Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten

Aktualisiert

Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung speichert die Daten zu einem Audit event. Für ein geplantes Audit kann bereits vor Beginn durch einen Bediener eine Aufzeichnung vorhanden sein. Nach dem Beginn des Audits kann die Aufzeichnung Ausführungsdaten enthalten.

Jede Aufzeichnung enthält:

  • Die Version des Audits, die beim Audit-Event verwendet wurde.
  • Den Namen des Bedieners, der das Audit-Event ausgeführt hat.
  • Das Datum und die Uhrzeit der Ausführung des Audit-Events sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jeder Instruktionsschritt.
  • Die aufgewendete Zeit eines Bedieners für dieses Audit-Event sowie die Zeit für jeden Instruktionsschritt.
  • Die Antworten auf alle Produktprüfungen in diesem Audit-Event.

docs what is a recording 2

Audit-Aufzeichnungen unterstützen:

  • Compliance-Überwachung: Halten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards Ihres Werks fest.
  • Eine digitale Audit-Spur: Jedes Detail eines Audits wird gespeichert und ist später verfügbar.
  • Benchmarking: Vergleichen Sie Audit-Ergebnisse über die Zeit, um Leistungstrends zu erkennen.

Status, Ergebnis und Notizen

Status und Ergebnis sind unabhängig: Der Status zeigt die Phase des Audits, das Ergebnis dessen Ausgang.

Die Oberfläche verwendet die folgenden Statusbezeichnungen

Display label Status value Bedeutung
Planned IN_QUEUE Das Audit wartet auf den Start.
In progress IN_PROGRESS Das Audit wurde gestartet.
Finished FINISHED Das Audit ist abgeschlossen. Dies bestätigt nicht, dass alle Prüfungen bestanden wurden.
Blocked BLOCKED Das Audit ist blockiert.
Rework REWORK Das Audit erfordert Nacharbeit.

Jedes unvollendete Audit — In Queue, In Progress, Blocked oder Rework (jeder Status außer Finished) — kann, sobald es überfällig ist, statt seines üblichen Statuslabels "Overdue" anzeigen. Overdue ist ein Anzeige-Label, kein getrennt gespeicherter Status: Ein überfälliges Audit kann beispielsweise weiterhin den gespeicherten Status IN_QUEUE haben.

Ein Audit gilt als überfällig, sobald die jeweils für es geltende Fälligkeitszeit überschritten ist: entweder eine spezifische Fälligkeitszeit, falls gesetzt, oder das Ende des geplanten Ausführungsdatums, falls nicht. Ein Audit ohne eine der beiden Angaben wird nie als Overdue markiert.

Das Ergebnis-Badge der Aufzeichnung verwendet diese englischen Bezeichnungen:

Display label Result value
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
No result badge PLANNED or no result value

Das Statuslabel Planned bedeutet IN_QUEUE. Der Ergebniswert PLANNED bedeutet, dass die Aufzeichnung noch kein Ergebnis hat. Dabei handelt es sich um getrennte Werte.

Wenn ein Audit auf Rework zurückgesetzt wird, kann es sein vorheriges Ergebnis behalten. Prüfen Sie sowohl den Status als auch das Ergebnis.

Mit einem Ergebnis eingegebene Notizen werden in der Aufzeichnung gespeichert. Diese Notizen sind getrennt von den Antworten der Instruktionsschritte. Neue Notizen, die mit einem späteren Ergebnis eingegeben werden, ersetzen die vorherigen Notizen der Aufzeichnung. Verwenden Sie dieses Feld nicht als Verlauf aller Ergebnisänderungen.

Instruktionsversionen und Verfügbarkeiten von Berichten

Eine Aufzeichnung kann beim Planen des Audits keine Instruktionsversion haben. Das Verknüpfen einer Version legt fest, welche Instruktionsinhalte die Aufzeichnung verwendet. Diese Aktion genehmigt die Arbeitsanweisung nicht.

Azumuta verknüpft die Instruktionsversion, wenn ein Bediener das Audit zur Ausführung öffnet. Das Audit beginnt dann.

Ohne verknüpfte Instruktionsversion kann der Bericht die Instruktionsinhalte und Antworten nicht anzeigen. Das Schließen eines nicht gestarteten Audits mit einem Ergebnis wie N/A (NOT_APPLICABLE) verknüpft nicht automatisch eine Version. Ein solches Audit kann Finished (FINISHED) sein, ohne einen Instruktionsbericht zu haben.

Die Reporting-Datenbank erfordert ebenfalls eine verknüpfte Instruktionsversion. Siehe Audit recordings in the reporting database für Einbindungsregeln und die verfügbaren Ergebnisdaten.

Offline

Für einen automatischen Offline-Download benötigt Azumuta eine verknüpfte Version, um zu bestimmen, welche Instruktionsinhalte heruntergeladen werden sollen. Hat die Aufzeichnung keine Version, wählt Azumuta vor dem Download automatisch eine aus und verknüpft sie. Dies geschieht, bevor der Bediener die Aufgabe startet. Der Status bleibt Planned (IN_QUEUE). Siehe Device Settings: Offline.

Liste der Aufzeichnungen anzeigen

Um eine Aufzeichnungs-PDF bei Abschluss eines Audits an SFTP oder SharePoint zu senden, siehe Audit recording export settings. Dieser Export verwendet Default recording report und erfordert keine DOCX-Vorlage.

Sie können die Liste der Aufzeichnungen an zwei Stellen einsehen:

  • Auf Modulebene
  • Auf Audit-Ebene

Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene anzeigen

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf Audits & Digital Checklists.
  2. Klicken Sie auf Audit Procedures.
  3. Klicken Sie auf den Tab Recordings.

docs recordings on the audits digital checklists module

Bei jeder Aufzeichnung ermöglicht das ⋮-Symbol (drei Punkte) einem Administrator, das Audit auszuführen, die Daten, Notizen und weitere Details der Aufzeichnung zu bearbeiten, die Aufzeichnung zu löschen oder ihr Ergebnis festzulegen. Dadurch wird die Aufzeichnung ebenfalls abgeschlossen, falls sie noch nicht beendet ist.

Liste der Aufzeichnungen auf Audit-Ebene anzeigen

Die Audit-Ebene-Liste zeigt nur Aufzeichnungen, die mit diesem speziellen Audit verknüpft sind.

  1. Navigieren Sie zu dem Audit, dessen Aufzeichnungen Sie einsehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Tab Recordings.

Die Auflistung der Aufzeichnungen auf Audit-Ebene hat dieselbe Oberfläche wie die auf Modulebene.

Nach einer bestimmten Aufzeichnung suchen

Verwenden Sie Advanced search, um eine Aufzeichnung durch Konfigurieren der Suchoptionen zu finden, anstatt die Liste manuell zu durchsuchen.

Auf die erweiterte Suche zugreifen

Es gibt zwei Wege, Advanced search zu öffnen:

Aus der Aufzeichnungsliste

Klicken Sie auf Advanced search, wie unten gezeigt:

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Über die Suchleiste

  1. Klicken Sie auf die search bar.
  2. Klicken Sie auf Recordings.

Die erweiterte Suche verwenden

Konfigurieren Sie eine oder mehrere der folgenden Suchoptionen und klicken Sie dann auf Search:

docs how to use the search recordings feature

  1. Wählen Sie, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  2. Optional: Geben Sie den Namen des Moduls, Ordners, der Artikelkategorie oder des Audits ein, das die Aufzeichnung enthält.
  3. Wählen Sie aus, welche Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  4. Suchen Sie nach Produktauftragsnummer. Für Audits & Digital Checklists verwenden Sie stattdessen audit number: Der Filter für Produktauftragsnummer trifft nur auf Aufzeichnungen des Qualitätsmanagements zu.
  5. Suchen Sie nach Ausführungsdatum oder Datumsbereich.
  6. Suchen Sie nach der Antwort eines Bedieners auf eine Produktprüfung.
  7. Filtern Sie nach Status.
  8. Klicken Sie auf Search. Die Ergebnisse erscheinen weiter unten, mit Paginierung zum Wechseln zwischen Seiten.

Die verschiedenen Suchparameter können kombiniert werden.

Suche nach Antwort

Verwenden Sie Search by answer, um Aufzeichnungen zu finden, die eine bestimmte Antwort enthalten.

Sie können nach folgenden Antworttypen suchen:

  • Text
  • Zahl
  • True/False
  • N/A
  1. Öffnen Sie Advanced search.
  2. Aktivieren Sie Search by answer.
  3. Wählen Sie den Antworttyp aus.
  4. Geben Sie den Antwortwert ein oder wählen Sie ihn aus.
  5. Optional: Wählen Sie eine Arbeitsanweisung.
  6. Optional: Wählen Sie einen bestimmten Instruktionsschritt. Wenn Sie keinen Schritt auswählen, durchsucht Azumuta alle Schritte.
  7. Klicken Sie auf Search.
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