nur Aufzeichnungen, die mit diesem spezifischen Audit verknüpft sind.

  1. Navigieren Sie zu dem Audit, für das Sie die Aufzeichnungsliste sehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Tab Recordings.

Die Aufzeichnungsliste auf Auditebene hat dieselbe Oberfläche wie die auf Modulebene.

Suche nach einer bestimmten Aufzeichnung

Verwenden Sie Advanced search, um eine Aufzeichnung durch Konfiguration von Suchoptionen zu finden, anstatt die Liste manuell zu durchsuchen.

Zugriff auf die erweiterte Suche

Es gibt zwei Wege, Advanced search zu öffnen:

Aus der Aufzeichnungsliste

Klicken Sie auf Advanced search, wie unten gezeigt:

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Über die Suchleiste

  1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
  2. Klicken Sie auf Recordings.

Verwendung der erweiterten Suche

Konfigurieren Sie beliebige dieser Suchoptionen und klicken Sie dann auf Search:

docs how to use the search recordings feature

  1. Wählen Sie, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  2. Optional: Geben Sie den Namen des Moduls, Ordners, der Artikelkategorie oder des Audits ein, das die Aufzeichnung enthält.
  3. Wählen Sie, welche Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  4. Suchen Sie nach Produktauftragsnummer. Für Audits & Digital Checklists verwenden Sie stattdessen audit number: Der Filter für Produktauftragsnummer stimmt nur mit Quality Management-Aufzeichnungen überein.
  5. Suchen Sie nach Ausführungsdatum oder Datumsbereich.
  6. Suchen Sie nach der Antwort eines Bedieners auf eine Produktprüfung.
  7. Filtern Sie nach Status.
  8. Klicken Sie auf Search. Ergebnisse erscheinen unten, mit Paginierung zum Wechseln zwischen Seiten.

Die verschiedenen Suchparameter können kombiniert werden.

Suche nach Antwort

Verwenden Sie Search by answer, um Aufzeichnungen zu finden, die eine bestimmte Antwort enthalten.

Sie können nach diesen Antworttypen suchen:

  • Text
  • Zahl
  • True/False
  • N/A
  1. Öffnen Sie Advanced search.
  2. Schalten Sie Search by answer ein.
  3. Wählen Sie den Antworttyp.
  4. Geben Sie den Antwortwert ein oder wählen Sie ihn aus.
  5. Optional: Wählen Sie eine Arbeitsanweisung.
  6. Optional: Wählen Sie einen spezifischen Anweisungsschritt. Wenn Sie keinen Schritt auswählen, durchsucht Azumuta alle Schritte.
  7. Klicken Sie auf Search.
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